Intelligente, datagedreven organisaties: pagina 5 van 7

We hebben in het vorige artikel globaal niveau inzicht gekregen in hoe we domme gewoontes kunnen omzetten in slim gedrag. Speciaal voor de overheid is er een aantal beperkende factoren die dat bemoeilijken, tegenhouden of zelfs tenietdoen. Hiervoor geldt dat wat we met onze linkerhand tot stand brengen, we niet met onze rechterhand moeten vernietigen. De overheid komt daardoor maar moeilijk tot verandering. Ze presteert in de ogen van de inwoners en ondernemers wellicht niet goed.

Een slimmere overheid ontwerpen en realiseren is een nobel streven. Eerst schetsen we de kenmerken van domme organisaties. Dan begrijpen we misschien beter wat er mis is. En wat we eraan kunnen doen. Minder slimme organisaties kenmerken zich vooral door een groot gebrek aan samenhang in de processen, strategie en het beleid. De organisatie vertoont een sterke mate van verzuiling, zonder dat er op welke manier dan ook integratie is toegepast. Medewerkers werken langs elkaar heen en voelen zich nauwelijks betrokken bij het geheel.

Organisaties hebben vaak de neiging in dezelfde valkuilen te stappen als het gaat om het snel aanpassen, veranderen of wijzigen van werkwijzen om de resultaten te verbeteren. Er wordt veel tijd gespendeerd aan plannen maken en het plan zelf ziet er vaak degelijk en compleet uit. Met zorg hebben zich verschillende in- en externe adviseurs zich over de aanpak en het plan gebogen en tot slot hebben managers input gegeven op de inhoud als het gaat om het verifiëren van de juiste analyses, oplossingen en randvoorwaarden voor de implementatie. Allemaal tijd en energie die te rechtvaardigen valt. Maar is er al werkelijk wat gebeurd?

Veranderen is lastig. In het bijzonder bij organisaties die van alles doen zoals de overheid. Met druk vanuit de samenleving om beter te presteren, zetten veel overheden zwaar in op digitale dienstverlening. Wat kan met internet, wat moet via het loket? Volgens de plannen zou minimaal 65% van de dienstverlening van de overheid digitaal moeten verlopen. En inwoners en ondernemers kunnen nu ook in veel gevallen via internet zaken doen met de overheid. Op het eerste gezicht geen slecht resultaat.

In een Enterprise Architectuur staat de vraag van de klant centraal. De processen dienen dusdanig te worden ontworpen dat ze de vraag en klantsituatie snel en grondig in kaart brengen: procesmanagement. Input voor deze processen is de klantvraag en het aanbieden en leveren van producten en diensten vormen de Output die deze vraag vervuld.

Het is 25 jaar geleden dat de wereld de term Lean Thinking leerde kennen via de publicatie van het boek The Machine that Changed the World. Sindsdien is Lean bekend als een bewezen en effectieve strategie voor het verbeteren van bedrijfsresultaten. Maar wel als een filosofie of ‘way of life’ en niet als een methode of korte termijn actie. De meeste Lean verbeterprogramma’s leiden tot grote of kleinere verbeteringen. Veel organisaties hebben nog moeite om de Lean transformatie door te maken en een echte doorbraak te realiseren.

Het vakgebied Business Intelligence (BI) kent vele toepassingen in bedrijven. Eén daarvan ligt binnen de marketingafdeling, waar men de communicatie met bezoekers zeer gericht kan vormgeven door specifieke kennis over de bezoeker te gebruiken. Deze toepassing noemt men ook wel Behavioral targeting. Deze toepassing omvat een scala aan tools en data science technieken (wat is data science?) die gebruikt worden door online uitgevers en adverteerders om de effectiviteit van advertenties en banners op de site te vergroten. Dit doen zij door informatie te gebruiken over het surfgedrag van de gebruiker of bezoeker. Het doel is om gerichter en directer in te spelen op specifieke interesses, wensen en behoeften van de klant die je kan afleiden uit het surfgedrag en de transactiehistorie.

