PDCA cyclus
De PDCA cyclus is een regelkringprincipe voor (proces)besturing en bestaat uit de stappen Plan Do Check Act. De inrichting en borging ervan blijkt uiterst essentieel voor betere organisatieprestaties.
De PDCA cyclus mag zich mede hierom verheugen in toenemende belangstelling, maar ook vanwege het gedegen theoretisch fundament erachter én de praktische toepasbaarheid ervan binnen organisaties.
Bovendien werken veel modellen en instanties met de PDCA cyclus zoals het INK, ISO en HKZ. Veel organisaties worstelen echter met de praktische inrichting en borging van de PDCA cyclus binnen de organisatie, hoe doe je dat nu?
De PDCA cyclus
De PDCA cyclus bestaat uit vier stappen die de strategie & besturing van een organisatie kunnen ondersteunen.
De cyclus start met planvorming: wat gaan we doen, welke resultaten willen we bereiken en hoe verhoudt dat zich tot de strategie en (strategische) doelstellingen. Vervolgens gaan we over tot uitvoering van onze plannen en willen daarna weten (check) of onze plannen daadwerkelijk zijn uitgevoerd en de beoogde resultaten overeenkomen met de werkelijke resultaten.
Tot slot kunnen we wanneer dat het geval is over gaan tot borging van de resultaten in de organisatie of net zolang gaan bijsturen totdat de beoogde resultaten wél zijn bereikt (act). Deze stappen uit de cyclus zijn in de afbeelding hieronder weergegeven.
In de praktijk is de hier gepresenteerde volgordelijkheid van de stappen plan-do-check-act (PDCA) niet altijd goed zichtbaar, ook omdat sommige (jonge) organisaties vanuit een ruw idee soms gewoon iets proberen (doen) en daarna kijken of het werkt (check) en pas dan een gestructureerd plan gaan maken.
Plan
We maken een plan en zorgen dat dit plan aansluit op de operationele, tactische of strategische doelstellingen van de organisatie. Dit klinkt makkelijker gezegd dan gedaan want hoe krijgen we iedereen van hoog tot laag daarvoor op één lijn. Een bruikbaar hulpmiddel hiervoor zijn strategiekaarten waar we de doelstellingen uitsplitsen in kritische succes factoren (subdoelstellingen) en zorgen dat per succesfactor een eigenaar wordt benoemd die dat gedeelte van het te realiseren plan gaat bewaken onder andere door het definiëren van kritische prestatie indicatoren (KPI's).
Hierbij stellen we tevens normen en targets vast per doelstelling. Ook dat is geen makkelijke taak - hoewel een zeer nuttige - want dan dient zich een vraagstuk aan van wederzijdse afhankelijkheden in de organisatie. "Als ik die norm moet gaan halen, dan moet die en die afdeling wel daar en daar voor zorgen".
Do
De uitvoering van de plannen vindt plaats in stap twee. Hier worden de (nieuwe) activiteiten uitgevoerd die van belang zijn om de doelstellingen te realiseren. Het plan komt los van het papier en de weerbarstige werkelijkheid van alledag kan het enthousiasme van tijdens de planvorming doen verbleken. Er zullen nieuwe uitdagingen zich voordoen die het hoofd dienen te worden geboden. Dan komt het aan op leiderschap van het management en de directie, inspiratie en doorzettingsvermogen.
Een belangrijk aandachtspunt in deze stap van de PDCA cyclus is dat we zorgen dat we de gegevens die samenhangen met de activiteiten goed blijven registreren en waar mogelijk deze zelfs verbeteren. Immers in de volgende stap willen we de effectiviteit van de activiteiten meten. Dat kan alleen wanneer we gegevens over die activiteiten hebben. Zonder data geen informatie en kennis.
Check
In deze fase van de PDCA cyclus gaan we kijken hoe de activiteiten uitpakken in relatie tot de gemaakte plannen. We hebben daartoe gegevens over de activiteiten in relatie tot de kritische succesfactoren en doelstellingen nodig: de kritische prestatie indicatoren (KPI's).
Deze indicatoren worden opgebouwd uit gegevens en tonen informatie over de prestatie van de activiteit ten opzichte van de norm en vertellen ons hoever we af zitten van het plan en waar de grootste afwijkingen optreden? Dikwijls worden deze gepresenteerd in rapportages, dashboards of scorecards.
