Performance Management

Direct bijsturen met prestatiemanagement

Je hebt als manager of bestuurder veel behoefte aan actueel inzicht in de prestaties binnen je organisatie, afdelingen en teams. En zo snel mogelijk, zonder dat je allerlei databronnen aan elkaar moet koppelen want dan kan je direct bijsturen. En volledig, want kwaliteit is hier wat telt. Je wilt hiermee vooral gezamenlijk ontdekken wat de oorzaak achter falen of succes is, dit bespreekbaar maken, oplossingen zoeken en deze kennis verspreiden in de organisatie. Performance management, of ook wel prestatiemanagement, van de Passionned Group maakt dit mogelijk.

Inzicht door performance management

Met performance management komt de besturing van je organisatie beter in balans. Je gaat niet meer alleen sturen op financiële cijfers. Die zeggen immers alleen iets over je prestaties achteraf: de achteruitkijkspiegel. Met prestatiemanagement ga je kijken naar een integraal stelsel van met elkaar samenhangende doelen, kritieke succesfactoren en KPI’s. Dat geeft je veel meer mogelijkheden om te voorspellen, continu te verbeteren (PDCA cyclus voorbeeld) en effectiever je organisatiestrategie te monitoren en uit te voeren. En je krijgt meer zicht en vooral grip op je business model (uitleg).

Whitepaper 'Visie op performance management'

Voordat je met performance management start is het goed om eerst een visie te ontwikkelen. In deze gloednieuwe whitepaper gaat de auteur in op alle aspecten om performance management en KPI's met succes in te voeren in jouw organisatie. Download de whitepaper 'Visie op performance management'.

naar de whitepaper 'Visie op performance management'

De 6 voordelen van performance management

• In één oogopslag zie je hoe je bedrijf, de afdeling of een team presteert.
• Hierdoor is je organisatie of team veel effectiever en wendbaarder.
• Je medewerkers begrijpen beter de drijvende krachten achter de financiële resultaten.
• Ze begrijpen daardoor ook wat echt belangrijk is, ook wat betreft hun eigen gedrag.
• Hierdoor gaan ze adequater op deze drijvende krachten sturen en samenwerken.
• Er ontstaat een sterkere beheersing van de kritieke succesfactoren binnen je organisatie.

Wat zijn kritieke succesfactoren in prestatiemanagement?

Met prestatiemanagement begin je met het duidelijk in kaart brengen van de kritieke prestatie indicatoren (KPI voorbeelden en opstellen) binnen je organisatie. Elke afdeling is tenslotte verantwoordelijk voor een aantal belangrijke puzzelstukken. Met KPI’s ontdek je de rode draad: de kritieke succesfactoren van je strategie.

Het is van belang om vast te stellen hoe die er exact uitzien. Wat en hoe dragen marketing, verkoop, productie, IT, Human Resources en inkoop uiteindelijk bij aan een hogere klanttevredenheid, betere financiële resultaten en de overall prestaties van jouw organisatie? Dat inzicht is te verkrijgen via een zogenaamde strategiekaart.

Met onvervalste KPI’s benut je alle kansen

Zonder inzicht in je onvervalste KPI’s laat je waarschijnlijk serieuze kansen liggen. Het is natuurlijk mooi dat je kunt zien dat je marktaandeel, het aantal offerteaanvragen, het aantal nieuwe klanten en je omzet groeit. Maar zeggen die ook of je het daadwerkelijk goed doet voor de langere termijn? Nee, want je marktaandeel kan wel stijgen, maar tegen welke prijs? Daarom moet je ook kijken naar echte KPI’s zoals je productiviteit, bezetting, doorlooptijden en verspilling. Je ziet dan direct dat je nog meer kan verbeteren. Dat is nuttig, zeker in tijden dat je resultaten vooral afhankelijk lijken te zijn van de economische situatie. KPI’s bieden je echter altijd serieuze kansen om je prestaties verder te verbeteren. In goede én slechte tijden.