Het traditionele beeld van een Business Intelligence team is dat van een “club rapportenbouwers”, zoals een klant van mij dat onlangs verwoordde. Vanuit dat traditionele beeld is het profiel van de typische BI-consultant ontstaan. Een handige en bekwame rapportenbouwer die vooral veel kennis heeft van tools, methoden en technieken. Soms bemoeit hij of zij zich ook met het verzamelen van de business requirements van zijn klanten. Maar dat is eerder uitzondering dan regel. In dit artikel verkennen we de vraag: wordt elke BI consultant een Data Scientist?

De meest gestelde vraag tijdens managementtrainingen is: hoe krijg je je medewerkers in beweging? Als het maar werkt willen managers van alles doen: iets voor hen bedenken, instrumenten inzetten, hen naar een cursus sturen, hen overtuigen van het belang van ander gedrag, op de zeepkist klimmen, peptalk houden. Deze maatregelen zijn echter betrekkelijk willekeurig en succes is zeker niet gegarandeerd. Meer houvast geeft een intern communicatieplan tijdens het implementatieproces. Hierbij ga je van tevoren nadenken over de verschillende boodschappen die je wilt communiceren: de sense of urgency, het belang van ambitie en doelstellingen, het uitwerken van de doelstellingen en de gevolgen op de werkvloer, de vorderingen tijdens de rit en de eerste resultaten.

Bij de invoering van prestatiemanagement testen medewerkers altijd of ze ook invloed krijgen. Het gaat er niet om dat een medewerker geduldig wordt aangehoord, maar of er echt wordt geluisterd naar wat de persoon zegt. Wat ligt er meer voor de hand dan dat de mensen die hun gedrag moeten richten naar de stand van een indicator in de cockpit, betrokken worden bij de totstandkoming van die indicator. Het geven van invloed is daarom op één lijn te stellen met het toepassen van het ownershipprincipe. Dit houdt in dat de indicatoren worden ontwikkeld door of met de managers en medewerkers (het team) waarop ze betrekking hebben. Bovendien worden zij betrokken bij het identificeren en bepalen van de beste maatregelen om de indicatorstanden in het streefgebied te krijgen.

Goede communicatie kan veel zorgen wegnemen en weerstanden reduceren. De nieuwe interne spelregels worden dan sneller geaccepteerd. De belangrijkste communicatieboodschap die managers kunnen uitzenden is: ‘u kunt ons vertrouwen’. Dat vertrouwen moet natuurlijk wel worden waargemaakt. Of het management vertrouwen krijgt hangt samen met de manier waarop het omgaat met de weerstanden. Managers moeten als professionals begrijpen dat weerstand volkomen normaal is. Van het invoeren van prestatiemanagement gaat onbedoeld altijd een zekere dreiging uit die een positieve opstelling blokkeert.

De zoekveldmethode op basis van het strategische informatieplan is van nature top-downgericht. Kenmerk van deze aanpak is dat je het organisatiebeleid systematisch en consequent per niveau ‘naar beneden toe’ vertaalt. De indicatoren ontwerp je in een klein gezelschap, bijvoorbeeld de directie of het management. Daarmee committeren ze zich. Het sterke punt van deze benadering is dat het management er de samenhang in het beleid mee kan versterken. Vooral als de top een nieuwe koers wil varen en je alle afdelingen hierop wil laten aanhaken, is deze ‘integrale’ route een logische keuze. Om uitvoering en consistentie van het nieuwe beleid in de gaten te kunnen houden, kan je verder een managementinformatiesysteem opzetten. Maar er kleven ook risico’s aan de top-down benadering.

Je bedrijfsomgeving wordt steeds complexer en je informatiebehoeften worden fijnmaziger. Medewerkers willen meer regie over hun eigen werk en nieuwe IT mogelijkheden zoals cloud en big data toepassingen eisen strategische aanpassingen. Dat vraagt in toenemende mate flexibiliteit en wendbaarheid in afstemming op de omgeving. Hiervoor is een meesterschap nodig in andere vormen van denken en uitvoeren om de inrichting van de bedrijfsvoering om deze complexiteit inzichtelijk te maken. Processen worden daarmee dynamischer en complexer.

