Passionned Group™

PDCA cyclus

De PDCA cyclus is een verbeterinstrument dat organisaties veel goeds kan brengen. Lees hier hoe je in jouw organisatie met een datagedreven PDCA en verbetercirkels stapsgewijs kunt werken aan een gezonde, prestatiegedreven verbetercultuur. Maar eerst verklaren we de PDCA afkorting:

  • Plan: maak een plan, want een doel zonder plan is ijdele hoop
  • Do: voer het plan uit en verzamel betrouwbare (proces)data
  • Check: ga na of de resultaten voldoen aan de doelen & KPI’s
  • Actualize: stuur de uitvoering bij & schaal op of af

Het werken met PDCA’s is nooit een doel op zich. Om voldoende draagvlak te creëren, zul je de keuze voor deze verbetermethodie goed moeten kunnen motiveren en uitdragen.

Verhoog je organisatie - team - en individuele prestaties met behulp van de PDCA cyclus en benut zo je continuverbetervermogen maximaal.

Bestel het PDCA boek direct
Open de inhoudsopgave

Plan Do Check Act uitleg in klare taal

Wat is PDCA?

Om de PDCA betekenis echt te doorgronden, is het zaak de PDCA afkorting niet alleen uit het hoofd te leren, maar ook de essentie te begrijpen en het concept te doorleven. Voor een goed begrip: de volgorde van de vier hoofdletters wordt nogal eens door elkaar gehaald. PDCA staat dus voor: Plan Do Check Act en dat is ook gelijk de enig juiste volgorde om verbetertrajecten aan te vliegen. Act slaat hier niet op actie, maar op actualiseren (actualize).

Plan Do Check Act cyclusFiguur 1: Wat is PDCA: de stappen Plan Do Check Act helpen je om continu verbeteren te implementeren. Bij Plan heb je passie nodig, bij Do heb je data nodig, bij Check heb je conscious control nodig en bij Actualize heb je autonomie van handelen nodig.

Waarom een PDCA cyclus?

Met een PDCA cyclus zet je in een organisatie een continu leer- en verbeterproces in gang. Dat doe je door KPI’s, data analyse en menselijke reflectie een leidende rol te geven. Zo geef je mensen die met passie hun werk willen doen dagelijks de kans om hun werkproces incrementeel, stap voor stap, te verbeteren.

Wat is een PDCA cyclus?

Een PDCA cyclus is een systeem dat ervoor zorgt dat een bepaalde waarde rond de norm beweegt, waarbij je de lat steeds hoger legt. De term “cyclus” geeft aan dat er sprake is van een (zichzelf) herhalend proces. Er wordt in dit verband ook wel gesproken van een kringloop of een regelkring, een feedbackloop waarbij je de output van een proces meet en vervolgens vergelijkt met de gewenste waarde. Vervolgens ga je hierop acteren.

De basisprincipes van een PDCA cyclus

Plan Do Check Act stappenFiguur 2: Overzicht PDCA cyclus en de vier benodigde stappen om hem werkend te krijgen

Hoe bouw je een robuust PDCA model? En bestaat er eigenlijk een verschil tussen de Deming cirkel en de PDCA cirkel? Hieronder gaan we in op de basisprincipes van PDCA, continu verbeteren en leerprocessen in organisaties. We geven de PDCA cyclus betekenis en meer slagkracht door twee domeinen – data analyse en continu verbeteren – met elkaar te verbinden. Door vier nieuwe dimensies toe te voegen aan de kwaliteitscirkel van Deming, steken we de traditionele PDCA cirkel in een nieuw, modern jasje. Laat ook jouw organisatie profiteren van de nieuwste inzichten en onze unieke PDCA tips.

Fase 1 in de PDCA cyclus: Plan

PDCA plan

In de Plan-fase stellen leidinggevenden en professionals een plan op waarin ze opnemen welke resultaten ze willen bereiken en hoe ze dat willen doen. Daarbij houden ze rekening met eventuele kaders die als randvoorwaarde aan het werkproces zijn opgelegd. Plannen en doelstellingen worden SMART gemaakt met KPI’s en normen. Bij deze serieuze plannenmakerij hoort nadrukkelijk ook het inspireren van je mensen. Het “waarom” moet voor iedereen glashelder zijn.

