Goed navigeren op de stroom van veranderingen
Om succes te bereiken met datagedreven werken moet je weten hoe je een beeldschone beslisdoos bouwt. Alleen zo krijg je echt goed zicht op de kolkende rivier die de operaties van je organisatie weerspiegelen. Met een beslisdoos aan boord kun je met je kano goed navigeren en anticiperen op de stroom van veranderingen. Dat is een kunst en het vereist moed van het management en leiderschap. In dit artikel verkennen we het proces om van kortzichtige kijkdoos naar een beeldschone beslisdoos te komen en geven we 7 waardevolle tips uit de praktijk.
De kortzichtige kijkdoos, verantwoorden en KPI’s
Kijkdozen kennen geen relatie met de besturing van de organisatie en hoe je (met elkaar) een betere performance kan realiseren. Wat is een kijkdoos?
Een kijkdoos is een dashboard of een rapport (of verzameling van) dat fungeert als een achteruitkijkspiegel waarmee je vooral verantwoording aflegt.
Achteruitkijken kan leuk zijn maar is ook verschrikkelijk saai en kortzichtig. Het is als stilstaand water. Het levert naast informatie voor verantwoording vrijwel niks op. Verantwoording is in veel sectoren helaas de teneur (of terreur), mede aangewakkerd door allerlei wet- en regelgeving. Als je te veel of alleen maar in de achteruitkijkspiegel kijkt, zie je niet wat er nu allemaal gebeurt en wat er op je af komt. Gevaarlijk rijgedrag zullen we maar zeggen. Dus we koekeloeren in de kijkdoos maar we kunnen verder weinig met wat we daarin zien. We staren ons blind.
Weg met de versleten KPI’s
Een kijkdoos zou nog geen heel groot probleem geweest zijn waneer die onvervalste KPI’s zou bevatten. En niet de versleten KPI’s waar iedereen het over heeft zoals klanttevredenheid, productie, omzet, ziekteverzuim et cetera. Maar vaak zie je kijkdozen tot de nok toe gevuld met nietszeggende, veel te algemene informatie. Een peperdure rapportenfabriek. Vooral de output wordt gemonitord maar wat er voor gebeurt is niet gemodelleerd en blijft daardoor onzichtbaar. En juist wat er voor zit is cruciaal. Een kijkdoos met als focus de onvervalste KPI’s zou nog dienst kunnen doen als een soort alarmcentrale. Je wordt gealarmeerd bij slechte prestaties en de scores op die KPI’s zetten aan tot actie. Onvervalste KPI’s zitten in het hart van je primaire proces en zijn per definitie niet financieel. Lees hier meer over alle kenmerken van onvervalste KPI’s of open onze SMART KPI-bepaler 2024.
Vier volwassenheidsniveaus voor verliezers en winnaars
Datagedreven werken, Data Science en Business Intelligence zien wij bij Passionned Group overigens als begrippen die je door elkaar heen kunt gebruiken. In essentie betekenen ze hetzelfde. Maar als je verwarring wil zaaien in je organisatie maak hier dan compleet verschillende werelden van. De oogst wordt in elk geval niet al te best. In elk geval, kijkdozen worden vooral gemaakt op volwassenheidsniveau 1: begrip krijgen van de organisatie. In de afbeelding hieronder vind je alle volwassenheidsniveau van Business Intelligence.
Afbeelding 1: De volwassenheidsniveaus van Business Intelligence & datagedreven werken weergegeven als pyramide. Hoe hoger je klimt op de pyramide hoe groter de kans dat je succes met BI bereikt en dat je ROI kunt verwachten.