Prestatiemanagement verbetert het proces van waardecreatie in organisaties op twee manieren. Er zijn managers die prestatiemanagement gebruiken om de strategische doelen te realiseren of de vitale problemen van hun organisatie op te lossen. Andere managers voeren prestatiemanagement vooral in om nieuwe kansen voor hun organisatie te creëren? Hoe? Door uit te lokken dat noodzakelijke innovaties en noodzakelijke veranderingen op tijd plaatsvinden.

We herkennen en hopelijk erkennen inmiddels de bepalende rol van feedback in het continu blijven verbeteren van prestaties. Uit eigen onderzoek blijkt zelfs dat organisaties betere financiële resultaten behalen met een bedrijfscultuur waar feedback geven en ontvangen gemeengoed is. Zie ons ‘Onderzoek: de kracht van continu verbeteren’.

Onlangs verscheen het boek ‘De wendbare organisatie – Agility based strategie in de praktijk’, het nieuwste boek van de hand van mr. Leo Kerklaan. Naast associate partner bij Passionned Group is Leo bedrijfskundige, jurist en schrijver van meerdere succesvolle managementboeken, waaronder ‘De cockpit van de organisatie’. Ter ere van de lancering van zijn nieuwste boek vertelt hij over de inzichten die erin naar voren komen, en geeft hij zijn kijk op de intelligente organisatie.

Ook in 2016 sluiten zich weer ervaren en belangrijke mensen aan bij de Passionned Group. Onlangs voegden zich maar liefst twee associate partners bij ons groeiende team van gepassioneerde ‘slimmer werken’-consultants. Isaac Shawky is één van hen. Hij is een zeer ervaren business consultant en projectmanager met een sterke focus op Business Intelligence, opereert op het snijvlak van business strategie, business processen en de ondersteunende (ICT) technologie. Hij deed veel ervaring op in functies waar klantdata en klantprocessen centraal staan, zoals Marketing, CRM en Customer service.

Ook in 2016 sluiten zich weer belangrijke en ervaren mensen aan bij de Passionned Group. Onlangs voegden zich maar liefst twee associate partners bij ons groeiende team van gepassioneerde ‘slimmer werken’-consultants. Maike van Meulen is één van hen. Ze studeerde International Hospitality Management in Leeuwarden en Bedrijfskunde aan de Radboud Universiteit Nijmegen. Ze is een gecertificeerd projectmanager met veel kennis van IPMA, PRINCE2 en Projectmatig Creëren. Maike heeft 15 jaar ervaring met project- en verandermanagement in de rol van consultant, trainer, coach en facilitator, en geeft graag colleges over het succes van project- en verandermanagement. Hieronder vertelt ze wat haar drijft.

Lean is een managementfilosofie die de kwaliteit van het werk voor je klanten en medewerkers aanzienlijk verhoogt. Hoe? Door verspillingen te elimineren uit je bedrijfsprocessen. Zaken die geen toegevoegde waarde leveren in de ogen van de klant laat je weg. Lean is populair. Dat is logisch, want er zijn niet veel andere bewezen methoden die focussen op de klant, efficiencyverbetering én mogelijkheden in zich hebben om ‘van onderop’ te veranderen. Dat schept wel duidelijkheid. Resteert de vraag: is Lean nu een methode of een filosofie?

Onlangs had ik een gesprek met een IT manager en die vertelde vol trotst: wij hebben een datalake. Nee, niet een datalek, een datalake. Toen ik daarop door ging vragen bleek er geen data in te zitten. Dat is niet de richting die je moet kiezen met Big Data en Data Science. Ze zijn geen doel op zich, maar ‘slechts’ een middel tot het doel. Je wilt beslissers inzicht geven in waar het beter kan of waar veel kansen liggen. Het management moet door Big Data & Data Science in staat zijn om slimmer, sneller en effectiever te opereren. Met als hoger doel: een intelligente, datagedreven organisatie realiseren.