Dit is het terrein van business intelligence. Om te achterhalen waar we moeten bijsturen (act) is het dikwijls noodzakelijk om gedetailleerde analyses te maken op de KPI's. Bijvoorbeeld per regio, productgroep en organisatieonderdeel en mogelijk combinaties ervan.
Act
Op basis van de score op de KPI's en de analyses daarop kunnen besluiten worden genomen, of eerdere besluiten of plannen worden bijgestuurd (act slaat hier op actualise). Hieruit volgen dan idealiter verbetertrajecten om de score op de KPI's te verbeteren. Bij grotere verbetertrajecten in een dynamische omgeving past een structurele aanpak in de vorm van agile projectmanagement. Daarin kunnen we de specifieke PDCA cyclus gaan borgen in het reguliere managementproces.
Inrichten & borgen
De inrichting van de PDCA cyclus en het borgen ervan in de organisatie bestaat uit een aantal stappen:
- doelstellingen en subdoelstellingen definiëren
- definiëren van kritische prestatie indicatoren (KPI's)
- gegevens verzamelen om de KPI's te berekenen
- presenteren van KPI's met behulp van rolgebaseerde dashboards
- bij afwijkingen analyseren van de KPI's
- bespreken van de KPI's in het reguliere management- of directieoverleg
- besluiten nemen en acties uitzetten
- leidinggevenden spreken medewerkers aan op de resultaten
- normen en targets worden regelmatig herzien
- gedragscompetenties van managers en medewerkers verder ontwikkelen
Een goede implementatie van de PDCA cyclus zorgt ervoor dat de verschillende stappen van cyclus worden geborgd in management- en directieoverleggen en daar steevast aan de orde komen.
Een alternatieve PDCA cyclus
De PDCA cyclus is vooral goed en snel in te voeren in 'blauwe' organisaties of organisatieonderdelen waarbij vooral resultaten en prestaties tellen. Hierbij kan een vorm van verticale sturing noodzakelijk zijn die met name gericht is op beheersing (in control komen) van processen en het verbeteren van de meetbare resultaten.
In niet-'blauwe' meer ontwikkelgerichte organisaties of organisatieonderdelen waarbij zachtere waarden, creativiteit en mensgerichtheid de boventoon voeren, kan de PDCA cyclus ook een behoorlijke prestatieverbetering toch gevolg hebben, mits we de PDCA cyclus op alternatieve wijze toepassen. Het alternatief bestaat uit dan uit vier stappen: Planning, Coaching, Evaluatie en Waardering. Deze alternatieve PDCA cyclus gaat uit van co-creatie, zelfactualisatie, inspiratie, aspiratie en intensieve samenwerking.
Onderzoek: waarom is de PDCA cyclus belangrijk?
Elke cyclus heeft iets magisch: een terugkerend patroon waarbij de cirkel als deze doorlopen wordt elke keer (iets) andere vormen aanneemt. De PDCA cyclus is gedeeltelijk het werk van William Edwards Deming, die zijn kwaliteitscirkel grotendeels gebaseerd heeft op de verbetercirkel van Shewart. De PDCA cyclus is zeer kritisch - zo blijkt uit onderzoek - om betere organisatieprestaties te behalen met business intelligence en performance management.
Waarom is dat? Intelligente organisaties - die betere financiële resultaten bereiken - willen vrijwel continu weten wat er aan de hand is en gaan analyseren om te begrijpen en gaan waar nodig ook over tot actie (do,act), bijvoorbeeld het bijstellen van normen en targets (plan) en gaan met elkaar in gesprek over de positieve en negatieve resultaten (check). Dit onderzoek toont aan dat de basis van elke intelligente organisatie bestaat uit het toepassen van de PDCA cyclus in alle geledingen van de organisatie.
Meer informatie o.a. over workshops en trainingen over de PDCA cyclus kunt u vinden op onze speciale website: www.pdcacyclus.nl
Waarom Passionned?
Lees hier waarom onze klanten onze dienstverlening waarderen met het cijfer acht of hoger. Doe inspiratie op van 'best practices' over de PDCA cyclus en business intelligence in verschillende sectoren. En schrijf u alvast in voor onze nieuwsbrief of neem contact met ons op.