Business Intelligence

Een duidelijke en praktische definitie van Business Intelligence

Data zit vaak verstopt in databases en bestanden en zal zich niet vanzelf aan je presenteren als waardevolle informatie. Je moet er echt naar op zoek, je moet er iets voor doen. Relevante gegevens moet je ophalen, combineren, stroomlijnen en helder visualiseren. Business Intelligence definiëren we hier als volgt:

Business Intelligence is het nemen van datagedreven beslissingen en acties door automatische dataverwerking en data analyse, de productie van waardevolle inzichten, rapporten en KPI-dashboards, patroonherkenning en datavisualisatie.

Deze praktische Business Intelligence definitie visualiseren we in onderstaande illustratie (zie figuur 1). Van data maak je informatie. Daarvan maak je weer nieuwe kennis die je acties sturen in het verbeteren van processen. Het BI proces toont aan dat Business Intelligence & datagedreven werken (of informatiegestuurd werken) aan elkaar gelijk zijn. Business Intelligence is dus eigenlijk een datagedreven leercyclus die je implementeert in je organisatie.

En dat is heel iets anders dan even Power BI downloaden en een dashboard in elkaar timmeren.

Figuur 1: Het Business Intelligence concept is een multidisciplinair vakgebied. Het richt zich op procesverbetering, het stimuleren van innovatie en het versterken van je strategie.

Helaas leggen nog veel BI consultants en rapportenbouwers alleen maar de nadruk op het transformeren van data naar informatie. Het minst moeilijke van het totale Business Intelligence proces. Zo bouwen ze complete rapportenfabrieken of een batterij aan dashboards. Het is een patroon dat je heel moeilijk kunt doorbreken.

Wij doen het anders: we nemen bij de opbouw van Business Intelligence de (operationele) beslissingen en potentiële procesoptimalisaties als vertrekpunt. En daarna gaan we kijken welke data (analyses) en inzichten die beslissingen zouden kunnen verbeteren. Duik in de wereld van de experts en bestel het Business Intelligence boek.

De verschillende vormen van Business Intelligence

In de inleiding spraken we er al over: Business Intelligence is een parapluterm. Je ziet het terugkomen in verschillende vormen en smaken:

1. Reporting: kijk in de achteruitkijkspiegel wat er gebeurd is en stuur op hoofdlijnen bij
2. Dashoards: volg de belangrijkste KPI’s van je organisatie en teams op BI dashboards
3. Data analyse of discovery: analyseer de data van verschillende kanten en vind nieuwe inzichten
4. Data mining: laat algoritmes de analyses (semi)-automatisch doen
5. Predictive Analytics: train een algoritme om voorspellingen te doen
6. Machine learning: maak een neuraal netwerk dat zelf beslissingen neemt
7. Signalering: laat zogenaamde alerts signaleren wanneer je actie moet ondernemen
8. Datavisualisatie: communiceer de data in een formaat dat de gebruiker aanspreekt

Idealiter zijn dit geen opzichzelfstaande silo’s maar kun je bijvoorbeeld van Business Intelligence dashboards doordrillen naar rapporten of data analyses. Business Intelligence is dus een integraal concept waar je een visie op zou moeten ontwikkelen.

Waarom zou je Business Intelligence inzetten?

Dagelijks nemen we beslissingen. Om artikelen in te kopen, om een verzekerde te accepteren, om een klant een e-mail te sturen, het bepalen van de prijs van een product, et cetera. Aan beslissingen geen gebrek.

Helaas is het zo dat meer dan de helft van de beslissingen op de automatische piloot gebeurt. Vaak op basis van verouderde kennis, jarenlange ervaring en intuïtie. Zo deden we het gisteren toch ook? Maar dan sla je de plank ook vaak mis.

Met Business Intelligence schakel je overigens niet per se je intuïtie uit, maar combineer je die met feiten, statistiek en data analyse. Zodat je voortaan weloverwogen beslissingen kan nemen. We hebben hier een schema voor bedacht.

Figuur 2: Neem bij het vormgeven van je Business Intelligence de (operationele) beslissingen als vertrekpunt. In onze 3-daagse Business Intelligence training leer je dit schema toe te passen op jouw organisatie.

