Monitor continu je prestaties met een KPI dashboard
Een interactief management dashboard met KPI’s is een effectief instrument om de prestaties van je organisatie en teams op de voet te volgen. Zo’n dashboard maak je zonder al te veel toeters en bellen. Dashboarding kun je spelenderwijs leren, maar het interpreteren van dashboard data op een dashboard is niet eenvoudig. Het vereist de nodige analytische vaardigheden. Passionned Group ondersteunt beslissers al jaren bij het maken, verbeteren en leren werken met KPI dashboards. Hier geven we uitleg: wat is een dashboard? Welke soorten management dashboards bestaan er eigenlijk? En hoe maak je een effectief dashboard? Wat zijn dynamische dashboards? Onze dashboard consultant geeft antwoord op al je vragen.
Wat is een dashboard (dashboard betekenis)?
Wat is een dashboard? Wat betekent dashboarding letterlijk in het Nederlands? De termen instrumentenbord en instrumentenpaneel zijn weliswaar goede vertalingen van wat is dashboarding, maar doen geen recht aan de dashboard analyse betekenis zoals die geldt binnen het vakgebied van Business Intelligence en het dagelijkse spraakgebruik op de werkvloer in organisaties. Daarom zullen we hier de reeds ingeburgerde termen dashboard en dashboarding gebruiken.
Definitie dashboard
De bekendste definitie van een dashboard is afkomstig van Stephen Few, een datavisualisatie expert. Hij definieert een dashboard eenvoudig als:
een visuele weergave van de belangrijkste informatie die noodzakelijk is voor de realisatie van een of meer doelstellingen
Die informatie presenteer je geconsolideerd en keurig gerangschikt op één scherm, zodat de gebruiker in een oogopslag de resultaten kan monitoren en kan zien waar het goed of fout gaat, of dreigt te gaan.
Alle dashboard data moet op één scherm passen
Wat opvalt in deze op zichzelf heldere dashboard definitie en dashboard uitleg is de randvoorwaarde dat alle dashboard data op “één afzonderlijk scherm” dient te passen. Met andere woorden, het scrollen op een dashboard is eigenlijk uit den boze, zeker op een desktopcomputer of tablet. Als je gaat “dashboarden”, zul je dus vooral moeten woekeren met de meestal beperkte ruimte. Het publiceren van een complete klantenlijst is dus geen goed idee, dat doe je in een rapport. Een top 5 met de belangrijkste klanten, leveranciers of producten geeft je dashboard gebruikers daarentegen wel weer het gewenste snelle inzicht.
Wat is een data dashboard?
Wat is een data dashboard? Een scherpe definitie van een data dashboard bestaat eigenlijk niet. In de praktijk wordt een data dashboard meestal vereenzelvigd met een visuele, intuïtieve tool. Die tool biedt dan interactieve functionaliteit voor het bewaken, monitoren, analyseren en extraheren van relevante waardevolle inzichten uit verschillende dataverzamelingen.
Wat is een KPI dashboard?
Als je de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen gaat visualiseren met behulp van een of meerdere dashboard tools ontstaat een analytics KPI dashboard. Deze zogenoemde kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) werken als een vergrootglas. Ook hier bestaat de neiging om zoveel mogelijk KPI’s in het dashboard op te nemen. Maar bedenk, een dashboard wat is dat nu eigenlijk waard als het overbevolkt is? Dan schiet het al snel zijn doel voorbij. Kun jij hulp gebruiken bij het opstellen en visualiseren van de juiste KPI’s? Wij helpen je graag verder.
Vermijd een overvol KPI dashboard
In de praktijk zie je tal van drukke, overvolle en chaotisch vormgegeven KPI-dashboards met veel te veel dashboards KPI’s en dat allemaal vaak op de vierkante centimeter. Hierdoor worden de écht belangrijke inzichten overschaduwd door minder relevante indicatoren en randverschijnselen. Het is daarom allereerst goed om scherp te krijgen welke soorten indicatoren (dashboard KPI’s) er zijn en wat die inhouden. Onze SMART KPI-bepaler 2022 geeft je dat inzicht direct.
Wat is een supply chain KPI dashboard?
Een supply chain KPI dashboard wordt ook wel een supply chain performance dashboard genoemd. Dat is een hele mond vol. In feite ga je hiermee de logistiek dashboard prestaties monitoren van alle partijen die direct of indirect, betrokken zijn bij het vervullen van een klantvraag. Alleen doe je dat voor alle schakels in een keten. Met een supply chain KPI dashboard optimaliseer je dus niet alleen je eigen bedrijfsvoering, maar die van alle supply chain processen (ketenoptimalisatie). Hoe werkt dat in essentie?
