De zorgsector is sterk aan het veranderen
Een grote landelijke zorggroep van 16.000 medewerkers verleent zorgdiensten aan mensen met een (verstandelijke) handicap, de psychiatrie en de welzijnssector. De zorg- en welzijnssector is de afgelopen jaar sterk aan het veranderen. De marktwerking neemt toe en de transparantie op de prestaties wordt zowel van overheidswege als door klanten (dikwijls ook de familie van patiënten) steeds vaker afgedwongen. In deze klantcase presenteren we welke bijdrage Business Intelligence heeft gehad op het verbeteren van zorgprocessen en de cliënten. Lees ook de klantcase Business Analytics in de GGZ.
Carante Groep kent een flinke mate van autonomie
De groep bestaat uit een kleine tiental zorginstellingen, die allemaal een flinke mate van autonomie hebben, maar steeds meer zorgprocessen dienen te standaardiseren. De groep zag zich enkele jaren geleden genoodzaakt tot het implementeren van Business Intelligence toepassing. Ze verbeterden daarmee haar sensitiviteit op strategisch als operationeel niveau sterk.
Steeds nieuwe combinaties van gegevens
Het BI-team ontwikkelde in nauw overleg met de gebruikers steeds nieuwe combinaties van gegevens, analyses en inzichten. Hierdoor kunnen ze de modernisering van de groep als geheel en de zorgprocessen in het bijzonder snel analyseren. Onder andere kostprijsberekeningen, ziekteverzuimpercentages, in- en uitstroom van cliënten, medicijngebruik, incidenten en benchmark-cijfers zijn voor zo’n 1.700 gebruikers beschikbaar in dashboards, kant-en-klare rapporten en analyses.
Organisatiecockpit met scorecards
Deze informatie staat niet op zichzelf. Ze worden aangeboden vanuit een organisatiecockpit met scorecards die een set van samenhangende prestatie-indicatoren bevatten. Door de voortdurende focus op kwaliteit, prestatieverbetering en de cliënt, heeft de zorggroep waargemaakt dat Business Intelligence een bijzondere rol kan spelen. De groep heeft kans gezien om BI diep in de organisatie te laten doordringen. Ze zetten het ook in als strategisch ‘verkoop’instrument om nieuwe instellingen aan zich te binden.
Het ontwikkelen van competenties voor managers
“Het succes van deze Business Intelligence toepassing is niet zozeer te danken aan geavanceerde techniek en Business Intelligence tools. Met name het ontwikkelen van competenties voor slimme managers en door verwachtingen en resultaten dicht bij verantwoordelijken neer te leggen was doorslaggevend. Maar ook doordat het Business Intelligence systeem rond het daadwerkelijk verlenen van de zorg is opgebouwd mag tot een zeer belangrijke succesfactor worden gerekend” aldus de directeur Operations.
Integrale GGZ zorg met Business Analytics
De organisatie is een moderne organisatie in de GGZ met zeven zorgbedrijven en in totaal meer dan 8000 medewerkers. De behoefte aan gespecialiseerde GGZ en verslavingszorg is de afgelopen jaren sterk gegroeid in Nederland. Deze organisatie wil als vernieuwende GGZ-instelling voorop lopen, zeker als het gaat om kwaliteit.
De missie van de GGZ-instelling
De zorgsector wordt sinds enkele jaren gekenmerkt door een uiterst dynamische en concurrerende omgeving. De missie van deze GGZ-instelling is dan ook tweeledig. Enerzijds is men gericht op het leveren van psychisch medische zorg die de kwaliteit van leven van patiënten vergroot. Anderzijds staan naast de gerichtheid op uitstekende zorg, transparantie in de verantwoording en een uitstekende bedrijfsvoering centraal.
Business Intelligence bij de GGZ-instelling
Hoewel de indruk zou kunnen ontstaan dat de veranderingen in de zorg tot een aspectmatige (probleemgestuurde) vorm van Business Analytics hebben geleid, is Business Intelligence bij deze organisatie onderdeel van een integrale benadering. Veel verschijningsvormen van Business Intelligence zijn dan ook bij de GGZ-instelling terug te vinden. Leidend voor de gewenste inrichting van Business Intelligence is de ondersteuning van een uitgewerkt Besturings- en Control Concept in de vorm van strategiekaarten. Daarin spelen zowel beheersing (aanpassen processen, interne controle en meting van de voortgang) als ook planvorming (en het daartoe verzamelen van interne én externe informatie) een evenwichtige rol. Zie ook: enkele KPI voorbeelden in de zorg.
