Wat is Lean Six Sigma: doelen, de DMAIC-cyclus en 7 tips

Wat is Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma heeft zich al wereldwijd bewezen. Deze breed toegepaste methodiek richt zich op het bereiken en behouden van operational excellence. Daarbij ligt de nadruk op wat jouw klant echt belangrijk vindt. Vanuit het perspectief van de klant verwijderen we elke vorm van verspilling en overbodigheid uit het proces. En natuurlijk vergeten we niet de fouten aan te pakken. Dit doen we op basis van de DMAIC-cyclus:

• Define: definieer het vraagstuk & het probleem, toets het aan je bedrijfsstrategie
• Measure: maak de meest essentiële parameters daarvan meetbaar (jouw KPI’s)
• Analyse: analyseer de data met BI-tools, denk aan eenvoudige analyses of datamining
• Improve: los het probleem op en verbeter het proces
• Control: controleer of de gewenste verbetering werkt, houdt die vast en blijf verbeteren.

In de praktijk ontbreekt deze laatste stap vaak. Je moet de resultaten echt inbedden van het stuk dat je verbeterd hebt. Zo voorkom je herhaling van fouten. Door de cirkel steeds te sluiten ontstaat een robuuste, datagedreven leeromgeving. Uiteraard betrekken we het management actief in dit Lean Six Sigma-proces.

Drie doelen Lean Six Sigma

Het herinrichten van je processen met behulp van Lean Six Sigma doe je aan de hand van drie doelstellingen:

• het sterk reduceren van de verspillingen in het proces
• het versnellen van de doorlooptijd door Lean
• het verminderen van het aantal fouten in het proces: Lean Six Sigma

Hoe verdient Lean Six Sigma zich terug?

Je wilt als manager en procesverbeteraar een aanpak die succesvol is gebleken bij andere organisaties. Maar je zit met vragen als:

• Hoe verdient Lean Six Sigma zich terug? Wat is precies mijn business case?
• Wat wordt mijn projectaanpak en wie ga ik bij het traject betrekken?
• Hoe kan ik dat de resultaten borgen zodat er een continu verbeterproces ontstaat?
• Hoe ga ik met Lean datagedreven te werk en wat is daarvoor nodig?

Six Sigma en slimme data

Het Six Sigma-deel richt zich vooral op het reduceren van de variatie van de output van een proces. Dit noemen we ook wel de reductie van fouten. Six Sigma (6σ) verwijst naar de standaarddeviatie van het aantal fouten dat hierbij mag voorkomen. Letterlijk verwijst het naar de foutkans van 0,00034%.

Hiermee optimaliseer je je proces zeer grondig. Zelfs bij een afwijking van zesmaal de standaarddeviatie ((6σ) is het resultaat nog goed in de ogen van de klant. De kans op een goed procesverloop is dan tenminste 99,9997 %. De kans op een defect is minder dan 3,4 op de miljoen.

• Six Sigma pas je dus vooral toe in situaties waar er heel veel data beschikbaar is. En je met grote precisie fouten wil reduceren en voorkomen.
• Ook Lean passen we datagedreven toe. Dan focussen we vooral op doorlooptijd en het verhogen van de klantwaarde en de klanttevredenheid.

Overal waar mensen samenwerken en er data beschikbaar is leveren Lean & Lean Six Sigma enorme resultaten op.

De DMAIC cyclus

De DMAIC cyclus vormt een eenvoudige leidraad om processen datagedreven te verbeteren. Ze is sterk verwant aan de PDCA cyclus. Het is een iteratief proces dat je structuur en richting geeft. Projectmanagers en Lean-Six Sigma practitioners passen binnen de DMAIC stappen de juiste tools toe. Daarmee analyseren ze de datasets en KPI’s om de potentiële verbeteringen inzichtelijk te maken.

Figuur 1: De DMAIC cyclus vormt de ruggegraat van elke procesverbetering.

We zetten metingen op, bestuderen de variatie en reduceren die. Dan gaan je processen verbeteren. Het resultaat: verbeterde prestaties, minder fouten en een grotere efficiëntie en productiviteit.

