Kwaliteitsmanagementsysteem
Als bestuurder, manager of consultant wil je een systematische aanpak om de kwaliteit van je producten en dienstverlening continu te verbeteren. Je wilt in jouw bedrijf een kwaliteitsmanagementsysteem implementeren omdat het natuurlijk voordelen biedt. Je weet dat je dan sneller en krachtiger zaken kunt doen, meer vertrouwen uitstraalt en jouw klanten beter kan bedienen. Zodat de kwaliteit en de prestaties van jouw organisatie continu verbeteren. Maar hoe ontwerp en implementeer je zo’n systeem nu met resultaat? En wat zijn de onderdelen van een kwaliteitsmanagementsysteem en welke soorten zijn er allemaal?
- De 7 onderdelen van een KMS
- Voorbeelden van een KMS
- Kwaliteitscontrole & scholen
- Leren van je fouten?
Kwaliteitsmanagementsystemen die je processen continu verbeteren
PDCA in het hart van elk kwaliteitssysteem
De plan-do-check-act cyclus vormt niet alleen het hart van continu verbeteren maar ook van elk serieus kwaliteitsmanagementsysteem. Effectief verbeteren gebeurt namelijk continu en niet eenmalig. En je doet het zeker niet af en toe. Want dat schept veel te veel verwarring bij je klanten en medewerkers.
De continu verbetermentaliteit zal eerst in het DNA van je organisatie terecht moeten komen. Anders zal een kwaliteitsmanagementsysteem niet aanslaan. Laat staan dat het effectief kan zijn. Een systeem ondersteunt immers slechts het verbeterproces. En dat proces kan alleen effectief zijn wanneer er een cultuur aanwezig is van continu verbeteren en feedback.
Als je kijkt naar de PDCA-cirkel dan zie je op het eerste gezicht een simpel principe. Maar implementatie is echt niet eenvoudig. Slechts 7 procent van de organisaties passen de vier factoren stuk voor stuk toe. En met groot succes. Ze realiseren veel betere prestaties. PDCA is een kwaliteitsmanagementsysteem dat eigenlijk elke manager (en ook organisatie) zou moeten hanteren. Je leest in dit artikel waarom! Download het artikel '4 factoren die elke manager moet kennen'.
Als manager, bestuurder of consultant wil je de prestaties van jouw organisatie blijvend verbeteren. Maar je weet niet precies hoe. Of een kwaliteitsmanagementsysteem uitkomst biedt daar ben je misschien nog niet over uit. En je weet niet wat nu echt essentieel is om succes te bereiken. Wij deden er onlangs onderzoek naar. Samen met het topvakblad Kwaliteit in Bedrijf kwamen we op een set aan kritieke succesfactoren voor continu verbeteren. Direct downloaden.
De onderdelen van een kwaliteitsmanagementsysteem
Een goed kwaliteitsmanagementsysteem bestaat minimaal uit de volgende onderdelen:
- Principes: welke uitgangspunten en fundamentele principes hanteer je? Op welke manier ondersteunt een kwaliteitsmanagementsysteem de strategie en doelstellingen van de onderneming? De principes leiden tot concrete standaarden welke je kan gaan invoeren.
- Standaarden: welke standaarden zorgen voor uniformiteit in klantbejegening en procesafhandeling? Zijn de standaarden gemakkelijk afdwingbaar?
- Procesbeschrijving: is het bedrijfsproces beschreven en voor alle betrokkenen helder?
Figuur 1: De onderdelen van een kwaliteitsmanagementsysteem
- Procedures: welke stappen dien je in welke volgorde uit te voeren? Welke uitzonderingen mag je daarbij maken?
- Indicatoren: welke prestatie-indicatoren meten de voortgang in kwaliteitsverbetering? Deze indicatoren zijn eenduidig.
- Dashboard: hoe kunnen medewerkers en managers zien hoe het er voor staat en waar nodig bijsturen? Op het dashboard zet je de belangrijkste indicatoren.
- Verbeterbord: hierop geven medewerkers aan waar zij tegenaan lopen en welke verbeteringen de kwaliteit kunnen laten toenemen.
Specifieke kwaliteitsmanagementsoftware ondersteunt de hiervoor beschreven onderdelen.