SMART KPI-bepaler 2022

De SMART KPI-bepaler is een uitgebreide en praktijkgerichte handleiding om onder andere de juiste set KPI's en prestatie-indicatoren en 1 miljoen euro inzichten te identificeren en te definiëren. Al meer dan duizend organisaties gebruiken de SMART KPI-bepaler als gids voor het implementeren van effectief performance management in hun bedrijf. In zes stappen begeleidt de auteur je naar een compleet prestatiemanagementsysteem. Direct downloaden.

naar de SMART KPI-bepaler (Uitgebreide Editie)

Wat zijn de exacte doelen van je organisatie?

Waarschijnlijk heeft je organisatie een missie en strategie. Maar zijn die wel concreet genoeg? Begrijpen je mensen die en vooral kunnen ze er naar handelen? In ons artikel ‘Kwaliteit en performance vanuit strategisch perspectief’ blijkt dat in slechts 26% van de gevallen medewerkers hun bijdrage aan de strategie begrijpen. Met integraal prestatiemanagement zorg je dat iedereen kan aansluiten op de kritieke succesfactoren van je strategie. Als de uitgangssituatie (“as is”) niet alleen op bedrijfsniveau duidelijk is, maar ook op afdelingsniveau, kun je gericht doelen en normen gaan definiëren voor elke KPI (“to be”). Zo krijg je met elkaar de duidelijkheid en focus op de doelen die er echt toe doen, op alle niveaus in je organisatie.

Het managen van prestaties

Gewapend met een duidelijke uitgangspositie en heldere doelen, kun je samen met je teams aan de slag met het managen en meten van prestaties. Je kunt dan gaan sturen op meer dan alleen financiële cijfers. Met specifieke prestatiemanagement tools zoals een Balanced Scorecard (BSC) en een KPI dashboard kun je periodiek én in de juiste frequentie de behaalde tussenresultaten vaststellen. Je krijgt inzichtelijk of einddoelen per KPI, per afdeling en/of per persoon gehaald (gaan) worden. En je kunt zien waar afwijkingen plaatsvinden en eventuele bijsturing nodig is. Daarnaast zorgt het voor heldere communicatie en meer samenhang. Zeker wanneer je het inbedt in een continue verbetercyclus zoals de Plan do check act cyclus (voorbeeld).

De persoonlijke betrokkenheid neemt exponentieel toe

Door performance management vergroot je ook nog eens de persoonlijke betrokkenheid van je medewerkers en managers bij de prestaties van je bedrijf. Het maakt medewerkers bewust van het feit dat financiële resultaten het gevolg zijn van met elkaar samenhangende processen en factoren (strategiekaart). Dus niet alleen hard werken, maar ook doordachte marketingconcepten, klantkennis en -attentie, logistieke innovaties en human capital gaan je helpen je businessmodel te verbeteren.

Lees het boek 'De cockpit van de organisatie'

In dit performance management-boek van mr. Leo Kerklaan leer je hoe je prestaties effectief kunt identificeren, visualiseren en managen. Daarnaast gaat het om strategisch manoeuvreren: de adaptiviteit van de organisatie moet omhoog. Die moet dan wel een stevig beroep kunnen doen op de flexibiliteit van medewerkers. Maar zonder de cockpit als overzichtelijk dashboard blijf je dwalen in het donker. Bestel het boek direct (geen verzendkosten).

naar het boek 'De cockpit van de organisatie'

Ons Integraal Performance Management-model

Onze aanpak behelst meer dan alleen kijken naar indicatoren. Ons integrale model (zie afbeelding) voorziet je van een kader waarbinnen performance management echt succesvol kan zijn.

Figuur 1: Het Performance Management raamwerk raakt de missie, de strategie, de KPI’s, continu verbeteren, procesoptimalisatie, feedback en Business Intelligence. Haal je één onderdeel weg dan functioneert performance management niet goed.

Welke stappen zet je in prestatiemanagement?

