Definitie procesmanagement
Managers en consultants kijken door verschillende brillen en vanuit afwijkende achtergronden naar bedrijfsprocessen en procesmanagement. We noemen deze 4 brillen: modelleren, beheersen, verbeteren en veranderen. In dit korte artikel lees je meer over de verschillende invalshoeken en de uiteenlopende definities van procesmanagement die in omloop zijn. Zodat je een gevoel kan krijgen bij de breedte van het vakgebied en een betere keuze kan maken welke definitie(s) jij zou willen hanteren. Ook geven we tips voor de voor jou best passende opleiding.
Verschillende invalshoeken en definities van procesmanagement
Definitie 1: Procesmanagement om te verbeteren
Deze insteek gaat ervan uit dat je in elk proces wel iets kan verbeteren. Dat is in de praktijk natuurlijk vaak ook het geval. In de processen sluipen in de loop van de tijd stappen die niet optimaal zijn vanuit het totale klantproces bezien. Ze zadelen je op met rework.
Kaizen, vrij vertaald ‘continue stapsgewijze verbetering’, is gebaseerd op de overtuiging dat het succes van een onderneming afhangt van een voortdurende verbetering van kwaliteit en productie in de meest uitgebreide zin. Bron: Masaaki Imai
Deze invalshoek sluit goed aan op de Lean en Six Sigma methodiek. Je gaat daarbij op zoek naar verspillingen in je processen. En daarnaast ga je (extra) toegevoegde waarde creëren voor je klant. De nadruk ligt op het verbeteren en lean maken van je proces.
Definitie 2: Procesmanagement als modelleertool
De processen met alle processtappen zet je bij deze definitie van procesmanagement op ‘papier’. Hierdoor krijg je inzicht in hoe de (huidige) procesflow verloopt en waar je mogelijk verbeteringen kan aanbrengen. In het begin is iedereen erg enthousiast omdat er meer inzicht (op papier) ontstaat: “oh, loopt het zo!” Een soort modelleerkoorts breekt uit en de organisatie gaat alle processen ter hand nemen en modelleren.
Procesmanagement kan gebruik maken van een aantal modellen. Zo krijg je inzicht in complexe vraagstukken. Bron: bedrijfssturing.nl
Hierna vragen ze de proceseigenaren om een handtekening onder dergelijke procesmodellen te plaatsen. Ze gaan er min of meer van uit dat daarmee het (nieuwe) proces vaststaat. Niets is minder waar. Vaak zien we de procesmodellen een kwijnend bestaan leiden in een la. De reden? Het papieren procesmodel bevat geen ‘live’ informatie in de vorm van scores op procesindicatoren.
Definitie 3: Procesmanagement om te beheersen
Bij het management van processen gaat het erom dat je het proces volledig kan beheersen. Het proces levert dan precies dat resultaat en die kwaliteit die je mag verwachten. Het gaat dan om ‘internal control’ en kwaliteitsmanagement.
Procesmanagement is het sturen en beheersen van al je processen binnen jouw organisatie. Bron: Peggy Excelmans
In deze definitie van procesmanagement ligt sterk de nadruk op de maakbaarheid van een organisatie. Die natuurlijk uit allerlei verschillende sociale & dynamische processen bestaat die je niet allemaal zou moeten willen beheersen. Dat je meer grip op processen wilt krijgen is vanuit planning & control een must maar daarin doorschieten kan alle innovatie killen in je organisatie.
Definitie 4: Procesmanagement als veranderinstrument
Deze insteek sluit volgens ons het beste aan bij de kern van de PDCA cyclus:
- Processen plan je van tevoren inclusief wijzigingen in de processen of normen (P)
- Je voert de processen uit en analyseert de data (D)
- De resultaten daarvan bespreek je en vergelijk je met het plan (C)
- Uiteindelijk ga je je plan bijstellen (A)
Vervolgens start je de cyclus opnieuw zodat je een continu proces krijgt.
Procesmanagement is het begeleiden en sturen van een traject naar een gesteld doel. Daarbij vormt de oplossing een gedragen resultaat. Deze komt tot stand doordat betrokken partijen nauw samenwerken aan het doel. Bron: Atos
De PDCA cyclus biedt het management en teams een prima leidraad om veranderingen naar een doel zo gecontroleerd mogelijk door te voeren. Dat ‘vereist’ wel een IMWR cyclus rondom de PDCA cyclus omdat draagvlak bij verandering essentieel is.
De definities sluiten elkaar niet uit
Bovenstaande vier definities van procesmanagement sluiten elkaar niet uit, ze overlappen grotendeels. Het is dus niet een kwestie van of/of maar van en/en. Processen ga je verbeteren, veranderen en beheersen, en daarvoor heb je een (real-time) procesmodel nodig.
Vertaal definities naar toepasbare kennis: relevante opleidingen
Hieronder volgt een selectie van trainingen die je kunnen gaan helpen om procesmanagement definities en procesverbeteren in jouw organisatie op een hoger plan te krijgen:
Deze training Procesmanagement bied je een totaalpakket om jouw organisatie en processen opnieuw in te richten. Je combineert de theorie met praktische opdrachten. De opleiding begint met de basisbeginselen van strategievorming en procesinrichting. Daarna komen de verschillende visies op processen en bijbehorende effecten hiervan op de bedrijfsvoering en organisatiestructuur aan bod. Tot slot maak je kennis met het meetbaar maken van procesprestaties en process mining. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 21 t/m 23 maart 2023.
Deze 3-daagse praktijkgerichte training PDCA & kwaliteitsmanagement voorziet je van direct toe te passen continu verbeter-kennis en de meeste essentiële procesmanagement definities. Zo kun je een leidende en adviserende rol pakken in verbetertrajecten in jouw bedrijf. Je leert en oefent met alle benodigde vaardigheden, technieken en kwaliteitsbouwstenen zodat je het geleerde ook direct in de prakijk kunt brengen. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 11 t/m 13 oktober 2023.
Deze 5-daagse Lean training Black Belt (masterniveau) reikt je niet alleen alle principes van de Lean methode aan, en legt de begrippen, concepten en definities helder uit, maar je gaat ook hiermee uitgebreid oefenen in een simulatiespel. In deze Master Black Belt word je klaargestoomd om Lean werken tot in de volle breedte van jouw organisatie met succes in te voeren. Inclusief certificering tot Black Belt. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 11 mei t/m 2 juni 2023.
Onze procesmanagement specialisten hebben jarenlange ervaring in het adviseren over, lesgeven in en het implementeren van verbeteroplossingen. Wil je meer informatie of een vrijblijvend gesprek? Neem dan contact met ons op en wij bespreken graag de uitdagingen waar jij voor staat.
Over Passionned Group
De processpecialisten van Passionned Group (sinds 2004) helpen kleinere en grotere organisaties bij procesmanagement, procesoptimalisatie, data science en continu verbeteren. Wij hebben al meer dan 6.500 organisaties geholpen bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie.
Onze procesmanagement specialisten
DICK POUW MBA
Senior consultant procesmanagement
dr KO ACHTERBERG
Senior procesmanagement adviseur & auteur van ‘Grip op processen’
Deze organisaties gingen je voor
