Het begin van een langdurige samenwerking
Gebroeders Blokland Ontwikkeling is specialist in het ontwikkelen, verkopen en bouwen van vastgoed. 3 jaar geleden maakte de organisatie al rapporten in Power BI, maar keek daarmee vooral achteruit: cijfers over wat er gebeurd was, waar het team vervolgens iets mee probeerde te doen. “We waren met data bezig, maar we waren nog niet datagedreven,” vertelt Claudia Vissers (BI-specialist bij Blokland). “Als je naar die datapiramide kijkt, zaten we echt helemaal onderin.” De rapporten werden steeds professioneler, maar ondertussen kwamen er ook steeds meer informatiebronnen bij, wat het onderhoud van de bestaande rapporten steeds lastiger maakte voor het bedrijf. “Als je dan al die tabellen aan elkaar knoopt in één rapport, gaat het op een gegeven moment fout. Dan werkt het gewoon niet meer goed. We wisten dat we moesten opschalen.”
Al snel werd duidelijk dat de uitdaging groter was dan de technologie alleen. De vraag was niet hoe er meer data verzameld kon worden, maar welke beslissingen de organisatie beter wilden nemen. Met behulp van Passionned Group groeide het bedrijf in ongeveer 2 jaar tijd door van losse rapporten naar een volwassen BI-omgeving met een eigen datawarehouse. En inmiddels experimenteert de organisatie volop met AI. In dit klantverhaal blikken wij samen met Claudia (BI-specialist Blokland) en Marijn (CFO Blokland) terug op de transitie die hun organisatie meemaakte en welke rol Passionned daarin heeft gespeeld. Daarnaast werpen we ook een blik op de toekomst en delen Claudia en Marijn welk advies zij zouden geven aan andere MKB-bedrijven die op dezelfde positie staan als waar zij zich 2 jaar geleden bevonden.
De aanleiding: van “wat kunnen we ermee?” naar een concreet plan
De samenwerking tussen Passionned en Blokland begon bij de BI-opleiding die Claudia volgde bij Passionned Group. “In eerste instantie volgde ik de opleiding vooral om zelf kennis op te doen over business intelligence,” vertelt Claudia. “Maar wel met de vraag op de achtergrond: wat kan dit voor Blokland betekenen, en hoeveel willen we hierin investeren?” De manier waarop Daan van Beek de materie in de opleiding levendig kon presenteren en relateerde aan de dagelijkse praktijk, gaf Claudia direct vertrouwen. Toen ze de mogelijkheid kreeg om na de opleiding in een Teams-call nog eventuele vragen voor te leggen, maakte ze daar dan ook graag gebruik van.
In het gesprek kwam al vrij snel het vraagstuk van Blokland naar voren: hoe konden zij het beste beginnen met opschalen? Samen met Daan kwam zij al vrij snel tot de conclusie dat een eerste stap een SQL-database zou kunnen zijn. Claudia riep hier graag de hulp van Passionned Group bij in, en introduceerde Daan bij collega’s binnen Blokland. Daar bleek al snel dat Marijn ook al bekend was met Daan als docent van de controllersopleiding die hij jaren eerder had gevolgd. Op die manier lag de basis van vertrouwen er al. Toen het bedrijf na het afronden van het database-project graag volgende stappen wilde zetten, stond Passionned Group daarom al onder hun sneltoets. “Je belt toch iemand waar je vertrouwen in hebt en die je kent. Dat vertrouwen is in elke samenwerking het belangrijkst.” (Marijn)
Wat volgde was een langdurige samenwerking die een volledig datagedreven transitie inluidde. Er werd een roadmap opgesteld met als doel: binnen 2 jaar van volwassenheidsniveau 1 naar 3 toe bewegen. Een belangrijk onderdeel daarvan zou ook de realisatie van een datawarehouse worden.