Onder in de pyramide is het ontzettend druk. Er is absoluut geen tekort aan kijkdozen met dashboards, datawarehouses en rapportenfabrieken. Een niveau hoger ga je BI doelbewust inzetten om beslissingen beter op elkaar af te stemmen. Met name over teams, afdelingen en domeinen heen. Bijvoorbeeld de marketingmanager start en nieuwe campagne en verdubbelt het advertentiebudget van een specifiek artikel. De productieafdeling verhoogt bij de start van de campagne de productiecapaciteit en zorgt dat ze de vraag ‘aankunnen’. Beslissingen met elkaar in lijn brengen noemen we coördineren. Op het niveau ‘verbeteren’ zetten organisaties data doelbewust in om betere beslissingen te nemen en op dagelijkse basis processen te optimaliseren. Met name hier geef je de beslisdoos handen en voeten. Op het hoogste niveau is het opmerkelijk stil. Zo werkt dat met een pyramide. Slechts een handjevol organisaties weet de top te bereiken door te innoveren met data. Denk dan bijvoorbeeld aan Netflix of Pon, een van de winnaars van de Dutch BI & Data Science Award.
Eigenlijk zie je dat niveau 1 vooral gebruikt wordt voor strategische doeleinden en het (maandelijks) sturen op hoofdlijnen. Op niveau 2 ga je Business Intelligence gebruiken voor de tactische beslissingen (wekelijks) en niveau 3 voor het continu verbeteren van de operaties (dagelijks). Dat lijkt raar want het laagste niveau van de pyramide en de primaire processen liggen het dichtst bij elkaar. Het is één van de oorzaken waarom veel organisaties daar blijven steken. Op dat niveau lijkt het of je heel goed bezig bent omdat je zaken inzichtelijk en begrijpelijk maakt, maar uiteindelijk kom je met een rapportenfabriek niet tot de essentie. Lees ook onze blog ‘Sterke correlatie BI-volwassenheid & betere prestaties’.
De hamvraag hier is vooral: ‘hoe ontsnap je nu aan het laagste niveau?’ Want als we dat weten dan kan BI echt gaan renderen. Daarvoor moeten we in de wereld stappen van tactische en operationele beslissingen. We maken de beslisdoos open.
Wat zit er in een beslisdoos?
In een beslisdoos ga je Business Intelligence boetseren rondom de beslissingen die een gebruiker moet nemen: operationeel, tactisch of strategisch. Vandaar beeldschoon omdat je gaat boetseren, het wordt een kunstwerk. Een handig schema om een beslisdoos vorm te geven vind je de afbeelding hierna.
Afbeelding 2: In het beslisschema staat de concreet te nemen beslissing centraal. Vandaar uit redeneer je terug naar welke kennis, informatie en data je nodig hebt om de beslissing te nemen maar ook gaandeweg te verbeteren.
Als je een compleet overzicht wilt hebben van hoe Business Intelligence je bedrijf kan helpen, lees dan hier verder ‘Wat is Business Intelligence: de route naar succes met BI, plus 7 voordelen, tips en valkuilen’.
Implementatie van de beslisdoos
De beslisdoos bouw je om dagelijks en wekelijks betere beslissingen te nemen. Zet daarom een concrete beslissing centraal. Start met beslissingen die genomen worden of genomen zouden moeten worden in het primaire proces. Benoem daarna de kennis, de benodigde databronnen en informatie. Met de informatie en inzichten bij de hand kunnen mensen betere beslissingen nemen. Uit een beslissing volgen de acties en na afloop meet je de prestatie van de beslissing.
Heb je in dit specifieke geval een goede beslissing genomen ja of nee? Dat moet je kunnen aflezen aan de onvervalste KPI’s die je toont bij het blokje ‘prestatie’. Je reflecteert en analyseert dagelijks, wekelijks en maandelijks net zolang tot je stuit op nieuwe kennis en inzichten. Dat levert een nieuwe ervaring op. Valideer die kennis door handmatige data-analyse of AI en wanneer deze lang genoeg stand houdt, neem je die op in het beslisschema en je maakt die kennis waar mogelijk gelijk ook beschikbaar als data. Zodat je de volgende beslissing nog beter kan nemen en fijnmaziger kan sturen. Zo draai je met succes aan de PDCA-cirkel en draai je niet elke keer om de hete brei heen zoals bij een rapportenfabriek waar het rapport of dashboard centraal staat en niet de beslissing.