De stappen zijn logisch en goed te begrijpen. Projecten voor procesverbetering zijn tegenwoordig de norm binnen veel organisaties. Elke (project-)manager zal vroeg of laat geconfronteerd worden met het moeten verbeteren van KPI’s. Dus elke manager moet bedreven zijn in het toepassen van de DMAIC cyclus.

1. Define: het probleem, de scope, de KPI’s en de stakeholders

In deze stap gaat het erom het project zo op te zetten dat het succesvol zal zijn. In deze stap zorg je voor sponsoring en dat je commitment van het management krijgt voor het project. Je bepaalt de scope, de stakeholders en de teamleden. En je plant en houdt een succesvolle kick-off meeting.

Daarnaast zal de projectmanager samen met het team een procesmap maken van de huidige situatie. Zodoende zorg je ervoor dat jouw team een collectief beeld krijgt van het proces. Maar zo ga je ook meteen de problematiek binnen de stappen van het proces definiëren. Ook stel je de niet waarde toevoegende activiteiten en de proces-KPI’s vast. In deze stap krijgt het team ook een training in Lean-Six Sigma en uitleg over de DMAIC-principes.

2. Measure: de data, de datakwaliteit & visualisatie van data

Heel veel teams slaan deze stap over. Het is een van de grootste fouten die verbeterteams maken. Ze nemen beslissingen op het “buikgevoel”, intuïtie of anekdotisch verzamelde informatie. Het is absoluut essentieel om beslissingen te baseren op feiten en betrouwbare data. Dit is het belangrijkste doel van deze stap. Tijdens deze stap gaat het team:

• de belangrijkste KPI’s definiëren en uitwerken
• een plan maken voor het verzamelen en verwerken van data
• ervoor zorgen dat de data accuraat is
• de data omzetten in grafieken en tabellen

Door het laatste maakt het team inzichtelijk waar fouten en lange doorlooptijden zitten.

3. Analyse: de basisoorzaken, verificatie en oplossingsrichtingen

Deze stap gaat om het doorstoten tot de basisoorzaken van het probleem. Veel te vaak focussen we op symptomen in plaats van de basisoorzaken van een probleem. In deze stap helpen tools en technieken het projectteam om die te bepalen. Waardeanalyse, statistische analyse, een visgraatdiagram, oorzaak- en gevolgdiagrammen worden hierbij ingezet.

En dan verzamelt het team data over de basisoorzaken om te bepalen of er een oorzakelijk verband is met het probleem. Het verifiëren van oorzaak en effect is een cruciale stap in deze fase. Vaak wordt deze stap echter overgeslagen. Meningen zijn vaak belangrijker dan de feiten. Ten onrechte natuurlijk. Want als de data linksaf zegt en de directie zegt rechtsaf, dan ga je linksaf.

4. Improve: de juiste oplossingen, verificatie en validatie

Als je de Define, Measure en Analyse stappen hebt doorlopen, dan heeft je team het enige juiste beeld. Nu is bekend hoe je op een innovatieve manier het probleem kan gaan oplossen. In deze stap ontwikkel en test je de creatieve oplossingen. Het belangrijkste product van deze stap is een verifieerbare verbetering door die te meten. De beste ideeën voer je op kleine schaal in. Zo ga je bepalen of er van blijvende verbetering sprake zal zijn. En als je verbetering ziet vanuit de metingen dan deel je die met je stakeholders. Die zullen verbetervoorstellen veel sneller accepteren en willen implementeren.

De stap Improve haalt de emotie uit de besluitvorming. Improve gaat over verificatie en validatie van de aanbevelingen. Veel te vaak maken teams de fout om te denken dat ze “weten” wat de oplossing is. En dan implementeren ze die blindelings zonder goed te testen. In de meeste gevallen heb je dan ook geen meetbare of houdbare verbetering.

5. Control: de aanbevelingen, onderbouwing, implementatie en borging

De echte kracht van de DMAIC cyclus zit in de Control stap. Veel te vaak zijn teams hard bezig om het proces en de resultaten te verbeteren. Maar de implementatie van het verbeterde proces loopt niet zoals ze hadden gedacht. En er is druk om door te gaan. Dan hebben ze geen tijd besteed om een “buy in” te krijgen voor een volledige implementatie. Het gevolg is dat de initiële verbetering moeilijk is vol te houden.