Deze illustratie (figuur 2) geeft het waarom van Business Intelligence goed weer. Je neemt de operationele en tactische beslissingen in je proces als uitgangspunt. Vervolgens ga je na welke kennis (KPI’s, normen, wijsheid), informatie en data (tabellen, velden, ruwe data, open data) je allemaal nodig hebt om een goede beslissing te nemen, om die een volgende keer te optimaliseren.

Een beslissing leidt tot één of meerdere acties die op hun beurt leiden tot een bepaalde performance. Bij dat blokje meet je eigenlijk of je beslissing goed heeft uitgepakt, op meerdere terreinen. Daarop ga je met elkaar reflecteren en dat levert een nieuwe, gedeelde ervaring op.

Daarmee kun je met elkaar eenvoudig het totale proces finetunen. Business Intelligence automatiseert het totale proces. In eerste instantie zal BI niet zelf de beslissingen nemen maar in combinatie met machine learning modellen en artificial intelligence (AI) kan dat zelfs ook.

Bestel hét Business Intelligence handboek

In deze bestseller over Business Intelligence & Analytics leer je in 10 hoofdstukken je organisatie datagedreven te maken. Alle hulpmiddelen, principes en stappen komen uitgebreid aan bod. Maak nu werk van datagedreven beslissingen in jouw organisatie en bestel dit unieke boek. Al meer dan 25.000 exemplaren verkocht. Bestel het boek direct (geen verzendkosten).

Direct bestellen

Voorbeelden van Business Intelligence dashboards

Een plaatje zegt meer dan 1.000 woorden. Daarom presenteren we hier zes verschillende Business Intelligence dashboards die wij gemaakt hebben. Klik op het dashboard om die te bekijken in groot formaat.

Wil je ook beslissingen verbeteren en processen optimaliseren met Business Intelligence dashboards? Neem dan nu contact met ons op.

Met welke databronnen kan je aan de slag?

Om goede rapporten, analyses en dashboards te bouwen heb je betrouwbare data nodig. Maar waar haal je die vandaan? Wat zijn de meest voorkomende databronnen die je als input kunt gebruiken voor BI?

• Interne bedrijfsdata: haal data op uit systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, AFAS, etc. Deze data haal je gewoonlijk op via ODBC koppelingen.
• Social media data: monitor en analyseer trends of sentimenten op Twitter, Instagram, Facebook en Mastodont. Deze data haal je gewoonlijk op met een REST API.
• Open Data van de overheid: denk hierbij aan het CBS, het BAG of het RDW. Zie het Dataregister.
• Open Data van commerciële partijen: denk bijvoorbeeld aan KvK, AC Nielsen.
• Web data: bevat gegevens over de bezoekers van je website en hoe ze die gebruiken.
• Zero Data: gegevens die je niet vastlegt maar waardoor je in combinatie met andere data wel heel waardevolle inzichten kan genereren. Zo kun je bijvoorbeeld snel zien wat je klanten niet kochten.
• Dark Data: gegevens die niet of nooit worden gebruikt in een Business Intelligence systeem of datawarehouse maar wel heel waardevol kunnen zijn. Lees hier meer over Dark Data.
• Big Data: ongestructureerde data zoals foto’s, e-mails, documenten of video’s, of vluchtige data zoals sensordata. Vaak gaat het hier ook om grote hoeveelheden data. Lees hier meer over Big Data Analytics.

De 7 veelomvattende voordelen van Business Intelligence

Wij zijn al meer dan 20 jaar werkzaam in het BI-vakgebied en hebben al meer dan honderden implementaties met succes begeleid en uitgevoerd. Alle mogelijkheden en voordelen van Business Intelligence staan werkelijk in ons geheugen gegrift. Ook anderen hebben er goed over nagedacht. We hopen dat je ons kunt volgen:

Figuur 9: Het allergrootste voordeel van Business Intelligence is dat je veel minder tijd kwijt bent met het elke keer verzamelen, opschonen en combineren van data. Door Artificial Intelligence (AI) automatiseer je ook de analyse functie in je organisatie. De tijdwinst is dan nog groter.

