Passionned Group™

Performance Management

Associate Partner
Door: mr. Leo Kerklaan
Associate Partner
Kies voor integraal performance management: meer kennis, grip & winst
Inhoudsopgave
Performance Management | Prestatiemanagement | In 4 stappen klaar

Direct bijsturen met prestatiemanagement

Je hebt als manager of bestuurder veel behoefte aan actueel inzicht in de prestaties binnen je organisatie, afdelingen en teams. En zo snel mogelijk, zonder dat je allerlei databronnen aan elkaar moet koppelen want dan kan je direct bijsturen. En volledig, want kwaliteit is hier wat telt. Je wilt hiermee vooral gezamenlijk ontdekken wat de oorzaak achter falen of succes is, dit bespreekbaar maken, oplossingen zoeken en deze kennis verspreiden in de organisatie. Performance management, of ook wel prestatiemanagement, van de Passionned Group maakt dit mogelijk.

9,3 op basis van 6 reviews

Inzicht door performance management

Met performance management komt de besturing van je organisatie beter in balans. Je gaat niet meer alleen sturen op financiële cijfers. Die zeggen immers alleen iets over je prestaties achteraf: de achteruitkijkspiegel. Met prestatiemanagement ga je kijken naar een integraal stelsel van met elkaar samenhangende doelen, kritieke succesfactoren en KPI’s. Dat geeft je veel meer mogelijkheden om te voorspellen, continu te verbeteren (PDCA cyclus voorbeeld) en effectiever je organisatiestrategie te monitoren en uit te voeren. En je krijgt meer zicht en vooral grip op je business model (uitleg).

De 6 voordelen van performance management

  • In één oogopslag zie je hoe je bedrijf, de afdeling of een team presteert.
  • Hierdoor is je organisatie of team veel effectiever en wendbaarder.
  • Je medewerkers begrijpen beter de drijvende krachten achter de financiële resultaten.
  • Ze begrijpen daardoor ook wat echt belangrijk is, ook wat betreft hun eigen gedrag.
  • Hierdoor gaan ze adequater op deze drijvende krachten sturen en samenwerken.
  • Er ontstaat een sterkere beheersing van de kritieke succesfactoren binnen je organisatie.

Wat zijn kritieke succesfactoren in prestatiemanagement?

Met prestatiemanagement begin je met het duidelijk in kaart brengen van de kritieke prestatie indicatoren (KPI voorbeelden en opstellen) binnen je organisatie. Elke afdeling is tenslotte verantwoordelijk voor een aantal belangrijke puzzelstukken. Met KPI’s ontdek je de rode draad: de kritieke succesfactoren van je strategie.

Het is van belang om vast te stellen hoe die er exact uitzien. Wat en hoe dragen marketing, verkoop, productie, IT, Human Resources en inkoop uiteindelijk bij aan een hogere klanttevredenheid, betere financiële resultaten en de overall prestaties van jouw organisatie? Dat inzicht is te verkrijgen via een zogenaamde strategiekaart.

Wat zeggen onze klanten?

“Samen met de Passionned Group is het prestatiemanagementsysteem vormgegeven. Hierdoor zijn zowel de leidinggevenden als de medewerkers veel beter in staat om effectief te sturen op de organisatiedoelstellingen.”

Joke Bults
Manager Financiën
De Woonplaats

Met onvervalste KPI’s benut je alle kansen

Zonder inzicht in je onvervalste KPI’s laat je waarschijnlijk serieuze kansen liggen. Het is natuurlijk mooi dat je kunt zien dat je marktaandeel, het aantal offerteaanvragen, het aantal nieuwe klanten en je omzet groeit. Maar zeggen die ook of je het daadwerkelijk goed doet voor de langere termijn? Nee, want je marktaandeel kan wel stijgen, maar tegen welke prijs? Daarom moet je ook kijken naar echte KPI’s zoals je productiviteit, bezetting, doorlooptijden en verspilling. Je ziet dan direct dat je nog meer kan verbeteren. Dat is nuttig, zeker in tijden dat je resultaten vooral afhankelijk lijken te zijn van de economische situatie. KPI’s bieden je echter altijd serieuze kansen om je prestaties verder te verbeteren. In goede én slechte tijden.

Wat zijn de exacte doelen van je organisatie?

