Welke prestatie-indicatoren zijn echt relevant?

Als manager, consultant of bestuurder wil je weten hoe jouw organisatie met prestatie-indicatoren & KPI’s kan gaan werken. Je wilt beter kunnen sturen, meer grip krijgen en je wilt vooral weten hoe je jouw processen kan optimaliseren. Dat is een uitdaging, want hoe bepaal je nu welke prestatie-indicatoren echt relevant zijn? Hoe en waar kun je die prestatie-indicatoren vinden die veelzeggend en cruciaal zijn? En hoe voorkom je een overdaad aan indicatoren? En onder welke condities gaan je medewerkers er mee aan de slag zodat ze daadwerkelijk gaan sturen en continu verbeteren?

De 3 belangrijkste methodes om prestatie indicatoren te bepalen

Het vinden van de juiste set aan indicatoren (relevant, direct beïnvloedbaar en niet teveel, niet te weinig) is vaak niet eenvoudig. Wij ontwikkelden drie krachtige methodieken die je kunnen helpen om het identificatieproces te versnellen:

  1. De strategiegedreven methodiek: via de missie, strategie en doelstellingen daal je in stapjes af naar meetbare indicatoren. Met deze methodiek ben je er van verzekerd dat je prestatie-indicatoren de strategische performance tonen. Zo houd je je organisatie op koers.
  2. De procesgedreven methodiek: je bedrijfsproces en de verschillende stappen daarin vormen het vertrekpunt. Je haakt zo direct in op de taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers. Zo optimaliseer je jouw werkprocessen.
  3. De datagedreven methodiek: met data science verzamel je de gegevens uit je systemen, sensoren of externe databronnen en deze combineer en visualiseer je om te komen tot aansprekende inzichten. Zo vorm je allerlei prestatie-indicatoren en verbeter je met data-analyse.

Meer dan 350 voorbeelden van Prestatie-indicatoren

Wil je snel de juiste prestatie-indicatoren vinden in jouw organisatie? Eenvoudiger sturen en meer grip krijgen op je processen? Bestel dan onze Handleiding Prestatiemanagement. Deze unieke KPI-gids bevat ook ruim 350 voorbeelden van prestatie-indicatoren en key performance indicators uit tal van branches en disciplines.

naar de handleiding

Verbind strategie, processen en data met elkaar

Een combinatie van deze methodieken werkt het beste. Zodat je je strategie, je processen en je data perfect op elkaar kan uitlijnen. Want dat is waar het vaak op stuk loopt. Dit is een relatief complex proces, maar maakt sturing uiteindelijk niet alleen veel eenvoudiger, maar ook veel krachtiger. Meer weten? Je leert het in onze SMART KPI-bepaler. Met de SMART KPI-bepaler leer je in 6 stappen hoe je effectief en efficiënt kunt werken met KPI’s. Deze onmisbare “bijbel” voor prestatiegerichte managers en medewerkers helpt bij het samenstellen van cruciale managementinformatie, het formuleren van je KPI’s en het helder krijgen van organisatiedoelen.

Voorbeelden van prestatie-indicatoren per functiegebied

Marketing indicatoren

  • Marktaandeel
  • Marktaandeel per productgroep
  • Groei van het marktaandeel
  • Aantal respondenten op mailing
  • Inschrijvingen voor nieuwsbrief
  • Aantal bezoekers op de website

Verkoop indicatoren

  • Aantal uitstaande offertes
  • Aantal verloren offertes
  • Succesratio offertes
  • Aantal nieuwe klanten
  • Aantal verloren klanten
  • Omzet en omzetgroei

Productie indicatoren

  • Aantal productieorders per uur
  • Aantal orders in backlog
  • Aantal retouren naar reden
  • Aantal uren stilstand per machine
  • Voorraad per product

Inkoop & inslag indicatoren

  • Inkoopprijs
  • Inkoopmarge
  • Aantal stuks ingekocht
  • Aantal leveranciers

Financiële indicatoren

  • Aantal verkoopfacturen
  • Facturen over betaaltermijn
  • Gemiddeld factuurbedrag
  • Gemiddeld korting
  • Bruto marge
  • Netto marge
In de literatuur vind je veel voordelen van het gebruik van niet-financiële indicatoren. Lees hier meer over de voordelen van indicatoren zonder euroteken…

Welke indicatoren zijn nu echt belangrijk?

