Advies: informatiegestuurd werken bij een gemeente

Auteur: drs. Wouter Huisman
Associate Partner

Inhoudsopgave

Uitgelichte afbeelding | Informatiegestuurd werken | Gemeenten | Nulmeting IGW & BI

Een boeiende opdracht in een boeiende gemeente

Bij een van de grotere gemeenten heeft Passionned Group onlangs advies uitgebracht over informatiegestuurd werken (IGW). Hieronder volgt een korte samenvatting van deze boeiende, complexe maar dankbare opdracht. De bevindingen zouden andere (middel)grote gemeenten ook aan het denken moeten zetten. In de praktijk worden termen als datagedreven sturing, datagedreven werken, informatiegestuurd werken en informatiegestuurd samenwerken, willekeurig door elkaar heen gebruikt. Zelfs een cryptische term als informatiegestuurd sturen kom je tegen. Een externe partij zoals Passionned Group kan de discussies modereren en stroomlijnen, zodat gemeenten de juiste keuzes maken.

Omgaan met nieuwe uitdagingen en scherpere eisen

Informatiegestuurd werken wint binnen de gemeente sterk aan belang. Zo worden steeds hardere eisen gesteld aan efficiëntie, effectiviteit en doelrealisatie. Daarnaast wordt de gemeente geconfronteerd met nieuwe uitdagingen zoals decentralisaties op diverse niveaus. Tegelijkertijd groeit het besef dat bedrijfsprocessen en issues de grenzen van de clusters overstijgen.

Al deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat werken en sturen op basis van goede managementinformatie van doorslaggevend belang is voor het realiseren van gemeentelijke doelen. Het gaat daarbij niet alleen om goede stuurinformatie (KPI’s opstellen), maar ook om het toepassen van nieuwe technologie zoals (big) data analytics in de operationele werkzaamheden.

Aan initiatieven geen gebrek, aan sturing des te meer

Het belang van informatiegestuurd werken wordt in de organisatie breed gedeeld. Dat blijkt uit de vele centrale en decentrale initiatieven binnen de gemeentelijke organisatie. Het management en de medewerkers hebben allemaal behoefte aan krachtige resultaatsturing, een efficiënt proces rond informatiegestuurd werken en innovatie. Om de ambitie op het gebied van informatiegestuurd werken te realiseren, wil de gemeente het thema IGW gezamenlijk met de verschillende clusters oppakken en uitwerken. Dit moet in een concreet en realistisch gemeentelijk actieplan komen (een roadmap). De CIO heeft Passionned Group gevraagd een nulmeting uit te voeren als basis voor het opstellen van de BI roadmap.

Nulmeting informatiegestuurd werken

Uitgangspunt van het door Passionned Group gehanteerde model voor de nulmeting is dat alle aspecten van informatiegestuurd werken met elkaar in evenwicht horen te zijn:

de organisatie en de primaire processen
de management control en besturing
de inhoud van informatie en het gebruik
de informatiearchitectuur
de organisatie rond informatiegestuurd werken

Uitgaande van de geconstateerde startsituatie (de ‘IST’) kan je een roadmap opstellen om naar het ambitieniveau te groeien. In het eindrapport wordt een aantal concrete aanbevelingen gedaan die in de roadmap voor de gemeente zullen worden opgenomen.

De startsituatie

Op basis van de afgenomen enquêtes en interviews constateert Passionned Group per deelaspect op hoofdlijnen als startsituatie (‘IST’):

1. Organisatie: beleid, cultuur en resultaatgerichtheid

De beleidsvorming is binnen afgebakende kolommen (clusters, afdelingen) vrij sterk ontwikkeld
Clusteroverstijgende, integrale beleidsontwikkeling en -afstemming vindt nog weinig plaats
Resultaatgerichtheid en resultaatsturing binnen de gemeente zijn nog onvoldoende