Plaats alleen relevante KPI’s op je logistiek dashboard
Ga na welke dashboard KPI’s relevant zijn voor de bedrijfs- en ketenprocessen en de uiteindelijke doelrealisatie. De uitdaging is om alleen de echt relevante (logistieke) signalen snel en tijdig te presenteren op het management dashboard, zoals bijvoorbeeld het aantal minuten of uren dat een vliegtuig te laat aankomt op haar bestemming, het aantal retouren bij een webwinkel of de bezettingsgraad van de IC-bedden in een ziekenhuis. Laat op het dashboard ook de onderlinge verbanden zien tussen de verschillende schakels.
Wil je een logistiek dashboard automatiseren en de logistieke dashboard prestaties analyseren, neem dan contact op met een van onze dashboard consultants.
Configureer hier het perfecte KPI dashboard met behulp van de SMART KPI-bepaler 2022
Op een perfect business dashboard staan de KPI's die essentieel zijn voor het sturen van jouw organisatie, afdeling of team. Maar hoe identificeer je deze, hoe laad je ze en hoe ga je dashboards in de praktijk gebruiken? De SMART KPI-bepaler helpt je om dat allemaal in beeld en inzichtelijk te krijgen, met maar liefst 350+ voorbeelden uit veel verschillende sectoren. Direct downloaden.
Wat is een management dashboard?
Een strak ingericht managementdashboard is een perfect hulpmiddel om je strategie te monitoren, bij te sturen en aan te scherpen. Daarmee kun je als manager snel beoordelen of je nog op koers ligt in relatie tot je doelen. Ook kun je met dashboard business intelligence in één oogopslag zien of er zich problemen in de bedrijfsprocessen voordoen en waar dan. Je kunt op het dashboard nagaan of het een bekend probleem is en welke acties door welke medewerkers of leidinggevende zijn uitgezet om dit probleem op te lossen. Zo geef je pas echt het concept dashboarding betekenis én lading.
Wat zijn dynamische dashboards?
Ellenlange, statische rapporten op papier of op het scherm hebben hun langste tijd wel gehad. De zogenoemde rapportenfabrieken bij zowel de overheid als het bedrijfsleven zijn wat dat betreft berucht. Dynamische dashboards hebben de toekomst omdat ze tegemoetkomen aan een aantal belangrijke bezwaren van statische dashboards. Zo kun je op een dynamisch dashboard doorklikken, filteren en downdrillen, functies die op een statisch dashboard ontbreken. Daarnaast hebben meerdere gebruikers toegang tot een dashboard dat voorheen alleen toegankelijk was voor een afzonderlijke gebruiker. Elke gebruiker krijgt bovendien automatisch de dashboard data getoond die specifiek voor hem of haar in het kader van zijn of haar functie is samengesteld. Kortom: dynamische dashboards zijn interactieve dashboards waar je naar hartenlust in kan grasduinen en analyseren.
Business intelligence vs dashboarding
Een effectieve afdeling Business Intelligence of BI-manager is in staat om op een relatief eenvoudige wijze de groeiende stroom aan (big) data uit verschillende bronnen te combineren en te visualiseren in rapporten, dashboards en analyses. Dashboarding is hierbij een belangrijk hulpmiddel. Dashboards kunnen door de businessmensen zelf worden gemaakt, zolang ze maar niet te complex zijn. Zie ook ons artikel ‘Lang leve self-service BI’.
Waarom de dashboard betekenis verschilt per doelgroep
Een goed ingericht management dashboard is toegesneden op de verschillende soorten doelgroepen en gebruikers. Zo zal een dashboard dat wordt geraadpleegd door de CEO waarschijnlijk veel meer geaggregeerde data op hoofdlijnen bevatten en veel minder detailinformatie dan een dashboard dat door een afdelingsdirecteur, een magazijnchef of callcentermedewerker wordt gebruikt. Zo krijgt elke doelgroep zijn eigen operationeel dashboard.
Laad het corporate dashboard met normen en benchmarks
Directeuren of leden van de raad van bestuur zijn vooral geïnteresseerd in interne informatie over de strategie en externe informatie over bijvoorbeeld marktontwikkelingen, technologische trends en het gedrag van de concurrentie. Ook werken zij veel met benchmarkcijfers en normen. Die informatie moet voor hen hapklaar en zeer betrouwbaar zijn en direct kunnen aanzetten tot discussie en actie.
