Wat is performance management?
In de praktijk wordt het begrip performance management lang niet altijd goed begrepen. Dat er nogal wat verschillende definities van performance management in omloop zijn, helpt ook niet echt voor een goede begripsvorming. Binnen de adviespraktijk van Passionned Group hanteren we daarom een eenduidige en heldere definitie waar inmiddels veel organisaties baat bij hebben gehad. Onze definitie van performance management luidt als volgt:
Performance management is het doelbewust, datagedreven meten, monitoren en continu verbeteren van de prestaties van organisaties, teams en individuele medewerkers met behulp van prestatie-indicatoren
Let op: prestatiemanagement is niet vrijblijvend. Het is een intensief en continu verbeterproces, inclusief feedbackprocedures en analyse, dat verloopt volgens een vast stramien, waarbij je iedereen in de organisatie daadwerkelijk moet gaan betrekken en dat je datagedreven inricht.
Waarom zou je aan performance management doen?
Met performance management komt de besturing van je organisatie beter in balans. Je gaat niet meer alleen sturen op financiële cijfers. Die zeggen immers alleen iets over je prestaties achteraf: de achteruitkijkspiegel. Met prestatiemanagement ga je kijken naar een integraal stelsel van met elkaar samenhangende doelen, kritieke succesfactoren en KPI’s. Dat geeft je veel meer mogelijkheden om te voorspellen, continu te verbeteren en effectiever je organisatiestrategie te monitoren en uit te voeren. En je krijgt meer zicht en vooral grip op je business model.
De 11 voordelen van performance management
- Je ziet in één oogopslag hoe je bedrijf, afdeling of team presteert
- Er ontstaat focus op de doelen die er écht toe doen, 100% op elkaar uitgelijnd
- De organisatie of het team functioneert effectiever en is wendbaarder
- Medewerkers begrijpen beter de drijvende krachten achter de financiële resultaten
- Teams gaan adequater op deze drijvende krachten sturen en meer samenwerken
- Er ontstaat een sterkere beheersing van de kritieke succesfactoren binnen je organisatie
- Mensen werken niet langer langs elkaar heen zoals voorheen regelmatig voor kwam
- Medewerkers begrijpen wat echt belangrijk is, ook wat betreft hun eigen gedrag
- De kwaliteit van producten en diensten verbetert min of meer automatisch
- De winstgevendheid stijgt drastisch, er zijn geen of minder verspillingen
- De klant- en medewerkerstevredenheid nemen uiteindelijk sterk toe
Ons Integraal Performance Management model
Onze aanpak behelst meer dan alleen kijken naar indicatoren. Ons integrale model (zie figuur 1) voorziet je van een kader waarbinnen performance management echt succesvol kan zijn.
- Formuleer een heldere missie en doelstellingen. Organisaties die een duidelijke missie en doelen hebben presteren over het algemeen beter. Probeer daarom in één zin of enkele woorden het bestaansrecht van jouw organisatie zo scherp mogelijk te omschrijven. Hoe compacter hoe beter: “De wereldwijde informatie ordenen en voor iedereen toegankelijk en bruikbaar maken” (Google) of “Samen Beter eten bereikbaar maken” (AH).
- Teken een strategiekaart. Op een strategiekaart teken je de oorzaak- en gevolgrelaties tussen de kritieke succesfactoren. Kritieke succesfactoren zijn factoren die beslissend zijn voor het al dan niet behalen van vooraf gesteld doelen. Bijvoorbeeld zonder een toegewijde verkoopdirecteur ga je belangrijke markt- en koopsignalen missen, waardoor potentiële omzet verloren gaat.
- Spoor de juiste KPI’s op. Key Performance Indicatoren vormen dé sleutel tot betere resultaten van je organisatie. Houd het aantal zo beperkt mogelijk. KPI’s moeten de kern raken van je organisatie en haar processen. Het ideale aantal KPI’s hangt af van de omvang en complexiteit van de organisatie en het aantal strategische doelen dat je formuleert.
- Maak gebruik van interactieve dashboards. De dashboards vormen het hart van het Integraal Performance Management Model. Ze vormen een visuele weergave van de belangrijkste informatie die noodzakelijk is voor het behalen van een of meer doelstellingen. Laat de resultaten daarom tot de verbeelding spreken aan de hand van een of enkele overzichtelijke dashboards.