De opleiding Business Intelligence
Vind de praktische Business Intelligence kaders (toegepast op de zorg) met Daan van Beek, auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'. Tijdens deze unieke BI opleiding word je ondergedompeld in het vakgebied. De docent neemt je mee in de belangrijkste concepten, principes en methoden zoals KPI's, analytics, BI-projectmanagement, Big Data, verandermanagement, datavisualisatie en de succesfactoren van BI, Analytics & Data Science.
Niet vanzelfsprekend
Dit lijkt een vanzelfsprekendheid. De praktijk van veel Business Intelligence projecten leert echter dat bij de operationalisatie van kritische prestatie indicatoren (KPI’s) beheersmatige variabelen de overhand hebben. Resulterende systemen ondersteunen als gevolg de planvorming slechts gedeeltelijk. Bij deze GGZ-instelling mag de benadering van Business Intelligence integraal worden genoemd. In de uitvoering en realisatie van deze benadering is de organisatie goed geslaagd.
De gevolgde ontwikkelbenadering
Wat ook integraal genoemd zou kunnen worden is de gevolgde ontwikkelbenadering. De scope van het BI-project was van begin af aan breder dan financieel en met name op het primaire zorgproces gericht. Zo mogelijk nog belangrijker is dat de processen gezamenlijk met de gebruikers zijn ontwikkeld. Waarschijnlijk daardoor is het resulterend systeem gemakkelijk geaccepteerd en dus gedragen door alle managementlagen in de organisatie.
Business Intelligence een absolute qualifier
Aandacht voor de bedrijfsvoering is vanwege de nieuwe financieringsstelsels in de zorg een absolute qualifier. Business Intelligence levert bij de GGZ-instelling daarom integrale managementinformatie. Op basis van een systematische uitwerking van haar missie is de organisatie tot een basisset prestatie-indicatoren gekomen. Deze monitoren ze structureel en presenteren ze op een informatieve wijze in managementrapportages aan alle relevante managementlagen.
Daarmee is de basis gelegd voor de ontwikkeling van een cultuur van performance management. KSF-en en KPI’s zijn en worden gedefinieerd, gemeten en via een centraal portal aan verschillende stakeholders gecommuniceerd. Daarmee zijn de condities aanwezig door via consistent ingrijpen bij afwijkingen op KPI’s bij medewerkers de gerichtheid op prestaties te verhogen.
Data-integratie en rapportage en analyse functionaliteit
Het gezicht van Business Intelligence bij deze GGZ instelling wordt gevormd door een centraal informatie portal. Via dit éne informatie portal ontsluiten ze managementinformatie voor alle stakeholders. Managers, beleidsmedewerkers, maar ook onderzoekers en andere belanghebbenden (verzekeraars en cliënten) hebben op deze wijze toegang. Aan de achterkant van het portal bevindt zich een ingericht datawarehouse dat meer dan tien bronsystemen ontsluit. Operationele informatie wordt dagelijks ververst. Strategische informatie krijgt iedere maand een update.
Competitive Intelligence en Kwaliteitsmanagement
Met de identificatie van KPI’s en het systematisch en consequent monitoren van scores op deze indicatoren is in principe een basis gelegd voor benchmarking. De resultaten van deze GGZ-instelling kunnen daarmee worden vergeleken met die van concurrenten. Dit is echter een onderdeel van een integraal en gestructureerd Competitive Intelligence programma en proces.
De aandacht voor het binnenhalen en analyseren van ongestructureerde informatie om de planning van een gerichte concurrentiestrategie te faciliteren kan bij de GGZ-instelling worden vergroot en met systemen worden gefaciliteerd. Ook deze informatie kan via het reeds beschikbare Performance Plaza worden gedeeld. Het is daarbij ook een uitdaging de professionals en kenniswerkers binnen deze organisatie via dit portal kennis te laten delen ten dienste van verdere verbetering van kwaliteitsmanagement binnen de zorg.