Welke indicatoren zijn nu echt belangrijk?Bovenstaande lijst met indicatoren is natuurlijk niet volledig of slechts deels van toepassing op jouw organisatie. Het zijn ‘slechts’ voorbeelden die je kunnen helpen om specifiek voor jouw bedrijf de juiste indicatoren te vinden. De grootste uitdaging vormt altijd: minder is beter. Want welke methode je ook gebruikt, voor je het weet, heb je een lijst met honderden (prestatie)indicatoren. En met een overvol dashboard is het monitoren en managen van prestaties bijzonder lastig. Welke indicatoren zijn nu echt belangrijk voor het behalen van betere prestaties?

Gloednieuwe white paper

Wanneer er een dashboard is opgeleverd, wordt er daarna soms door de makers verzucht: “Er gebeurt niets met de cijfers”. In de gloednieuwe whitepaper ‘Grijp in voor het te laat is’ vind je een glashelder kader om effectief te sturen.

gratis whitepaper

Ga op zoek naar de onvervalste performance indicatoren

Het antwoord is: de kritieke prestatie indicatoren. Zij laten zien wat echt kritiek is om een prestatiedoorbraak te realiseren. Daarnaast zijn ze voor iedereen zeer herkenbaar en leggen ze direct bloot waar in het bedrijfsproces je het beste kunt bijsturen. Onze SMART-KPI-bepaler helpt je snel op weg om de echt belangrijke prestatie-indicatoren en de ‘high impact’ inzichten te identificeren en te classificeren. En je gaat leren hoe je erop kan sturen.

Voorbeelden van indicatoren uit het dagelijks leven

In het dagelijkse leven heb je regelmatig met indicatoren te maken. De benzinemeter in het dashboard van een auto, bijvoorbeeld.

1. Hoeveelheid brandstof

Als chauffeur onderzoek je een belangrijk gegeven: de hoeveelheid brandstof in de tank. De stand van de wijzer laat de resultaten van dat onderzoek zien. Vervolgens zet je de resultaten af tegen een – in dit geval ongewenste – situatie: die waarbij de hoeveelheid brandstof ontoereikend is. Als chauffeur kan je dan in één oogopslag zien of de gemeten prestatie acceptabel is of niet.

2. Lichaamstemperatuur

Een ander voorbeeld uit het leven van alledag: de lichaamstemperatuur als indicator voor ziekte en gezondheid. De thermometer fungeert als meetinstrument. Met onze kennis over de ‘normale temperatuur’ kunnen we een goed/foutgrens bepalen: boven 38°C is de patiënt ‘echt ziek’; 40°C en meer is levensbedreigend, behalve bij jonge kinderen.

Kenmerken van goede indicatoren

  • Simpel: gemakkelijk te vergaren, indien mogelijk voortbouwend op wat er al is
  • Zichtbaar en informatief: inzichtelijk, geven in één oogopslag behaalde resultaten en de trend weer
  • Motiverend en beïnvloedbaar: vergelijkbaar, mobiliserend en binnen eigen verantwoordelijkheidsgebied
  • Onderdeel van beleid: aansluitend bij organisatiedoelstelling of urgent kwaliteitsprobleem
  • Bevorderen klantgerichtheid: meten de tevredenheid van de interne of de externe klant
  • Opgesteld met betrokkenen: top-down en bottom-up. Acceptabel door inbreng in ‘wat’ en ‘hoe’ er gemeten gaat worden

Focus op een beperkt aantal KPI’s

Voorbeelden van indicatorenDeze voorbeelden uit de praktijk laten zien hoe ons dagelijkse management werkt. De aandacht moet je richten op wat belangrijk is in de gegeven situatie (focus). En je moet een beperkt aantal prestatie-indicatoren ontwikkelen waarmee informatie over de situatie kan worden verkregen. En zo kun je ook de goed/foutgrenzen bepalen.

