Verbeter je KPI's duurzaam met de PDCA-cyclus

De snelste weg naar een intelligente, datagedreven organisatie gaat via PDCA

Geschreven door Daan van Beek

PDCA: met deze ogenschijnlijk simpele afkorting van vier actiegerichte begrippen kunnen bedrijven en instellingen zichzelf transformeren van een "domme" tot een intelligente, datagedreven organisatie. Deze nieuwe manier van werken heeft een directe impact op je klanttevredenheid, je marges en het welbevinden van je medewerkers. Tenminste als je consequent de PDCA cirkel kan laten draaien op alle niveaus in jouw organisatie én die met elkaar verbindt. Maar hoe doe je dat, waar moet je op letten en waar liggen de valkuilen?

Enkele valkuilen

Valkuilen bij het implementeren van PDCA zijn er altijd. Hier presenteren we de belangrijkste aandachtspunten waar je alert op moet zijn:

• Waarom lukken de Plan- en de Do-stappen vaak nog wel, maar valt het verbeterproces daarna stil?
• Welke rol spelen kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) in de PDCA cyclus?
• Op welke manier lijn je de verschillende cycli op elkaar uit?
• Hoe krijg je de juiste data bij elkaar en hoe ga je sturen op basis van feiten?
• Welke vaardigheden (opleiding PDCA) hebben je medewerkers nodig om te PDCA-en?

Leven deze vragen ook bij jou? Onze PDCA-consultants helpen je graag verder met hun knowhow en ervaring.

PDCA verbetert niet alleen je winstmarges

Uit ons grootschalig PDCA-onderzoek komt naar voren dat door het bedrijfsbreed toepassen van Plan Do Check Act niet alleen de winstmarges verbeteren. Ook verminderen je werkvoorraden drastisch en worden je klanten meer tevreden. Maar hoe implementeer je PDCA-gericht werken?

Hoe werkt de PDCA cyclus?

Door consequent en met een grote regelmaat de genoemde vier stappen te doorlopen (Plan, Do, Check, Act) wordt gerichte bijsturing van beleid of procesoptimalisatie een stuk eenvoudiger. Op basis van betrouwbare data en informatie. Juist met de stappen check en act moet het gebeuren. Hier vergelijk je de uitvoering op basis van je KPI’s met je doelstellingen in de plannen of beleidsvoorschriften. Maar bovenal maakt PDCA leren en feedback eenvoudiger.

Creëer een veilige leeromgeving

De cyclus oogt eenvoudig, maar bij een implementatie van de PDCA cyclus komt in de praktijk veel kijken. Essentieel is dat jouw medewerkers in een veilige leeromgeving werken. Door hen te inspireren, te mobiliseren, te waarderen en samen met hen reflectiemomenten in te bouwen. Of zoals PDCA-expert en ervaringsdeskundige Leo Kerklaan het zegt in het artikel ‘De PDCA-cirkel is springlevend’: “Geef je medewerkers de ruimte om samen inzichten te ontwikkelen, te testen op basis van data en van de ervaringen te leren.”

Vijf simpele vuistregels

Recent onderzoek laat zien dat de betere bedrijfsresultaten vooral te danken zijn aan vijf simpele vuistregels:

1. Bepaal normen en targets per KPI (Plan)
2. Evalueer de normen en doelen regelmatig en stel ze bij (Act)
3. Gebruik stuurinformatie en KPI’s consequent voor analyse en actie (Do)
4. Gebruik stuurinformatie en KPI’s om te verbeteren en te innoveren (Do)
5. Praat over de cijfers en spreek elkaar aan op negatieve en positieve prestaties (Check)

Figuur 1: Vijf simpele vuistregels hangen samen met de 4 letters PDCA

Van alle factoren die in het onderzoek zijn meegenomen, kunnen deze vijf succesfactoren voor ruim een derde verantwoordelijk worden gehouden voor betere bedrijfsresultaten bij performance management en business intelligence.

Onze visie: zonder data en KPI’s geen continue verbetering

“Verbetering van kwaliteit zal leiden tot een kostenreductie en tot een toename van de productiviteit en marktaandeel.” aldus Deming toen hij in de jaren ’50 van de vorige eeuw een zaal managers toesprak. Onze datagedreven PDCA-aanpak met KPI’s is erop gericht om de productiviteit van jouw team of totale organisatie te verhogen.

Wat duidelijk wordt uit de succesfactoren is dat de PDCA cirkel nooit kan gaan draaien zonder betrouwbare data, inzichten en SMART KPI’s. Geen normen zonder KPI’s, geen analyse zonder data. Zonder normen, KPI’s en data valt gewoon niets feitelijks met elkaar te bespreken Kortom: de continue verbetering blijft uit. Ervaar zelf hoe anders het kan zijn in onze unieke PDCA-training.

PDCA-organisaties behoren tot de beste in hun branche

De PDCA cyclus doet misschien denken aan een klinisch kwaliteitsmanagementsysteem en een rigide, technocratisch regelsysteem, maar dat is het juist niet. Gegeven dat het slechts 10% van de organisaties lukt om de cyclus als een continu proces te laten draaien geeft aan dat implementatie van PDCA heel lastig is. Tegelijk zien we dat juist die organisaties tot de beste behoren in hun branche.

Aan de slag met PDCA binnen jouw bedrijf?

Benieuwd naar onze datagedreven PDCA-aanpak? Neem dan neem contact met ons op met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze PDCA-experts / facilitators.