AVIA maakt stappen naar continu verbeteren met dashboards & analytics

AVIA Marees bestaat sinds 1922 en handelt vanaf 2004 als zelfstandig oliehandelaar onder de internationale AVIA-vlag. Het bedrijf is diep geworteld in de B2B-markt. Dagelijks worden vanuit het depot in Kolhorn de vrachtwagens bevoorraad en rijden hun vaste routes langs de agrariërs, transport- en MKB bedrijven. De tankstations van dit familiebedrijf liggen voornamelijk in en rond woonkernen en de uitstraling is gemoedelijk en persoonlijk. AVIA Marees exploiteert ruim 60 tankstations primair in de regio Noord-Nederland en Friesland. Daarnaast voorziet het bedrijf de agrarische sector en diverse loon- en transportbedrijven rondom het IJsselmeer van brandstoffen en smeermiddelen.

Diep geworteld in business-to-business markt

Het vraagstuk & de ambities

AVIA Marees maakt hoofdzakelijk rapporten in Microsoft Excel maar dat is arbeidsintensief en foutgevoelig. De bronsystemen bevatten een grote hoeveelheid data waar nog te weinig mee wordt gedaan. Het rekenen in liters vormt voor AVIA Marees de kern van de sturing van organisatie en de data analytics en sturing zal hieromheen dan ook zo goed mogelijk georganiseerd dienen te worden. Hiermee kan zij snel tot nieuwe, verrassende inzichten komen die de aanzet kunnen geven tot het nemen van betere beslissingen, continu verbeteren en innovatie. AVIA Marees heeft Passionned Group gevraagd om mee te denken over het vraagstuk en de ambities, een reeks dashboards te ontwikkelen en daarnaast data analytics te implementeren als fundering.

Plan van aanpak

Voor de ontwikkeling en realisatie van de dashboards en de benodigde data analytics omgeving zijn de volgende stappen gezet:

1. Informatieanalyse en bronidentificatie: waar sturen de organisatie en de teams op (KPI’s) en welke data moeten we uit welke systemen halen om de juiste inzichten te kunnen maken.
2. Initiële extractie van data: AVIA Marees zet de benodigde brondata klaar in een kopie van de benodigde database(s) op een seperate omgeving zodat de operaties niet kunnen worden gehinderd door analyses en het opbouwen van dashboards. Hierna vindt extractie van de data plaats binnen de Power BI omgeving.
3. Dataprofiling: onderzoek en analyse van de data zoals beschikbaarheid van data, koppelbaarheid van verschillende databronnen, datakwaliteit, et cetera.
4. Oplevering analytische dataset en datamodel: het daadwerkelijk bouwen van het datamodel met bijbehorende dataset en deze beschikbaar stellen in Power BI.
5. Calculaties in onder andere DAX: het opstellen van berekende kolommen en metingen om de juiste informatie in het dashboard te krijgen.
6. Opleveren dashboards: een aantal Power BI dashboards en rapporten zijn gemaakt op basis van de informatieanalyse en dataset.

Het design van de dashboards is een belangrijke factor geweest om het AVIA-gevoel over te brengen bij het presenteren van de cijfers. Niet onbelangrijk voor het goed gebruik van de BI-oplossing.

De maanden na de oplevering van de eerste dashboards zijn deze verder uitgebouwd en is tegelijkertijd gestart met het training & coachen van diverse medewerkers zodat zij nu zelf rapporten en dashboards kunnen bouwen en onderhouden.

Bereikte resultaten

AVIA Marees heeft nu een goed werkende, stabiele Business Intelligence omgeving met diverse data analytics toepassingen. Die geven inzicht in hoe de markt zich ontwikkelt, de literstromen qua inkoop en verkoop, de marges en allerlei inzichten die concurrentievoordeel kunnen opleveren. Dagelijks en wekelijks worden de dashboards en rapporten gebruikt voor monitoring, benchmarking en sturing, en er vinden steeds vaker gesprekken plaats over de cijfers om te leren en te verbeteren. Voor wat betreft de relevante informatiebehoefte is de data van het grootste bronsysteem (Lodder) nu grotendeels ontsloten en behoort Excel grotendeels tot de verleden tijd voor het maken van rapportages.

Deze organisaties gingen je voor