In het boek ‘De cockpit van de organisatie’ richten wij ons op feedback met behulp van indicatoren over zaken die van belang zijn voor jouw organisatie. Net als in het dagelijkse leven is de charme dat in een enkele aanwijzing veel informatie ligt opgesloten. Daaraan hebben niet alleen managers behoefte, maar iedereen die betrokken is bij de onderneming en invloed kan uitoefenen.

Voordelen van het werken met prestatie-indicatoren

  • De prestatie van je team of organisatie wordt in één oogopslag duidelijk.
  • Ze geven snel inzicht in positieve of negatieve ontwikkelingen.
  • Ze richten de aandacht op de hoofdzaken.
  • KPI’s geven aanwijzingen waar procesverbetering mogelijk of -correctie nodig is.
  • Ze maken de resultaten van kwaliteitsprojecten snel zichtbaar.

Werken met en sturen op indicatoren

Heb je de juiste prestatie-indicatoren bepaald en zijn je definities scherp en de onderliggende gegevens juist? Dan kun je met de indicatoren gaan werken en erop gaan sturen. Maar hoe organiseer je dat nu effectief?  De top 3 meest kritieke succesfactoren daarbij zijn:

  1. Het vaststellen van normen en targets en vooral die periodiek evalueren en bijstellen.
  2. De indicatoren doelbewust gebruiken voor analyse, actie en procesverbetering.
  3. Consequent met elkaar de cijfers bespreken, zowel negatieve als positieve scores.

Wil je meer weten en leren hoe je dit allemaal in de praktijk kunt brengen? Neem dan deel aan de opleiding PDCA & Kwaliteitsmanagement of de opleiding Performance Management & KPI’s.

Wanneer is een indicator bruikbaar?

Wanneer is een indicator bruikbaar?De voorbeelden zijn bedrieglijk in hun eenvoud. Ze lijken voor de hand te liggen. Liggen ze dus ook voor het oprapen? In werkelijkheid blijkt vaak een lang proces van zoeken, opstellen van KPI’s, uitproberen en bijstellen vooraf te gaan. Waarom duurt het zolang om een set indicatoren te maken?

De oorzaak hiervan moet je zoeken in het feit dat het niet gaat om het opstellen van ‘een rijtje indicatoren’, maar om het opbouwen van een goed werkend systeem van prestatiemanagement. Daarom moeten er indicatoren worden gevonden die aansluiten bij de strategie van de organisatie en die het succes daarvan meten.

Verder moet je de indicatoren voorzien van een streefwaarde. Over de geselecteerde indicatoren moet je efficiënt kunnen rapporteren. De rapportages moeten aanzetten tot het zelf plannen van prestatieverbetering.

Om dit te bereiken moet je managers en medewerkers betrekken bij het opstellen van indicatoren. Dit noemen we het eigenaarsprincipe. Al deze factoren compliceren het opstellen van KPI’s. Ze maken het ontwerpen van een prestatiemanagementsysteem echter ook interessanter, en het resultaat is een instrument dat stevig kan bijdragen aan de prestatieverbetering.

Direct aan de slag met goede prestatieindicatoren?

Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak voor een oriënterend gesprek met een van onze consultants.

neem contact met ons op

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met prestatie indicatoren (350+ voorbeelden) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Specialist prestatie-indicatoren

DAAN VAN BEEK MSc

Auteur van De intelligente organisatie (5e druk)

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
3713
Trainingen & workshops
3714
Deelnemers opgeleid
3715
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
3716
Kantoren
3
Jaar ervaring
14