Fase 2 in de PDCA cyclus: Do

PDCA - do

In de Do-fase vindt de uitvoering plaats, inclusief de registratie van de gebeurtenissen (input, bewerking en output). Via interactieve dashboards en data-analyse monitoren professionals de uitvoering. Mensen mogen fouten maken, maar deze worden direct bij de bron aangepakt. Er is ruimte om te experimenteren. In de uitvoering moet je je mensen wel zien te mobiliseren. Dat lukt je alleen als je zorgt voor voldoende capaciteit (dus accepteer geen personeelstekorten) en kwaliteit levert (goed opgeleide mensen).

Fase 3 in de PDCA cyclus: Check

PDCA - check

In de Check-fase vergelijken leidinggevenden en professionals hun werkelijk behaalde resultaten met de geplande resultaten. Ze vergelijken de realiteit met de KPI-norm en het plan. In hoeverre is de uitvoering nog in lijn met de plannen en doelstellingen? In de praktijk blijkt er een groot gapend gat te zitten tussen deze twee werelden: de wereld van de directie en die van de werkvloer. Intelligente, datagedreven organisaties zien afwijkingen als een kans om te leren. Ze evalueren de verschillen (de kloof) en achterhalen de oorzaken ervan (root cause analyse). In deze fase moet je je mensen ook waarderen voor wat ze gepresteerd hebben.

Fase 4 in de PDCA cyclus: Act

IMWR cyclusFiguur 3: De PDCA cyclus kan niet zonder een IMWR cyclus

In de Act-fase vindt aanpassing en bijsturing plaats. Denk aan interventies en maatregelen om het oorspronkelijk geplande resultaat alsnog te behalen. Managers stellen normen en KPI’s bij, maar leggen de lat wel steeds hoger. Medewerkers ontwikkelen een mentaliteit van elke dag een beetje beter. In deze fase ga je niet alleen met elkaar reflecteren op de inhoud, maar ook op het verloop van de totale PDCA.

LET OP: Het inspireren, mobiliseren, waarderen en reflecteren, afgekort tot IMWR, is onlosmakelijk verbonden met deze vier stappen uit de traditionele PDCA cyclus.

Lees verder over IMWR

Securing: borgen zonder zorgen voor morgen

De PDCA-cylus is nadrukkelijk niet bedoeld als een eenmalige exercitie. Daarvoor is de inspanning te intensief en de tijdsbesteding te kostbaar. Continuous improvement zou altijd het streven moeten zijn (zie figuur 2). Uiteindelijk wil je aan de hand van continue verbetercycli immers structurele kwaliteitsverbeteringen realiseren die ook morgen nog acceptabel, houdbaar en duurzaam zijn.

Securing: borgen zonder zorgen voor morgenFiguur 4: Continue verbetering dankzij tussentijdse borging van de bereikte resultaten

Dit betekent dat je de vaak moeizaam bereikte resulaten zult moeten veiligstellen om niet telkens het wiel opnieuw uit te hoeven vinden.

Dit veiligstellen noemen we in het Engels “securing”, in het Nederlands vrij vertaald als “borgen” of “bestendigen” of “verankeren”. Standaardiseer wat werkt en verwerp wat niet goed uitpakt.

PDCA cyclus voorbeeld: maak er een sport van

Als een concreet PDCA voorbeeld blijven we dicht bij huis: je eigen energieverbruik verminderen. Je wilt dit terugdringen omdat je bijvoorbeeld verspilling haat. Bovendien is het ook goed voor je portemonnee. Nu de energieprijzen de pan uit rijzen is energiebesparing een must.

  1. Plan: verbruik op maandbasis maximaal 150 kWh elektriciteit en 80 kub gas. Het huidige verbruik is respectievelijk 180 kWh en 125 kub gas. Tijd om in actie te komen. Je bedenkt in je plan een aantal maatregelen om het energieverbruik terug te dringen, bijvoorbeeld de verwarming ’s avonds een uur eerder uitzetten en het installeren van ledlampen.
  2. Do: je voert de maatregelen uit en elke maand ontvang je de verbruiksdata van je energieleverancier via de app. Die data analyseer je en zet je uit in de tijd. Je maakt er een grafiek van. Ook maak je de kosten inzichtelijk.
  3. Check: de eerste maand na je plan bespreek je het energieverbruik met je partner. Je zit op 179 kWh en 126 kub gas, zwaar onvoldoende dus om je plan te realiseren.
  4. Act: je gaat een aantal aanvullende maatregelen toevoegen aan je oorspronkelijke plan. Bijvoorbeeld: 1 minuut korter douchen (geldt voor alle gezinsleden) en apparaten die veel stroom verbruiken, zoals een wasdroger en een televisie, laat je uit.