Figuur 1: Het Performance Management raamwerk raakt de missie, de strategie, de KPI’s, continu verbeteren, procesoptimalisatie, feedback en Business Intelligence. Haal je één onderdeel weg dan functioneert performance management niet goed.
- Zet een proces van continu verbeteren in gang. Het eenmalig of periodiek meten van de prestaties van de organisatie, teams of medewerkers, bijvoorbeeld één keer per jaar, heeft niet zoveel zin. Continu verbeteren met behulp van de PDCA cyclus is de enige manier om het Integraal Performance Management model levend te houden en mensen op scherp te zetten.
- Benut de potentie van feedback en coaching. Elkaar aanspreken op negatieve én positieve resultaten is binnen veel organisatie zeker nog geen gemeengoed. Dat past niet zo goed in onze cultuur. Liever houden we het gezellig in de boardroom en op de werkvloer. En met complimenten zijn we ook niet al te scheutig. Dat is jammer want feedback & coaching zijn onmisbaar voor een gezonde prestatiecultuur.
- Investeer in Business Intelligence en Data Analytics. De voordelen van BI en data-analyse zijn veelomvattend. Betere beslissingen, minder zoekwerk, minder miscommunicatie liggen in het verschiet. Nieuwe, verhelderende inzichten en verrassende patronen zijn de kers op de taart. De weg naar een goed functionerend Business Intelligence systeem is echter lang. Zo kun je wel 101 stappen onderscheiden.
Wat zijn kritieke succesfactoren in prestatiemanagement?
Met prestatiemanagement begin je met het duidelijk in kaart brengen van de kritieke prestatie indicatoren binnen je organisatie. Elke afdeling is tenslotte verantwoordelijk voor een aantal belangrijke puzzelstukjes. Met KPI’s ontdek je de rode draad: de kritieke succesfactoren van je strategie. Het is van belang om vast te stellen hoe die er exact uitzien. Wat en hoe dragen marketing, verkoop, productie, IT, human resources en inkoop uiteindelijk bij aan een hogere klanttevredenheid, betere financiële resultaten en de overall prestaties van jouw organisatie? Dat inzicht is te verkrijgen via een zogenaamde strategiekaart.
Met onvervalste KPI’s benut je alle kansen
Zonder inzicht in je onvervalste KPI’s laat je waarschijnlijk serieuze kansen liggen. Het is natuurlijk mooi dat je kunt zien dat je marktaandeel, het aantal offerteaanvragen, het aantal nieuwe klanten en je omzet groeit. Maar zeggen die ook of je het daadwerkelijk goed doet voor de langere termijn? Nee, want je marktaandeel kan wel stijgen, maar tegen welke prijs? Daarom moet je ook kijken naar echte KPI’s zoals je productiviteit, bezetting, doorlooptijden en verspilling. Je ziet dan direct dat je nog meer kan verbeteren. Dat is nuttig, zeker in tijden dat je resultaten vooral afhankelijk lijken te zijn van de economische situatie. KPI’s bieden je echter altijd serieuze kansen om je prestaties verder te verbeteren. In goede én slechte tijden.
Stappenplan: zet de 4 juiste stappen in prestatiemanagement
Het stappenplan voor performance management oogt misschien simpel: volg de volgende vier logische stappen en de klus lijkt geklaard. Realiseer je echter dat elke stap gepaard gaat met intensief overleg, onderlinge afstemming en evenwichtige belangenafwegingen.
- Stap 1: verkrijg met elkaar helderheid over de doelen van prestatiemanagement.
- Stap 2: bepaal de kritieke succesfactoren en definieer de onvervalste KPI’s.
- Stap 3: realiseer de tools om de voortgang op elk KPI-niveau te meten en te laten zien.
- Stap 4: leer met elkaar te sturen op de indicatoren en borg de verbetering in het proces.
Kom je er zelf niet uit, neem contact met ons op en onze performancespecialisten helpen je graag op weg.
Wat zijn de exacte doelen van je organisatie?
Waarschijnlijk heeft je organisatie een missie en strategie. Maar zijn die wel concreet genoeg? Begrijpen je mensen die en vooral kunnen ze er naar handelen? In ons artikel ‘Kwaliteit en performance vanuit strategisch perspectief’ blijkt dat in slechts 26% van de gevallen medewerkers hun bijdrage aan de strategie begrijpen. Met integraal prestatiemanagement zorg je dat iedereen kan aansluiten op de kritieke succesfactoren van je strategie. Als de uitgangssituatie (“as is”) niet alleen op bedrijfsniveau duidelijk is, maar ook op afdelingsniveau, kun je gericht doelen en normen gaan definiëren voor elke KPI (“to be”). Zo krijg je met elkaar de duidelijkheid en focus op de doelen die er echt toe doen, op alle niveaus in je organisatie.