1. EFFICIENCY: Je bent veel minder tijd kwijt om data uit verschillende systemen te vinden, te verzamelen, op te schonen, te combineren en te analyseren. Zie het grote verschil tussen ‘Zonder BI’ en ‘Met BI’ in figuur 9. Business Intelligence zorgt dus voor een zeer efficiënt proces om data om te zetten naar inzicht. En dat lukt je niet met Excel.
2. EFFECTIVITEIT: Business Intelligence helpt je om veel betere beslissingen te nemen op allerlei niveaus en terreinen in je organisatie. Want met Business Intelligence heb je veel beter en meer integraal inzicht in het procesverloop, de prestaties, de patronen en de dwarsverbanden. Je doet sneller zeer verfijnde kennis op waardoor resultaten verbeteren.
3. NOG MEER KENNIS: Je hebt veel meer tijd voor (geavanceerde) data analyse en juist dat vormt het hart van Business Intelligence. Je gaat een kennisfabriek creëren in plaats van een rapportenfabriek. Zie ons artikel ‘Zonder data analyse is BI een zinloze zaak’.
4. EEN VERSIE VAN DE WAARHEID: Er zal uiteindelijk veel minder tijd verloren gaan met steeds terugkerende discussies over definities. Met Business Intelligence ga je eenduidige definities opstellen en creëer je één versie van de waarheid. Iedereen kan dezelfde taal spreken waardoor alle neuzen dezelfde kant op komen te staan. Hoe definieer je omzet? Wat is onze marge? Hoe berekenen we de doorlooptijd? Wat is een klant? Dat is allemaal in Business Intelligence vastgelegd.
5. OVERSTAP NAAR AI WORDT EENVOUDIG: Je maakt met Business Intelligence eenvoudiger de overstap naar AI en algoritmes. Hierdoor kun je beslissingen automatiseren en gaan voorspellen. Business Intelligence is het fundament voor AI en machine learning.
6. BETERE DATAHUISHOUDING: Met Business Intelligence gaat je informatiehuishouding en datahuishouding verbeteren. Geen wirwar meer van spreadsheets, bestandjes, csv files, et cetera, maar je werkt met één BI systeem dat orde schept in de chaos.
7. VERSTERK JE BUSINESSMODEL: Met Business Intelligence kun je alles monitoren, alle data aan elkaar koppelen en vergelijken (mits je sleutels kloppen). Analyseer alles wat los en vast zit, en van waarde kan zijn. Je gaat zó veel nieuwe kennis en inzichten opdoen dat je goed zicht krijgt op je performance en vooral hoe die performance tot stand komt. Verbeter en verfijn je strategie en businessmodel met Business Intelligence & datagedreven werken.

Ga eens na op welke van bovenstaande 7 punten jouw organisatie goed scoort. Neem contact met ons op als je met BI op veel meer voordelen wil gaan scoren.

De belangrijkste succesfactoren van Business Intelligence (onderzoek) – de datagedreven PDCA

Wat het succes bepaalt van Business Intelligence heeft niets te maken met welke BI software je gebruikt. Dit komt naar voren uit ons grote BI-onderzoek waar 369 organisaties aan deelnamen. Wat wel zéér doorslaggevend is voor het succes van Business Intelligence zijn de volgende factoren:

1. PLAN: Stel duidelijke normen en targets voor je KPI’s op en formuleer ze SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
2. DO: voer het plan uit, monitor en analyseer de KPI’s en onderliggende data, duik vervolgens dieper en concentreer je op de afwijkingen ten opzichte van de norm.
3. CHECK: bespreek met elkaar de resultaten zowel positief als negatief. Houd een datadialoog met elkaar en geef elkaar feedback. Laat verschillende meningen met elkaar botsen en leer van elkaar.
4. ACTUALIZE: evalueer de normen en targets regelmatig en stel ze waar nodig bij. Of zorg dat de uitvoering over meer of minder middelen kan beschikken zodat je de norm alsnog kan halen. Met regelmatig bedoelen we hier niet één keer per jaar maar wekelijks of maandelijks.