PDCA cyclus voorbeeldFiguur 5: PDCA cyclus uitgewerkt voorbeeld – het energieverbruik over de maanden heen, zoek voortdurend naar de ruimte voor verbetering

Tot zo ver dit Plan Do Check Act voorbeeld uit de huiselijke sfeer. Je doorloopt de PDCA cirkel dus net zolang je tot je doel (de norm) bereikt. Je maakt er een sport van. Of je stelt je doelen en normen bij, omdat je huisgenoten chagrijnig door het huis lopen vanwege de verkorte douchetijden. Maar let op: mensen zijn gewoontedieren. Daarom is het ook in het bovenstaande, vereenvoudigde voorbeeld essentieel om de bereikte resultaten te borgen, om niet terug te vallen in oude gewoonten (stiekum een minuutje langer douchen). Tegelijkertijd is het zaak om te zoeken naar nieuwe besparingsmogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld ook verbetercycli opstarten met als doel om bijvoorbeeld het gebruiken van de vaat- of wasdroogmachine te beperken, of de standby-stand op allerlei apparaten te deactiveren.

Ook in werksituaties en in bijna elke bedrijfssector, zoals bijvoorbeeld de gezondheidszorg, zijn er genoeg ambitieuze verbeterprojecten te definiëren waarop je de PDCA principes los kunt laten en continue verbeteringen kunt realiseren. Neem contact op met een van onze management consultants om jouw project door te spreken en te definiëren.

11 PDCA tips en randvoorwaarden voor succes

Hieronder geven we een elftal tips voor de implementatie van de PDCA cyclus. Gebruik deze tips als randvoorwaarden voor de juiste toepassing van het PDCA model in jouw eigen organisatie.

  1. Het pro forma doorlopen van de PDCA cyclus is zinloos en een minachting van de Deming cirkel. Neem het voorbeeld van een zorginstelling waarbij iedereen in aanloop naar een HKZ-certificatie die over twee maanden plaatsvindt, alle processen en KPI’s kritisch toetst en monitort. Als na de inspectie iedereen weer overgaat tot de orde van de dag is er niets bereikt. Dat is nu precies niet de bedoeling van de PDCA cyclus. PDCA gaat over continu verbeteren en grijpt diep in op de organisatie en mag niet oppervlakkig, eens per jaar of zo, plaatsvinden.
  2. Een PDCA zonder KPI’s is als een auto zonder wielen. Vergeet niet in je plannen de gewenste verbetering van een of meerdere KPI’s te benoemen. Tijdens de Do fase ga je de data achter de KPI’s analyseren, in de Check ga je de uitvoering op basis van je KPI’s met je doelstellingen zoals geformuleerd in de plannen of beleidsvoornemens vergelijken. De PDCA cirkel kan nooit gaan draaien zonder betrouwbare data, inzichten en SMART KPI’s. Verbeter de KPI’s duurzaam aan de hand van het ritme van de PDCA-cyclus.