Ontdek de whitepaper 'Visie op Performance Management'. Voordat je met Performance Management start, is het goed om eerst een visie op Performance Management te ontwikkelen.
Het managen van prestaties
Gewapend met een duidelijke uitgangspositie en heldere doelen, kun je samen met je teams aan de slag met het managen en meten van prestaties. Je kunt dan gaan sturen op meer dan alleen financiële cijfers. Met specifieke prestatiemanagement tools zoals een Balanced Scorecard en een KPI dashboard kun je periodiek én in de juiste frequentie de behaalde tussenresultaten vaststellen. Je krijgt inzichtelijk of einddoelen per KPI, per afdeling en/of per persoon gehaald (gaan) worden. En je kunt zien waar afwijkingen plaatsvinden en eventuele bijsturing nodig is. Daarnaast zorgt het voor heldere communicatie en meer samenhang. Zeker wanneer je het inbedt in een continue verbetercyclus zoals de PDCA cyclus.
De persoonlijke betrokkenheid neemt exponentieel toe
Door performance management vergroot je ook nog eens de persoonlijke betrokkenheid van je medewerkers en managers bij de prestaties van je bedrijf. Het maakt medewerkers bewust van het feit dat financiële resultaten het gevolg zijn van met elkaar samenhangende processen en factoren. Dus niet alleen hard werken, maar ook doordachte marketingconcepten, klantkennis en -attentie, logistieke innovaties en human capital gaan je helpen je businessmodel te verbeteren.
3 verrassende invalshoeken voor performance management
Gezien de nog steeds toenemende populariteit van managementmodellen omarmen steeds meer organisaties prestatiemanagement. Vaak vanuit de invalshoek van planning en control, continu verbeteren of strategisch management. Maar er zijn ook een aantal andere interessante invalshoeken met verrassende resultaten, waardoor het mes aan twee kanten snijdt.
1. Ontwikkel je organisatie met performance management
Uit recent onderzoek blijkt: gebruik performance management niet louter voor het monitoren van prestaties. De kans is groot dat prestatieverbetering uitblijft. Hoe moet het dan wel?
- Uitstekend systeem voor organisatieontwikkeling. Performance management systemen blijken namelijk ook uitstekende systemen te zijn om te gebruiken bij organisatie(her-)ontwikkeling en het managen van de strategie. Niet elk systeem, maar wel die systemen die op een consistente manier de hoger liggende scorecards koppelen aan de daar direct onderliggende. Dit door consequent bij elke geformuleerde doelstelling op een niveau de vraag te stellen: ‘Hoe gaan we dat bereiken?’ en ‘Wat is daarbij kritiek?’
- Er ontstaat automatisch een organisatiestructuur. En dan niet vergeten die vraag te beantwoorden in weer duidelijke, gekwantificeerde doelstellingen. Die doelstellingen worden qua verantwoordelijkheid weer toebedeeld aan de juiste groep(en) of personen in de organisatie. Hieruit ontstaat dus automatisch een organisatiestructuur: “Wie doet wat?” of nog iets sterker: “Wie is waar voor verantwoordelijk?” Zodoende kan het eigenaarschap – een belangrijke succesfactor in performance management trajecten – op zeer natuurlijke wijze tot stand komen.
- Snel inzicht in die activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben. Als afgeleide van dit proces wordt ook duidelijk welke van de uitgevoerde activiteiten in de organisatie géén toegevoegde waarde voor het realiseren van een doelstelling hebben. Deze “verspilling” (zie ook: Lean werken) zou op zijn minst tot discussie moeten leiden over het nut van de activiteit.
2. Verbeter je kwaliteit met performance management
Er bestaan ook nu nog veel kwaliteitsmanagementssystemen, die activiteitgericht zijn: handboeken vol procedures die beschrijven hoe gewerkt moet worden.
- Integrale invoering maakt handboeken overbodig. Integrale invoering van performance management maakt in elk geval die handboeken overbodig. Niet langer de activiteit, maar de ermee te behalen resultaten staan centraal.