De befaamde cirkel van dr. Deming (PDCA) blijkt dus van groot belang om succes met BI te bereiken. Wil je echt falen? Koppel continu verbeteren dan vooral niet aan Business Intelligence.

Bovenstaande succesfactoren gaan er overigens van uit dat je al zuivere KPI’s hebt kunnen opstellen. Houd jouw KPI’s tegen het licht met onze SMART KPI-bepaler 2023. Zie ook ons boek ‘Datacratisch werken – Kom in de verbetermodus met een datagedreven PDCA’.

De 101 stappen naar Business Intelligence succes

Succes bereiken met Business Intelligence komt je niet zomaar aanwaaien. Het is geen kwestie van geluk. Het vraagt juist om een proces van nauwgezette engineering. Stap voor stap bouw je het succes verder uit. Dit zijn de stappen naar blijvend Business Intelligence succes en zo ontwikkel je een intelligente, datagedreven organisatie:

1. Begrijp zelf Business Intelligence & datagedreven werken: zorg dat je zelf ruim voldoende kennis en ervaring opbouwt met BI dashboards, rapporten, datawarehouses, machine learning, KPI’s, beslissingen et cetera.
2. Laat anderen Business Intelligence ook begrijpen: verzeker je ervan dat je binnen de organisatie voldoende voor- en medestanders om je heen verzamelt die die kennis en ervaring ook hebben of willen opbouwen.
3. Maak een prototype: download één van de BI tools, verzamel relevante data en bouw je eerste Business Intelligence dashboard met interactieve mogelijkheden. Ga de boer op met de data en je dashboard.
4. Vergroot de bewustwording: met alle kennis die jij en je collega’s nu hebben (en het prototype) ga je de bewustwording van de mogelijkheden en voordelen van Business Intelligence vergroten. Vooral bij de beslissers in het operationele proces en de directie. Denk hierbij aan inspiratiesessies, interviews, demo’s van het prototype en werkateliers.
5. Stel een werkgroep BI samen: identificeer nu alle stakeholders en toekomstige gebruikers in de organisatie en selecteer uit die groep een aantal mensen voor de werkgroep BI. Zorg dat Finance & control en IT aan boord komen en mee kunnen denken.
6. Scan je IT-leverancierscontracten: in sommige contracten verbieden leveranciers directe toegang tot je eigen data. Dit kan een grote blokkade vormen voor de verdere ontwikkeling van Business Intelligence. Zorg dat de belemmeringen voor datatoegang worden weggenomen.
7. Schrijf een visiedocument: laat de werkgroep een gezamenlijke visie ontwikkelen op het totale vakgebied. Zorg dat de visie bij alle leden van de werkgroep tussen de oren komt (met concrete toepassingen en al) en dat ze die zelf kunnen toelichten en uitdragen.
8. Akkoord van de directie: presenteer de visie aan de directie en andere belangrijke stakeholders. Zorg dat de directie akkoord kan geven op het visiedocument.
9. Breng beslissingen integraal in kaart: ga met behulp van het beslissingenschema alle belangrijke (operationele) beslissingen in het primaire proces in kaart brengen. Dit zijn je use cases. Focus je hier op de hoofdlijnen maar voor elke beslissing probeer je alle blokjes zo goed mogelijk uit te werken.
10. Definieer de belangrijkste KPI’s: nadat je goed inzicht hebt gekregen in de belangrijkste beslissingen, kun je eenvoudig de KPI’s ophalen en nader definiëren. Stem die af met het team van Finance & Control.

Na het lezen van de 101 stappen valt je wellicht iets op. Je doorloopt met de stappen eigenlijk drie fasen. Eerst leg je de nadruk op Business Intelligence dashboards, datagedreven werken en beslissingen. Hierna komt een fase van herstructurering met het aanleggen van een solide data architectuur en de migratie. In de laatste fase implementeer je machine learning.

Welke rollen heb je minimaal nodig bij BI?