PDCA tips voor succes

  1. Pas de PDCA cyclus altijd integraal toe: dus doorloop alle stappen. Mensen zijn geneigd alleen maar die stappen uit de PDCA methode te pikken die hen op dat moment goed van pas komen. Er is sprake van cherry picking. Of ze komen niet verder dan de P en de D, bij de C haakt men af. Zo pluk je nooit alle vruchten van de Deming cyclus. De integrale toepassing van de Deming cirkel, mits goed geborgd met KPI’s in de lijn, zal zich uiteindelijk altijd vertalen in betere (financiële) prestaties.
  2. Realiseer je dat de PDCA cyclus op zowel strategisch, als tactische en operationeel niveau toepasbaar is. De verschillende niveaus zijn bovendien nauw met elkaar vervlochten. De uitvoering van de strategische plannen bepaalt de kaders voor het opstellen van de tactische en operationele plannen. En de voortgangsrapportages van de tactische en operationeel rapportages uit de Check-fase dienen als input voor de hogere strategische plannen. Je gaat zo de samenhang zien tussen verbeterinitiatieven, de strategische kaders en operationele processen.
  3. Toets je plannen regelmatig aan de uitvoering. Wacht hier niet te lang mee, maar begin hier zo snel mogelijk mee. Er zijn inmiddels genoeg voorbeelden bekend van projecten die met de beste intenties zijn gestart, maar door gebrek aan tussentijdse bijsturing volledig uit de bocht zijn gevlogen.
  4. Laat data analyse een vast onderdeel zijn van de Do-fase. De PDCA cyclus staat of valt met betrouwbare data die je nader moet analyseren. Zonder een degelijke data-analyse, krijg je de PDCA cirkel nooit rond en kun je je werk niet goed uitvoeren.
  5. Neem de Check-fase serieus. Ruim voor elk team en individuele medewerker bijvoorbeeld een half uur tijd per twee weken in om de Check-fase volledig te doorlopen. Loopt het proces zoals verwacht? Voldoet de output aan de normen? Blijven de afwijkingen binnen de regelgrenzen? En hoe ontwikkelt de trend zich? Hetzelfde devies geldt voor de Act-fase, maar dan moeten de verantwoordelijken op strategisch niveau en teamniveau aan de bak.
  6. Koppel de grote PDCA’s altijd aan de kleine PDCA’s. De beslissing om alleen een PDCA-cyclus in te richten op beleidsniveau en over een grote tijdsspanne van een jaar, zorgt niet voor continu verbeteren of innovatie. Daar is enkel een grote PDCA-cyclus te log voor. En als medewerkers zich louter op hun dagelijkse verbetering concentreren in een kleine PDCA-cyclus, verliezen ze de grotere ontwikkeling uit het oog verliest. Beide cycli zijn dus nodig. De grote PDCA geeft richting en kaders aan de kleinere PDCA, maakt diepte-investeringen mogelijk en zorgt voor stabiliteit en continuïteit. De kleine PDCA-cirkels zijn verbeter-loops die zo klein zijn dat een persoon zich erin herkent en groot genoeg dat iemand zijn eigen functioneren ertegen af kan zetten.
  7. Baseer organisatiebeslissingen niet langer op meningen of gevoel, maar op feiten. Inspirerende managers stellen regelmatig de normen en KPI’s bij, maar leggen de lat wel steeds een stukje hoger. Medewerkers op hun beurt ontwikkelen een verbetermentaliteit. Ze zijn “in control” en ervaren meer werkplezier, omdat ze dankzij hun autonomie weer de regie in eigen handen hebben.
  8. Maak een koppeling tussen de PDCA en lean processen. Ga op zoek naar symptomen van slechte processen zoals lange doorlooptijden, veel extra controles, veel data overtypen, hoge werkvoorraden, buffers en veel uitzonderingen in het proces. Zoek naar de acht verspillingen die bijna in elk proces of organisatie voorkomen: overproductie, overbewerking, wachten, transport, voorraden, verplaatsingen, defecten en slecht benutten van talent. Start voor elke verspilling een nieuwe PDCA-cirkel en maak een plan om de verspilling tegen te gaan.
  9. De D van Data en de D van Do: realiseer betere financiële resultaten met behulp van de PDCA. Uit ons grootschalig PDCA-onderzoek komt naar voren dat door het bedrijfsbreed toepassen van Plan Do Check Act niet alleen de winstmarges verbeteren. Werkvoorraden dalen drastisch en klanten zijn tevredener. Deze resultaten zijn met name te danken aan enkele simpele vuistregels: bepaal normen en targets per KPI (Plan), evalueer de normen en doelen regelmatig en stel ze bij (Act), gebruik stuurinformatie en KPI’s consequent voor analyse en actie (Do), gebruik stuurinformatie en KPI’s om te verbeteren en te innoveren (Do), praat over de cijfers en spreek elkaar aan op negatieve en positieve prestaties (Check).

Wil je je verder verdiepen in het mechanisme van de PDCA cyclus, bestel dan ons onderzoek De kracht van continu verbeteren.

Artikel over de 4 succesfactoren: PDCA

De datagedreven PDCA

Door vier nieuwe dimensies toe te voegen aan de traditionele PDCA cirkel ontstaat een zogenoemde datagedreven PDCA cyclus. De P van Plan breiden we uit met de P van Passie De D van Do breiden we uit met de D van Data. De C van Check breiden we uit met de C van Conscious control en de A van Actualize breiden we uit met de A van Autonomie.

  • Passie: elk plan begint uiteindelijk met een persoonlijke missie oftewel passie. Met iemand die echt iets anders wil, die een droom heeft, of persoonlijk de urgentie voelt of de drive heeft om daadwerkelijk iets te verbeteren.
  • Data: enkel de Do-fase is niet voldoende. Het doen, gebaseerd op data analyse, en op onweerlegbare feiten die betrouwbaar en over een langere tijd monitoren wat de impact is van je houding en gedrag, vormt de uitbreiding van deze fase.
  • Conscious control: alleen monitoren is niet het enige wat in de Check-fase gebeurt. Door de constante terugkoppeling van gegevens, de effecten en het praten hierover wordt er een learning loop geactiveerd. Mensen worden zich steeds bewuster van hun eigen rol, de rol van anderen en het effect van al die beïnvloedende factoren op het totaal. Ze leren hoe de zaak eigenlijk functioneert. En ze leren hoe het (totale) systeem reageert. Conscious control zorgt ervoor dat mensen bewust plannen kunnen gaan bijsturen. Zo raken ze steeds meer “in control”.
  • Autonomie: de uitkomst van het doorlopen van PDCA-cirkels is dat de professional meer en meer autonomie ontwikkelt. Hij of zij hoeft niet langer te dansen naar de pijpen van managers, maar kan op basis van data zelf bepalen wat werkt en wat in zijn functioneren bijsturing nodig heeft.

