Realiseer een KPI-rendement van 200%

Van taak naar proces

Een grote woningcorporatie in het Oosten van het land staat te boek als een innovatieve vastgoedonderneming met stevige ambities. Ze opereert in een dynamische markt met veel nieuwbouwmogelijkheden en mede daarom is de overgang van een meer taak- naar een volledig procesgeoriënteerde organisatie in gang gezet. De corporatie stelde zich ten doel een eenvoudig stelsel te ontwikkelen van kritieke prestatie indicatoren (KPI's), kritieke resultaat indicatoren (KRI's) en prestatie-indicatoren en dit vervolgens te gaan implementeren. Na verloop van tijd realiseerden ze een KPI-rendement van 200%: het aantal leegstaande woningen halveerde.

Stuur op wat echt kritiek is

Doelstellingen daarbij zijn slimmer organiseren, lean processen en meer sturen op de kritieke succesfactoren. Daarbij loopt de onderneming vooruit op maatregelen die naar verwachting de komende jaren vanuit de landelijke en Europese overheid komen. En die zullen financiële consequenties kunnen hebben.

De corporatie staat voor een grote uitdaging

Onder andere de Rijksheffing uit 2014, de heffing van vennootschapsbelasting, de inkomenstoets en een inflatievolgend huurbeleid maken het noodzakelijk dat het roer om moet. Er moet veel betere sturing komen op de echte onvervalste KPI’s. Management en teamleiders staan voor een grote uitdaging omdat de tot dan toe gebruikte indicatoren niet voldoende actueel, scherp en betrouwbaar zijn.

Grote behoefte aan betere informatie

Maar dat was niet de enige uitdaging. De indicatoren misten ook onderlinge samenhang en er waren geen eenduidige definities. Ook was de informatie niet goed te koppelen aan de strategie van het bedrijf. Niet verwonderlijk dat de toenmalige stuurinformatie nauwelijks van waarde was. Medewerkers konden niet goed sturen op datgene wat kritiek is. “Er is grote behoefte aan een betere informatie en sturing. Het personeel ervaart dit dagelijks.” aldus de toenmalige directeur Fons Catau.

KPI-workshops werkten verhelderend

In verschillende KPI-workshops zijn de processen en de kritieke succesfactoren van het beleid doorlopen. Op basis van die exercitie benoemde de woningcorporatie een aantal echt kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). De belangrijkste KPI voor de woningcorporatie bleek natuurlijk het leegstandspercentage te zijn. Hoeveel woningen stonden leeg ten opzichte van het totale bestand en vooral hoelang stonden die leeg? Deze data bleek cruciaal voor nieuwe inzichten.

Een verlaging van de leegstandspercentages heeft directe impact op de winstgevendheid want de huurderving gaat naar beneden. En daarnaast gaat de klant- en medewerkertevredenheid omhoog.

Borg KPI’s in de planning- en controlcyclus

Op basis van deze enkelvoudige KPI stuurt de woningcorporatie nu niet alleen haar verhuurproces, maar ook het vastgoedontwikkelproces. Niet meer bouwen voor leegstand, is voortaan het devies.

De corporatie wist door borging van deze KPI in de planning- en controlcyclus de leegstand met de helft te reduceren. Ze ging van 5% leegstand naar iets meer dan 2%.

Hierdoor verbeterde de winstgevendheid van het verhuurproces met maar liefst 200%. Niet alleen kwamen er meer huurpenningen binnen. Ook de kosten die samenhangen met leegstand verminderden drastisch. Het KPI-mes snijdt vaak aan twee kanten.

Wil je ook een hoger rendement op jouw organisatie realiseren met KPI’s? Bestel dan nu de SMART KPI-bepaler: de onmisbare “bijbel” voor prestatiegerichte managers en medewerkers, of neem gerust contact met ons op voor informatie en advies.

Eerst meer lezen?

Meteen aan de slag?

Maak gebruik van de jarenlange ervaring van de Passionned Group op het gebied van KPI-systemen en neem contact met ons op voor een oriënterend gesprek.