Stoplichtrapportages, scorecards en dashboards zijn de meest geëigende BI-instrumenten voor deze doelgroep. Afhankelijk van de situatie en de doelgroep maak je als ‘manager dashboard’ eenvoudige rapporten, interactieve dashboards, een data dashboard of complexere analysemodellen, hetzij beschrijvend, voorspellend of voorschrijvend.
Verschillende soorten management dashboards
Overkoepelende management dashboards zijn er in allerlei soorten en smaken. In de praktijk worden de termen data management dashboard, KPI management dashboard, performance dashboard, bedrijfsdashboard, big data dashboards, company dashboard, corporate dashboard, online business dashboard, business management dashboard, management cockpit dashboard en performance management dashboard, kriskras door elkaar heen gebruikt. Dat hoeft geen probleem te zijn, als de scope maar helder is.
Afhankelijk van het vakgebied, het organisatiedomein en de afdeling kun je verschillende soorten dashboards onderscheiden (het lijstje is niet uitputtend):
✪ Accountancy dashboard
✪ Activiteiten dashboards
✪ Call center dashboards / call center management rapportage en dashboarding)
✪ Dashboard overheid
✪ Dashboard continu verbeteren / PDCA dashboard
✪ Financiële dashboards
✪ Human Resources (HR) dashboard
✪ Innovatie dashboard
✪ IT dashboards / IT management dashboard
✪ Klantenservice dashboard / klanten analyse dashboard
✪ KPI dashboard inkoop
✪ Logistiek dashboard KPI
✪ Marketing dashboard / narrowcasting met kpi dashboard
✪ Onderhouds dashboard
✪ Plannings dashboard
✪ Projecten dashboard
✪ Project controls dashboarding en rapportage
✪ Recruiting dashboard
✪ Sales dashboard
✪ Service management dashboard
✪ Service desk dashboard
✪ Social intelligence dashboard
✪ Social media dashboards
✪ Supply chain KPI dashboard
✪ Supply chain performance dashboard
✪ Voorraad dashboard
Wil jij ook een dashboard voor jouw team, afdeling of organisatie maar kun je wel wat expertise gebruiken? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag verder.
Zes KPI dashboard voorbeelden
De consultants van Passionned Group hebben de afgelopen jaren aan de wieg gestaan van heel wat projecten en interim-opdrachten waar dashboarding, dashboard tools en dashboard software centraal stonden. Door altijd de relatie te leggen met de missie, visie en strategie van de klant worden dergelijke dashboard projecten altijd scherp ingekaderd. Dit vergroot de acceptatiegraad en de kans dat het dashboard daadwerkelijk wordt gebruikt aanzienlijk, zo is onze ervaring.
Hieronder geven we voor enkele specifieke bedrijfssectoren telkens een (geanonimiseerd) voorbeeld dashboard weer, afkomstig uit onze opdrachtenportefeuille.
1. Management dashboard voorbeeld: zakelijke dienstverlener
Onderstaand management dashboard geeft een integraal beeld van de bedrijfsvoering van een toonaangevende zakelijke dienstverlener. Het bevat geaggregeerde informatie over omzet, klanten en de stand van de interne organisatie en issues die spelen. Daarnaast zijn verschillende visualisatietypen gebruikt zoals, alerts, notificaties, metertjes en compacte trendgrafieken (spark lines).
Afbeelding 1: Voorbeeld van een dashboard uit de zakelijke dienstverlening.
2. Voorbeeld KPI dashboard: woningcorporatie
Op onderstaand KPI dashboard zijn de zogenoemde prestatiedrijvende krachten, de KPI’s, van een woningcorporatie zichtbaar gemaakt. Door deze KPI’s te verbinden met de Kritieke Resultaat Indicatoren (KRI’s) en Prestatie Indicatoren (PI’s) krijgt de manager en directeur-bestuurder zicht op de causale verbanden en kan hij of zij bijsturen en de strategie aanscherpen. Let ook hier op de trendgrafiekjes en de filtermogelijkheden rechts op het KPI dashboard.
Afbeelding 2: Voorbeeld van een dashboard uit de woningsector.
3. KPI dashboard voorbeeld: levensmiddelenindustrie
Op onderstaand KPI dashboard van een fabriek zijn enkele operationele KPI’s gevisualiseerd op basis van een aantal vooraf bepaalde dimensies en normen. De metertjes geven in onderlinge samenhang weer hoe efficiënt deze specifieke productielijn draait. Op basis van de onderliggende data kun je de bedrijfseconomische prijs-, efficiency- en bezettingsverschillen uitrekenen en tijdig bijsturen. Om ruimte te besparen op het dashboard zijn de duizendtallen afgekort tot K.