2. Management control: besturing en instrumentarium

Enkele clusters hebben al een expliciet besturingsmodel (Balanced Scorecard met bijbehorende PDCA-cyclus) dat als voorbeeld kan dienen voor de andere clusters
Doelstellingen worden vaak niet of onvoldoende SMART geformuleerd en bestuurbaar gemaakt
Het definiëren en het gebruik van KPI’s in de bedrijfsvoering zit in de lift dankzij de zogenaamde cockpit
Het definiëren van KPI’s toegespitst op de primaire processen en het gebruik staan nog in de kinderschoenen

3. Informatie en gebruik

Er bestaan veel wensen, men ziet kansen en er is een breed gedeelde behoefte aan informatiegestuurd werken
Er zijn veel eilandjes van (soms zeer goede) informatievoorziening en informatiegestuurd werken

4. Informatiearchitectuur

Varieert van diverse datawarehouses onder architectuur tot het op grote schaal inzetten van Excel
Er is sprake van verspilling en inefficiëntie door fragmentatie, gebrek aan samenhang en ad hoc realisaties
Het aanbod van informatie vanuit het concern datawarehouse is gericht op rapportage en dashboards. Beleidsontwikkeling, innovatie, big data, onderzoek en ondersteuning van de operatie worden met de bestaande verschijningsvormen van informatie nog niet of onvoldoende ondersteund

5. Organisatie van informatiegestuurd werken

Het BICC is sterk gepositioneerd als centrale service-organisatie voor Business Intelligence
Zowel centraal als decentraal wordt informatiegestuurd werken vooral technisch en uitvoerend opgepakt. Advies en werkelijke vraagverheldering blijven daarbij achter.
De vraag naar informatie overtreft de (centrale) aanbodcapaciteit van het BICC in hoge mate
De prioritering van de inzet van aanbodcapaciteit is onduidelijk en niet transparant

Advies informatiegestuurd werken implementeren

Uit de gehouden interviews met managers, strategisch informatieadviseurs en clustercontrollers en de door de CIO geformuleerde ambitie met betrekking tot Informatiegestuurd werken (‘SOLL’) blijkt dat de gemeente streeft naar volwassenheidsniveau 4 (Integraal). Om dit te bereiken, is allereerst een verbetering nodig op de volgende hoofdpunten:

1. Verbeter de organisatie rond informatiegestuurd werken

Passionned Group doet de volgende aanbevelingen:

Richt een gemeenschappelijke regiefunctie op de vraag in. De regiefunctie beoordeelt nieuwe aanvragen, plaatst deze in een gemeentebrede context en prepareert aanvragen voor besluitvorming en prioritering.
Het BICC is al bezig met de inrichting van dedicated teams voor de clusters. Naast de dedicated teams moet er ruimte zijn voor clusteroverstijgende, integrale teams die zich bezighouden met innovatie en clusteroverstijgende thema’s.
Richt een structuur in voor expliciete prioriteitstelling van aanvragen en initiatieven, en maak de criteria transparant.
Richt een adviesfunctie in voor Informatiegestuurd werken en besturing. De adviesfunctie is sparringpartner voor management en directie, heeft een duidelijke visie en identificeert de werkelijke vraag. In een meer uitvoerende rol (business consultancy) neemt de adviesfunctie de business bij de hand in zaken als het SMART maken van doelstellingen en het formuleren van effectieve KPI’s.
Versterk de kennisinfrastructuur van de afdeling die binnen de serviceorganisatie verantwoordelijk wordt voor informatiegestuurd werken. Met de ontwikkeling naar dedicated teams, en de steeds belangrijker rol van de centrale infrastructuur rondom het concern DWH is aanstelling van een BI Architect op korte termijn noodzakelijk. Verder is versterking van vaardigheden op het gebied van business consultancy nodig om het aanbod aan te laten sluiten op de werkelijke vraag. Er dient een betere balans tussen de beschikbare capaciteit voor DWH ontwikkeling en front-end ontwikkeling en analyse te worden gevonden.

2. Verbeter en borg de architectuur en het instrumentarium voor IGW