De commerciële sector gaat vooral voor maximalisatie van winst en marges. Binnen de non-profit sector en overheid draait het niet om winst maar om bijvoorbeeld kwaliteit, veiligheid, welzijn en punctualiteit. En dat geeft de overheidssector een voordeel in Big Data trajecten. In de publieke ruimte is immers zoveel te doen met bijvoorbeeld sensoren, foto’s en open data. Het daarmee meer winst maken wordt alom als ‘cool’ ervaren. We kijken in dit artikel wat de overheid c.q. publieke sector met Big Data doet en wat er allemaal mogelijk is.

Er bestaan veel methodes, tools en inzichten als het gaat om continu verbeteren. Maar zelden worden deze met inzichten uit de wetenschap en praktijk gecombineerd. Te vaak kom ik nog tool- en taakgerichte implementaties tegen van bijvoorbeeld Lean, PDCA, Kaizen, Agile, Scrum, BPM, Procesmanagement en al het andere moois wat verbetermethoden en –filosofieën ons te bieden hebben. Om nog maar niet te spreken van de vele kwaliteitsmanagementsystemen die organisaties als kip zonder kop neerzetten en bijhouden. Met grote negatieve gevolgen van dien. Resultaat blijft uit en vervolgens gaat men ‘gewoon’ weer aan het werk of nog erger ze, draaien implementaties terug. Daarnaast neemt de motivatie af omdat de systemen en methoden afleiden van het ‘gewone’ werk (denk aan de zorgsector).

Als de geschetste uitdagingen van Big Data goed worden aanpakt, door zaken relevant, behapbaar en toegespitst te houden, kun je van Big Data naar Right Data komen en vandaar Right Decisions nemen. Uiteindelijk ben je dan in staat om de 4 V’s van Big Data in je voordeel te laten werken; je gaat als organisatie meer, fijnmaziger en beter de verbanden zien. Door de inzet van Big Data kun je de waarde van je dienstverlening op alle terreinen verbeteren en kun je je business model moeiteloos omgooien.

Aan de ene kant zijn er organisaties die al een tijd geleden begonnen zijn met de invoering van Lean. Ze zijn elke dag weer op zoek naar nieuwe “Lean kansen”. Aan de andere kant zie je organisaties die net beginnen, zoals in de zorg. Ze zijn bezig met experimenten en de maken de eerste resultaten mee. Voor de eerste groep wat meer ervaren organisaties leren wij uit de praktijk dat ze nog jaren verder kunnen verbeteren op basis van de Lean filosofie. Lean kent veel aspecten en lagen waarvan er vele onontgonnen blijven. Bijvoorbeeld het toepassen van 5S op de werkomgeving verslapt vaak. Ook de aandacht voor het meten van kleinere verbeteringen maar ook de grotere Kaizens neemt vaak af. Terwijl de organisatie juist de ervaring heeft dat dat allemaal heel krachtig werkt.

Passionned Group blijft groeien en werkt continu aan het verbeteren van de dienstverlening. Om een organisatie slimmer te laten werken, zijn de mensen van essentieel belang. Want nadat de processen slimmer zijn ingericht en het ‘Lean’-gedachtengoed is omarmd, moet de nieuwe werkwijze ook in het DNA van de organisatie worden verankerd. Zo moet er geleerd worden om van verticaal horizontaal te gaan denken en doen, en hun teams weer meer in de driver seat te brengen met behulp van informatie die er echt toe doet.

Steeds meer organisaties zien de voordelen van goede Business Intelligence en Analytics. Dankzij voortdurende innovatie is er met steeds meer data steeds meer mogelijk. Dat leidt tot nuttige en verrassende inzichten in zowel de particuliere als de publieke sector, die de verworven informatie steeds slimmer gaan gebruiken. Passionned Group ziet in de praktijk de volgende zeven Business Intelligence trends voor 2016.