Afbeelding 3: Voorbeeld van een dashboard uit de voedingsmiddelenindustrie.
4. Power BI dashboard voorbeeld: gemeente
Dit onderstaande Power BI KPI dashboard is speciaal ontwikkeld voor een aantal gemeenten in het oosten van het land met het oog op de budgettaire consequenties van de ingevoerde Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Het monitoren van een aantal prestatie-indicatoren gebeurt hier in eerste instantie op kwartaalbasis. Opvallend is de krappe budgettaire ruimte waarbinnen gemeenten geacht worden ouderenzorg te verlenen.
Afbeelding 4: Voorbeeld van een dashboard ten behoeve van een gemeente die ouderenzorg inkoopt.
5. Power BI KPI dashboard voorbeeld: provincie
Het onderstaande interactieve dashboard, dat is ontwikkeld voor een van onze provincies, geeft een compleet overzicht van de ontwikkeling van bedrijventerreinen van de provincie (inclusief het vastgoedbestand). Hoewel het dashboard druk oogt, is het toch overzichtelijk omdat alle secties en thema’s scherp zijn afgebakend. De gebruiker beschikt over genoeg filtermogelijkheden om de voor hem relevante informatie naar boven te krijgen.
Afbeelding 5: Voorbeeld van een dashboard ontwikkeld voor een provincie.
6. Power BI dashboard voorbeeld: jeugdzorg
Het volgende dashboard is ontwikkeld voor een gemeente die op de voet wil blijven monitoren hoe het cliëntenbestand en de uitgaven voor persoonsgebonden budgetten (de zogenoemde PGB’s) zich per kwartaal en jaarlijks ontwikkelen. Ook de betaalstromen per zorgaanbieder kun je op dit dashboard aflezen.
Afbeelding 6: Voorbeeld van een dashboard van een gemeente die jeugdzorg verleent
Ben je op zoek naar een soortgelijk of ander KPI dashboard voorbeeld, een management dashboard voorbeeld, een HR dashboard voorbeeld of voorbeelden van Power BI dashboards? Of wil je advies over strategie, smart doelen, KPI’s opstellen enzovoorts, neem dan contact met ons op.
Volg de 3-daagse cursus Power BI & datagedreven werken
Tijdens onze unieke, interactieve training Power BI leer je niet alleen de ins en outs van Power BI, maar ook alles over het concept datagedreven werken en hoe je dit kunt toepassen binnen jouw bedrijf. Aan het eind van deze training begrijp je hoe datavisualisatie werkt en weet je een perfect dashboard te configureren. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 5 t/m 7 oktober 2022
Best practices
Om een goed beeld te krijgen van wat wij verder nog kunnen betekenen voor jouw organisatie, kun je hieronder nog twee best practices van dashboard rapportages bekijken die wij samen met een klant in de financiële dienstverlening hebben ontwikkeld en vormgegeven:
Best practice 1: Krediet Barometer
Best practice 2: Hypotheek Barometer
Hoe maak je een dashboard?
Als het gaat om een KPI dashboard maken zijn er verschillende wegen die naar Rome leiden. Op basis van jarenlange praktijkervaring hebben onze dashboard adviseurs een 7-stappenplan ontwikkeld dat bedoeld is om het proces van dashboard ontwikkelen voor adviseurs en BI managers te vereenvoudigen.
Stap 1. Bepaal de scope oftewel de reikwijdte van je dashboard
Bepaal het niveau waarvoor je het dashboard wilt gaan maken en inzetten. Is het dashboard bedoeld voor een specifiek team, een speciale afdeling of wil je een overkoepelend dashboard laten ontwikkelen voor de hele organisatie? Ga je eventueel nog aparte dashboards ontwikkelen voor de raad van bestuur, de CEO, toezichthouders, enzovoorts? Stel op basis van de eisen en wensen een globaal budget op voor je totale dashboard programma, inclusief een stelpost voor de noodzakelijke externe ondersteuning.
Stap 2. Stel een gebruikersanalyse op
Breng voor de verschillende gebruikersgroepen en rollen (van CEO tot en met de callcentermedewerker) de specifieke informatiebehoefte in kaart. Hoe kan het te ontwikkelen dashboard de workflow van de gebruiker stroomlijnen? Realiseer je hierbij dat personen met dezelfde rol in de organisatie lang niet altijd dezelfde gebruikerswensen hebben. De persoonlijke KPI’s waarop de organisatie individuele medewerkers “afrekent”, kunnen ook variëren. Zelf effectieve dashboards maken draait in deze fase vooral om de mensen. Hoe gaan zij hun persoonlijke doelen halen? Welke prestatiedrijvers spelen hierbij een rol?
