Procesmanagement

Als manager, bestuurder of procesadviseur wil je weten hoe je een optimale procesinrichting snel én goed tot stand kan brengen. Dit noem je Business Process Management (BPM) of in gewoon Nederlands: procesmanagement. Tal van aspecten spelen een rol bij het analyseren, ontwerpen en (her)inrichten van processen. Hierdoor kan BPM al snel complex overkomen. Als je echter niet in procestermen kunt benoemen waarmee je bezig bent, weet je eigenlijk niet wat je aan het doen bent. Je loopt rond als een kip zonder kop. Maar er is hoop. Begin eerst met het lean and mean beschrijven van je kernprocessen. Zo krijg je weer grip op je processen.

Ga vandaag nog aan de slag met procesmanagement & BPM en verbeter je wendbaarheid en slagkracht.

• 3 definities procesmanagement
• Een procesmodel opstellen
• Procesmanagement software
• Ontwikkel je visie op processen

Opleiding BPM

Algemene klantbeoordeling

8,9

Gebaseerd op 796 reviews
90,7% beveelt ons aan.

Think Data, Think Passionned™

Open inhoudsopgave

Visualiseer & verbeter je organisatie met Business Process Management

Herken je de volgende uitdagingen bij BPM?

De belangrijkste uitdagingen bij procesmanagement en het opnieuw inrichten van je processen (BPM) herken je zo:

• Kortere levenscyclus: producten krijgen een steeds kortere levenscyclus, wat betekent dit voor de wijze waarop je jouw processen inricht?
• Wendbaarheid: apps, Internet of Things of gewijzigde regelgeving dwingen organisaties tot een steeds grotere wendbaarheid. Maar vanuit het oogpunt van beheersing is juist stabiliteit van belang. Hoe houd je goed grip op jouw processen terwijl je tegelijk meer flexibiliteit inbouwt?
• Arbeidsorganisatie: de arbeidsorganisatie met taken, rollen, bevoegdheden stem je af op je procesinrichting. Maar wat betekent dit voor de arbeidsverhoudingen en hoe krijg je jouw mensen mee?
• IT-landschap: wat betekenen deze veranderingen voor je IT-systemen en hoe minimaliseer je de impact van die veranderingen op je IT-landschap?
• Verbetermethoden: er zijn tal van verbetermethoden maar welke past nu het beste bij jouw organisatie(cultuur) en situatie?

Herken je een of meer van de volgende vraagstukken dan helpen onze procesmanagement-specialisten je graag verder.

Procesmanagement harder nodig dan ooit

Processen gaan vaak op de automatische piloot, duren te lang of haperen te vaak. De procesinrichting laat te wensen over wanneer je ziet dat:

• de doorlooptijden te lang duren en er nog te veel verspilling plaatsvindt
• een grote mate van controle nodig is om de gewenste output te realiseren
• je veel gegevens moet overtypen en er heel veel iteratieslagen (rework) plaatsvinden
• hoge werkvoorraden en buffers nodig zijn om het gewenste serviceniveau te behalen
• veel uitzonderingen en speciale gevallen de procesflow verstoren

Herken je een of meer van bovenstaande symptomen? Dan laat dat zien dat je organisatie nog veel aan intelligentie kan winnen en business process management het juiste middel is voor de kwaal.

Download hier de gratis whitepaper 'Visie op Processen'

In deze populaire whitepaper zet dr. Ko Achterberg uiteen hoe je een visie op processen ontwikkelt en hoe je robuuste processen ontwerpt en implementeert. Met deze inzichten richt je je processen slimmer in en het geeft je inzicht in procesarchitecturen, procesketens en alle begrippen die van belang zijn bij solide procesmanagement. Download de whitepaper 'Visie op processen'.

Nu downloaden

10 succesfactoren voor procesmanagement en wendbare processen

Hoe maak je de stap naar een intelligente, datagedreven organisatie met krachtige, datagedreven en wendbare processen? Waartoe moet jouw organisatie dan in staat zijn? Procesmanagement gaat pas echt iets opleveren als de juiste focus aanwezig is en de randvoorwaarden op orde zijn. De volgende 10 succesfactoren helpen je op weg naar succesvol business process management:

1. Denk in processen en rollen in plaats van structuren en functies.
2. Boetseer de organisatie rondom klantprocessen en processen van andere stakeholders.
3. Voeg bij elke stap in je proces waarde toe voor je klant: Lean verbeteren.
4. Ga de waarde die je toevoegt nauwkeurig meten met onvervalste KPI’s.
5. Houd een sterke focus op het verminderen van fouten en het verhogen van kwaliteit.
6. Gebruik een continu leer- en verbetercyclus zoals de PDCA-methodiek.
7. Toets je processen aan de visie, missie en strategie van jouw organisatie.
8. Implementeer: een procesmodel zonder implementatie is waardeloos.
9. Ontwikkel de procesgerichte competenties van je medewerkers en managers.
10. Kantel de organisatie: minder lagen management en meer gedeelde verantwoordelijkheid.

