Passionned Group™

De 5 grootste KPI-blunders

Veel bedrijven en (overheids)instellingen zijn dol op key performance indicators en SMART doelen. Dat is logisch want het zijn krachtige tools voor managers, verbeterteams en controllers. Zo zitten KPI’s in het hart van elke organisatie. De kunst is om die te vinden (het zijn er maar een paar) en juist te definiëren. Zodat je sneller bij kunt sturen en je processen dagelijks kunt verbeteren.

Maar het bepalen van en sturen op KPI’s en SMART doelen is niet altijd even eenvoudig. Een misgreep is snel gemaakt. Of voor je het weet heb je er veel te veel van of laait discussie over de definitie weer op. We hebben voor jou de 5 grootste KPI-valkuilen en -blunders op een rij gezet.

Open inhoudsopgave

Het bepalen en meten van KPI's is (helaas) geen koud kunstje

Valkuil 1: Staar je blind op omzetgroei

Een bekende verffabrikant stuurde louter op de indicatoren omzet en marktaandeel. De beloning van het senior management was hieraan gekoppeld. Na grondige analyse van procesindicatoren bleek dat hoe meer marktaandeel werd veroverd, hoe hoger het verlies per liter geproduceerde verf. De directie wilde deze informatie niet bespreken en bleef doorgaan op de ingeslagen weg. Gevolg? Het bedrijf kwam twee jaar later in zwaar weer terecht.

Valkuil 2: Raak gebiologeerd door de kosten

Een ggz-instelling investeerde veel geld in een managementinformatiesysteem. De eerste ‘KPI’ die werd gebouwd en in gebruik genomen was personeelskosten. Bij het opmaken van de jaarrekening bleek er een verlies te zijn van bijna vijf miljoen euro. Oorzaak: er stonden te veel en te vaak bedden leeg (procesgerichte KPI) onder meer doordat de wachtlijsten ‘opgedroogd’ waren (marktgerichte KPI).

Valkuil 3: Maak een KPI-waslijst

Een middelgrote gemeente benoemde meer dan duizend KPI’s, een behoorlijke KPI-waslijst. Voor elke dienst, afdeling en team enkele tientallen. Het project heette ‘DOELPUNT’. Maar met zoveel KPI’s is het erg lastig scoren. Vergelijk het maar met een voetbalteam. Een goede coach gaat geen elf spelers als spits opstellen. Niet alleen is dat veel te duur, maar de kans op succes is ook bijzonder klein. De minder goede spitsen lopen de topscorers namelijk in de weg. Ook in organisaties kun je het overzicht verliezen. Met als gevolg: een overvol dashboard waardoor het gewenste KPI-effect uitblijft.

Valkuil 4: Maak je blij met een dode mus

Tijdens onze opleidingen en workshops komt steevast deze KPI-vraag aan de orde: wat is de grootste ramp die jouw bedrijf kan overkomen? Daan van Beek, docent en auteur van het managementboek ‘De intelligente, datagedreven organisatie’, vertelt:

“Toen ik in Singapore onze masterclass Business Intelligence gaf, stelde ik die vraag ook. Je zet de deelnemers daarmee in één keer op het juiste spoor. Een van de deelnemers was werkzaam voor een bedrijf dat over heel de wereld schepen had varen die gas en olie transporteerden. Zijn antwoord veroorzaakte enige hilariteit: als een van onze schepen zinkt.”

Statistisch gezien komt dat 1 keer in de honderd jaar voor. Je hebt dus wel een echte onvervalste KPI te pakken, maar hebt geen data om die te berekenen. Je maakt iemand blij met een dode mus. De kunst is dan om te kijken naar minder grote rampen of bijna-rampen waarvan je wel data beschikbaar hebt.

Wat zeggen onze klanten?

Met de SMART KPI-bepaler hebben we het aantal KPI’s binnen ons bedrijf sterk teruggebracht van 80 naar circa 15 veelzeggende indicatoren

Vera Jonker
Parsons Brinckerhoff

Valkuil 5: Stel KPI’s op zonder feedbackloop

Hoe triest is het als iemand wel over de juiste inzichten beschikt, maar desondanks niet beslist, of zelfs de verkeerde beslissingen neemt? Een retailer had precies de juiste KPI’s benoemd en had ook bijbehorende data paraat. Ze stonden elke week klaar op het managementdashboard om gezien én gebruikt te worden. Maar de directeur verzuimde om op regelmatige basis de scores te bespreken met de productmanagers, vooral wanneer de scores niet goed waren. Hij ging direct tot actie over en nam afscheid van precies de verkeerde producten. Het verhaal achter de cijfers kwam niet tot leven, doordat feedback van zijn medewerkers uitbleef. En we weten allemaal: “feedback is the breakfast of champions”.

KPI-blunders en valkuilen: voorkomen is beter dan genezen

Bestel daarom nu de SMART KPI-bepaler 2023: De handleiding voor prestatiemanagement.
Meer lezen over het verbeteren met KPI's?

Meer weten over het meten en verbeteren met onvervalste KPI’s? Hieronder vind je een lijst met artikelen die je helpen om KPI’s, SMART doelen en performance management in de basis beter te begrijpen.

En als dit allemaal niet genoeg is maak dan gebruik van de jarenlange ervaring van de Passionned Group op het gebied van KPI-sturing en het SMART maken van je doelen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak. We helpen je graag verder met bijvoorbeeld een KPI-workshop, het opzetten van een strategiekaart en/of het maken van een cool KPI-dashboard. We vertellen je graag over de talrijke mogelijkheden, wetenschappelijke modellen en best practices.