Implementeren is niet zo makkelijk als het klinkt

Implementeren, het klinkt zo makkelijk. De praktijk in circa 75% van de implementatietrajecten binnen organisaties laat echter een heel ander beeld zien. Ze mislukken of je zit zelfs opgezadeld met averechtse effecten. En dan ben je verder van huis dan eerst. Hier lees je de belangrijkste zaken om implementaties te laten slagen en de 5 grootse valkuilen die je moet zien te vermijden. We presenteren je ook onze unieke, integrale aanpak voor implementatiemanagement.

Waarom stranden of falen implementaties zo vaak?

Implementeren is een mix van implementatiemanagement en verandermanagement. Een volwaardig implementatietraject kent twee kanten van een medaille.

Implementeren is namelijk niet enkel een kwestie van de harde kant toepassen en de techniek. Of nieuwe processen of een andere werkwijze in gebruik nemen. De uitdaging zit hem vaak vooral in de zachte kant van de implementatie: verandermanagement.

Om beide kanten aan te raken en tot een goed einde te brengen is het nodig dat een implementatiemanager ook de vaardigheden noodzakelijk voor verandermanagement bezit of begrijpt. En dat een verandermanager weet wat de harde kant van implementeren inhoudt en hoe hij dit kan toepassen.

Succesvol implementeren: 2 kanten van de medaille

De kracht van een succesvolle implementatie zit hem in het verbinden van deze beide kanten van de medaille. Of het nu een kleine verandering betreft als de implementatie van een nieuwe BI-tool, of een grootschalige transitie. Door je mensen vanaf het begin mee te nemen in deze veranderingen verlopen implementaties van tools en processen soepeler.

Meters maken met draagvlak

Alleen wanneer je doelbewust draagvlak in je organisatie creëert kun je echt meters maken. Systeemtechnisch kan namelijk alles kloppen. Maar wanneer de vaardigheden en het gedrag er niet goed op aansluiten zijn er moeilijkheden aan de horizon te verwachten. Die kun je zeker ook verwachten wanneer er onvoldoende draagvlak is.

Herken je deze implementatieproblematiek?

Herken je de problematiek zoals we deze in onderstaande voorbeelden schetsen?

  • Je hebt een grootschalig programma afgerond ten behoeve van digitalisering. Toch blijven je medewerkers hardnekkig vasthouden aan de oude bekende (papieren) werkwijze.
  • Je bent bezig met een transitie. Toch krijg je je medewerkers niet mee en blijft het management vasthouden aan de oude wijze van sturing en controle.
  • Je hebt een nieuwe Business Analytics-applicatie ontwikkeld die de organisatie moet gaan gebruiken. Er heerst onvrede en weerstand over het hoe en het waarom.
  • Je implementeerde met succes een nieuw proces. Na verloop van tijd vallen je medewerkers toch weer terug op het oude proces.

In deze gevallen heeft hoogstwaarschijnlijk de implementatiemanagement kant van de verandering de overhand gehad en is de veranderkant te weinig aangeraakt.

Waarom trajecten stranden of op de lange termijn falen

Een greep uit de grootste faalfactoren van implementiemanagement:

1. Gebrek aan heldere en transparante communicatie

Wanneer je een implementatie pas in een laat stadium communiceert of over de schutting gooit ontstaat een natuurlijke reactie bij medewerkers: weerstand. De wil om de verandering te omarmen is dan ver te zoeken. Het is voor hen makkelijker om op de oude route verder te gaan.

2. Onjuist geïdentificeerde stakeholders

Stakeholders identificeren is een belangrijk onderdeel van de implementatie. Er zijn diverse soorten stakeholders:

  • direct
  • indirect
  • intern
  • extern

Bovendien is het noodzakelijk te weten wat voor type stakeholders dit zijn. Zo bestaan er onder andere beslissers, bestuurders, beoordelaars, budgethouders, gebruikers, influencers et cetera. De vraag in welke groep de stakeholder zich feitelijk bevindt, lijkt op het eerste gezicht makkelijk, maar is in de praktijk vaak moeilijk te beantwoorden. Dit is afhankelijk van de verandering die je in jouw organisatie wilt realiseren en hoe je organisatiestructuur eruit ziet.