De aanpak: eerst richting, dan draagvlak, dan techniek
Wat Blokland vooral waardevol vond, was dat Passionned niet alleen bouwde, maar vooral naast de mensen binnen de organisatie ging staan. “Je leert op school of in opleidingen van alles, maar het is fijn als je zo’n proces de eerste keer samen doet,” legt Claudia uit. “Samen bepalen welke beslissingen echt belangrijk zijn en vanuit daar de KPI’s bepalen, ontdekken hoe processen ingericht moeten worden en welke data daarvoor beschikbaar moet zijn, zodat alle betrokkenen weten wat ze krijgen en inspraak hebben. Zo creëer je draagvlak. Daarna kun je het prima zelf, maar die eerste keer maakt echt het verschil.”
Belangrijk in de aanpak was dat de KPI’s niet alleen vanuit de directie kwamen. “De directie bepaalt welke kant het bedrijf op gaat, maar de afdelingen geven aan wat voor hén belangrijk is. Het is echt een wisselwerking. Je moet het samen doen, anders wordt het dashboard niet gebruikt en heb je het voor niks gemaakt,” aldus Claudia.
Om de hele organisatie mee te krijgen in deze manier van denken, werd er ook een inspiratiesessie datagedreven werken en AI georganiseerd. “Verandering leidt vaak tot weerstand,” aldus Marijn. “Zo’n sessie helpt om mensen positief mee te nemen. Plus: we hadden toen al een aantal dashboards staan die werkten. Als mensen daarmee aan de slag gaan en er echt iets uithalen, dan gaat dat als een lopend vuurtje door het bedrijf.”
Het resultaat: kennis geborgd, continuïteit gewaarborgd
Op basis van de roadmap werd vervolgens het dataplatform gerealiseerd dat de organisatie ondersteunt bij betrouwbare besluitvorming. “Het verschil met vroeger is groot. We hebben veel meer overzicht,” vertelt Claudia. “Vroeger zat alle kennis verstopt in de rapporten. Paste je één linkje aan, dan raakte dat weer andere linkjes, en werd het onoverzichtelijk. Nu zit de kennis in het datawarehouse en blijft die daar netjes opgeslagen.” Marijn geeft aan dat vanuit de directie vooral de betrouwbaarheid en beheersbaarheid van groot belang is gebleken: “Technisch is het ingewikkelder geworden, maar door de structuur is het voor mij juist makkelijker om te vertrouwen dat het allemaal goed in elkaar zit.”
Volgens Claudia is de continuïteit daarnaast net zo belangrijk. “We zijn met een klein team. Vroeger zou de kennis verdwijnen als degene die een rapport had gemaakt weg zou gaan. Nu ligt alles gedocumenteerd en gestructureerd in het datawarehouse. Iemand nieuw kan er zo instappen.”
Bewust is het warehouse zo ingericht dat Blokland niet vastzit aan één leverancier: “We gebruiken nu Microsoft Fabric, maar het kan ook op iets anders aangesloten worden. We richten alles zo in dat anderen het kunnen overnemen en we zo min mogelijk afhankelijk zijn,” aldus Claudia.
AI: ruimte om te experimenteren
Met het fundament op orde is er nu ruimte om te experimenteren. En dat betaalt zich direct terug. Voor een recent projectendashboard bouwde Claudia nog een mock-up met zelf gegenereerde nepdata, een tijdrovende klus. Het nieuwe financiële dashboard ontwierp ze met een AI-designtool. “Dat vorige heeft me heel lang gekost. Dit heb ik in twee dagen gemaakt.”
“Voor een middelgrote onderneming is een goed datafundament daarom inmiddels een must, juist omdat data en AI zo sterk met elkaar verbonden zijn,” aldus Marijn.
Het team gebruikt daarbij het eigen design system van Blokland als onderlegger, zodat de dashboards dezelfde uitstraling hebben als de website. Ook zijn er AI-agents gemaakt die in de eigen schrijfstijl schrijven, en een webapp waarmee data kan worden ingevoerd en doorgezet naar het warehouse. Diezelfde energie zie je op andere afdelingen: met behulp van AI maakt marketing nu zelf de ontwerpen van projectwebsites voor kopers, die ze vervolgens door een extern bureau verder laten ontwikkelen. “Je hebt veel meer grip, het gaat sneller en het scheelt communicatie en randzaken”, legt Claudia uit.