Stap 3. Check de KPI’s
Ga na in hoeverre de gekozen KPI’s corresponderen met de strategische, tactische of operationele doelstellingen van de organisatie. Als je tijdens deze stap met de verkeerde of te veel KPI’s aan de slag gaat, kan dat namelijk grote gevolgen hebben voor het uiteindelijke ontwerp en de betrouwbaarheid van je dashboard. Sommige organisaties beschikken over tientallen KPI’s. Los van de vraag of je dit dan wel zuivere KPI’s mag noemen, kun je dergelijke aantallen natuurlijk nooit kwijt op één scherm. Houd focus op de echte KPI’s. De te gebruiken dashboard data en BI dashboard tools komen pas later aan de orde.
Stap 4. Maak een eerste ruwe schets van het dashboard
Of het nu gaat om KPI dashboards maken, een BI dashboard maken, een management dashboard maken, of een online dashboard maken, je kunt altijd beginnen met een ruwe, primitieve schets op papier. Je hoeft niet gelijk digitaal aan de slag. Voor het bepalen van de strategische doelstellingen en hun onderlinge relaties kun je aanvullend dan ook nog een strategiekaart tekenen. Er valt namelijk veel voor te zeggen om het beproefde concept van prototyping uit de elektronica- en softwarewereld ook toe te passen op het proces van dashboards maken. Maak daarom een prototype van het dashboard.
Stap 5. Test het dashboard model bij de gebruikers
Door de voorlopige indeling van het dashboard model en het prototype te delen met de toekomstige gebruikers, lok je positieve en negatieve feedback uit. Hoe scoort het prototype van het dashboard bijvoorbeeld op het aspect gebruiksvriendelijkheid (usability)? Hiermee kun je een eventuele mismatch en verkeerde interpretaties van dashboard data voorkomen. Ook na de implementatiefase (zie stap 6) ga je hiermee door. Je gaat op basis van feedback het dashboard verder verbeteren, verfijnen en perfectioneren. De eerste versie van een dashboard is namelijk zelden gelijk perfect.
Stap 6: Toolselectie en implementatie van het dashboard
Voer samen met de externe dashboard adviseur een leveranciers- en toolselectie uit. Kies op rationele gronden de meeste geschikte dashboard tools en implementeer deze. Vergeet niet om intern te communiceren over je lopende dashboard projecten. Denk na over welke kernboodschap je eventueel met je corporate dashboard wilt overbrengen. Kies je voor een muurposter of digitaal scherm in de fabriekshal? Overweeg je eventueel narrowcasting via schermen bij de receptie of in het callcenter om de productievoortgang realtime te tonen? Het is allemaal mogelijk.
Stap 7. Verbeter het dashboard continu
Verbeter je dashboard voortdurend op basis van feedback van gebruikers, voortschrijdende inzichten, nieuw ontdekte causale verbanden en patronen. Pas het dashboard ook qua vormgeving, de zogenoemde look & feel, regelmatig aan. Tot een bepaalde hoogte zijn dashboards namelijk ook aan modegrillen onderhevig. Iets wat er vandaag nog gelikt uitziet, kan twee jaar later al verouderd lijken. Kortom: niemand voelt zich comfortabel bij een ouderwets ogend dashboard. Een modern vormgegeven dashboard verhoogt de acceptatiegraad, zo is onze ervaring.
Een goede dashboard ontwikkelaar neemt het heft in eigen hand
Vraag nooit in een te vroeg stadium aan de gebruikers wat voor een dashboard ze willen hebben en hoe dat visueel er precies uit zou moeten zien. Dergelijke globale open vragen tijdens het dashboard ontwikkelen leiden zelden tot een effectief dashboard. Een dashboard ontwikkelen op basis van de werkelijke behoeften van de gebruikers is een typische ontwerperstaak. “People don’t know what they want until you show it to them”, zo wist Steve Jobs, voormalig CEO van Apple al.
Zelf dashboard bouwen of dashboard laten maken?
Een dashboard zelf bouwen of een dashboard laten ontwikkelen is in feite een klassieke “make or buy-beslissing”: wil je zelf aan de slag met dashboarding (zelf dashboard maken), of ga je de klus uitbesteden, dat is het dilemma.