Wil je meer uitleg en voorbeelden over het beslisschema en beslisdozen? Raadpleeg dan het boek ‘De intelligente, datagedreven organisatie’ of download onze Bundel van Business Intelligence templates.
Het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'
In dit complete Business Intelligence-boek (10 hoofdstukken, 464 pagina's) komt het hele spectrum van het intelligenter en meer datagedreven maken van organisaties aan bod. Het geeft je een perfect kader om procesproblemen snel te detecteren en analyseren met KPI-dashboards, machine learning, generatieve AI & data-analyse en vervolgens procesverbeteringen duurzaam door te voeren. Neem voortaan datagedreven beslissingen, maar zet je intuïtie niet buiten bedrijf.
Afwikkeling voor het BI team: van beslissing naar inzicht naar databronnen
De meeste BI teams van organisaties die op het laagste volwassenheidsniveau zitten, bestaan vrijwel alleen maar uit rapportenbouwers, data engineers en dashboard ontwikkelaars. Deze mensen hebben vaak ook nog eens een sterke ‘u vraagt, wij draaien’ mentaliteit. De techneuten zijn oververtegenwoordigd. Dat is helemaal niet erg, het geeft een verklaring waarom de data centraal staat, met de rapporten en dashboards als doel, en niet de beslissing. Als je geluk hebt dan wordt er wel eerst een (grondige) informatieanalyse uitgevoerd, ‘waar stuur je op?’ is dan een veelgestelde vraag. Maar veel zal dat niet helpen. Er is veel meer kennis nodig van de business, de processen en de buitenwereld, want daar draait het om bij Business Intelligence. Met behulp van de beslisschema’s zetten we de beslissingen centraal. Het invullen van die schema’s is een gezamenlijke inspanning van het BI-team en de beslissers. Samen zetten ze het beslisschema op. Voor het BI team is het dan relatief eenvoudig om te definiëren welke databronnen nodig zijn en hoe die data op te halen.
Op basis daarvan kan zij kijken welke informatie (lijsten, formules, definities, koppelingen, et cetera) gemaakt moet worden die fijnmazig inzicht verschaft in de situatie op dit moment of in de (nabije) toekomst, in relatie tot de beslissing. Met in gedachten dat het nemen van een beslissing een ‘fluitje van een cent’ moet gaan worden. Ook dienen de KPI’s voor het blokje ‘prestatie’ berekend te worden en moet het BI-team van tevoren ook nadenken over de gewenste analyses bij ‘reflectie & analyse’. Uiteindelijk giet het BI-team de informatie, de KPI’s en inzichten die nodig voor ‘beter leren beslissen’ in een zogenaamd informatieproduct. Dat bestaat vervolgens uit een verzameling rapporten, KPI-dashboards en voorgekookte data-analyses.
Een top-down benadering implementeren in BI-besluitvorming
Deze afwikkeling van de beslisschema’s is voor een doorsnee BI-team even wennen. Want de standaard werkwijze gaat op z’n kop: niet meer van data naar informatie naar kennis en actie maar van besluit / actie naar inzicht (kennis) naar informatie naar data. En geen focus meer op het direct bouwen van rapporten of dashboards, dat komt pas later. De B van BI staat voor Business en die stel je met het bouwen van een beslisdoos voorop. In afbeelding 3 is dat weergegeven. Begin with the end in mind, een beeldschone beslisdoos. De ervaring leert dat je het BI-team in de nieuwe standaard werkwijze moet trainen bijvoorbeeld door bijvoorbeeld het organiseren van een Business Intelligence opleiding. Daarnaast kun je met coaching en begeleiding de puntjes op de i zetten.
Afbeelding 3: de standaard werkwijze moet precies andersom, niet meer van onder naar boven redeneren maar beginnen bij de acties en besluiten.