Stap 1: Verkrijg met elkaar helderheid over de doelen van prestatiemanagement.
Stap 2: Bepaal de kritieke succesfactoren en definieer de onvervalste KPI’s.
Stap 3: Realiseer tools om de voortgang op elk KPI-niveau te meten en te laten zien.
Stap 4: Leer met elkaar te sturen op de indicatoren en borg de verbetering in het proces.

Meerdere invalshoeken voor performance management

Gezien de nog steeds toenemende populariteit van managementmodellen omarmen steeds meer organisaties prestatiemanagement. Vaak vanuit de invalshoek van planning en control, continu verbeteren of strategisch management. Maar er zijn ook een aantal andere interessante invalshoeken:

1. organisatieontwikkeling & performance management
2. kwaliteitsmanagement & prestatiemanagement
3. personeelsmanagement & prestatiesturing

Met verrassende resultaten, waardoor het mes aan twee kanten snijdt.

1. Je organisatie ontwikkelen met performance management

Uit recent onderzoek blijkt: gebruik performance management niet louter voor het monitoren van prestaties. De kans is groot dat prestatieverbetering uitblijft. Hoe moet het dan wel?

Uitstekend systeem voor organisatieontwikkeling

Performance management systemen blijken namelijk ook uitstekende systemen om te gebruiken bij organisatie(her-)ontwikkeling en het managen van de strategie. Niet elk systeem, maar wel die systemen die op een consistente manier de hoger liggende scorecards koppelen aan de daar direct onderliggende. Dit door consequent bij elke geformuleerde doelstelling op een niveau de vraag te stellen: ‘Hoe gaan we dat bereiken?’ en ‘Wat is daarbij kritiek?’

Er ontstaat automatisch een organisatiestructuur

En dan niet vergeten die vraag te beantwoorden in weer duidelijke, gekwantificeerde doelstellingen. Die doelstellingen worden qua verantwoordelijkheid weer toebedeeld aan de juiste groep(en) of personen in de organisatie. Hieruit ontstaat dus automatisch een organisatiestructuur: “Wie doet wat?” of nog iets sterker: “Wie is waar voor verantwoordelijk?”. Zodoende kan het eigenaarschap – een belangrijke succesfactor in performance management trajecten – op zeer natuurlijke wijze tot stand komen.

Snel inzicht in die activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben

Als afgeleide van dit proces wordt ook duidelijk welke van de uitgevoerde activiteiten in de organisatie géén toegevoegde waarde voor het realiseren van een doelstelling hebben. Deze “verspilling” (zie ook: Lean werken) zou op zijn minst tot discussie moeten leiden over het nut van de activiteit.

Bestel het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'

In dit complete PDCA-boek komt het hele spectrum van performance management aan bod. Datacratisch werken is een splinternieuwe, veelbelovende manier van werken waar data (KPI's en inzichten) samen met de werkvloer de dienst uitmaken. De auteur gaat uitgebreid in op de basisprincipes van PDCA, continu verbeteren, KPI's, data analyse en leerprocessen in organisaties. Met als doel: de performance sneller inzichtelijk krijgen en de prestaties versneld kunnen verbeteren. Bestel het boek direct (geen verzendkosten).

naar het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'

2. Verbeter je kwaliteit met performance management

Er bestaan ook nu nog veel kwaliteitsmanagementssystemen, die activiteitgericht zijn: handboeken vol procedures die beschrijven hoe gewerkt moet worden.

Integrale invoering maakt handboeken overbodig

Integrale invoering van performance management maakt in elk geval die handboeken overbodig. Niet langer de activiteit, maar de ermee te behalen resultaten staan centraal.

Kleine stap naar geheel procedureloos ISO 9001

En omdat een goede balanced scorecard (uitleg) ook de juiste, dat wil zeggen: op het risico van het proces toegesneden, meet- en rapportage-frequenties hanteert, is procesmanagement: wat is het? en beheersing van de deelprocessen in een moeite geregeld. En dan is de stap naar een geheel procedureloos ISO 9001 managementsysteem nog maar een kleine.

