Rotterdam | informatiegestuurd werken | Daar zijn ze goed bezig

Rotterdam op weg met informatiegestuurd werken

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

De gemeente Rotterdam wilde in 2014 meer samenhang brengen in alle BI-activiteiten. Gestart werd met een informatie-architectuur en het beschrijven van een strategie. Een pilot rond voortijdige schoolverlaters, samen met Passionned Group, moet nu laten zien hoe het werkt in de praktijk.

Groeiende noodzaak om flexibel te zijn en vaker bij te sturen

Gemeenten zien steeds vaker in dat hun aloude beleidscyclus, gebaseerd op meerjarige plannen, niet meer zo goed werkt. Er is daarnaast een groeiende noodzaak om flexibel te zijn en om te kunnen bijsturen aan de hand van beschikbare actuele gegevens. Willy Groenewold, senior adviseur informatiemanagement bij het CIO-office van de gemeente Rotterdam, heeft daarvoor de term ‘informatiegestuurd werken’ geïntroduceerd bij de gemeente. “Het is een wat waardevrijere term dan business intelligence, gekozen om een beetje los te komen van de techniek en het gevoel ‘dat is niet voor mij’.”

“Die brede visie en aanpak spraken mij aan”

Groenewold en haar collega’s realiseerden zich vorig jaar dat er op verschillende afdelingen van de gemeente weliswaar gewerkt werd met management- en stuurinformatie, maar dat er nog geen gedeelde visie op BI was, noch een uitgekristalliseerde werkwijze. “Onze afdeling Onderzoek en BI vroeg aan de CIO om een architectuur op te stellen om daarvoor een kader te bieden. Daar zijn we vorig jaar mee aan de slag gegaan.” Zoals veel anderen kwam zij in haar zoektocht vervolgens het boek ‘De Intelligente organisatie’ van Daan van Beek tegen. “Die brede visie en aanpak spraken mij aan. We konden het boek gebruiken om te laten zien dat de stakeholders met verschillende aspecten bezig waren, maar dat het grotere geheel ontbrak.”

Stip op de horizon

Van Beek werd uitgenodigd om de concept architectuur – de stip op de horizon – te reviewen en vervolgens de daarin ontbrekende elementen aan te dragen, maar daarmee was het niet klaar. “Toen die architectuur was vastgesteld vroegen we ons af: hoe gaan we zorgen dat het levend wordt en dat het niet in een la verdwijnt?” Samen met Passionned werkten Groenewold en haar collega’s die strategie uit en daarbij kwamen ze ook tot twee constateringen. “De stakeholders zeiden: we zouden wel eens een nulmeting willen, een overzicht van de huidige stand van zaken”.

Op basis van zo’n 250 ingevulde vragenlijsten en 25 interviews is daarvan nu een beeld ontstaan – en ook van de gewenste situatie. Daarmee is een belangrijke basis gelegd voor een verdere uitwerking van een ‘roadmap’. De andere conclusie was dat het van belang was om de nieuwe BI-afspraken in een pilot goed te testen en de voordelen van deze werkwijze aan te tonen.

BI in hoge mate een veranderkundig traject

BI in hoge mate een veranderkundig trajectDe hele exercitie is in hoge mate een veranderkundig traject, stelt Groenewold. “Het kan niet alleen door technisch specialisten worden uitgewerkt. Het begint bij een lijnafdeling, die aangeeft op welke doelen gestuurd moet worden en welke processen en welke data daarbij van belang zijn.

Dat besef is bij sommigen wel aanwezig, bij anderen wat minder; dat maken de antwoorden bij zo’n nulmeting wel duidelijk. Succes vergt inzet van alle stakeholders en het echt laten landen in onze organisatie kost werk. Ook in dat organisatorische en procesmatige aspect van BI is Passionned heel sterk.”

De wind waait de goede kant op

Als het om informatiegestuurd werken gaat, waait de wind in Rotterdam de goede kant op, constateert Groenewold. “Algemeen wordt erkend dat we op het gebied van BI te weinig capaciteit hebben en dat het belangrijk is om hier meer aandacht aan te geven.” Zelf doen is daarbij wel belangrijk, vindt ze. “Wat ik heel prettig vind aan Passionned is dat ze het niet overnemen en er een soort prefab-aanpak op loslaten, maar voortdurend het oor te luisteren leggen en kijken wat er bij de organisatie past.”

Een pilot voor jongeren

Het pilotproject, dat momenteel loopt, is ontstaan vanuit een vraag van het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ). “Om goed te zien wat er nu gebeurt en welke vorderingen er zijn op het gebied van wonen, zorg en werk, is sturingsinformatie heel belangrijk. Die informatie moet uit verschillende onderdelen van de gemeente komen.” Voor sommige aspecten gebeurde dat nog vaak ad-hoc.

Het pilotproject, waarbij wederom Passionned betrokken is, is een onderdeel van het programma en richt zich specifiek op het inzichtelijk en analyseerbaar maken van KPI’s schooluitval en werkloosheid onder jongeren. “Daarbij moet duidelijk worden hoe de processen lopen, wat we weten van die jongeren, welke onderdelen van de gemeente erbij betrokken zijn en welke gegevens we dan beschikbaar hebben vanuit de systemen. Voor het Nationaal Programma is dat heel belangrijk, maar ook de clusters in de gemeenteorganisatie zijn hiermee geholpen.”

Meewerkstand

MeewerkstandGroenewold ziet daarbij veel enthousiasme ontstaan. “Bij die pilot worden de mensen met de vragen nu eindelijk geholpen, dus die zijn erg positief. Die medewerkers staan dan ook vanzelf in de meewerkstand. Van daaruit is het zaak om mensen met meer afstand tot de uitvoering te overtuigen van de voordelen van informatiegestuurd werken en zo een vliegwieleffect op gang te brengen. Belangrijk is en blijft om aan te blijven sluiten bij de vraag. Maar ik twijfel er niet aan dat deze manier van werken de komende periode verder wordt ontwikkeld in de gemeente Rotterdam”.

Lees ook: Gemeente Rotterdam: van heel veel platte data naar inzicht naar werk

Interesse in onze aanpak?

Wil je eens vrijblijvend met onze adviseurs praten over de hierboven geschetste aanpak en wat informatiegestuurd werken voor jouw gemeente kan betekenen? Neem dan contact op met Daan van Beek.

neem contact met ons op

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met rotterdam (informatiegestuurd werken) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,8
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15