Valkuil 1: Plan-Do-Plan-Do blijft zich herhalen
Het patroon van Plan-Do-Plan-Do blijft zich herhalen. Aan Check en Act kom je niet toe. En er is altijd wel weer een nieuw plan dat je uit de kast kunt trekken. De fout hier is dat je PDCA niet consequent toepast. Wil je de gewenste verbetering bereiken dan moet je de leercirkel rond maken. En dat moet je zo snel en zo vaak mogelijk doen. Je miskent de kracht van PDCA wanneer je deze slechts 1x per jaar toepast.
Valkuil 2: PDCA zonder Try and Test
Deze valkuil is bekend terrein voor managers met een overmatige beheersinstelling. Ze zien PDCA vooral als tool om het werk te plannen en te controleren. Je zit dan opgescheept met een aanpak die belemmert in plaats van echte problemen oplost. Je mag van die managers niet experimenteren, want dat wordt als risicovol gezien. Maar Try and Test is juist de essentie van de Do- en Check-stap. Bovendien is experimenteren bepalend voor het eigenaarschap van oplossingen voor de dagelijkse knelpunten. En dat eigenaarschap is juist weer cruciaal om samen vooruit te komen.
Valkuil 3: PDCA zonder specifieke verbeterintentie
Nog vaak zie je organisaties PDCA louter toepassen als hulp bij de uitvoering van het gewone proces. De derde valkuil. Ze gaan bijvoorbeeld op zoek naar ‘het ontbrekende’ in een proces. Vervolgens gaan ze dat correctief toevoegen zodat het proces weer doet waarvoor het bedacht is. Allemaal heel nuttig, maar het draagt niet bij aan het continu verbeteren van processen. Alleen met een specifieke intentie om je proces te verbeteren komt PDCA tot zijn recht. Maar let op: continu verbeteren is wel een standaard onderdeel van je functie.
Volg de training PDCA & kwaliteitsmanagement. Deze 3-daagse training PDCA & kwaliteitsmanagement voorziet je van direct toe te passen en praktische continu verbeter-kennis.
Valkuil 4: PDCA om een plan te implementeren
Deze valkuil begint met een plan van hogerhand zonder veel analyse of ‘wijsheid’. Maar het plan is wel al tot in de puntjes uitgewerkt. Vervolgens zal het hoger management er alles aan doen om dit plan uit te voeren. Ook al blijkt gaandeweg dat het plan op verkeerde aannames berust. Ook dit raakt niet de essentie van PDCA. De werkvloer komt in een spagaat. Zij moeten allerlei ’trucs’ uithalen om het plan (optisch) te realiseren. Intussen proberen ze in de praktijk toch zo veel mogelijk te blijven doen wat nuttig is. Dit is vermoeiend en vervelend. En uiteraard slecht voor je resultaten.
Valkuil 5: PDCA zonder KPI’s en data analyse
Misschien wel de belangrijkste valkuil: proberen om PDCA aan de praat te krijgen zonder echte KPI’s. Je gaat merken dat je continu verbeter-proces op drijfzand berust. Je zakt steeds verder weg. Zonder KPI’s kun je niet goed plannen en geen normen en targets stellen. En je mist data om de uitvoering te monitoren en te analyseren. Het check-gesprek gaat uiteindelijk nergens over want je weet niet of je goed of fout zit. Je blijft steken in algemeenheden. Wil je PDCA laten werken als precisie-instrument dan moet je goed nadenken over je KPI’s en de onderliggende data analyseren. Die rijgen de stappen aan elkaar. En alleen dan heb je een sterk verhaal.
Mr. Leo Kerklaan is associate partner bij de Passionned Group, docent en auteur van 'De cockpit van de organisatie' (5e druk) en 'De wendbare organisatie'.