Klantcase: procesmanagement bij de Gemeente Den Haag

Het proces ‘aanvragen huishoudelijke hulp’ bij de afdeling Sociale Zaken van de Gemeente Den Haag duurde gemiddeld 6 weken. Pas dan was alles helder en kon de gemeente een beschikking versturen naar de aanvrager. De situatie zoals die was:

• Medewerkers typen nog veelvuldig gegevens over
• Taken en verantwoordelijkheden waren niet altijd even duidelijk
• Klanten belden vaak om te vragen wat de status was van hun aanvraag
• Regelmatig werden ze van het kastje naar de muur gestuurd

Integrale procesanalyse

Na een integrale procesanalyse ontdekte het verbeterteam van Passionned Group ruime mogelijkheden voor business process management. We keken onder andere naar het beleid, de gebruikte IT systemen, de arbeidsorganisatie en workflow. We hebben de gemeente geholpen en het proces compleet herontworpen. Vervolgens zijn we het nieuwe proces gaan implementeren. De resultaten voor de gemeente Den Haag spreken voor zich. Er is nu sprake van een maximale wendbaarheid:

• De gemeente handelt nu 80% van de aanvragen binnen 4 uur af, de rest binnen 1 week
• 100% van de eenvoudige aanvragen gaan nu volledig automatisch
• Ze realiseerde al in het eerste jaar een besparing van ruim 600.000 euro
• Ze schakelde de willekeur bij het afgeven van de beschikking volledig uit
• Nieuwe beleidsregels worden binnen 2 weken geïmplementeerd
• Het aantal tevreden burgers steeg aanzienlijk

Een duidelijk voorbeeld waar procesmanagement hét verschil kan maken.

Bestel hier het boek 'Grip op Processen'

Procesmanagement is een onmisbare competentie voor het ontwerpen van een toekomstbestendige organisatie. Dit boek (al meer dan 5.000 exemplaren verkocht) gaat over het analyseren, ontwerpen en inrichten van processen in organisaties. Dr. Ko Achterberg geeft concreet in stappenplannen aan wat je kunt doen als je processen in je organisatie wilt verbeteren en (her)ontwerpen. Daarvoor reikt hij ook de instrumenten en technieken aan. Het resultaat is een totaalaanpak voor het verbeteren van procesmanagement. Bestel het boek direct (geen verzendkosten).

Direct bestellen

Samenhang processen, organisatie, sturing, IT en strategie

Processen staan niet op zichzelf. Ze moeten de organisatiestrategie maximaal ondersteunen en de organisatie goed bestuurbaar houden. IT ondersteunt verder de processen en de mensen die het proces uitvoeren. Bovendien maak je jouw klantbehoefte leidend bij de nieuwe inrichting.

Al met al veel zaken om rekening mee te houden. Dat maakt procesmanagement complex en hierdoor kunnen dit soort trajecten taai aanvoelen. Onze integrale aanpak is juist bedoeld voor organisaties die in samenhang processen willen verbeteren. Een procesarchitectuur is bijvoorbeeld een handig middel om met name de samenhang te visualiseren en te bespreken.

Procesdenken & procesmanagement

Een zeer belangrijk onderdeel van procesmanagement is het leren “denken in processen”. Uit talloze gesprekken en onderzoeken blijkt dat hier nog een wereld valt te winnen. Veel medewerkers en managers denken nog in “afdelingen” en “teams” waarin het proces en de klant niet centraal staan. En dat vraagt om het toevoegen van een extra perspectief.

Het procesperspectief

Figuur 1: schema Business Process Management waar de visie op de procesinrichting de eerste belangrijke stap vormt.

Die toevoeging zit in het denken en handelen vanuit een procesperspectief. Niet vanuit een statische organisatie die bestaat uit een vastomlijnde structuur in afdelingen en functies. Je moet leren denken vanuit het primaire proces en onderliggende processen en rollen. Dit is een wezenlijk andere benadering van activiteiten, rollen, gedrag en klanten.

Typering van processen

Op organisatieniveau zijn er twee typen bedrijfsprocessen te onderkennen:

1. De kernprocessen: dit zijn je processen die van ‘klant tot klant’ lopen. Hier komen concrete aanvragen en bestellingen binnen en die verwerk je.
2. De ondersteunende bedrijfsprocessen: dit zijn de processen van afdelingen zoals de financiële administratie, IT, huisvesting en personeelszaken.

Binnen een secundair bedrijfsproces ontdek je ook weer een primair proces dat van ‘klant tot klant’ loopt. De klant betekent hier de interne klant. Op die manier kun je altijd in het primaire bedrijfsproces ‘blijven’ en jouw klant-leveranciersrelatie helder maken.

Is jouw organisatie echt klantgericht?

Uit internationaal onderzoek blijkt dat 70% van de medewerkers aangeeft dat hun organisatie klantgericht is. Stel je diezelfde vraag aan de klanten van die organisatie dan geeft slechts 8% aan dat de organisatie klantgericht is. Dit grote verschil verklaart veel problemen bij organisaties die nog aan intelligentie kunnen winnen.

Procesmanagement software

Procesmanagement tools en software bestaan er in verschillende soorten en maten. Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende tools per categorie. Er zijn tools om processen te modelleren en je hebt software om processen te regisseren.

Procesdenken begint bij de klant

Procesdenken begint bij jouw klant: doorloop je proces eens vanuit zijn ogen. En maak je bedrijfsstrategie leidend. Deze twee zaken vormen het juiste startpunt voor een integrale visie op de procesinrichting. Er zijn diverse definities van procesmanagement in omloop. De verschillen vloeien meestal voort uit een specifieke kijk op procesinrichting. Maar los van de definitie die je wil hanteren, een goede visie op procesinrichting neemt in elk geval alle belangrijke elementen van een bedrijfsproces mee.

Wil je ook met succes procesmanagement implementeren?

Wij hebben meer dan 15 jaar ervaring in het herontwerpen en verbeteren van processen in diverse sectoren. Met tal van oplossingen en onze datagedreven aanpak helpen we je graag om procesmanagement succesvol in te voeren in jouw organisatie. Zodat je meer rendement kan realiseren op je mensen en middelen.

Wil je eens van gedachten wisselen of doorpraten over procesmanagement, maak dan een afspraak voor een oriënterend gesprek. We vertellen je graag meer over onze integrale, datagedreven aanpak en het te verwachten resultaat.

Deze organisaties gingen je voor