Karl E. Weick had het in 1969 al over ‘organiseren’ in plaats van de ‘organisatie’ in zijn revolutionaire boek ‘The social psychology of organizing’. Daarmee zette hij de eerdere visie over een beeld van de organisatie op zijn kop. ‘Organiseren’ is een werkwoord en dat is precies het verschil met het statische begrip ‘organisatie’. Er zit beweging in ‘organiseren’ en het gaat om wat mensen onderling met elkaar overeen stemmen, welk beeld er wordt geschetst door het proces van interactie.

‘Als we lang kijken zien we dat het proces voortdurend verandert’ zei hij en tegelijk introduceerde hij een uitgebreide begrippenkader. Hiermee bood Weick een alternatief voor het overheersende model van de organisatie als structuur en het management als besluitvormend orgaan. Daarmee is een discussie op gang gekomen over een andere kijk op organiseren, niet vanuit vaste omlijnde structuren, maar als een dynamisch proces; het begrip ‘procesmanagement’ deed zijn intrede.

Procesmanagement: het toevoegen van meerwaarde

De term ‘procesmanagement’ heeft vele definities maar in de kern kan worden gesteld dat het gaat om ‘het toevoegen van meerwaarde aan een organisatie’. Op welke manier dat wordt gedaan, hoe succesvol en hoe dit kan worden verbeterd, is de basis van het denken in processen.

INK-model

Een bekend voorbeeld van meten en verbeteren is het INK-model. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in een activiteitsgeoriënteerde (fase 1), een procesgeorienteerde (fase 2), een systeemgeoriënteerde (fase 3), een ketengeoriënteerde (fase 4) en een transformatie/maatschappij georiënteerde (fase 5) status. Een organisatie kan zich transformeren naar een andere fase (zoals in een groeimodel of volwassenheidsmodel). Bij groei hoort ontwikkeling, verandering en verbetering en er wordt eerst getoetst waar de organisatie staat.

In een groot deel van deze toetsing komen ook de processen naar voren. Processen hebben te maken met een serie van activiteiten, met mensen die bijdragen tot een doelstelling, een resultaat van een organisatie. Hoe succesvol de organisatie is heeft te maken hoe het vermogen om goed samen te werken en het effectief gebruik maken van de middelen van de organisatie. Je kunt kijken hoe je dit nu doet, welke bijdrage het levert aan de visie en missie en hoe dit te verbeteren is. Dan wil je weten wat er nu gebeurt, je wilt dit vastleggen om het te kunnen analyseren en je wilt veranderen om te verbeteren. Kortom: besturen en beheersen van processen.

Processen in beeld

Een organisatie bestaat uit processen; primaire processen (die een directe bijdrage leveren aan het eindproduct), ondersteunende processen (zijn nodig om het primaire proces te faciliteren) en besturingsprocessen (besturen organisatie en processen). Bij een slimme bedrijfsvoering hoort goed procesmanagement. Het kan de levensvatbaarheid, overlevingskans of het succes van een organisatie optimaliseren.

De vraag waarom procesmanagement cruciaal is voor een organisatie blijkt uit het feit dat een organisatie die aan goed procesmanagement doet, goed en snel kan inspelen op de interne en externe veranderingen die continu invloed uitoefenen op de organisatie.

PDCA cyclus

Goed procesmanagement past de verschillende processen (onderlinge activiteiten) aan op deze veranderingen en zorgt ervoor dat er tijdig maatregelen worden genomen. Verbeteringen dus die naar voren komen in de continu verbetercyclus, oftewel de welbekende PDCA cyclus (Plan, Do, Check, Act). Deze cyclus dient dus ook een bijna verplicht onderdeel te zijn van de bedrijfsvoering.

Een organisatie die in staat is snel te anticiperen op veranderingen in haar omgeving heeft per definitie een voorspong op vergelijkbare organisaties die niet snel reageren. Inzicht in impact van verandering op proces, organisatie en systeem kunnen snel inzichtelijk worden gemaakt en een heldere strategie kan worden opgezet. Door betere performance, als gevolg van de juiste processen en de PDCA cyclus, neemt de concurrentiekracht toe en dit verbetert zowel de financiële als niet financiële situatie. Niet voor niets zijn procesmanagement en verbetermanagement de laatste tijd steeds meer in beeld met benamingen zoals Lean management, Six Sigma, Kaizen etc.

Bijdrage vanuit Passionned Group

Passionned Group ondersteunt organisaties om succesvol te zijn met onder andere de tool ‘INK voor business intelligence’. Hierbij wordt een quick scan gemaakt en worden ontwikkelpunten op de domeinen business intelligence, performance management, IT en procesmanagement helder beoordeeld. De tool geeft ook antwoord op de vraag of de organisatie de energie op de juiste ontwikkelgebieden inzet. Zeker in deze tijd van bezuinigen en omgaan met schaarse middelen (en geld) een zinvolle toetsing.

Wilt u meer informatie of een oriënterend gesprek? Neem dan gerust contact met ons op.

Gerard Hebenaar, Consultant Passionned Group