- Kleine stap naar geheel procedureloos ISO 9001. En omdat een goede balanced scorecard ook de juiste, dat wil zeggen: op het risico van het proces toegesneden, meet- en rapportage-frequenties hanteert, is procesmanagement en beheersing van de deelprocessen in een moeite geregeld. En dan is de stap naar een geheel procedureloos ISO 9001 managementsysteem nog maar een kleine.
- Performance management is een uitkomst voor INK-model-gebruikers. Ook voor organisaties die met het INK-model werken is performance management een uitkomst. De verschillende resultaatgebieden worden al met prestatie-indicatoren gekwantificeerd. Ook hier is de stap om de management aandachtsgebieden ook aan te sturen op basis van de met die processen te behalen resultaten zeer effectief.
3. Zet prestatiesturing positief in voor je personeel
Op het personele vlak hebben een goed performance management systeem en SMART-doelen formuleren een aantal positieve effecten. Maak hier kennis met de 4 belangrijkste effecten.
- Er ontstaat ruimte voor open discussies. Het eerste positieve effect is dat een balanced scorecard een uitstekend communicatiemiddel is. Niet alleen raken je medewerkers op alle niveaus bekend met de koers die je organisatie vaart, er zijn meer effecten. Als je doelstellingen formuleert, moet je die ook toetsen op het realiteitsgehalte. Niet-realistische doelen dien je te vermijden. Bovendien gelden er altijd bepaalde randvoorwaarden. Dan ontstaat al snel discussie over het ambitieniveau van de doelstelling. Maar er volgt ook discussie met het eerst hogere niveau over de vastgestelde doelstelling. Typische opmerkingen tijdens dit proces:
- “dan moet ik wel dit of dat op tijd van die collega hebben”
- “daarvoor heb ik wel zoveel tijd en geld voor nodig”
- “daarvoor is het nodig dat mijn mensen een vakopleiding volgen”
- De bijdrage aan de doelstellingen wordt geformaliseerd. Het tweede effect is dat medewerkers via performance management kunnen aangeven wat de organisatie van hen mag verwachten. De organisatie krijgt hiermee inzicht over het ambitieniveau van de doelstellingen en kan daarover uitspraken doen. Op zijn minst zou je overeenstemming over de doelstellingen moeten bereiken tussen de twee betrokken hiërarchische niveaus. Deze overeenstemming heeft het karakter van een prestatiecontract: partijen krijgen duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen.
- Er ontstaat een rechtvaardiger beoordelingssysteem. Het derde effect is dat als deze afspraken duidelijk zijn, ook de beoordeling van iemands functioneren objectief langs deze maatstaf vastgesteld kan worden. Zo kan je dus een rechtvaardig(er) beoordelingssysteem beschikbaar stellen. Lees ook onze blog ‘Stop het veroordelingscircus’.
- Functietyperingen worden overbodig. Het vierde effect hangt tenslotte samen met de vorige: functietyperingen op basis van kennis, activiteiten en verantwoordelijkheden raken ‘overbodig’. De functie ga je in de nieuwe situatie definiëren op basis van de te behalen resultaten en de weg waarlangs dat het beste kan gebeuren.
Kortom: als je performance management vooral ziet als een syteem dat je moet implementeren, dan doe je jezelf absoluut tekort. Vergeet ook niet ons mantra: elke euro die je investeert in technologie, investeer je ook in de mens.
Neem de mogelijke bezwaren tegen prestatiemanagement serieus
Als mogelijke bezwaren van het introduceren van een prestatiemanagement systeem worden in de praktijk vaak genoemd:
- Weerstand tegen verandering en formalisering. De invoering van prestatiemanagement roept weerstanden op omdat het de bestaande vrijblijvendheid verkleint. Deze opmerking is correct: de vrijblijvendheid wordt inderdaad verkleind, maar dat wordt in het kader van de methodiek juist als wenselijk gezien. Managers kunnen zich niet uitsluitend met flashy-activiteiten bezighouden, maar moeten de praktijk van alle dag besturen.