Waarschijnlijk heeft je organisatie een missie en strategie. Maar zijn die wel concreet genoeg? Begrijpen je mensen die en vooral kunnen ze er naar handelen? In ons artikel ‘Kwaliteit en performance vanuit strategisch perspectief’ blijkt dat in slechts 26% van de gevallen medewerkers hun bijdrage aan de strategie begrijpen. Met integraal prestatiemanagement zorg je dat iedereen kan aansluiten op de kritieke succesfactoren van je strategie. Als de uitgangssituatie (“as is”) niet alleen op bedrijfsniveau duidelijk is, maar ook op afdelingsniveau, kun je gericht doelen en normen gaan definiëren voor elke KPI (“to be”). Zo krijg je met elkaar de duidelijkheid en focus op de doelen die er echt toe doen, op alle niveaus in je organisatie.

3-daagse masterclass Performance Management

Wil je een goede eerste stap zetten met prestatiemanagement? De juiste KPI’s selecteren en succes bereiken met een Balanced scorecard? Dan is onze 3-daagse opleiding Performance Management & KPI’s de uitkomst.

naar de PM-opleiding

Het managen van prestaties

Gewapend met een duidelijke uitgangspositie en heldere doelen, kun je samen met je teams aan de slag met het managen en meten van prestaties. Je kunt dan gaan sturen op meer dan alleen financiële cijfers. Met specifieke prestatiemanagement tools zoals een Balanced Scorecard (BSC) en een KPI dashboard kun je periodiek én in de juiste frequentie de behaalde tussenresultaten vaststellen. Je krijgt inzichtelijk of einddoelen per KPI, per afdeling en/of per persoon gehaald (gaan) worden. En je kunt zien waar afwijkingen plaatsvinden en eventuele bijsturing nodig is. Daarnaast zorgt het voor heldere communicatie en meer samenhang. Zeker wanneer je het inbedt in een continue verbetercyclus zoals de Plan do check act cyclus (voorbeeld).

De persoonlijke betrokkenheid neemt exponentieel toe

Door performance management vergroot je ook nog eens de persoonlijke betrokkenheid van je medewerkers en managers bij de prestaties van je bedrijf. Het maakt medewerkers bewust van het feit dat financiële resultaten het gevolg zijn van met elkaar samenhangende processen en factoren (strategiekaart). Dus niet alleen hard werken, maar ook doordachte marketingconcepten, klantkennis en -attentie, logistieke innovaties en human capital gaan je helpen je businessmodel te verbeteren.

Ons Integraal Performance Management-model

Onze aanpak behelst meer dan alleen kijken naar indicatoren. Ons integrale model (zie afbeelding) voorziet je van een kader waarbinnen performance management echt succesvol kan zijn.

Performance Management raamwerkFiguur 1: Het Performance Management raamwerk raakt de missie, de strategie, de KPI’s, continu verbeteren, procesoptimalisatie, feedback en Business Intelligence. Haal je één onderdeel weg dan functioneert performance management niet goed.

Welke stappen zet je in prestatiemanagement?

Stap 1: Verkrijg met elkaar helderheid over de doelen van prestatiemanagement.
Stap 2: Bepaal de kritieke succesfactoren en definieer de onvervalste KPI’s.
Stap 3: Realiseer tools om de voortgang op elk KPI-niveau te meten en te laten zien.
Stap 4: Leer met elkaar te sturen op de indicatoren en borg de verbetering in het proces.

De mogelijkheden van Serious Gaming in Performance Management

Meerdere invalshoeken voor performance management

Gezien de nog steeds toenemende populariteit van managementmodellen omarmen steeds meer organisaties prestatiemanagement. Vaak vanuit de invalshoek van planning en control, continu verbeteren of strategisch management. Maar er zijn ook een aantal andere interessante invalshoeken:

  1. organisatieontwikkeling & performance management
  2. kwaliteitsmanagement & prestatiemanagement
  3. personeelsmanagement & prestatiesturing

Met verrassende resultaten, waardoor het mes aan twee kanten snijdt.

1. Je organisatie ontwikkelen met performance management

Je organisatie ontwikkelen met Performance ManagementUit recent onderzoek blijkt: gebruik performance management niet louter voor het monitoren van prestaties. De kans is groot dat prestatieverbetering uitblijft. Hoe moet het dan wel?

Uitstekend systeem voor organisatieontwikkeling

Performance management systemen blijken namelijk ook uitstekende systemen om te gebruiken bij organisatie(her-)ontwikkeling en het managen van de strategie. Niet elk systeem, maar wel die systemen die op een consistente manier de hoger liggende scorecards koppelen aan de daar direct onderliggende. Dit door consequent bij elke geformuleerde doelstelling op een niveau de vraag te stellen: ‘Hoe gaan we dat bereiken?’ en ‘Wat is daarbij kritiek?’

