Gemeente R'dam: van platte data naar waardevolle inzichten

De route van burgers

Rotterdam telt als grote stad een flink aantal werkzoekenden met recht op uitkering. Die blijken zich met name in Rotterdam-Zuid te bevinden. Het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ) en het Programma Jeugdwerkloosheid spraken daarom de wens uit om door middel van informatiegestuurd werken de route van burgers door het sociale domein in kaart te brengen. Mark de Kort, business intelligence-projectleider, development manager en consultant bij Passionned Group, werd gevraagd daarbij te helpen. Hij vertelt wat er de afgelopen anderhalf jaar bereikt is.

Het ‘wegennet’ binnen het sociale domain

“Begin 2015 zijn we begonnen met het in kaart brengen van het ‘wegennet’ binnen het sociale domein van de gemeente Rotterdam. Zodat we beter kunnen zien hoe burgers zich door de gemeentelijke organisatie bewegen. Rotterdam zit op dat moment tegen de 40 duizend mensen aan met een bijstandsuitkering. Men was benieuwd of dat verlaagd kon worden door inzicht en gerichtere inzet”, zo licht Mark toe.

Business Intelligence als uitdaging

NPRZ vroeg de Gemeente Rotterdam daarbij om hulp. Het programma Jeugdwerkloosheid werd erbij gehaald om diep in de gemeentelijke organisatie te kunnen doordringen. Zij schakelde Passionned Group in om niet alleen te kijken naar deze uitdaging, maar ook om praktisch te onderzoeken wat de obstakels zijn binnen de gemeentelijke structuur om Business Intelligence voor dit doel in te zetten.

BCO speelt een cruciale rol

De serviceorganisatie BCO, waar onder andere Informatiegestuurd werken binnen de gemeente is belegd, speelt hierbij een cruciale rol. Gezamenlijk is een nieuwe aanpak ontwikkeld en wordt nu ingebed binnen het aanbod van producten en diensten van BCO. Passionned Group had voor dit project de gemeente reeds geholpen met een nulmeting op het gebied van Informatiegestuurd Werken en heeft geholpen met een gemeentebrede BI-architectuur. Binnen veel organisaties is het moeilijk om inzichten uit Business Intelligence toe te passen op het primaire proces. “Ik vind dat wij daartoe nu goed in staat zijn met een verbindende datagedreven aanpak. De resultaten zijn er in ieder geval naar.” aldus Mark.

Zoveel mogelijk platte data

“We hebben het eerste half jaar zoveel mogelijk platte data uit het sociale domein van de organisatie getrokken, Vervolgens hebben we voor drie werkdomeinen de routes in kaart gebracht: werk, onderwijs, en zorg. Zo creëerden we inzicht op gemeentelijk niveau. Dat was voor veel mensen echt een openbaring. En dat klinkt misschien gek, maar openheid binnen het ambtelijk apparaat is niet vanzelfsprekend. Zeker niet wanneer dat zo groot is als in Rotterdam”, vertelt Mark.

BI-filosofie van 4 stappen

“We hebben daarom een filosofie in vier stappen geformuleerd die reeds gangbaar was binnen het werk en inkomensdomein van de gemeente:

1. Ten eerste moest men zien dat werk geen opeenstapeling van taken, maar een onderdeel is van een proces.
2. Ten tweede moest men gaan beseffen dat werk is iets dat ze niet alleen ontvangen, maar ook weer doorgeven aan anderen.
3. Vervolgens moest men inzien dat het werk zo meetbaar werd, wat tot inzichten leidde.
4. De vierde en laatste stap waren de goede gesprekken die daarop volgden, die draaiden om de vraag: waar kunnen we het beter?”

Eerst heel veel data plotten

Mark vervolgt: “Het genereren van inzichten en op basis daarvan vragen stellen, is geen gebruikelijke aanpak. Veel Business Intelligence binnen organisaties begint met een vraag. Maar met deze methode plot je juist eerst heel veel data, toon je de status, voer je een gesprek, en pas dan komt de vraag. Zo voorkom je dat organisaties niet weten wat ze vragen. We hebben ook bewust besloten niet honderd procent sluitend en perfect te zijn in de oplossingen die we aanreiken. We zoeken juist de confrontatie met de deelnemers en bouwen op basis daarvan verder aan de inzichten.”
Het PDCA-handboek 'Datacratisch werken' Wil je alles weten van deze case met platte data? In dit complete PDCA-boek komt het totale spectrum van datacratisch werken aan bod. Dit is een splinternieuwe, veelbelovende manier van werken. De auteur gaat uitgebreid in op de basisprincipes van PDCA, data analyse, KPI's, continu verbeteren en leerprocessen in organisaties. De vele praktijkvoorbeelden (bij gemeenten) maken dit boek tot een must-have voor elke consultant en manager.bekijk het boek

Directe verhoogde uitstroom van werkzoekenden

“Toen de routekaart eenmaal af was, zijn we specifieke groepen gaan definiëren, om te kijken hoe zij zich binnen de organisatie bewegen. Bijvoorbeeld jongeren zonder startkwalificatie, omdat ze VMBO-niveau 2 niet hebben afgerond. Of mensen die specifieke trajecten volgen. Toen bleek al dat voor heel veel werkzoekende de matchingscriteria niet goed waren ingevuld. Want werk is er in principe genoeg en in allerlei soorten, maar het is belangrijk dat de juiste mensen met de juiste taak worden gematcht. Dat zorgt ook voor resultaten: omdat beter duidelijk werd waar mensen goed in zijn, vond er inmiddels al een verviervoudiging van uitstroom van werkzoekenden richting werk of onderwijs plaats. Door te zorgen dat die basiscriteria op orde zijn, boek je meteen zichtbaar resultaat.”

