HELP - De databom barst! | Teveel data, gigantisch tijdverlies
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Verhoog de productiviteit van uw medewerkers

Veel ondernemingen zijn op zoek naar ideeën om de productiviteit van de medewerkers te vergroten en de kosten van de bedrijfsvoering te verlagen waardoor de concurrentiepositie wordt versterkt. Door de verdere digitalisering van gegevens in de maatschappij is het moment aangebroken om meer grip te krijgen op de enorme berg met data, en om slimme oplossingen te implementeren voor het managen van deze data van wieg tot graf.

Een business probleem dat soms ook de ICT afdeling boven het hoofd groeit en aandacht nodig heeft van het top management om de koers uit te zetten.

Verwachte groei van de datavolumes tot 2020

De datavolumes bij grote en kleine organisaties groeien nog steeds explosief. Het digitale universum (de totale hoeveelheid digitale informatie) zal elke anderhalf jaar verdubbelen volgens een recent onderzoek van IDC. Zo zullen we in 2020 vijf maal meer informatie produceren dan in 2017. Op zich geen verrassende conclusies, deze cijfers zijn immers al langer bekend. Wat wel verrassend is is dat nog niet veel organisaties hier concreet werk van lijken te maken, terwijl de productiviteit sterk verbeterd kan worden.

Een schets van het probleem

Een paar redenen voor de explosieve groei van datavolumes is dat steeds meer transacties digitaal via Internet worden afgehandeld en de juridische bewaartermijnen toenemen. De kosten van data-archivering nemen sterk toe door deze groei en niet in de laatste plaats doordat deze data vaak op dure opslagmedia wordt bewaard. Daarnaast leidt de toename tot hogere beheerskosten en slechtere performance voor de eindgebruiker die ook nog eens door de hoeveelheid niet relevante data de bomen door het bos niet meer ziet.

  • Voorbeeld 1: Een medewerker van een bedrijf ziet in het CRM systeem een lijst met duizenden relaties waarvan inmiddels bijna 80% geen klant meer is en nooit meer iets zal bestellen. Met slimme archivering kan de lijst worden opgesplitst in actieve klanten en niet-actieve klanten. Medewerkers en managers kunnen nu veel sneller werken omdat ze vrijwel direct de juiste klantinformatie op het scherm kunnen krijgen. Daarbij gaat zoeken in een korte lijst vele malen sneller dan zoeken in een lange lijst.
  • Voorbeeld 2: Iemand wil een bestand met de bedrijfsbrochure bijwerken. Door de uitgebreide structuur van de mappen en de hoeveelheid bestanden duurt het ruim dertig seconden voordat het bestand is gelokaliseerd. Door enerzijds de bestanden te ordenen naar gebruik en anderzijds de niet-actieve bestanden en mappen te archiveren kan die tijd beperkt worden tot maximaal vijf seconden.

Ervan uitgaande dat meerdere medewerkers dit vele malen per dag doen, kan de tijdsbesparing oplopen bij een gemiddeld bedrijf tot 250 seconden x 500 medewerkers = 125.000 seconden = 23 uur per dag. Dit vermenigvuldigt met 200 dagen in het jaar komt neer op een tijdsbesparing van 7.000 uur. De medewerkers kunnen zich nu nog beter dan voorheen richten op de klant en het realiseren van productie.

Op weg naar een bestendige oplossing

Veel organisaties plaatsen in het wilde weg schijven of zoeken de oplossing in allerlei content management voorzieningen om de grote hoeveelheden data de baas te kunnen. Zulke projecten lopen grote kans om te mislukken omdat de datavolumes tegenwoordig enorm groot zijn en niet de gewenste performance bereiken. Door op voorhand data te splitsen in actieve en niet-actieve onderdelen, kan ook uw content management van veel grotere waarde worden.

Een spin-off effect is dat door datareductie met behulp van slimme archivering de besparing direct doorwerkt in allerlei gekoppelde systemen zoals rapportages, dashboards en testomgevingen etc. Elke levensfase van de data heeft zijn eigen eisen ten aanzien van beschikbaarheid en opslag. In veel gevallen kan er een significante kostenreductie gerealiseerd worden door het juiste opslagmedium af te stemmen op de levensfase.

Slimmer samenwerken

Een betere alignment tussen business en IT zorgt ervoor dat de business requirements worden vertaald naar een data management strategie en een slimme oplossing die ervoor zorgt draagt dat de databom in uw bedrijf niet barst, de medewerkers productiever zijn en de kosten omlaag gaan. Data-archiverings projecten bij klanten, maar ook de interne projecten, hebben een hogere kans van slagen gekregen door dat ook gekeken wordt naar benodigde gedrag- en organisatiecompetenties en de succesfactoren van projectmanagement.

Onze dienstverlening

Passionned Group doet zowel onderzoek naar de vraagzijde van de markt (wat zijn de problemen, wensen en eisen van organisaties) als naar de aanbodzijde (welke oplossingen worden er geboden door diverse leveranciers). Passionned Group kan voor uw organisatie een business case opstellen waarin wordt uitgewerkt wat de winst zal zijn ten opzichte van de huidige situatie. Daarnaast kan Passionned Group behulpzaam zijn bij het inventariseren van de business requirements en een advies uitbrengen voor de best passende oplossing. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze senior consultants drs. Leo de Vries of drs. Berdino Verweij.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met help - de databom barst! (teveel data, gigantisch tijdverlies) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15