Dr. ir. Huub Vinkenburg ontving onlangs van het Nederlands Netwerk voor Kwaliteitsmanagement een onderscheiding voor zijn betekenis voor de (kritische) kwaliteitskunde in Nederland. Huub Vinkenburg promoveerde in 1995 op het proefschrift ‘Stimuleren tot perfectie; kritieke factoren bij het verbeteren van dienstverlening’. Door de redactie van Sigma (platform voor kwaliteit van de organisatie) werden een aantal vakgenoten, waaronder ik, gevraagd om te reflecteren op enkele stellingen van Huub Vinkenburg. Ik koos voor zijn stelling over de meetbaarheid van dienstverlening. Hier volgt mijn betoog dat in het blad Sigma (nr. 5, november 2015) wat beknopter is weergegeven.

Nieuwegein, 4 december 2015 – Veiligheidsregio Noord-Holland-Noord is de grote winnaar van de Dutch Business Intelligence Award 2015 en mag zich terecht de Slimste Organisatie van Nederland noemen. De organisatie neemt een voorbeeldrol aan door met inzet van slimme datacombinaties en interactieve dashboards maar liefst 20 minuten tijdwinst te boeken in het proces van acute hartinfarctzorg. Datagedreven verbeteringen met grote menselijke en maatschappelijke impact, die zowel de vakjury als het publiek wisten te waarderen. De winnaar van de Dutch Business Intelligence Award sleepte daarnaast ook de publieksprijs in de wacht, en liet daarmee Rituals Cosmetics en Tempo-Team achter zich. De 9e editie van de verkiezing vond plaats tijdens het jaarcongres “Intelligence at the speed of business”, een initiatief van de intelligente organisatie specialisten Passionned Group.

Louis van Gaal heeft als coach veel gewonnen en gepresteerd. Zijn visie op het verbeteren van sportprestaties vertoont grote analogie met dat van de PDCA-cyclus. “Mijn credo is altijd geweest: analyse, uitvoering, evaluatie. Ik meet zoveel als mogelijk”, aldus Van Gaal. Wat maakt het zo belangrijk om voortdurend te meten? En waarom zou je meer energie in goede KPI’s steken? Hoe belangrijk is het voor jou om met gemeenschappelijke KPI’s en indicatoren te werken op elk niveau in jouw organisatie?

Informatie ‘vertelt’ ons meer over een situatie. Iets dat we nog niet wisten bijvoorbeeld. Informatie kan ook bevestigen of onze veronderstellingen wel of niet kloppen. Dan kunnen we besluiten om actie te nemen met de bedoeling om naar de gewenste situatie toe te sturen. Ik wist al dat er vanavond een feestje was, maar nu ik hoor dat mijn favoriete band optreedt, besluit ik om er heen te gaan. Gaan of niet-gaan, doen of niet-doen; het zijn simpele keuzen. Besluitvorming is vaak ingewikkelder.

Gemeenten zijn bezig een slag te maken naar de burger en ondernemer toe. Centrale vraag daarbij is ‘Hoe kunnen we onze publieke waarde verder vergroten?’ Dit betekent dat effectiviteit, hogere prestaties realiseren, continu verbeteren en innoveren aan belang winnen. Deze competenties zijn voor de gemeente nodig om onder andere haar functie in de participatiesamenleving goed aan te kunnen tonen. Kortom, gemeenten moeten nieuwe wegen bewandelen. In dit klantverhaal presenteren we hoe we de Gemeente Zoetermeer hebben geholpen met PDCA, performance management, KPI’s en het belang van commitment en communicatie bij de implementatie.

Organisaties besteden tegenwoordig veel aandacht aan het thema ‘meten is weten’. Dit vertaalt zich naar omvangrijke rapportages en schitterende dashboards die beschikbaar komen op verschillende soorten ‘mobile devices’. Maar hoe helpen deze visualisaties jouw organisatie beter te presteren? In dit artikel verkennen we de problematiek van ‘grijp in voor het te laat is’ (KPI’s en dashboards gaan uit zichzelf niets verbeteren) en laten we zien dat PDCA en KPI’s onlosmakelijk aan elkaar verbonden zijn. Tot slot presenteren we 8 conclusies om van meten naar continu verbeteren te gaan.