Sneller of juist langzamer door de organisatie stromen

“Als je weet welke groepen er zijn, kun je ook gaan kijken welke mensen sneller of juist langzamer door de organisatie heen stromen. Als bijvoorbeeld iemand die bij het UWV stond ingeschreven langzaam over de routekaart beweegt, kun je je als gemeente afvragen of zo iemand wel genoeg hulp geboden krijgt vanuit het UWV, en het gesprek met het UWV aangaan. De meeste ex-uwv-ers zien we juist relatief snel de gemeentelijke organisatie weer verlaten naar werk.”

“Ook wordt het verschil in participatieniveau tussen de verschillende wijken goed duidelijk. In bepaalde wijken zijn mensen echt vastgeroest in hun uitkering en afhankelijkheid, en is er weinig dynamiek. Terwijl er in andere wijken juist heel veel inwoners zijn die bereid zijn om onafhankelijk te worden. Je weet daardoor als gemeente veel beter waar je het meest aanwezig moet zijn”, aldus Mark de Kort.

De cursus Power BI & datagedreven werken Vind de praktische Business Intelligence principes met drs. Mark de Kort, senior consultant Datacratisch werken & BI. De inhoud van deze unieke Power BI cursus stoomt je klaar voor: datagedreven werken, advanced Power BI tooling, modellering, datavisualisatie, modereren met data en data leren lezen en analyseren. Geef een boost aan je loopbaan als senior data analist.bekijk de cursus

Gegevens niet domeinoverstijgend koppelen

“Er is snel veel winst behaald, maar natuurlijk zijn er ook wel moeilijkheden. Zo is privacy belangrijk: informatie is niet alleen onbewust verkokerd geraakt, maar vaak ook opzettelijk vanwege privacywetgeving. Je mag simpelweg niet alles van een burger aan elkaar knopen. Bepaalde informatie mag los verzameld en opgeslagen worden, maar niet samengevoegd worden in één totaalplaatje. Daardoor kun je bepaalde trends wel constateren, maar er niet direct op acteren. We werken actief samen met BCO, privacy officers en juristen van de gemeente Rotterdam om te komen tot een model dat werkt. Zodat we uiteindelijk een privacy-proof datawarehouse kunnen creëren, maar zover zijn we nog niet.”

Data moet mensen niet verlammen

“Evengoed moet dat ook niet verlammen. In veel organisaties wordt er gewacht tot alles perfect en tot in de puntjes geregeld is. Die hang naar perfectie is begrijpelijk, maar vaak komt men aan de echte problematiek dan niet meer toe. Dat werkt suboptimalisatie in de hand. Ik denk dat zaken ook along-the-way geregeld kunnen worden. De focus ligt daarbij niet alleen de op randvoorwaarden, maar juist op de problematiek van de stad. We kunnen, ook in Rotterdam niet wachten op een systeem waarin alles tot in de perfectie geregeld is. Zo is er al meteen aan het begin besloten om te roeien met de riemen die we hebben, en op voorhand geen grote investeringen te doen in ondersteunende tools. Het visualiseren van de data gebeurt daarom vooralsnog gewoon met het BI onderdeel van Microsoft Excel dat de gemeente al in huis had.”

De wil om aan te pakken is er

Mark licht toe: “Ik denk dat Rotterdam bij uitstek een geschikte stad is voor dit project. In Rotterdam zijn ze niet bang om bepaalde doelen openlijk uit te spreken. Binnen vier jaar is het aantal werkzoekenden met recht op uitkering met zoveel procent verminderd. Lukt dat niet, dan mag je ons erop afrekenen. De wil om het beter te gaan doen is er, ook onder de werkzoekenden met recht op uitkering. Natuurlijk is er altijd een bepaald soort mensen dat je moeilijk in beweging krijgt. Maar reken maar dat er van die 40.000 werkzoekenden met recht op uitkering heel wat bereid zijn om actief deel te nemen en bij te dragen aan de samenleving.”

In Rotterdam bestaat ook wel een no-nonsense cultuur: wie geen baan heeft, kan in ieder geval helpen de stad schoon te houden. De juiste cultuur is een belangrijke voorwaarde om deze methode ten volle te kunnen benutten. Daarnaast vind ik het belangrijk dat in een project als dit de verwachtingen van de deelnemers voortdurend overtroffen worden. Door te kijken naar wat men verwacht, en daarop te anticiperen, creëer je vooruitgang”, zo weet Mark inmiddels uit ervaring.

Zie ook: Rotterdam op weg met informatiegestuurd werken