Om Business Intelligence goed te kunnen implementeren heb je verschillende rollen nodig die het werk verzetten:

• Data analist: analyseert primair de data, bouwt soms KPI dashboards [profiel]
• BI of data architect: bedenkt en modelleert de totale BI architectuur [profiel]
• Data engineer: modelleert de data zodanig dat die geschikt is voor data analyse
• Dashboard ontwikkelaar: ontwerpt en bouwt primair de dashboards
• Rapportenbouwer: ontwikkelt rapporten met soms grafieken
• BI manager: de eindverantwoordelijke voor Business Intelligence [profiel]
• Data scientist: maakt primair machine learning modellen (supervised, unsupervised) [profiel]
• Datacoach: helpt primair de beslissers om datagedreven beslissingen te nemen
• Data steward: verantwoordelijk voor de datakwaliteit en definities

Er zijn meer Business Intelligence rollen, maar deze zijn de meest belangrijke. Sommige rollen kunnen door eenzelfde persoon worden uitgevoerd.

3-daagse Business Intelligence training

In deze unieke zeer goed gewaardeerde BI-opleiding word je in drie intensieve dagen klaargestoomd voor een adviserende en leidende rol in Business Analytics. Je maakt kennis met alle facetten van Business Intelligence en je leert hoe je van Business Intelligence een succes kunt maken. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 4 t/m 6 oktober 2023.

Schrijf je direct in

Hoeveel kost Business Intelligence?

De investering die je moet doen in Business Intelligence is in de eerste fase beperkt. Later kunnen de bedragen sterk oplopen, maar zeker ook het rendement (ROI). Bij de kosten voor een Business Intelligence implementatie ga je uit van de volgende categorieën:

1. Licentiekosten software: dit betreft de kosten voor het opslaan van de data in een database en het ontwikkelen en bekijken van interactieve dashboards met eventueel detailrapporten. Je kunt hier gemiddeld uitgaan van 10 tot 50 euro per gebruiker per maand afhankelijk van de leverancier. Voor de database betaal je in de cloud alleen voor het gebruik. Dit gaat vaak om centen per MB opslag en/of transfer.
2. Ontwikkelkosten: voor het ontwikkelen van interactieve dashboards moet je gemiddeld rekening houden met 2.500 euro per KPI en 1.000 euro per dashboardpagina. Een compleet Business Intelligence dashboard komt al snel uit op 15.000 euro. Voor het bouwen van een datawarehouse / database moet je per KPI minimaal rekening houden met 5.000 euro, per dimensie met 7.500 euro en een initiële investering van 10.000 euro.
3. Beheerkosten: het beheer van Business Intelligence kan veelal intern door de klant zelf gedaan worden (na een opleiding). Gemiddeld genomen heb je na een eerste implementatie een data engineer nodig voor 0,2 fte en voor de dashboards ongeveer 0,5 fte. Wanneer er meerdere dashboards en rapporten zijn opgeleverd lopen de beheerkosten natuurlijk op.

Bij grotere organisaties is een zogenaamde OTAP-straat gebruikelijk. Die kosten zijn niet in bovenstaande bedragen meegerekend. Vraag hier een offerte aan.

neem nu contact met ons op

Business Intelligence voorbeelden uit 4 sectoren

Wil je geïnspireerd raken door succesvolle Business Intelligence voorbeelden? Raadpleeg dan hieronder één of meer van de vier voorbeelden. Wij werken onder andere voor een groot aantal woningcorporaties, ziekenhuizen, ggz-instellingen, veiligheidsregio’s, gemeenten, provincies, ministeries, banken, transportbedrijven en groothandels.

Neem de proef op de som: neem contact met ons op

Hebben we je goed kunnen informeren over alle aspecten van Business Intelligence die voor jou van belang zijn? Wil je hier eens vrijblijvend over doorpraten met één van onze BI-experts? Aarzel niet, neem de proef op de som en neem hier contact met ons op.

Over Passionned Group

Passionned Group is dé specialist in het ontwerpen en implementeren van Business Intelligence & Analytics. Onze gedreven en ervaren BI-consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de Dutch BI & Data Science Award™.

neem nu contact met ons op