Controllers houden zaken graag beheersbaar en proberen de organisatie met KPI’s in het gareel te houden. Vanuit een risicomanagementperspectief is dat begrijpelijk en ook verstandig, maar de moderne controller dient vandaag de dag zijn horizon te verruimen. Zo wordt hij of zij geacht bijvoorbeeld ook alles van Big Data te weten. Want traditionele KPI’s en begrippen als controleerbaarheid en beheersbaarheid moeten het veld ruimen voor Big Data en innovatie. Organisaties die die deze trends over het hoofd zien, lopen het risico de boot te missen.

Werken met architecturen komt steeds vaker voor. Denk aan bedrijfsarchitecturen, procesarchitecturen, informatie- of applicatiearchitecturen. Daarnaast neemt de vraag naar nieuwe organisatievormen die snel en flexibel kunnen reageren toe. Kunnen deze ontwikkelingen elkaar ontmoeten en versterken? Het denken in processen en het toepassen van procesarchitectuur is hierop een adequaat antwoord. De kracht van procesdenken gaat je vooruit helpen.

De gemeente Rotterdam wilde in 2014 meer samenhang brengen in alle BI-activiteiten. Gestart werd met een informatie-architectuur en het beschrijven van een strategie. Een pilot rond voortijdige schoolverlaters, samen met Passionned Group, moet nu laten zien hoe het werkt in de praktijk.

Sinds 1 april is Minne van der Sluis aan de slag als Associate Partner bij Passionned Group, waar hij zich wijdt aan vraagstukken rond Big Data, Data Science en Data Warehousing. “Met Big Data klanten in staat stellen beter naar hún klanten, producten en medewerkers te kijken en zo hun processen en hun resultaten te verbeteren en uiteindelijk de sprong te maken naar innovatie. Dat zijn de slagen die ik wil maken.”

Klantgericht ondernemen is cruciaal wanneer het om CRM en een juiste benadering van de klant gaat. Er is veel geschreven over klantgericht ondernemen, maar dit daadwerkelijk in de praktijk brengen blijft lastig. In dit artikel presenteert Dick Pouw de 7 belangrijkste oorzaken en worden tips gegeven over hoe je hiermee kunt omgaan.

Elie van Strien is commandant van het Brandweerkorps Amsterdam-Amstelland. Twee jaar geleden werd zijn korps tot Slimste Organisatie van Nederland gekozen, dankzij een baanbrekende BI-innovatie: Brandweer Intelligence. Dit jaar neemt Van Strien zitting in de jury van de verkiezing van de Slimste Organisatie van Nederland 2015, georganiseerd door Passionned Group. Commandant Van Strien voelt zich een jongetje in de speelgoedwinkel.

Wij hebben allemaal gehoord dat Business Intelligence-projecten een hoge risicofactor hebben. De experts weten ons te vertellen dat tussen twee derde en driekwart van de BI-projecten niet tot de gewenste resultaten leidt en dat het aantal gebruikers blijft steken bij niet meer dan een kwart van het potentieel. Vreemd genoeg is dit de laatste 20 jaar niet of nauwelijks veranderd.

Werken met architecturen komt steeds vaker voor. Denk hierbij aan bedrijfsarchitecturen, procesarchitecturen of informatie- en applicatiearchitecturen. Maar kun je een procesarchitectuur als oplossing inzetten? En wat is het nut van procesdenken, procesmanagement en procesarchitectuur voor jouw organisatie? Hoe bereik je dan meer flexibiliteit met een procesarchitectuur? Bij wat voor vraagstukken kan je dit inzetten? In dit artikel verkennen we de definitie van een procesarchitectuur, de belangrijkste afstemmingsdoelen en de opbrengsten van een procesarchitectuur.