Datagedreven werken: neem afscheid van de status quo | Interview

Datagedreven werken: neem afscheid van de status quo

Geschreven door

In dit interview legt Daan van Beek, auteur van Datacratisch werken en oprichter van Passionned Group, zijn visie op datacratisch werken uit.

naar het boek

Heilige huisjes moeten sneuvelen

Dankzij de aandacht voor (big) data analyse in het algemeen en het in boekvorm beschreven concept datacratisch werken in het bijzonder, ontstaan nieuwe, uitgelezen mogelijkheden om het aanwezige verbeterpotentieel in organisaties te verzilveren. Dit betekent volgens auteur Daan van Beek, eindbaas van Passionned Group, wel dat er enkele heilige huisjes zullen moeten sneuvelen, zoals bijvoorbeeld BI als separate afdeling. ‘Dat is niet erg, want er komt zo wel nieuwe energie vrij.’

‘De barrières die van oudsher bestaan tussen de BI-specialisten van de oude stempel, die grossieren in statische rapporten, en de business managers, moeten worden geslecht. Eén ding is zeker, als de passie en wil ontbreken, komt datagedreven werken nooit echt van de grond’, zo licht Van Beek toe. Hij voegt hier wel direct aan toe dat je natuurlijk niet alle BI-managers over één kam kunt scheren.

De kern van datagedreven

‘In de praktijk leggen organisaties de nadruk nog veel te vaak op het verzamelen van data, het genereren van rapporten en ter beschikking stellen van dashboards aan de gebruikers en de business. Maar dat raakt niet de kern van datagedreven werken en BI.’ Van Beek schetst een alternatieve benadering die volgens hem veel dynamischer, spannender, leuker en effectiever is. ‘Ga ontdekken wat data betekent voor jouw werk, je dagelijks functioneren, de toekomst en de performance van de organisatie. Probeer aan de hand van de data te achterhalen hoe processen verlopen en mensen functioneren. Blijf nieuwsgierig, verwerf kennis en waardevolle inzichten. En ga na hoe je dingen kunt verbeteren.’ Als je de gevonden verbeterpunten eenmaal hebt geborgd en als nieuwe standaard of norm in het werkproces hebt opgenomen, is de kous volgens Van Beek nog niet af. ‘Er is sprake van een continu leer- en verbeterproces, inclusief single, double en triple loops.’

Ga ontdekken wat data betekent voor jouw werk, je dagelijks functioneren, de toekomst en de performance van de organisatie

Breek de muur door

‘In onze adviespraktijk kunnen we heel goed de verschillen zien tussen ondernemingen en instellingen van zeg maar de oude stempel en de modern ingerichte, meer datagedreven clubs. Het grootste verschil is dat datagedreven organisaties erin zijn geslaagd om de spreekwoordelijke muren die traditioneel bestonden tussen de Business Intelligence-afdeling en de business compleet af te breken. Ze hebben oude afdelingen gereorganiseerd en nieuwe entiteiten gevormd. Succesvolle moderne BI-clubs zitten in de operatie en zijn daar al onderdeel van. Business analisten, teamleiders, managers en BI’ers trekken gezamenlijk op. Soms blijft er nog een laag drempeltje over, maar dat is het dan ook.’

Data is het nieuwe goud

‘Moderne, datagedreven organisaties beseffen veel beter dat ze met al hun verzamelde data beschikken over een waardevol asset. Data is het nieuwe goud. Daarom zou elke BI-organisatie en Data Science specialist samen met de gebruikers moeten kijken wat die data nu eigenlijk betekent. Met andere woorden: ga de data samen analyseren en doe dit niet eenmalig maar continu. Tijdens dergelijke inhoudelijke moderatiesessies en discussies ontstaan vaak waardevolle inzichten zoals: “wacht even, steekt de vork zo in de steel”. In feite ga je gezamenlijk op zoek naar correlaties en causale verbanden tussen bepaalde grootheden of gebeurtenissen. Als je het goed doet, kan er zelfs een Eureka-moment ontstaan, een ware openbaring.’