- Prestatiemanagement is (te) instrumenteel. Inderdaad steunt prestatiemanagement op een instrumentele benadering, deze is echter ingebed in de stijl van leidinggeven. Het periodiek volgen van de prestaties met cijfers hoort er zeker bij. Maar het is niet goed als dit stuit op weerstand. Het ownership-principe moet je daarom serieus nemen. Het is ook niet goed als prestatiemanagement zou leiden tot een ingewikkelde informatiestructuur. Het vertrekpunt is juist dat een simpele maar consistente informatievoorziening ervoor kan zorgen dat managers niet meer verdrinken in de cijfers. Veel andere benaderingen van prestatiemanagement stranden juist omdat men ‘alles’ wil meten.
- Er wordt in de organisatie al gewerkt met prestatie-indicatoren. Men zit niet te wachten op een nieuwe of meer formele benadering van performance management. Als die andere benadering werkt, is er natuurlijk geen reden om over te stappen. Als de benadering niet werkt, kan dat echter wel interessant zijn. Maar je kan de performance management methode niet half invoeren. Het management moet zich van tevoren realiseren dat prestatiemanagement de nodige discipline vraagt en dat alle stappen consequent moeten worden gezet.
- De discussie over ‘de cijfers’ gaat veel tijd vragen. Immers, de stand van de indicatoren geeft niet aan welke acties moeten worden genomen. Andere indicatoren geven op korte termijn maar weinig aanknopingspunten voor sturing of verandering, bijvoorbeeld omdat men afhankelijk is van moeilijk te beïnvloeden omgevingsfactoren. Dergelijke bezwaren zijn juist, maar kunnen tegen elk indicatorsysteem worden ingebracht. Dat neemt niet weg dat een groep die regelmatig de indicatorstanden bespreekt, zinvol bezig is en bereid is zich meer pro-actief op te stellen.
Wij willen deze of andere bezwaren zeker niet bagatelliseren. Wie de bezwaren steekhoudend vindt, word aangeraden om de bestaande situatie zonder prestatiemanagement eens te vergelijken met die waarin prestatiemanagement wél functioneert. Ook die laatste situatie zal nooit helemaal kunnen bevredigen.
Verdiep je verder in de Performance Management methodiek
Boeken over Performance Management
Performance Management is niet alleen de rode draad in de bovengenoemde artikelen, blogs, whitepapers en opleidingen. Ook in onderstaande boeken komt performance management vanuit verschillende invalshoeken uitgebreid aan bod.
- De intelligente, datagedreven organisatie door Daan van Beek. De auteur laat zien hoe je met datagedreven werken, KPI’s en Artificial Intelligence tot betere beslissingen, prestaties en resultaten kunt komen. Inclusief overzicht algoritmes. Naar het boek.
- De wendbare organisatie door mr. Leo Kerklaan. In dit boek leer je hoe je kritieke competenties ontwikkelt die leiden tot betere prestaties. Ook leer je manoeuvreren met schaarse bedrijfsmiddelen. Inclusief vuistregels voor het opstellen van KPI’s. Naar het boek.
- Datacratisch werken door Daan van Beek. In dit boek toont de auteur overtuigend aan dat datagedreven werken dé sleutel is tot betere organisatie-, team- en individuele prestaties. Naar het boek.
- De cockpit van de organisatie door mr. Leo Kerklaan. Deze klassieker staat volledig in het teken van prestatiemanagement met behulp van scorecards. Inclusief FAQ’s en een stappenplan. Naar het boek.
Nu je beschikt over alle theoretische kennis, kunnen we ons levendig voorstellen dat je nieuwsgierig bent geworden naar de praktische toepassing van performance management. Volg onze opleiding Performance Management & KPI’s of raadpleeg onze specialisten in performance management. Zij hebben ruime ervaring met advisering en implementatie van performance management projecten.
Als organisator van de Dutch BI & Data Science Award heeft Passionned Group bovendien een goed overzicht van de organisaties die dankzij Performance Management topprestaties hebben behaald. Die inzichten deelt zij graag met andere ambitieuze organisaties.
Heb jij issues met prestatiemanagement?
Performance Management is een vakgebied met veel voetangels en klemmen. De impact op je financiën, processen en mensen kan enorm zijn, in zowel positieve als negatieve zin. Neem gerust contact met ons op voor een afspraak over de issues die jij hebt met prestatiemanagement. Samen zetten we dan de eerste stap naar verbetering van jouw prestaties op allerlei terreinen.
Over Passionned Group
Passionned Group is dé specialist in het ontwerpen en implementeren van prestatiemanagement-systemen & KPI-dashboards. Onze gedreven adviseurs helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een slimme & prestatiegedreven organisatie.