3. Inadequate omgang met houding en gedrag van medewerkers

Medewerkers zijn vaak verandermoe. Ze snappen het nut en de noodzaak van alweer een gewijzigde aanpak of alweer een nieuwe tool of proces niet. De kunst zit hem erin om juist onder deze medewerkers draagvlak te creëren. Veel organisaties worstelen hiermee.

Daarnaast heerst er vaak een angstcultuur. Bij grootschalige veranderingen zoals een transitietraject of overgang naar een platte organisatie waar zelfsturende teams de nieuwe realiteit gaan vormen heerst er vooral bij management en directie vaak angst. Angst om de controle en de sturing te verliezen. En vooral angst voor wat dat dan voor hun positie in de organisatie betekent.

Je ziet dat de zelfsturende teams gewend raken of de nieuwe verworven vrijheden koesteren. Tegelijk zie je de grip vanuit het management door die angst vaak toenemen. Ze willen toch de touwtjes in handen blijven houden. Dit veroorzaakt natuurlijk onvrede en irritaties. Het vormt daardoor een mogelijke factor voor het falen van een verandertraject.

4. Afwezigheid van commitment

De directie moet niet alleen met woorden laten zien dat ze commitment en eigenaarschap serieus nemen. Ze moeten dat ook in de praktijk brengen en het goede voorbeeld tonen. Vaak voelen of zien medewerkers het commitment niet. Waarom zouden ze deze dan wel moeten tonen?

5. Onduidelijkheid over de nut en noodzaak van de verandering

Op strategisch en op directieniveau is een veranderende koers vaak wel duidelijk of te begrijpen. Voor de managementlaag en de medewerkers onderin de organisatie is dat veel moeilijker. De directie laat na om het nut en de noodzaak te vertalen voor de medewerkers in een taal of aanpak die ook op dat niveau begrepen wordt.

Onze succesformule voor implementatiemanagement

De succesformule voor implementatiemanagement is een goede balans tussen weten, willen en kunnen. Alleen dan kun je implementatie tot een succesvol eind brengen.

A. Weten

  • Het hoe en waarom is duidelijk in alle lagen van de organisatie
  • Er is een helder implementatieplan, inclusief veranderplan
  • De communicatie is transparant en laagdrempelig
  • Zowel directe als indirecte stakeholders krijgen presentaties, trainingen en workshops

B. Willen

  • Medewerkers neem je vanaf het begin mee om draagvlak te creëren
  • Medewerkers houd je regelmatig op de hoogte van de ontwikkelingen
  • Er heerst commitment en eigenaarschap, zowel top-down als bottom-up
  • Er is sprake van goed stakeholdermanagement
  • Medewerkers en afdelingen kennen elkaar en snappen van elkaar wat hun rol is
  • Medewerkers voelen zich gehoord en gezien

C. Kunnen

  • Het kennisniveau van de medewerker of het team is up-to-date
  • De medewerkers bezitten de juiste (mix van) soft skills
  • Medewerkers krijgen de ruimte zich ook op persoonlijk vlak te ontwikkelen
  • De organisatie is (in)gericht op actief lerend vermogen
  • De organisatie is wendbaar

Eerst advies?

Is het implementatietraject nog niet voldoende helder? Zijn er nog openstaande vraagstukken of onduidelijkheden? Dan is het wellicht raadzaam om eerst een kort en krachtig adviestraject te doorlopen.

advies aanvragen

Voorbeelden van implementaties

Met meer dan 10 jaar ervaring met implementeren bij kleine en grotere organisaties kun je rekenen op onze deskundigheid en ervaring bij de:

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van je bedrijf en je ambitieniveau, kan een eerste implementatie al binnen 2-4 maanden gerealiseerd zijn.

Wat zeggen onze klanten?

“Passionned Group daagt de organisatie uit en is niet snel tevreden met een oplossing en weet daardoor te bereiken dat resultaten worden geboekt.”

Fons Catau
algemeen directeur
De Woonplaats

Geraakt door onze visie en succesformule?

Wil je meer weten over implementeren, implementatiemanagement en verandermanagement? Neem dan gerust contact op met onze implementatie- en verandermanagers. Zij helpen je graag verder.

neem contact met ons op

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met implementeren (implementatiemanagement) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
4822
Aantal trainingen & workshops
4823
Aantal deelnemers opgeleid
4824
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
4825
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14