Globaal heb je bij de optie zelf een dashboard bouwen drie opties. Je kunt bijvoorbeeld 1) een dashboard maken op basis van een rapport, 2) helemaal vanaf het begin, op basis van een bestaande dataset, of 3) je kunt een al bestaand dashboard kopiëren en aanpassen. Wat je in elk geval nooit moet doen, is zelf een dashboard tool gaan bouwen. Die ontwikkelkosten kun je jezelf gemakkelijk besparen. Er bestaan in de praktijk immers al talloze uitstekende, uitgekristalliseerde dashboard tools, zie bijvoorbeeld ook onze BI & Analytics Guide 2022.
Een dashboard op bestelling?
In de praktijk kun je waarschijnlijk genoeg partijen vinden die je een dashboard “binnen een week”, een “online dashboard tool op maat”, “gratis te downloaden templates” of een “free trial” beloven. Vaak hoef je alleen maar je dashboard data aan te leveren en het dashboard wordt op het afgesproken tijdstip in je eigen huisstijl en met je eigen specifieke wensen opgeleverd. Succes verzekerd, zo zou je denken. Maar de teleurstelling is meestal groot bij zo’n onpersoonlijke relatie.
Zonder een analytische bedrijfscultuur en zonder te weten op welk gewenst gedrag je zou moeten sturen en welke reacties er mogelijk zijn, zal een fraai vormgegeven dashboard nauwelijks rendement opleveren.
Bijvoorbeeld een sales dashboard laten maken dat door iedereen wordt geaccepteerd is een serieuze zaak. Door zomaar in te gaan op een online aanbod van een relatief onbekende partij met een al dan niet spectaculair aanbod, neem je een onnodig risico. Hiermee kweek je ook geen betrokken en supergemotiveerde verkopers. Bij dashboarding komt veel meer kijken: een analytische bedrijfscultuur, datageletterdheid, de datakwaliteit verbeteren en het consequent evalueren en bijstellen van normen en targets.
Zoek hulp bij je dashboard projecten
Als je daarentegen een externe partij inhuurt die samen met de mensen op de werkvloer de discussie aangaat en bijvoorbeeld een interactieve sessie organiseert, is de succeskans van je dashboard projecten waarschijnlijk veel groter. De interne betrokkenheid ten aanzien van je dashboard projecten en je dashboards project management of dashboard programma gaat sowieso toenemen omdat de adviseurs van Passionned Group tegelijkertijd ook aan een goede werksfeer en gezonde bedrijfscultuur werken. Wil jij dit ook binnen jouw afdeling of organisatie? Schakel dan één van onze dashboard specialisten in.
Maak in teamverband een prototype van het dashboard
Kortom: samen met een enthousiast intern team een dashboard bouwen op basis van een eerdergenoemde prototype is fun. Het voordeel is verder dat je binnen je organisatie op die manier ook dashboarding expertise opbouwt. Een externe partij biedt dus absoluut toegevoegde waarde, mits de organisatie intern de juiste mensen tijdelijk vrij kan maken voor het dashboard programma.
Daarnaast kan een externe dashboard adviseur veel objectiever beoordelen of het dashboard wel voldoende aansluit bij de strategie, missie en visie van de organisatie. Vreemde ogen dwingen wat dat betreft. Bovendien kun je zo een tunnelvisie bij dashboarding voorkomen. Passionned Group heeft ervaring met veel verschillende dashboard projecten.
Volg een dashboard opleiding
Een Power BI dashboard maken of een Tableau dashboard ontwikkelen of een Qlikview dashboard maken is geen rocket science meer dankzij allerlei self service functionaliteiten. Daarnaast zijn er tegenwoordig genoeg opleidingen en adviseurs die je hiervoor willen klaarstomen. Zie bijvoorbeeld onze Power BI cursus.
20 dashboard tips voor een top dashboard
Wil je jouw organisatie ook laten profiteren van de voordelen van een top dashboard? Bij het dashboard maken zul je dan in ieder geval rekening moeten houden met enkele globale richtlijnen. Ontwerp een écht, visueel aantrekkelijk dashboard (en geen rapport in miniformaat) met behulp van de volgende tips.
- Ontwerp je dashboard altijd met een vastomlijnd doel en een afgebakende gebruikersgroep voor ogen.
- Stem je kernboodschap af op de informatiebehoefte van je doelgroep en vertel een consistent, visueel aansprekend verhaal.
- Toon de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) en procesindicatoren per doelgroep die je wilt monitoren.
- Maak het dashboard beperkt interactief door filter- en drill-down functionaliteit toe te voegen. Toon wel de belangrijkste mutaties zonder dat interactie nodig is.
- Ontwerp het dashboard zo dat gebruikers op verschillende manieren vanuit verschillende invalshoeken naar de data kunnen kijken.