Er ontstaat automatisch een organisatiestructuur

En dan niet vergeten die vraag te beantwoorden in weer duidelijke, gekwantificeerde doelstellingen. Die doelstellingen worden qua verantwoordelijkheid weer toebedeeld aan de juiste groep(en) of personen in de organisatie. Hieruit ontstaat dus automatisch een organisatiestructuur: “Wie doet wat?” of nog iets sterker: “Wie is waar voor verantwoordelijk?”. Zodoende kan het eigenaarschap – een belangrijke succesfactor in performance management trajecten – op zeer natuurlijke wijze tot stand komen.

Snel inzicht in die activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben

Als afgeleide van dit proces wordt ook duidelijk welke van de uitgevoerde activiteiten in de organisatie géén toegevoegde waarde voor het realiseren van een doelstelling hebben. Deze “verspilling” (zie ook: Lean werken) zou op zijn minst tot discussie moeten leiden over het nut van de activiteit.

2. Verbeter je kwaliteit met performance management

Verbeter de kwaliteit door Performance ManagementEr bestaan ook nu nog veel kwaliteitsmanagementssystemen, die activiteitgericht zijn: handboeken vol procedures die beschrijven hoe gewerkt moet worden.

Integrale invoering maakt handboeken overbodig

Integrale invoering van performance management maakt in elk geval die handboeken overbodig. Niet langer de activiteit, maar de ermee te behalen resultaten staan centraal.

Kleine stap naar geheel procedureloos ISO 9001

En omdat een goede balanced scorecard (uitleg) ook de juiste, dat wil zeggen: op het risico van het proces toegesneden, meet- en rapportage-frequenties hanteert, is procesmanagement: wat is het? en beheersing van de deelprocessen in een moeite geregeld. En dan is de stap naar een geheel procedureloos ISO 9001 managementsysteem nog maar een kleine.

Performance management is een uitkomst voor INK-model-gebruikers

Ook voor organisaties die met het INK-model werken is performance management een uitkomst. De verschillende resultaatgebieden worden al met prestatie-indicatoren gekwantificeerd. Ook hier is de stap om de management aandachtsgebieden ook aan te sturen op basis van de met die processen te behalen resultaten zeer effectief.

3. Vier positieve zaken voor je personeel

De 4 positieve effecten van performance management voor je medewerkersOp het personele vlak hebben een goed performance management systeem en SMART-doelen formuleren een aantal positieve effecten. Maak hier kennis met de 4 belangrijkste effecten.

a. Er is ruimte voor open discussies

Het eerste positieve effect is dat een zorgvuldige ontwikkeling van balanced scorecards een uitstekend communicatiemiddel in de organisatie is. Niet alleen gaan je medewerkers op alle niveaus bekend worden met de koers die je organisatie vaart, er zijn meer effecten.

Op het moment van het formuleren van doelstellingen hoort ook altijd het realiteitsgehalte van die doelstelling in beeld te zijn. Je hoort niet-realistische doelen te vermijden. Dit betekent welhaast automatisch een formulering van en afstemming met de randvoorwaarden. Hier stel je automatisch eisen aan de organisatie en de voorgaande processen en die leg je vast.

Typische opmerkingen tijdens dit proces:

  • dan moet ik wel dit of dat op tijd van die collega hebben
  • daarvoor heb ik wel zoveel tijd en geld voor nodig
  • daarvoor is het nodig dat mijn mensen een vakopleiding volgen

Op het moment dat niet als vanzelf aan die voorwaarden wordt voldaan, ontstaat discussie over het ambitieniveau van de doelstelling. Maar er volgt ook discussie met het eerst hogere niveau over de vastgestelde doelstelling.

b. De bijdrage aan de doelstellingen wordt geformaliseerd

Het tweede effect is dat medewerkers via performance management kunnen aangeven wat de organisatie van hen mag verwachten. Ze krijgt hiermee inzicht over het ambitieniveau van de doelstellingen en kan daarover uitspraken doen. Op zijn minst zou je overeenstemming over de doelstellingen moeten bereiken tussen de twee betrokken hiërarchische niveaus. Deze overeenstemming heeft het karakter van een prestatiecontract: partijen krijgen duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen.

