Betere managementinformatie & sturen op verbeteringen

Als bestuurder, manager of controller weet je dat goede managementinformatie & KPI’s nodig zijn voor effectieve sturing van teams en je organisatie. Je wilt niet meer alleen sturen op meningen of intuïtie maar juist op basis van feiten en data. Maar heb je die nu? En als je ze hebt, zijn de feiten en KPI’s (voorbeelden en definitie) dan eenduidig en SMART (afkorting)?

Excel is een handige maar niet de slimste oplossing

Het is ook bekend dat het erg arbeidsintensief is om uit allerlei databronnen de juiste inzichten tevoorschijn te toveren. En je weet dat Excel daarvoor niet de slimste oplossing is. Want spreadsheets zijn erg foutgevoelig. In 95% van de spreadsheets zitten een of meer fouten. Bij het samenstellen van managementinformatie zie je de volgende vragen steeds terugkomen:

Spelen een of meerdere van deze vragen ook bij jouw organisatie? Dan kunnen onze specialisten je snel op weg helpen.

Wat zeggen onze klanten?

“Het ziet er mooi uit en ik ben tevreden met het resultaat dat de Passionned Group heeft neergezet. Het is allemaal snel en soepel verlopen”

Jan Maarten van der Meulen
PwC

Waarom managementinformatie maken complex is:

  • Een traject mondt vaak uit in een arsenaal aan rapportages en veel te veel indicatoren
  • Onzuivere definities waardoor beslissers zich verliezen in eindeloze discussies
  • De managementinformatie moet je koppelen aan je strategische doelstellingen
  • De datakwaliteit laat te wensen over waardoor beslissers de informatie niet vertrouwen
  • Beslissingen blijven uit omdat diepgaande analyse op de managementinformatie ontbreekt

Dit heeft als gevolg dat er geen goede (zelf)sturing kan plaatsvinden en je marges snel kunnen verwateren. Zonder business intelligence fundament blijven deze problemen in de organisatie opduiken. En helaas vaak op de meest ongewenste momenten.

Herken je deze uitdagingen? Dan is het tijd om kennis te maken met onze integrale aanpak voor het maken én effectief gebruiken van managementinformatie.

De SMART KPI-Bepaler

Met deze tool (PDF) bepaal je direct na het downloaden de voor jouw organisatie belangrijkste KPI’s en managementinformatie. De SMART KPI-bepaler helpt je bij het samenstellen van cruciale managementinformatie voor jouw bedrijf en het scherp en meetbaar krijgen van je doelen.

naar datakwaliteitnaar strategie / beleidnaar balanced scorecardnaar dashboardnaar kritieke prestatie indicatoren (kpi)naar strategiekaartplan do check actnaar datawarehousenaar business intelligence architectuur
Managementinformatie: voor krachtige beslissingen
Figuur 1: ons beproefde model waarmee organisaties slimmer kunnen werken op basis van krachtige informatieproducten zoals de SMART KPI-bepaler. Klik op een van de onderwerpen voor meer informatie.

De SMART KPI-bepaler is geen theoretisch model, maar een praktische handleiding waarmee je direct aan de slag kunt. Aan de hand van zes logische stappen leer je hoe je zo effectief en efficiënt mogelijk kunt werken met KPI’s. Het gaat om stappen die in afzonderlijke hoofdstukken worden uitgediept. Zonder omwegen en to-the-point ontwerp je zo voor jouw organisatie een managementdashboard.

naar de SMART KPI-bepaler

Integrale aanpak: in 10 stappen succesvol implementeren

Onze aanpak kenmerkt zich door een combinatie van expertkennis, interactie en snelle resultaten. Onze ervaren experts gaan grondig en pragmatisch te werk en zorgen voor managementinformatie van hoge kwaliteit.

Fase 1: awareness en het ontwerpen van managementinformatie

  • Stap 1: De eerste fase start met een intake en met optioneel een of meer awarenessworkshops en trainingen. We ontwikkelen een visie op managementinformatie zodat de neuzen dezelfde kant op gaan staan.
  • Stap 2: In vervolgworkshops gaan we de kritieke prestatie indicatoren (kpi’s) en de zogenaamde ‘high impact’ inzichten definiëren. Daarbij zijn er drie zaken die van belang zijn: je strategie, je processen en de rollen in je organisatie.
  • Stap 3: De resultaten uit stap 2 werken we verder uit en documenteren we in een functioneel ontwerp en visueel aansprekend dashboard design.
  • Stap 4: We adviseren om een prototype te maken zodat gebruikers een goed beeld krijgen van de mogelijkheden.
  • Stap 5: Deze fase sluiten we af met een plan van aanpak voor fase 2.

vraag offerte aan voor fase 1

Fase 2: bouwen, trainen en coachen in het gebruik

  • Stap 6: Het bouwteam gaat op basis van het functioneel ontwerp aan de slag. Ze beschrijven de benodigde databronnen en ontsluiten die in een database, vaak een datawarehouse.
  • Stap 7: De organisatie kiest een of meer BI tools en schaft deze aan. Het bouwteam maakt met die tools vervolgens overzichtelijke dashboards en rapportages. Die laten we natuurlijk eerst testen door de gebruikers.
  • Stap 8: We trainen de gebruikers en coachen ze in het consequent gebruiken van de managementinformatie.
  • Stap 9: De indicatoren en inzichten koppelen we aan de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerkers.
  • Stap 10: We gaan een feedback systeem inrichten zodat de teams continu kunnen leren, verbeteren en vernieuwen.

vraag offerte aan voor fase 2

Managementinformatie alleen voor managers?