Volgende deze inmiddels ruimschoots bewezen PDCA methode laten we organisaties maximaal profiteren van het verbeterpotentieel dat in elke organisatie aanwezig is. Door deze verrijking van de PDCA cyclus respecteren we bovendien impliciet het gedachtegoed van William Edwards Deming. Hij was een groot voorstander van het gebruik van statistiek en data in de PDCA cirkel.

Bestudeer de 5 valkuilen

PDCA cirkel = Deming cirkel

In de praktijk worden de PDCA cirkel, de cirkel van Deming, het Deming wiel en de kwaliteitscirkel van Deming dwars door elkaar heen gebruikt. Hetzelfde geldt voor de PDCA cyclus en de Deming cyclus. Om maar direct klare wijn te schenken: er is geen wezenlijk verschil en alle concepten worden nagenoeg op dezelfde manier gevisualiseerd: als een cirkel of een wiel. Het zijn dus allemaal synoniemen voor hetzelfde concept, het concept dat volledig in het teken staat van continu verbeteren, gecontroleerde procesoptimalisatie en datagedreven werken.

Ontdek de twee basisvormen van PDCA

Kijk je naar de positionering van PDCA binnen een bedrijfs- of werkproces om tot verbeteringen te komen, dan zijn er twee basisvormen van PDCA te onderscheiden, oftewel twee routes naar succes:

De twee basisvormen van PDCAFiguur 6: De twee basisvormen van PDCA gevisualiseerd

Kom je in de reguliere bedrijfsprocessen problemen of een uitdaging tegen die te risicovol of te disruptief zijn om direct in de lijn te verhelpen, dan start je een PDCA als experimenteerruimte via een zijlijn op. Vanuit de Actualize-fase van de reguliere PDCA-cyclus ga je met een losse PDCA proberen om het probleem te verhelpen. De bedoeling is om de reguliere bedrijfsvoering niet overhoop te halen en toch met innovaties aan de slag te gaan.

KPI’s kunnen de verschillende stappen in PDCA overigens prima met elkaar verbinden, zo blijkt uit ons te downloaden achtergrondartikel over de vier factoren die elke manager uit zijn hoofd zou moeten leren. De PDCA cyclus wint hierdoor enorm aan relevantie, kracht en bruikbaarheid.

topcase PDCA cyclus

Meer weten of praktisch advies nodig?

Wil je weten hoe je jouw organisatie met de Plan Do Check Act cyclus beter kan laten presteren? Wil je een heldere PDCA cyclus uitleg? Ben je nieuwsgierig hoe je jouw bedrijf of team slimmer en ook meer datagedreven kan werken met de PDCA methode? Wil je weten hoe je heel praktisch een PDCA formulier opstelt? Of heb je behoefte aan een verbeterconsultant of veranderspecialist? Neem dan nu contact met ons op voor een oriënterend gesprek met een van onze PDCA experts of verbetercoaches.

Over Passionned Group

Logo Passionned Group, dé specialist in PDCA cyclusPassionned Group is dé specialist in het implementeren van de PDCA cyclus en datagedreven PDCA cirkels. Onze ervaren en bevlogen consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij het datagedreven maken van teams en de gehele organisatie. Om het jaar organiseren wij de onafhankelijke verkiezing van de ‘Slimste organisatie van Nederland’.

neem contact met ons op

Onze experts in Plan Do Check Act

Daan van Beek - Auteur van De intelligente, datagedreven organisatie & PDCA expert

DAAN VAN BEEK MSc

Auteur van De intelligente, datagedreven organisatie & PDCA expert

Leo Kerklaan - Expert in Plan-Do-Check-Act

mr. LEO KERKLAAN

Expert in Plan-Do-Check-Act

Dick Pouw - Senior consultant ICT, PDCA en klantgerichtheid

DICK POUW MBA

Senior consultant ICT, PDCA en klantgerichtheid