Het doel van de Control stap is juist de succesvolle implementatie van de aanbevelingen van het team te implementeren. Zodat het ook op lange termijn tot resultaten blijft leiden. Het nieuwe proces teken je uit in flowcharts en de nieuwe werkwijzen ga je standaardiseren. De resultaten blijf je meten zodat je elke terugval kunt zien en proactief kan aanpakken. De Control stap gaat om het opnieuw inrichten van verantwoordelijkheden. Daarnaast stel je plannen op voor langetermijn procesbeheersing.

Aan de slag met Six Sigma

Wij adviseren altijd om zoveel mogelijk gebruik te maken van je eigen mensen. We zetten hun vaardigheden en kennis actief in. Dit werkt natuurlijk sterk kostenbesparend. En het verhoogt de kans van slagen met tientallen procenten. Om kennis en ervaring op te doen via trainingen en pilots ga je zeker wel ondersteuning nodig hebben. Het kortetermijn terugverdieneffect van Lean Six Sigma wisselt wat. Maar je kunt er zeker van zijn, ze bedraagt altijd een veelvoud van de investering. Daar mag je ons aan houden. Wij rekenen het je graag voor. En maken het tijdens projecten waar.

Training in Lean Six Sigma Black Belt Wil je ook snel meters maken en met Lean Six Sigma resultaten boeken? Versnel jouw processen dan met onze 5-daagse Lean Six Sigma Black Belt Training. Na het volgen van deze opleiding ben je volledig gecertificeerd om zelfstandig procesverbeteringsprojecten te leiden en het Lean verbeterteam professioneel te coachen.bekijk de Lean Training Black Belt

Twee vliegen in klap met datagedreven Lean Six Sigma

Lean was tien jaar geleden al hot en blijft zijn nut bewijzen. Maar als je Lean nu wilt implementeren in jouw organisatie, kun je er nog meer voordeel uit halen door het te combineren met datagedreven werken. Je slaat twee vliegen in één klap: je kunt nog efficiënter én klantgerichter opereren. Lean gaat over het slim inrichten van processen. Medewerkers worden veel meer bij het proces betrokken, zodat ze de vrijheid nemen om samen het proces te verbeteren. Lean staat ook voor afspraken over de taken en de communicatie daarover. Zo ontstaat een betere afstemming over de inhoud en het proces. Nu zien we nog te veel dat iedere medewerker zijn eigen ding doet, in een silo, omdat dat ooit zo is afgesproken. Daardoor ontstaat ruis. Zeven tips voor een succesvolle implementatie van datagedreven Lean.

Praktijkvoorbeeld

Hoe ziet een datagedreven Lean-verbetertraject er in de praktijk nou precies uit? Laten we het voorbeeld van een groothandel in medicijnen nemen. Elke dag komen er 12.000 bestellingen binnen en deze moet de groothandel uitleveren, zeg drie artikelen per bestelling. In dat geval moeten de orderpickers 36.000 artikelen uit het magazijn halen en in 12.000 dozen stoppen. Wil je veel effectiever en dus meer datagedreven gaan werken, dan kijk je eerst hoe het magazijn precies is ingericht. Dan kom je er door data-analyse bijvoorbeeld achter dat er soms wel twee of drie artikelen op één pickplaats liggen, onder andere omdat er plaatsgebrek is.

De orderpicker krijgt via zijn handscanner de opdracht om een bepaald artikel te pakken. Het systeem weet op welke locatie het ligt. Maar als de orderpicker bij de pickplaats komt, liggen daar meerdere artikelen. Als hij dan niet precies weet welke hij moet hebben, omdat medicijnnamen moeilijk uit elkaar te houden zijn, moet hij meerdere keren scannen voordat hij het juiste artikel te pakken heeft. Dat kost natuurlijk onnodig veel tijd. Bovendien neemt de kans op fouten toe.