“Dat experimenteren zit deels in de persoon,” aldus Marijn, “maar de ruimte om ermee bezig te zijn zit ook in het bedrijf. Onze filosofie is dat we data, BI en AI nodig hebben om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen. Dat zorgt ervoor dat iemand als Claudia de ruimte voelt én de interesse heeft. Dat is de gouden combinatie.”
De impact: beslissen op bewijs, niet op gevoel
De grootste verandering zit in de besluitvorming. “Uiteindelijk heeft deze transitie ervoor gezorgd dat echt elke beslissing beter en makkelijker te nemen is,” aldus Marijn. “Mensen in de organisatie weten vaak al wel waar de schoen wringt,” vervolgt Claudia. “Maar om echt een beslissing te nemen om iets te veranderen, is het veel makkelijker als je bewijs hebt. Zie je het in het dashboard, dan heb je een onderbouwing in plaats van een gevoel, en over een gevoel kun je eindeloos discussiëren.”
Tegelijk blijft de menselijke maat centraal staan. Blokland heeft richtlijnen opgesteld voor het gebruik van data en AI, met als kern: je blijft altijd zelf verantwoordelijk. Zo vervolgt Claudia: “Zelfs een dashboard dat honderd procent betrouwbaar is, kan verkeerd geïnterpreteerd worden. Je moet zelf blijven nadenken: klopt het wel, is het echt? Dan kom je toch weer bij het mensenwerk terecht.”
Advies voor MKB-bedrijven aan het begin van hun transitie
Voor organisaties die nog aan het begin van zo’n transitie staan, heeft Blokland een helder advies. Ze geven aan dat de directie initiatief moet tonen, maar dat de wil uiteindelijk vanuit het hele bedrijf moet komen. “Je moet als organisatie echt de urgentie of noodzaak voelen dat data en AI iets toevoegen, anders hoef je er niet aan te beginnen.”
Net zo belangrijk volgens Marijn: bepaal eerst waar je naartoe wilt. “Er zijn ontzettend veel tools. Maar als je niet weet waar je op stuurt of waar je naartoe wilt, raak je afgeleid door alle mogelijkheden. Bepaal eerst als bedrijf wat je wilt bereiken. Toen we wisten waar we naartoe wilden, heeft Passionned ons enorm goed geholpen bij dat persoonlijke stuk, het meenemen van mensen en opzetten van de KPI’s bijvoorbeeld.””
Benieuwd welke beslissingen binnen jouw organisatie de meeste impact hebben? Tijdens een inspiratiesessie brengen we samen in kaart waar de grootste kansen liggen en welke stappen nodig zijn om strategie om te zetten in dagelijkse besluitvorming. Een inspiratiesessie zorgt niet alleen voor draagvlak maar helpt ook inzichtelijk te maken waar je naar toe kan groeien als organisatie. Zet een stip op de horizon. boek hier je discovery call:
Vooruitblik
De roadmap voor 2025 is volbracht: het datawarehouse staat, er is databeleid, en er zijn data stewards aangesteld. Het bedrijfsplan loopt tot 2028, met datagedreven werken als doel. Marijn en Claudia zien de toekomst rooskleurig in. “Je gaat naar een wereld waarin je een machine voor je laat werken, terwijl je zelf aan het stuur zit. Alsof je een auto bestuurt … Ons fundament ligt er. Nu is het vooral uitbouwen zodat uiteindelijk het hele bedrijf datagedreven kan werken,” besluit Marijn. Tot slot voegt Claudia daar nog aan toe: “We zijn gewoon erg blij met de stappen die we de afgelopen twee jaar samen met jullie hebben gezet.”