Maar dit verhaal is niet voor iedereen gesneden koek. Met name de data architect en de data engineer zullen wellicht proberen een spaak in het wiel te steken. Ze kunnen beargumenteren dat ze met de andere standaard werkwijze geen goede data-architectuur (inclusief sterschema’s) kunnen neerzetten. Ze dreigen misschien het bijltje erbij neer te gooien. Hebben ze een argument? Zeker, wanneer je elke keer slechts één beslisschema uitwerkt en implementeert, dan krijg je na verloop van tijd een onontwarbare kluwen van gegevens. Een architectuur waar je je rot van schrikt. Maar daar is een mouw aan te passen.
Bundel de 10 belangrijkste beslissingen van de organisatie, modelleer die puur en zorgvuldig en maak voor elke beslissing een uitgewerkt beslisschema. Vervolgens kan de data architect op basis van de blokjes ‘data’, ‘informatie’, ‘prestatie’ en ‘reflectie & analyse’ uit de verschillende beslisschema’s aan het werk om tot een goede, uitgebalanceerde data-architectuur te komen. De praktijk leert dat je met het modelleren van de 10 belangrijkste beslissingen voldoende data-dekking kan realiseren voor een ‘schone’ architectuur.
Afwikkeling voor de beslissers: de datagedreven PDCA
Net zoals de afwikkeling van het beslisschema voor het BI-team weerstand kan oproepen, zo kan de afwikkeling van het schema voor de beslissers ook behoorlijk wennen zijn. Zij moeten afleren om eens in de zoveel tijd alleen maar te kijken in de kijkdoos en voortaan de dagelijkse en wekelijkse beslissingen datagedreven gaan nemen. Afscheid nemen van de onderbuik. Dat houdt nogal wat in. In de afbeelding zijn de belangrijkste thema’s benoemd die de kern vormen van datagedreven werken.
Afbeelding 4: Uit onderzoek is gebleken dat het succes van Business Intelligence samenvalt met het inrichten van een datagedreven PDCA.
Een goede afwikkeling van het beslisschema voor de beslissers in de organisatie (teamleiders, managers, bestuurders) ziet er als volgt uit:
- Evalueer normen en targets regelmatig en stel die bij. Dit zijn de zogenoemde streefwaarden op de KPI’s. Dit veronderstelt dat je normen en targets hebt opgesteld. Daarnaast: regelmatig is niet één keer per jaar maar veel regelmatiger. Denk dan aan wekelijks, maandelijks of per kwartaal. Bij het opstellen van de normen en targets baseer je je op (historische) data en ga je differentiëren. Dus niet één norm of target voor al je producten of klantsegmenten, maar je gaat ze specifiek maken. Zo maak je de P en de A uit PDCA datagedreven. De P en de A worden in het beslisschema vooral geraakt bij het blokje ‘kennis’ en ‘ervaring’.
- Gebruik informatie consequent voor analyse en actie. Een open deur maar het gebeurt nog veel te weinig en nog vaak veel te ad-hoc. In de dagelijkse uitvoering ga je informatie (en data) consequent gebruiken voor monitoring, analyse en actie. Zo blijf je er bovenop zitten en worden je acties gestuurd door data. Bij overschrijdingen van de norm of target ga je op zoek naar de root cause. Bekijk ook onze blog ‘Zonder data-analyse is BI een zinloze zaak‘.
- Bespreek met elkaar de prestaties op dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis. Zowel bij positieve als bij een negatieve prestaties ga je het goede gesprek aan: met elkaar, met je team of manager. Dagelijks doe je het min of meer informeel: door je oogharen kijk je hoe het vandaag of gisteren is gegaan. Maar wekelijks en maandelijks ga je de data grondiger analyseren en worden de gesprekken steviger.
Deze drie factoren zijn cruciaal om met Business Intelligence succes te bereiken. Natuurlijk is de beslisdoos in het begin nog niet perfect en is het af en toe met elkaar zoeken naar de juiste weg, toon en werkwijze. Wanneer beslissers databronnen of informatie missen om de PDCA nog meer datagedreven te doorlopen, dan helpt het BI-team om die toe te voegen. In onze SMART KPI-bepaler 2024 vind je overigens meer informatie over het identificeren en opstellen van KPI’s, normen en targets.