c. Er ontstaat een rechtvaardiger beoordelingssysteem

Het derde effect is dat als deze afspraken duidelijk zijn, ook de beoordeling van iemands functioneren objectief langs deze maatstaf vastgesteld kan worden. Zo kan je dus een rechtvaardig(er) beoordelingssysteem beschikbaar stellen. Lees ook onze blog ‘Stop het veroordelingscircus’.

d. Functietyperingen worden overbodig

Het vierde effect hangt tenslotte samen met de vorige: functietyperingen op basis van kennis, activiteiten en verantwoordelijkheden maak je ‘overbodig’. De functie ga je in de nieuwe situatie definiëren op basis van de te behalen resultaten en de weg waarlangs dat het beste kan gebeuren.

4 mogelijke bezwaren van prestatiemanagement

Als mogelijke bezwaren van prestatiemanagement worden vaak genoemd:

  1. 4 veelgehoorde bezwaren tegen prestatiemanagementDe invoering van prestatiemanagement roept weerstanden op omdat het de bestaande vrijblijvendheid verkleint. Deze opmerking is correct: de vrijblijvendheid wordt inderdaad verkleind, maar dat wordt in het kader van de methodiek juist als wenselijk gezien. Managers kunnen zich niet uitsluitend met flashy-activiteiten bezighouden, maar moeten de praktijk van alle dag besturen.
  2. Prestatiemanagement is (te) instrumenteel. Inderdaad steunt prestatiemanagement op een instrumentele benadering, deze is echter ingebed in de stijl van leidinggeven. Het periodiek volgen van de prestaties met cijfers hoort er zeker bij. Maar het is niet goed als dit stuit op weerstand; het ownershipprincipe moet daarom serieus worden genomen. Het is ook niet goed als prestatiemanagement zou leiden tot een ingewikkelde informatiestructuur. Het vertrekpunt is juist dat een simpele maar consistente informatievoorziening ervoor kan zorgen dat managers niet meer verdrinken in de cijfers. Veel andere benaderingen van prestatiemanagement stranden juist omdat men ‘alles’ wil meten.
  3. Er wordt in de organisatie al gewerkt met prestatie-indicatoren en men zit niet te wachten op een nieuwe of meer formele benadering daarvan. Als die andere benadering werkt, is er natuurlijk geen reden om over te stappen. Als de benadering niet werkt, kan dat echter wel interessant zijn. Maar men kan de methode niet half invoeren. Het management moet zich tevoren realiseren dat prestatiemanagement de nodige discipline vraagt en dat alle stappen consequent moeten worden gezet.
  4. De discussie over ‘de cijfers’ gaat veel tijd vragen. Immers, de stand van de indicatoren geeft niet aan welke acties moeten worden genomen. Andere indicatoren geven op korte termijn maar weinig aanknopingspunten voor sturing of verandering, bijvoorbeeld omdat men afhankelijk is van moeilijk te beïnvloeden omgevingsfactoren. Dergelijke bezwaren zijn juist, maar kunnen tegen elk indicatorsysteem worden ingebracht. Dat neemt niet weg dat een groep die regelmatig de indicatorstanden bespreekt, zinvol bezig is en bereid is zich meer pro-actief op te stellen.

Niet bagatelliseren

Wij willen deze of andere bezwaren niet bagatelliseren. Wie de bezwaren steekhoudend vindt, wordt aangeraden om de bestaande situatie zonder prestatiemanagement eens te vergelijken met die waarin prestatiemanagement wel functioneert. Ook die laatste situatie zal nooit helemaal kunnen bevredigen.

De belangrijkste resultaten van performance management

  • Er ontstaat focus op de doelen die er écht toe doen, 100% op elkaar uitgelijnd.
  • Mensen werken niet meer langs elkaar heen.
  • De kwaliteit van producten en diensten verbetert automatisch.
  • De winstgevendheid stijgt drastisch, geen verspilling meer.
  • Hogere klant- en medewerkerstevredenheid.

Lees onze uitgebreide en actuele artikelen over prestatiemanagement:
› Performance Management-kennisbank

Specialisten in performance management

De consultants van Passionned Group hebben ruime ervaring met advisering en implementatie van performance management projecten. Als auteur van het boek De Cockpit van de organisatie (5e druk), De intelligente, datagedreven organisatie (compleet herziene druk), Datacratisch werken en organisator van de Slimste organisatie van Nederland behoort Passionned Group tot de top van performance management experts.

Ook aan de slag met prestatiemanagement?