- Gebruik templates en standaardvormgeving voor uniforme dashboarding. Bewaak de huisstijl van het corporate dashboard.
- Bepaal de inhoud van je dashboard-elementen. Wat wil je tonen: een vergelijking, een trend, een voortgangsproces of een werkvoorraad?
- Ga aan de hand van het transactievolume na of maandelijkse, wekelijkse, dagelijkse of realtime verversing van de dashboard data noodzakelijk is.
- Keep it stupid simple: beperk het aantal visuele effecten op je dasboard tot een absoluut minimum. Filter alle ruis weg. Laat overbodige belijning weg.
- Pas de Gestalt-principes slim toe en plaats gelijksoortige items logisch bij elkaar op basis van gelijkheid en nabijheid.
- Vermijd elkaar overlappende kaders en drukke achtergronden op je dashboard.
- Zorg dat gebruikers de dashboard data en de visuele boodschap in een oogopslag kunnen absorberen en begrijpen.
- Gebruik nooit een zwarte achtergrond voor dashboarding, maar kies voor wit of lichte rasters. Maak slim gebruik van “functioneel wit”.
- Wees consistent. Lijn gelijksoortige dashboard-elementen, zoals staafdiagrammen uit en plaats ze op dezelfde hoogte zodat alles er strak uitziet.
- Accentueer de belangrijkste conclusie en meest relevante items, maar overdrijf niet.
- Laat grafieken op je data dashboard idealiter bij het nulpunt beginnen. Laat indien mogelijk ook altijd de context van de dashboard data zien.
- Gebruik geen driedimensionale grafieken, achtergronden of afbeeldingen. 3D diagrammen zijn taboe.
- Kort lange getallen in: 1.000.000 = 1M of mio, 1.000= 1K, 1.000.000.000 = 1 mrd.
- Gebruik de “juiste” kleuren consistent en houd rekening met veelvoorkomende kleurenblindheid bij met name mannen.
- Spring sober om met de typografie: beperk het aantal cursiveringen, onderstrepingen of uitgesproken lettertypes.
Wil je direct aan de slag met dashboarding en dashboard data, maar heb je behoefte aan meer context, volg dan nu de Power BI cursus datagedreven werken. Heb je ondersteuning nodig bij zelf een dashboard maken, of wil je een dashboard laten ontwikkelen door ons, neem dan nu contact op met een van onze dashboard specialisten.
Best practices voor dashboards
Op basis van door ons uitgevoerde dashboard projecten bij klanten hebben we een aantal business intelligence dashboard best practices verzameld. Hiermee kun je toetsen in hoeverre de bestaande dashboard projecten binnen je organisatie voldoen aan een aantal randvoorwaarden voor data dashboarding.
- Hoe zet je de juiste KPI’s op je dashboard? (350+ voorbeelden, PDF)
- Klantcase: De Woonplaats stuurt effectiever met KPI’s & dashboards
- Dashboards maken met Tableau software
- Tooling: Qlik dashboards
- Wat zijn Power BI dashboards?
- Dashboard voor goed gemeentebestuur
- Opleiding Performance Management & dashboards
Dashboard en rapportage
Het verschil tussen een dashboard en een rapportage is lang niet voor iedereen duidelijk. In de praktijk heerst er nog veel begripsverwarring en worden termen als dashboard rapportage, dashboard management informatie, dashboard data en dashboard analyse door elkaar heen gebruikt. Eenvoudig geformuleerd, een rapport is meestal veelomvattender en gaat veel dieper op de materie in dan een dashboard dat je, zoals gezegd, in principe zonder scrollen op een scherm moet kunnen raadplegen. Een rapportage is een uitgebreide analyse of verklaring van de organisatieresultaten, waarbij je uiteraard wel gebruik kunt maken van een dashboard.
Dashboard monitoring versus dashboard performance
De begrippen dashboard monitoring en dashboard performance kunnen in dit verband ook nog tot verwarring leiden. Monitoring is een begrip dat uit de procesindustrie afkomstig is en letterlijk betekent: “toezicht of controle houden op een technisch proces”. Bij dashboard monitoring houd je net als in een auto periodiek “toezicht” op de metertjes op het dashboard. In het bedrijfsleven raadpleeg je een KPI monitoring dashboard periodiek, afhankelijk van de verversingsgraad. Dat geldt ook voor de educatieve sector als het gaat om een rapportage dashboard onderwijs.
Het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'
Hoe leg je de verbinding tussen de dashboard data en het continu verbeteren en innoveren van de bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie? Dit boek laat je zien hoe je dat met behulp van datagedreven verbetercirkels kan toepassen zodat jouw organisatie steeds een hoger niveau bereikt. Bestel het boek direct (geen verzendkosten).