Status quo brengt je niet verder

‘De meeste BI-afdelingen stellen rapporten ter beschikking, maar helaas staan daar niet automatisch diepgaande inzichten in, of verzuimen de gebruikers de diepgaande inzichten eruit te halen. Idealiter moeten er in een datagedreven organisatie bij de business aan de lopende band waardevolle inzichten ontstaan die de efficiënte en effectieve operatie ondersteunen en — last but not least — de organisatie intelligenter maken. Bij traditioneel vormgegeven rapporten en dashboards die de meeste BI-leveranciers keurig leveren, zie je voornamelijk de status quo weerspiegeld. Dat brengt je niet veel verder om problemen op te lossen’, zo weet Van Beek uit ervaring.

Een vonk die overspringt

‘Datagedreven werken is eigenlijk niets anders dan de stuwende kracht van data die je richting doelrealisatie helpt. Je gaat onderzoek doen in een bepaalde richting, omdat je sneller je doel wilt bereiken. Je beslissingen worden “geleid” of “gevoed” door de data. Dat past allemaal binnen de ruime definitie. Gedrevenheid wil zeggen dat iemand sterk gemotiveerd is geraakt vanuit een individuele passie. En die passie is weer ontstaan doordat er op enig moment een spark, een vonk, bij iemand is overgesprongen. Net zoals bij Martin Smeekes van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, die de “doorlooptijd” van een hartpatiënt van call-to-balloon drastisch wist te reduceren.’

Daan van Beek als auteur

Daan van Beek heeft de zeer succesvolle managementboeken ‘De intelligente organisatie’ en ‘Datacratisch werken’ op zijn naam staan.

Data is overal

‘Tegenwoordig is data alomtegenwoordig. Maar ruim voor de schepping was er al data. De eencelligen pikten al signalen op en reageerden op licht. De micro-organismen die de eerste ecosystemen op aarde vormden, waren bijvoorbeeld geen liefhebbers van zonnebaden. Ze hielden zich wijselijk verborgen in de schaduw toen de zon te sterk was. Een beschermende ozonlaag ontbrak. De eerste dataverwerkers waren geboren’, zo vertelt Van Beek. ‘In betekenisloze binaire vormen zit data tegenwoordig in het hart van onze computers en in betekenisvolle gedaanten in managementinformatiesystemen, dashboards en jaarverslagen. Data kruipt door laptops, mobiele telefoons, bedrijfsnetwerken, bedrijfsmachines, auto’s maar ook door mensen, dieren, gebouwen en de openbare ruimten.’ Maar met afzonderlijke data kun je volgens Van Beek niet zoveel. ‘Alles draait om de koppeling van data.’

Lok een chemische reactie uit

‘De grootste meerwaarde van datagedreven werken en het gebruik van BI ontstaat als je data gaat koppelen, waardoor nieuwe inzichten ontstaan. Je hoopt dan, naar analogie van het periodiek stelsel der elementen, op een chemische reactie. Zo is waterstof een kleurloos, reukloos en zeer ontvlambaar tweeatomig gas diwaterstof (H2). Waterstof kan met de meeste andere elementen verbindingen aangaan. Zo kan waterstof samen met zuurstof water vormen, H2O. Hierbij komt veel energie vrij. En voor veel mensen is water even waardevol als goud.’ Na dit korte uitstapje in de chemische wereld, kunnen we volgens Van Beek enkele belangrijke conclusies trekken:

  1. Bij datacratisch werken komt veel energie vrij.
  2. Of het nu een vonk is die moet overslaan, of dat je als het ware een chemische reactie wil uitlokken, de rol van de mens blijft cruciaal. De mens moet in beweging komen door data.
  3. De status quo in de organisatie moet worden doorbroken.
  4. Met statische rapporten ga je de oorlog niet winnen en komt datagedreven werken nooit van de grond. Je zult tijd en geld moeten investeren in data-analyse tools, self service BI en moderatiesessies.

Mentaal beeld

Er zijn meer parallellen. In de biologie zien we hoe de verwerking, analyse en interpretatie van biologische data leidt tot de ontrafeling van het menselijk genoom, het zogenoemde boek of de code van het leven. Het is volgens hoogleraar Bioinformatica De Ridder (2015) belangrijk om een volledig mentaal beeld op te bouwen van een probleem en de datastructuren en de algoritmen die dat representeren in de computer. Ook bij datacratisch werken leggen we een identiek traject af: van data naar informatie, van informatie naar kennis en van kennis naar begrip. Of zoals Richard Feynman stelt: ‘What I cannot create, I do not understand’. Kortom, we kunnen pas zeggen dat we een motorfiets begrijpen als we er een zelf kunnen bouwen.