De Lean Training Green Belt Veel lean-trajecten behalen helaas (nog) niet de beoogde resultaten of stranden voortijdig. Na het behalen van de quick wins verslapt de aandacht. Of verbeterteams lopen aan tegen de hiërarchie in de organisatie.bekijk de Lean Training Green Belt

Datagedreven verbeteren

Door data-analyse ziet de groothandel duidelijk welke artikelen in welke hoeveelheden op meerdere plekken liggen. Ze gaan er uiteindelijk voor zorgen dat er op elke plek maar één artikel ligt. Alleen aan degenen die het magazijn vullen of orders picken vragen om het anders te doen, helpt niet afdoende. Nee, je formeert een verbeterteam met alle betrokken medewerkers, dus onder anderen ook degene die de artikel- en voorraadinformatie in het systeem bijhouden.

De werkgroep zal dan op basis van de data en de ervaring van de betrokken medewerkers een verbetertraject formuleren. Vanzelfsprekend weten de collega’s die orderpicken wel dat de artikelen niet conform het ideaal in het magazijn liggen. Door de data ervan te analyseren kunnen ze veel gerichter onderzoeken waar het probleem zich vooral voordoet en in welke mate. Bovendien kunnen de orderpickers met de data in de hand veel sneller de juiste acties uitvoeren om te voorkomen dat magazijnlocaties dubbel bezet raken.

De 7 tips voor datagedreven Lean-implementatie

Zelf aan de slag met een datagedreven Lean-implementatie? Met deze tips wordt het een succes.

1. Doe niks zonder je medewerkers

Lean betekent ook: respect voor de medewerker. De data die je uit jouw systeem haalt, moeten ook de medewerkers iets zeggen. Verrijk de data met de kennis van de werkvloer. Overdrijf het niet, houd het simpel en begrijpelijk. De medewerker moet de data begrijpen en weten wat je met die data kunt doen.

3. Maak de data visueel inzichtelijk

Voor een succesvolle datagedreven Lean-implementatie is het heel belangrijk om de beschikbare data te visualiseren. Tabelletjes of lange lijsten zijn niet overzichtelijk genoeg. Gebruik in de plaats daarvan makkelijk te begrijpen grafieken waarin ontwikkelingen duidelijk te zien zijn. Bespreek die grafieken dagelijks met de collega’s en vraag ze om feedback en verbetermogelijkheden.

5. Zorg ervoor dat de norm SMART is

De gestelde normen voor datagedreven werken met Lean zijn alleen goed te hanteren als ze SMART geformuleerd zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden dus. Misschien is die norm van een half procent wel helemaal niet haalbaar binnen afzienbare tijd, dan gaat jouw verbeterplan ook niet werken. Bekijk wat wel haalbaar is. Is dat 0,65 procent verbetering? Zet je doel dan bijvoorbeeld op 0,8 procent.

7. Gebruik een verbeterbord bij datagedreven Lean werken

Zet alle data op een verbeterbord en hang dat op een centrale plek. Bijvoorbeeld waar je medewerkers de dagstart hebben en ze de taken verdelen. Maak een grafiek van de prestaties van het team van de vorige dag. Wat ging er goed in het toewerken naar de norm 0,8 procent? Wat ging minder goed? En wat gaan we vandaag verbeteren? Als er nog fouten in het proces zitten, maak die dan inzichtelijk en zet er een verklaring over de oorzaak van de fout bij. En die bespreek je weer natuurlijk.

De belangrijkste kenmerken van onze Lean Six Sigma aanpak

• Datagedreven beslissingen gebaseerd op feiten (business intelligence)
• Een vaste gestructureerde projectaanpak met agile componenten
• Enthousiasme losmaken met goed getrainde, interne verbeterteams
• Nadruk op snelheid, verminderen van variatie en verspilling en klantbehoeften
• Hoge prioriteit bij het management

Wil je ook het geluk van jouw klanten verhogen?

Volg onze unieke 3-daagse Lean Training of neem hier contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak over de mogelijkheden van Lean Six Sigma & datagedreven werken voor jouw bedrijf.

Over Passionned Group

Passionned Group is dé specialist in Lean Six Sigma. Onze ervaren en bevlogen consultants helpen bedrijven en instellingen met de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de Dutch BI & Data Science Award™, de verkiezing van de 'Slimste organisatie van Nederland'.

Neem contact met ons op