Slimme bedrijfsvoering | procesmanagement | continu verbeteren

Bij een slimme bedrijfsvoering hoort goed procesmanagement

Geschreven door

Ga vandaag nog aan de slag met procesmanagement & BPM en verbeter je wendbaarheid en slagkracht.

Opleiding BPM

Organiseren in plaats van organisatie

Karl E. Weick had het in 1969 al over ‘organiseren’ in plaats van de ‘organisatie’ in zijn revolutionaire boek ‘The social psychology of organizing’. Daarmee zette hij de eerdere visie over een beeld van de organisatie op zijn kop. Organiseren is een werkwoord en dat is precies het verschil met het statische begrip organisatie. Er zit beweging in ‘organiseren’ en het gaat om wat mensen onderling met elkaar overeen stemmen, welk beeld er wordt geschetst door het proces van interactie.

Een alternatief voor het overheersende model

‘Als we lang kijken zien we dat het proces voortdurend verandert’ zei hij. Tegelijk introduceerde hij een uitgebreide begrippenkader. Hiermee bood Weick een alternatief voor het overheersende model van de organisatie als structuur en het management als besluitvormend orgaan. Daarmee is een discussie op gang gekomen over een andere kijk op organiseren. Niet vanuit vaste omlijnde structuren, maar als een dynamisch proces. Het begrip ‘procesmanagement’ deed zijn intrede.

Procesmanagement: het toevoegen van meerwaarde

De term ‘procesmanagement’ heeft vele definities maar in de kern kan worden gesteld dat het gaat om ‘het toevoegen van meerwaarde aan een organisatie’. Op welke manier je dat doet, hoe succesvol en hoe je dit kan verbeteren, is de basis van het denken in processen.

INK-model

Een bekend voorbeeld van meten en verbeteren is het INK-model. Dit model kent

  1. een activiteitsgeoriënteerde (fase 1)
  2. een procesgeorienteerde (fase 2)
  3. een systeemgeoriënteerde (fase 3)
  4. een ketengeoriënteerde (fase 4)
  5. een transformatie/maatschappij georiënteerde (fase 5)

Een organisatie kan zich transformeren naar een andere fase zoals in een groeimodel of volwassenheidsmodel. Bij groei hoort ontwikkeling, verandering en verbetering. Je moet wel eerst toetsten waar je organisatie staat.

Besturen en beheersen van processen

In een groot deel van deze toetsing komen ook de processen naar voren. Processen hebben te maken met een serie van activiteiten, met mensen die bijdragen aan een doelstelling, een resultaat van een organisatie. Hoe succesvol de organisatie is heeft te maken hoe het vermogen om goed samen te werken en het effectief gebruik maken van de middelen van de organisatie. Je kunt kijken hoe je dit nu doet, welke bijdrage het levert aan de visie en missie en hoe dit te verbeteren is. Dan wil je weten wat er nu gebeurt, je wilt dit vastleggen om het te kunnen analyseren en je wilt veranderen om te verbeteren. Kortom: besturen en beheersen van processen.

Processen in beeld

Een organisatie bestaat uit drie soorten processen:

  • primaire processen die een directe bijdrage leveren aan het eindproduct
  • ondersteunende processen zijn nodig om het primaire proces te faciliteren
  • besturingsprocessen besturen de organisatie en de processen

Bij een slimme bedrijfsvoering hoort goed procesmanagement. Het kan de levensvatbaarheid, overlevingskans of het succes van je organisatie optimaliseren.

De vraag waarom procesmanagement cruciaal is voor een organisatie blijkt uit het feit dat een organisatie die aan goed procesmanagement doet, beter en sneller kan inspelen op de interne en externe veranderingen die continu invloed uitoefenen op de organisatie.

PDCA cyclus

Goed procesmanagement past de verschillende processen (onderlinge activiteiten) aan op deze veranderingen. Ze zorgt ervoor dat ze tijdig maatregelen neemt. Verbeteringen dus die naar voren komen in de continue verbetercyclus, oftewel de welbekende PDCA cyclus (Plan, Do, Check, Act). Deze cyclus dient dus ook een bijna verplicht onderdeel te zijn van de bedrijfsvoering.

Een organisatie die in staat is snel te anticiperen op veranderingen in haar omgeving heeft per definitie een voorsprong op vergelijkbare organisaties die niet snel reageren. Inzicht in impact van verandering op proces, organisatie en systeem kunnen snel inzichtelijk worden gemaakt. Zo kun je een heldere strategie opzetten. Door betere performance, als gevolg van de juiste processen en de PDCA cyclus, neemt de concurrentiekracht toe. Dit verbetert zowel de financiële als niet financiële situatie. Niet voor niets zijn procesmanagement en verbetermanagement de laatste tijd steeds meer in beeld met benamingen zoals Lean management, Six Sigma, Kaizen etc.

Bijdrage vanuit Passionned Group

Passionned Group ondersteunt organisaties om succesvol te zijn met onder andere de tool ‘INK voor intelligente organisaties’. Hierbij wordt een quick scan gemaakt en worden ontwikkelpunten op de domeinen business intelligence, performance management, IT en procesmanagement helder beoordeeld. De tool geeft ook antwoord op de vraag of de organisatie de energie op de juiste ontwikkelgebieden inzet. Zeker in tijden van bezuinigen en omgaan met schaarse middelen (en geld) een zinvolle toetsing.

Wil je meer informatie of een oriënterend gesprek? Neem dan gerust contact met ons op.

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met slimme bedrijfsvoering (procesmanagement) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15