De angst dat data “blind” gaat sturen en algoritmen geautomatiseerd verkeerde beslissingen gaan nemen, is volgens Van Beek onterecht. ‘Neem de diagnose van borstkanker. Niet de arts beoordeelt voortaan, maar het algoritme. Raakt de arts overbodig? Geenszins, maar hij of zij krijgt wel een andere rol. De arts wordt de kwaliteitsbewaker van het algoritme, hij of zij gaat het algoritme trainen en steeds verder verbeteren. Er is sprake van supervised learning, oftewel gecontroleerd leren.’

Vier basisvoorwaarden voor datagedreven werken

Volgens Van Beek zijn er vier basisvoorwaarden om van datagedreven werken werkelijk een succes te maken:

  1. Strategie. ‘Datagedreven werken één keer per jaar, dat werkt niet. Neem datacratisch werken daarom formeel op in je organisatiestrategie en beschouw data als een asset. Er zijn hele duidelijke signalen dat leidinggevenden en medewerkers die datacratisch werken niet omarmen uiteindelijk zullen worden vervangen door mensen die dat wél doen.’
  2. Besef en bewustwording. ‘Besef dat datagedreven werken je niet alleen gaat helpen om je doelen te realiseren, maar ook in staat stelt (interne) klanten een hogere kwaliteit van dienstverlening te leveren en “million dollar insights” kan opleveren.’
  3. Training. ‘Managers moeten hun medewerkers leren om de meerwaarde van datacratisch werken te ervaren. Datageletterdheid ontpopt zich tot een kerncompetentie. Investeer daarom in de vaardigheden van mensen.’
  4. Go for it! ‘Ga aan de slag. Organiseer kortcyclische verbetersessies en zorg voor de noodzakelijke borging. Als je datagedreven wilt gaan werken, zijn “onvervalste” KPI’s onmisbaar. Definieer er vooral niet te veel, anders zien mensen door de bomen het bos niet meer.’

Heeft Van Beek wellicht nog een allerlaatste tip? ‘Zeker, voor elke euro die je investeert in techniek, hard- of software, zou je ook één euro moeten investeren in het trainen en coachen van mensen. Mensen moeten leren kritisch te kijken naar data en algoritmes en data leren lezen en interpreteren. Datageletterd worden dus.’

Blijf weg van definitiekwesties

Organisaties die hun weg proberen te zoeken in het managementjargon zien al snel door de bomen het bos niet meer. Datagedreven sturing, datagedreven werken, informatiegestuurd sturen en informatiegestuurd werken, ze betekenen allemaal min of meer hetzelfde, maar zoals zo vaak “the devil is in the details”. Definities zijn volgens Van Beek wel handig om de discussie op scherp te zetten. Hij heeft in ieder geval geen spijt dat hij met zijn boek “Datacratisch werken” een nieuwe loot aan de stam heeft toegevoegd. ‘De zoekmachine van Google begrijpt de term datacratisch inmiddels ook. Dat is fijn. Datacratisch betekent “geleid door de data”. Datacratisch is de iets verfijndere smaak van datagedreven werken. Hiermee raken we de essentie van datagedreven werken.’

Next step

‘Zet de logische next step: breek de psychologische en fysieke muren af tussen de BI-discipline en de business af. Reorganiseer de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Realiseer je dat succesvolle, moderne BI- en AI-clubs, zoals die bij Zalando, Coolblue, fietsenwinkel.nl, Albert Heijn en Netflix functioneren, al helemaal in de business-operatie zijn geworteld.’

Contact met Daan van Beek

Wil je jouw organisatie ook intelligent maken en datacratisch werken in de praktijk leren toepassen? Neem dan contact op met Daan van Beek.

neem contact met mij op

Reageer op dit artikel van Eric van der Steen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met success stories of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
26241
Trainingen & workshops
26242
Deelnemers opgeleid
26243
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
26244
Kantoren
3
Jaar ervaring
14