Van kenniswerker tot Raad van Bestuur
Om een organisatie goed te kunnen besturen, dienen organisaties weloverwogen en accurate beslissingen te nemen. Het voornaamste voordeel van Business Intelligence – naast vele andere voordelen die elders op onze website worden belicht – is dat mensen in de organisatie sneller en beter kunnen beslissen. Zowel op het niveau van de individuele kenniswerker als op het niveau van de Raad van Bestuur. De organisatie wordt door effectieve Business Intelligence niet meer alleen gestuurd door het management, maar steeds meer door de kenniswerkers en operators zelf. En indien relevant zelfs direct door klanten en leveranciers.
Beslissen in twee fasen
Het besluitvormingsproces kan je opdelen in twee fasen: het verzamelen van gegevens en informatie en vervolgens het analyseren en het nemen van de beslissing op basis van de verzamelde gegevens en informatie. Vaak denken we dat managers bezig zijn met het nemen van beslissingen terwijl ze feitelijk vooral bezig zijn om gegevens en managementinformatie te (laten) verzamelen. De eerste fase kan wel tachtig procent van de tijd in beslag nemen; de resterende tijd blijft over voor het analyseren en daadwerkelijk afwegen van de voor- en nadelen. Dit fenomeen is weergegeven in onderstaande afbeelding.
Met Business Intelligence blijft veel meer tijd over voor het feitelijke beslissingsproces.
Beslissen onder tijdsdruk
Het spreekt voor zich dat dit dan de vaak onder tijdsdruk genomen beslissingen niet ten goede komt. Uit ander onderzoek blijkt weer dat het analyseren en diagnosticeren van gegevens – een doorslaggevende fase in het besluitvormingsproces – vaak onbenoemd blijft. Hopelijk vind het plaats “in de duisternis van oordeelsvorming en intuïtie” zegt Mintzberg. Onderzoek naar de succesfactoren van BI wijst uit dat een analytische bedrijfscultuur bijzonder belangrijk is.
Eenduidige bron met bedrijfsdata
Met Business Analytics en een gemeenschappelijke, eenduidige bron met bedrijfsdata kunnen de verhoudingen compleet anders komen te liggen: 20% van de tijd behoeft men slechts te besteden aan het vergaren van informatie, 50% kan dan besteed worden aan het analyseren en het nemen van de beslissing. Feiten combineren zich dan makkelijker met intuïtie. Het is zeer goed voorstelbaar dat er dan 30% van de tijd aan andere zaken besteed kan worden. In een tijd waarin beslissingen in verschillende mate van complexiteit en van allerlei aard en omvang elkaar in een rap tempo opvolgen en sneller genomen moeten worden, is dat geen overbodige luxe.
Goede informatie roept om actie
Goede informatie spreekt voor zich, werkt sturend en roept om actie. Zodra managers en kenniswerkers daadwerkelijk snelle toegang hebben tot voor hen relevante informatie en kennis, kunnen betere beslissingen en adequate acties niet lang uitblijven. En kun je het management van processen veel gemakkelijker realiseren. Hierbij veronderstellen we dat wanneer medewerkers goed zijn geïnformeerd, ze veel van de vereiste aanpassingen meteen zelf kunnen uitvoeren. Natuurlijk alleen wanneer zij ook zelfstandig kunnen beslissen en over de juiste competenties beschikken. Relevante en complete informatie over het probleem, bevat wellicht al de helft van de oplossing.
BI werkt pas goed bij juiste bedrijfscultuur
Technologie beperkt eerder de mogelijkheid tot verandering binnen een organisatie dan dat zij haar vergroot. Het lukt organisaties nauwelijks zinvolle informatie uit hun systemen te destilleren en als sturingselement in te zetten. Zo blijkt uit de Intelligentiemonitor 2016 van IDC Benelux en Passionned Group.
Samenwerking tussen IDC en Passionned Group
De Intelligentiemonitor is opgezet door het onderzoeksbureau in samenwerking met Passionned Group, specialist op het gebied van business intelligence, strategie en IT & processen.
Steekproef
Via een steekproef van 279 organisaties met meer dan vijftig medewerkers is gekeken hoe zij scoren op vijf punten:
- sensitiviteit (in welke mate is de behoefte aan managementinformatie ontwikkeld en wordt er op een slimme manier gebruik van gemaakt)
- capaciteit (in hoeverre is de organisatie in staat zinvolle informatie te verzamelen, integreren en verspreiden)
- adaptiviteit (in welke mate is een organisatie in staat te reageren en bij te sturen op basis van managementinformatie)
- management/beleid/cultuur (zijn de juist voorwaarden aanwezig om als organisatie goed te presteren en slimmer te werken)
- resultaten van de organisatie (in welke mate werpen ‘intelligente’ initiatieven daadwerkelijk hun vruchten af)
Investeren in BI software heeft alleen zin als…
De resultaten zijn onlangs tijdens een IDC-seminar over BI gepresenteerd door onderzoeker Peter Vermeulen. Hij wijst erop dat investeringen in business intelligence software alleen zin hebben als de organisatie prestatiegericht is. “Helaas proberen veel organisaties het gebrek aan sturing op basis van prestatie te compenseren door technologische projecten op te starten.
De resultaten blijken dan vaak tegen te vallen en projecten worden als mislukt afgedaan. Alleen organisaties die echt weten te sturen op basis van (relevante) managementinformatie zullen volop kunnen profiteren van hun investeringen in BI-oplossingen”, luidt een conclusie uit het rapport.