Dashboard performance daarentegen zegt niets over de prestaties van de organisatie, maar wel iets over het functioneren van het managementinformatie dashboard zelf, denk bijvoorbeeld aan de actualiteit, beschikbaarheid en connectiviteit van het dashboard.
Dashboard software
Leveranciers van KPI dashboard software, dashboard tools en dashboard management software zijn vaak meesters in de uitvoering van hun marketingstrategie. Het ene dashboard ziet er nog kleuriger en fleuriger uit dan het andere en bij het aantal extra en/of “gratis” features waarmee wordt geschermd, begint het je al snel te duizelen. De diversiteit aan alerts, charts en indicatoren, drag & drop opties en cloning mogelijkheden vliegen je bij wijze van spreken om de oren.
Organisaties die op zoek zijn naar coole dashboarding software of een rechttoe-rechtaan dashboarding tool moeten zich echter niet laten misleiden door louter de look & feel van de tientallen BI dashboard tools die op de commerciële markt voor dashboarding software worden aangeboden.
Dasboard tooling: open source of licenties?
Naast het commerciële aanbod zijn er ook nog een aantal zogenoemde freemium producten, “free trials” en opensource dashboard management tools beschikbaar die je eventueel gratis kunt downloaden. Ook hier is het oppassen omdat deze dashboard software vaak minder functionaliteit biedt en minder goed of soms helemaal niet wordt ondersteund. Er bestaat immers niet zoiets als een “free lunch”. Aan elk dashboard overzicht dat ter beschikking wordt gesteld aan een eindgebruiker hangt een prijskaartje. Naast de aanschafkosten komen er vaak ook nog noodzakelijke trainings- en opleidingskosten bij. De kosten van de IT-ondersteuning door een helpdesk mag je ook nooit onderschatten.
Voorkom wildgroei in dashboard tools
Grote organisaties hebben vaak aan slechts één dashboard tool niet genoeg en betrekken hun dashboard tooling van meerdere softwareleveranciers. Hierdoor dreigt zeker bij multinationals een potentiële wildgroei als het gaat om professionele dashboard tooling.
Dashboard software: installeren op de desktop of in de cloud?
Voor de beoordeling van management dashboard software of een KPI dashboard tool kan het nog van belang zijn om vooraf te weten op welke operating systems (Mac, Windows, Linux, Android, iOS) de dashboard software draait.
Een op het web gebaseerde, online dashboard tool kan op het eerste gezicht goedkoper lijken dan een op de desktop geïnstalleerde versie, maar is dat niet per definitie het geval. De licentiestructuur van een aanbieder van een dashboard management tool en dashboards data die vanuit de cloud worden aangeboden wordt in de praktijk vrij ondoorzichtig gehouden. Dit gebeurt bewust en onbewust. Vooral grote organisaties worden hiermee geconfronteerd. Hierdoor loont het bijna altijd om een serieuze vergelijking te maken tussen bijvoorbeeld een Qlikview dashboard, een Qlik Sense dashboard, een Power BI KPI dashboard, een Cognos dashboard of Tableau dashboard. Niet alleen qua functionaliteit, maar dus ook in termen van licenties en de prijs-kwaliteit verhouding.
Enkele laatste opmerkingen
Er zijn ook tal van software-aanbieders die kosteloos een model dashboard of standaard templates voor dashboarding aanbieden. Met zo’n “dashboard in een business intelligence jasje gestoken” kun je weliswaar zelf snel aan de slag, maar je loopt meestal ook al snel tegen allerlei beperkingen aan. De dashboarding functionaliteit die het verschil maakt zit dan meestal verstopt achter een “premium” betaalknop, of krijg je pas door een abonnement te bestellen. Uiteindelijk is goedkoop dan vaak toch duurkoop en kun je beter zakendoen met een gerenommeerd dashboard bedrijf, een adviesfirma of management dashboard bureau.
Schakel nu een dashboard specialist in
Bijna alle consultants binnen Passionned Group hebben bij het uitvoeren van projecten bij klanten ruime ervaring opgedaan met KPI dashboarding. Zij zijn stuk voor stuk management dashboard specialist en toegewijd als het gaat om dashboard analyse, het visualiseren van dashboard managementinformatie, het opstellen van dashboard KPI’s en het implementeren van complete dashboard projecten. Neem nu contact op voor een oriënterend gesprek over de toegevoegde waarde van een dashboard programma, KPI dashboard tools en dashboard performance management voor jouw organisatie.