Tips om een beeldschone beslisdoos neer te zetten
Alles moet kloppen. Niet alleen logisch in het brein maar ook vanuit een passioneel perspectief moet het hart van alle betrokkenen sneller gaan kloppen. We gaan immers een beeldschone beslisdoos in elkaar zetten die aantrekkelijk is. Bij de groei in volwassenheid kun je geen stappen overslaan en mag er geen puzzelstukje ontbreken. Hier volgen enkele tips die je kunnen helpen om een beeldschone beslisdoos te bouwen.
- Ontwikkel als organisatie een radicale visie op BI & datagedreven werken zodat iedereen kan uitleggen wat het is en welke bijdrage het levert aan het succes van de organisatie. Zie ook onze whitepaper ‘De 101 stappen naar BI succes‘.
- Verhef de beslisschema’s tot de standaard voor de verdere ontwikkeling van je Business Intelligence & Analytics producten. Alleen zo dwing je elkaar tot BI die hout gaat snijden.
- De opbouw volgens de beslisschema’s geven je de kans om van een paar grote, grove beslissingen per maand of week naar een grote hoeveelheid dagelijkse microbeslissingen te bewegen. Zo optimaliseer je je processen stap voor stap, maak je de organisatie veel wendbaarder en worden je mensen minder gefrustreerd omdat er meer grip ontstaat.
- Organiseer een inspiratiesessie of opleiding datagedreven werken zodat iedereen weet wat dat precies inhoudt. Een goed begrip van de zaak vormt het startpunt voor groei en innovatie. We hebben een incompany datagedreven werken opleiding die je daarbij kan helpen.
- Laat de gedachte varen dat normen statisch zijn en slechts eenmalig vastgesteld moeten worden. Normeren is een dynamisch proces waarbij differentiëren de doorslag geeft tot verbetering.
- Probeer het niet alleen maar doe het samen. Laat Operations, IT, Finance, HR en BI gezamenlijk optrekken. Start bijvoorbeeld met het organiseren van een inspiratiesessie voor die groep.
- De beslisschema’s vormen een prima opstapje naar het implementeren van Artificial Intelligence. Want elke beslissing kun je straks met AI gaan automatiseren. Of het nu gaat om het inkopen van artikelen of grondstoffen, het plannen van personele capaciteit of het accepteren van een verzekerde. Zo kun je het hoogste volwassenheidsniveau bereiken. Maar ga niet met AI aan de slag zonder dat je een beslisdoos hebt gebouwd en al enige tijd met succes gebruikt.
Als je je eigen bedrijf en proces niet begrijpt of niet wilt begrijpen, dan valt leren moeilijk. ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt.’ zei Johan Cruijf ooit. Dus kijk en begrijp, begrijp en kijk. Net zolang totdat je het licht gaat zien en het kwartje valt.
Samenvatting en conclusie
In dit artikel hebben we stilgestaan bij de transitie van kortzichtige kijkdoos naar een beeldschone beslisdoos. Opeens is kristalhelder geworden wat de oorzaak is dat veel organisaties blijven steken op het laagste volwassenheidsniveau: de kijkdoos is heilig geworden en men staart zich blind op rapporten en dashboards. Met het openen van de beslisdoos ontvouwt zich een hele nieuwe wereld waar concrete beslissingen de toon zetten. Met behulp van de beslisschema’s kun je de afwikkeling voor het BI-team en de afwikkeling voor beslissers goed vormgeven. Dat doe je niet zonder slag of stoot, maar dat maakt het ook veel spannender. Wil je ondersteuning bij het ontwerpen en bouwen van een beeldschone beslisdoos? Neem dan hier contact met ons op.
Daan van Beek MSc is spreker, docent en auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'. Hij is eindbaas van Passionned Group en is verbonden als gastdocent aan TIAS. Daarnaast geeft hij regelmatig KPI, data science & BI trainingen in Azië, Zuid-Amerika, Europa en de US. Volg Daan op LinkedIn en neem contact met hem op.