Business Intelligence & strategisch management
Business intelligence stimuleert – doordat onder meer de feitelijke werking en prestaties van de organisatie in relatie tot de omgeving in kaart worden gebracht – organisaties om het strategisch management nog beter te ontwikkelen. Enerzijds doordat managers en kenniswerkers sneller en beter kunnen beslissen en minder tijd kwijt zijn aan het verzamelen van informatie. Anderzijds doordat allerlei verbanden met Business Intelligence aan het licht kunnen komen. Zodoende krijgen managers én medewerker op alle niveaus meer tijd en ruimte om zich bezig te houden met de strategie, missie en doelstellingen en kunnen deze vaak veel explicieter en doelgerichter worden geformuleerd én nagejaagd.
BI stelt organisaties in staat om te zien of hun strategie werkt
In de praktijk zien we dat toepassing van Business Intelligence een belangrijke rol speelt bij het uitdragen van de visie en strategie van een organisatie, het communiceren en koppelen van strategische doelen met meetwaarden, het budgetteringsproces en het in lijn brengen van strategische initiatieven. Ook stelt BI organisaties in staat om terugkoppeling te verkrijgen of hun strategie werkt (Kaplan en Norton, 1998). Het laatste is misschien wel het belangrijkste waar BI aan kan bijdragen: het testen van de strategie van een organisatie doordat allerlei verbanden zichtbaar worden gemaakt.
BI betrekt medewerkers bij de gang van zaken
Door specifieke informatie en kennis te delen zullen medewerkers sneller meegaan in veranderingsprocessen die moeten leiden tot verbetering. Zij zijn meer betrokken bij het wel en wee van de onderneming. Kahaner (1996) schrijft in zijn artikel over BI klassiekers dat het ontbreken van persoonlijke betrokkenheid van medewerkers bij BI een belangrijke valkuil voor BI is en Kaplan en Norton benadrukken dat het van het grootste belang is dat financiële en niet-financiële informatie deel moet uitmaken van informatiesystemen die door medewerkers van elk niveau in de organisatie worden gebruikt. De strategie van een organisatie kan dan sneller worden vertaald in actie op de werkvloer. Medewerkers weten dan waarvoor de organisatie staat, wat haar missie is en wat de belangrijkste doelstellingen zijn en hoe deze verband houden met die van de afdeling en iemands persoonlijke doelstellingen. Een strategie bedenken is niet zo heel moeilijk, deze zien uit te voeren wel.
Survival of the fittest met BI
Voortdurend worden we ‘geconfronteerd’ met de steeds hogere snelheid van de ontwikkelingen in de samenleving en economie. Organisaties doen tegenwoordig op zijn minst zaken in een dynamische en opereren soms zelfs in een turbulente omgeving. Het tempo binnen en buiten de organisatie is aanzienlijk en alles gaat in een steeds hogere versnelling. Zekerheden verdwijnen en kleine gebeurtenissen elders kunnen hier grote gevolgen hebben.
Dynamiek vraagt om flexibele organisatiestructuren
De volatiliteit in de samenleving, op de aandelenbeurzen en in afnemerbehoeften wordt steeds groter. Trends kunnen na een kortstondige en heftige doorbraak weer even snel verdwijnen. Dynamiek en toegenomen – mondiale – relaties en afhankelijkheden vragen om flexibele organisatiestructuren en flexibiliteit vereist intelligent en adaptief gedrag. Organisaties moeten zich steeds sneller aanpassen omdat de omgeving van een organisatie dat ook doet. “Organizations that don’t learn at a faster rate than their environment changes, will eventually die”. Wij zullen onze processen goed moeten alignen op IT en vice versa.
BI helpt bij verandermanagement
Veranderen is de essentie van het organiseren en ondernemen geworden en BI kan verandermanagement steeds beter en in steeds meer gevallen goed ondersteunen.
Survival of the fittest
Organisaties die zich het beste voegen naar hun omgeving zullen overleven en presteren beter; het is net als bij levende organismen: survival of the fittest. Met het laatste bedoelde Darwin niet zozeer de ‘sterkste’ maar vooral degene met het grootste adaptieve vermogen. Hetgeen niet wil zeggen dat toeval, pech en geluk niet aan de orde is. Het voordeel van organisaties ten opzichte van levende organismen is dat de eerste meer pro-actief de ‘evolutie’ kunnen sturen.
Voortschrijdende digitalisering van de maatschappij
De dynamiek neemt in het bijzonder sterk toe door de verschillende soorten contactmogelijkheden (brief, telefoon, email, sms, mms, chat, internet, televisie) die er in de loop van de tijd zijn ontstaan en door de voortschrijdende digitalisering van de maatschappij. De verschillende soorten contactmogelijkheden roepen allemaal om een reactie en er wordt meer en vaker informatie uitgewisseld. Actie en reactie volgen elkaar in een steeds korter tijdsbestek op en snel en goed inzicht in de situatie is dan nodig. Mensen, en meer specifiek bestuurders, komen vaak om in data waar men niet om gevraagd heeft of (nog) niet nodig (denkt te) hebben. Tegelijkertijd zien we dat er een duidelijk totaalbeeld van de bedrijfsvoering en klanten ontbreekt.
Door BI kan een organisatie gegevens- en informatiestromen integreren zodat een totaalbeeld kan ontstaan. Met BI kunnen daarnaast vaak veel minder irrelevante signalen de organisatie binnendringen, en de signalen die vervolgens binnengelaten worden zijn beter gerangschikt en gevisualiseerd tot echte informatie. Hierdoor laat een organisatie zich minder afleiden en neemt zij wellicht meer passende beslissingen die leiden tot betere prestaties. Daarvoor hebben wij performance management nodig.
Reageer op dit artikel van Daan van Beek