Je hoort sommige mensen nog steeds zeggen dat managementinformatie alleen voor managers bedoeld is. In onze visie is dat flauwekul. Managementinformatie moet je juist delen met zoveel mogelijk mensen: medewerkers, klanten en leveranciers. Dat geeft zeggingskracht en legt een enorm verbeterpotentieel bloot. Samen bereik je veel meer bij het optimaliseren van bepaalde (deel)processen en thema’s. En dan wil je dat iedereen ook toegang krijgt tot goede managementinformatie. Die transparantie ga je natuurlijk niet plotseling realiseren. Je teams maar vooral het management zal er uiteraard eerst aan moeten wennen.

Verdiepingskader managementinformatie & tools

Hier vind je enkele artikelen waarmee je de informatehuishouding van jouw organisatie kan verbeteren.

Tools voor het definiëren en genereren van managementinformatie zijn er in allerlei soorten en maten. Wij deden er uitgebreid onderzoek naar.

Hét boek over MI: ‘De intelligente, datagedreven organisatie’

Hét boek over MI: 'De intelligente, datagedreven organisatie'In ons complete managementinformatie boek (compleet herziene druk) komt het hele spectrum van managementinformatie aan bod. Met als doel: beter management, processen optimaliseren en de organisatie substantieel intelligenter maken. Een beproefd model waar wij al vijftien jaar succesvol mee werken en dat wij elke keer verfijnen en uitbreiden.

naar het boek

Wat levert goede informatie je bedrijf op:

✓ Hogere kwaliteit van dienstverlening en meer succesvolle (zelf)sturing
✓ Eenduidige definities leiden tot meer dialoog over de cijfers zelf
✓ Een stevig fundament om sneller de juiste beslissingen te nemen
✓ Een handig instrument om verbeteracties continu te volgen en bij te sturen
✓ Een organisatie die steeds intelligenter en wendbaarder wordt

En niet te vergeten: geen misbruik meer van Excel. Je bent verlost van de vele spreadsheets.

Definitie managementinformatie

Informatie die inzicht geeft in de ontwikkeling en prestaties van processen, mensen, middelen, kapitaal en kennis om de organisatie te beheersen, bij te sturen en te ontwikkelen. Bron: Boek ‘De intelligente, datagedreven organisatie’

Perspectief planning & control & PDCA

Goede managementinformatie zorgt ervoor dat afdelingen en teams veel beter kunnen samenwerken. Maar ook de verschillende niveaus in je organisatie gaan meer samen doen. Zo krijg je meer grip en een betere beheersing van je processen. En zo kan jouw organisatie meer rendement gaan behalen.

Samen sneller scoren met dezelfde besturingstaal

Medewerkers en managers die dezelfde besturingstaal spreken kunnen samen sneller scoren. Ze gaan van hoog tot laag sturen op indicatoren met gelijke definitie. Je organisatie kan zo meer in control komen, terwijl er tegelijkertijd meer ruimte ontstaat voor creativiteit.

7 tips voor betere managementinformatie

7 tips voor betere managementinformatieDe kwaliteit van je managementinformatie kun je met de volgende tips substantieel verbeteren. Uit onderzoek onder ruim 400 organisaties blijkt dat de volgende factoren van essentieel belang zijn om het gebruik van managementinformatie te stimuleren. In volgorde van belangrijkheid:

1. Stem de KPI dashboards en rapportages nauwkeurig af op de doelgroepen en rollen in jouw organisatie. Dit blijkt van doorslaggevend belang voor het succes van een managementinformatiesysteem. Voor meer informatie surf je naar het business intelligence framework.

2. Voorkom een arsenaal aan rapportages waardoor gebruikers door de bomen het bos niet meer zien. Biedt het juiste aantal rapportages aan: niet teveel, niet te weinig. Zie ook het artikel ‘Stop met rapporteren, verstrek inzichten’.

3. Ga verstandig om met kleurgebruik, maak goed leesbare, eenvoudige grafieken en andere meer geavanceerde datavisualisaties. Houd er rekening mee dat ongeveer 8% van de mannen met enige vorm van kleurenblindheid te kampen heeft.

4. Voorzie de managementinformatie van een standaard layout. Dit vereenvoudigt het gebruik van de aangeboden informatie. Het zorgt daarnaast dat je rapporten en dashboards makkelijker onderhoudbaar zijn.

5. Zorg voor interactieve analyse-mogelijkheden in de rapporten en dashboards. Maak dat je gebruikers direct op de details kunnen inzoomen en de informatie vanuit meerdere invalshoeken kunnen analyseren. Zodat ze eenvoudig de onderste steen naar boven kunnen halen (Data Discovery).

6. Geef goede uitleg over de managementinformatie in de vorm van een legenda en definitiehandboek. Zo voorkom je dat er meerdere versies van de waarheid kunnen ontstaan. En je voorkomt zo ook dat gebruikers conclusies trekken die niet kloppen of niet in lijn zijn met andere conclusies.

7. Zorg voor een gedegen informatie-analyse zodat de managementinformatie perfect kan aansluiten op de behoefte en de rollen die de gebruiker vervult in het proces.

Lees ook: De 5 grootste blunders met KPI’s.

Tot slot: gebruik altijd een verbetercyclus

PDCA cyclus - plan do check actHet is noodzakelijk voor succes om managementinformatie in te bedden in een verbetermethode zoals de Plan Do Check Act-cyclus (PDCA) van dr. Deming. Dat biedt grote kansen voor beheersing én continue prestatieverbetering.

Wil jij ook meters maken met managementinformatie?

Neem hier contact met ons op voor een afspraak met onze adviseurs over de mogelijkheden van managementinformatie voor jouw organisatie.

neem contact met ons op

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met managementinformatie systeem (kpi's en 1 miljoen eur inzichten) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Wouter Huisman, consultant managementinformatie

drs. WOUTER HUISMAN

Management consultant

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15