Performance management is een uitkomst voor INK-model-gebruikers

Ook voor organisaties die met het INK-model werken is performance management een uitkomst. De verschillende resultaatgebieden worden al met prestatie-indicatoren gekwantificeerd. Ook hier is de stap om de management aandachtsgebieden ook aan te sturen op basis van de met die processen te behalen resultaten zeer effectief.

3. Vier positieve zaken voor je personeel

Op het personele vlak hebben een goed performance management systeem en SMART-doelen formuleren een aantal positieve effecten. Maak hier kennis met de 4 belangrijkste effecten.

a. Er is ruimte voor open discussies

Het eerste positieve effect is dat een zorgvuldige ontwikkeling van balanced scorecards een uitstekend communicatiemiddel in de organisatie is. Niet alleen gaan je medewerkers op alle niveaus bekend worden met de koers die je organisatie vaart, er zijn meer effecten.

Op het moment van het formuleren van doelstellingen hoort ook altijd het realiteitsgehalte van die doelstelling in beeld te zijn. Je hoort niet-realistische doelen te vermijden. Dit betekent welhaast automatisch een formulering van en afstemming met de randvoorwaarden. Hier stel je automatisch eisen aan de organisatie en de voorgaande processen en die leg je vast.

Typische opmerkingen tijdens dit proces:

• dan moet ik wel dit of dat op tijd van die collega hebben
• daarvoor heb ik wel zoveel tijd en geld voor nodig
• daarvoor is het nodig dat mijn mensen een vakopleiding volgen

Op het moment dat niet als vanzelf aan die voorwaarden wordt voldaan, ontstaat discussie over het ambitieniveau van de doelstelling. Maar er volgt ook discussie met het eerst hogere niveau over de vastgestelde doelstelling.

b. De bijdrage aan de doelstellingen wordt geformaliseerd

Het tweede effect is dat medewerkers via performance management kunnen aangeven wat de organisatie van hen mag verwachten. Ze krijgt hiermee inzicht over het ambitieniveau van de doelstellingen en kan daarover uitspraken doen. Op zijn minst zou je overeenstemming over de doelstellingen moeten bereiken tussen de twee betrokken hiërarchische niveaus. Deze overeenstemming heeft het karakter van een prestatiecontract: partijen krijgen duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen.

c. Er ontstaat een rechtvaardiger beoordelingssysteem

Het derde effect is dat als deze afspraken duidelijk zijn, ook de beoordeling van iemands functioneren objectief langs deze maatstaf vastgesteld kan worden. Zo kan je dus een rechtvaardig(er) beoordelingssysteem beschikbaar stellen. Lees ook onze blog ‘Stop het veroordelingscircus’.

d. Functietyperingen worden overbodig

Het vierde effect hangt tenslotte samen met de vorige: functietyperingen op basis van kennis, activiteiten en verantwoordelijkheden maak je ‘overbodig’. De functie ga je in de nieuwe situatie definiëren op basis van de te behalen resultaten en de weg waarlangs dat het beste kan gebeuren.

De belangrijkste resultaten van performance management

• Er ontstaat focus op de doelen die er écht toe doen, 100% op elkaar uitgelijnd.
• Mensen werken niet meer langs elkaar heen.
• De kwaliteit van producten en diensten verbetert automatisch.
• De winstgevendheid stijgt drastisch, geen verspilling meer.
• Hogere klant- en medewerkerstevredenheid.

Lees onze uitgebreide en actuele artikelen over prestatiemanagement:
› Performance Management-kennisbank

Specialisten in performance management

De consultants van Passionned Group hebben ruime ervaring met advisering en implementatie van performance management projecten. Als auteur van het boek De Cockpit van de organisatie (5e druk), De intelligente, datagedreven organisatie (compleet herziene druk), Datacratisch werken en organisator van de Slimste organisatie van Nederland behoort Passionned Group tot de top van performance management experts.

Ook aan de slag met prestatiemanagement?

Neem gerust contact met ons op voor een afspraak over prestatiemanagement en zet de eerste stap naar verbetering van jouw prestaties op allerlei terreinen.