Neem gerust contact met ons op voor een afspraak over prestatiemanagement en zet de eerste stap naar verbetering van jouw prestaties op allerlei terreinen.

Over Passionned Group

Logo Passionned Group, de specialist in performance management & KPI-sturingPassionned Group is dé specialist in het ontwerpen en implementeren van prestatiemanagement-systemen & KPI-dashboards. Onze gedreven adviseurs helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een slimme & prestatiegedreven organisatie.

neem contact met ons op

Reviews over Performance Management

Tibor Olgers | Tibor.nl Consultancy Group | 19 december 2019

Ik vind je e-book verschrikkelijk goed. Het zou verplichte kost moeten zijn voor elke dga/ceo. Wij laten al onze klanten een KPI dashboard (proces indicatoren) en scorebord (resultaat- en prestatie indicatoren) maken.

Ondernemers hebben ontzettend veel moeite om focus te houden in die oneindige stroom van to-do's. Concrete en goed gekozen KPI's helpen enorm bij het houden van koers. Hoewel ik denk dat de verdieping die je in het e-book biedt verder gaat dan wat de gemiddelde dga moet weten, is die verdiepingsslag voor ons als begeleiders van die dga's enorm waardevol. Review over De SMART KPI-bepaler 2023.

direct bestellen
Christiaan Mateman | KleurrijkWonen | 29 november 2019

Met veel plezier heb ik de SMART KPI-bepaler gelezen. Het spreekt aan en past bij deze tijd. Ik herken veel van wat opgeschreven staat. De kunst is om de aanpakken te combineren. Door te kijken naar beïnvloedbare resultaatgebieden, de gevoeligheid voor signalen te verhogen en verbanden in kaart te brengen, ben je beter in staat te sturen. Door vanuit de bedoeling naar de kritische bedrijfsprocessen te kijken, en de vraag te stellen wat een mogelijke nachtmerrie is, dan raak je de kern wat je wilt volgen.

Een mooie metafoor met de voetbalwedstrijd.

KRI's de spitsen
KPI's de middenvelders
PI's: de verdedigers en de doelman (de stand)

Tip: KRI wordt ook wel eens gebruikt als Kritische Risico Indicator. Dit is voor de gebieden waar je een groot risico ziet. Het mooie van de opzet van de SMART KPI-Bepaler is, dat de risico-indicatoren verweven zitten tussen de prestatie-indicatoren. Review over De SMART KPI-bepaler 2023.

direct bestellen
Klaas Mollema | Hillstar Business Solutions | 1 juli 2019

Zeer waardevol, dank daarvoor. Strategiekaart is erg bruikbaar en hier en daar een paar nieuwe inzichten voor KPI’s. Review over De SMART KPI-bepaler 2023.

direct bestellen
Andries Heermans | Kadaster | 8 juni 2019

De Passionned Group heeft ons enorm geholpen met het opzetten van een efficiënt KPI-systeem. Onze resultaten verbeterden en we hebben nu meer grip op onze bedrijfsprocessen en doelen. Review over De SMART KPI-bepaler 2023.

direct bestellen
Hannelie van Asselt | Business Analist | De Woonplaats | 1 juni 2019

Door invoering van een stelsel van KPI’s werden de prestaties op de verschillende onderdelen in één oogopslag helder. Dat gaf ons de mogelijkheid om direct acties uit te zetten om onze prestaties te verbeteren. De specialisten van de Passionned Group hebben ons hierbij uitstekend geholpen. Review over KPI: Key Performance Indicators.

neem contact met ons op
Toon alle reviews Plaats een review

Geef je mening over dit product, artikel of dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht!optioneel
Dit veld is verplicht!optioneel
Dit veld is verplicht!optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Onze performance management-consultants

Leo Kerklaan - Associate Partner

mr. LEO KERKLAAN

Associate Partner

Wouter Huisman - Senior consultant Performance Management

drs. WOUTER HUISMAN

Senior consultant Performance Management

Gijs Eerdmans - Adviseur Performance Management

GIJS EERDMANS

Adviseur Performance Management

Deze organisaties gingen je voor

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met performance management, KPI's en dashboards of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Leo Kerklaan - Associate Partner

mr. LEO KERKLAAN

Associate Partner

Neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen ___
Trainingen & workshops ___
Deelnemers opgeleid ___
Beoordeling klanten 8,9
Consultants & docenten ___
Kantoren 3
Jaar ervaring 18