Voorbeelden van een kwaliteitsmanagementsysteem
Er zijn verschillende soorten kwaliteitsmanagementsystemen in zwang. Onze verbeterspecialisten hebben jarenlange ervaring met:
- De intelligente, datagedreven organisatie: verbetert continu de kwaliteit van haar processen en dienstverlening door de inzet van onvervalste KPI’s, Artificial Intelligence en Big Data. Ze kantelt de organisatie naar een klantgerichte bedrijfsprocesomgeving.
- De Balanced Scorecard: zorgt dat de missie, strategie, doelstellingen en prestatie-indicatoren op elkaar aansluiten. Zo krijg je beter zicht op noodzakelijke koerswijzigingen en veranderingen. En je kunt verbeteringen sneller doorvoeren.
- Lean: maak korte metten met verspilling in je processen en verhoog tegelijk de toegevoegde waarde voor je klanten. Met het kwaliteitssysteem Lean verbeter je tegelijk jouw marges en klanttevredenheid.
- Six Sigma: deze variant op lean is vooral in grootschalige (industriële) omgevingen goed toepasbaar. Het aantal fouten kun je sterk minimaliseren waardoor de kwaliteit stijgt en de kosten dalen.
- Kaizen: een grondige aanpak om je processen uit elkaar te halen, waar nodig te reviseren en opnieuw in elkaar te steken. Zodat een kwaliteitsmanagementsysteem integraal onderdeel kan uitmaken van jouw processen.
- Meer verbetersystemen
Hoe implementeer je een kwaliteitsmanagementsysteem?
Passionned Group heeft met de implementatie van kwaliteitsmanagementsystemen langjarige ervaring in tal van sectoren. Op basis daarvan en ons onderzoek ontwikkelden we aantal passende opleidingen voor je:
Deze 3-daagse praktijkgerichte opleiding PDCA & kwaliteitsmanagement voorziet je van direct toe te passen continu verbeter-kennis. Zo kun je een adviserende en leidende rol pakken in verbetertrajecten in jouw organisatie. Je leert en oefent met alle benodigde vaardigheden, technieken en bouwstenen. Ook reikt de docent je verschillende kwaliteitsmanagementsystemen aan waar je mee aan de slag kan gaan. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 11 t/m 13 oktober 2023.
Kwaliteitsmanagementsystemen zoals ISO of het INK-model zijn statisch. In de opleiding Procesmanagement leer je kwaliteitssystemen direct in te bakken in jouw bedrijfsprocessen. Dat doe je door middel van een flexibele procesarchitectuur. Met deze opleiding koop je een totaalpakket om jouw organisatie, kwaliteitssystemen en processen opnieuw in te richten. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 21 t/m 23 maart 2023.
Deze interactieve, 5-daagse Black Belt training reikt je niet alleen alle principes uit de Lean filosofie aan en legt deze helder uit, maar je gaat ook hiermee uitgebreid oefenen in een simulatiespel. Zodat je de theorie ook daadwerkelijk in de praktijk kunt gaan brengen. Ook krijg je inzicht in de best practices, real-life cases en enkele handige tools en kwaliteitsmanagementsystemen die het gedachtegoed van Lean werken verder ondersteunen. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 11 mei t/m 2 juni 2023.
De drie belangrijkste voordelen van kwaliteitszorg
- op systematische wijze & controleerbaar dagelijks verbeteren
- meer mogelijkheden om je marges te verruimen
- een hogere medewerker- en klanttevredenheid
Benieuwd naar onze aanpak en best practices?
Neem gerust contact met ons op voor een afspraak of meer informatie over een kwaliteitsmanagementsysteem naar je keuze. Onze adviseurs en verbeterspecialisten helpen je graag verder.
Over Passionned Group
De adviseurs en verbeterconsultants van de Passionned Group helpen je bij het ontwerpen en implementeren van kwaliteitsmanagementsystemen. Om te zorgen voor een hogere kwaliteit van je dienstverlening, en een krachtige en intelligente, datagedreven organisatie.
Onze Kwaliteitsmanagement experts
mr. LEO KERKLAAN
Senior kwaliteitsmanagementsysteem adviseur
Reviews over Kwaliteitsmanagementsysteem
Ik vond de samenwerking met Leo Kerklaan van Passionned Group bij het ontwerpen van een kwaliteitsmanagementsysteem heel prettig. Hij begreep meteen waar het bij subsidie-processen - voor veel mensen een niet makkelijk onderwerp - om draait. We kunnen nu verder met de implementatie.
neem contact met ons opDeze organisaties gingen je voor
