De meerwaarde van een Business Intelligence Competency Center

Over het nut van het inrichten van een speciaal expertisecentrum voor BI, het zogenoemde Business Intelligence Competency Center (BICC) is sinds de lancering van het concept BICC al heel veel gezegd en geschreven. De meningen blijven verdeeld. Dat komt mede omdat de afstemming met separate BI afdelingen, operationele teams BI en de bestaande IT afdeling erg nauw luistert. Wij zien het belang van een BICC in ieder geval wel degelijk in. Sterker nog, in onze adviespraktijk worden we regelmatig ingeschakeld om Business Analytics, BI teams en afdelingen BI op een hoger plan te tillen met behulp van een BICC.

Laat je BI afdeling en BI team beter presteren

Als jij ook overweegt om Business Intelligence, teams BI en BI specialisten een meer formele status te geven door het inrichten van een BICC, dan helpen wij je graag een paar stappen verder. Onze adviseurs weten exact hoe je een BICC kan laten uitstijgen boven een gemiddelde BI afdeling en hoe je matige functionerende BI teams beter kan laten presteren en zelfs kan laten excelleren. Onder andere door hen meer datagedreven te laten werken.

6 praktische vragen over een BICC en de rol van BI-teams

Dat klinkt allemaal plausibel, maar als je overweegt een Business Intelligence Competency Center op te zetten, blijken er spontaan ineens wel heel veel concrete vragen op je af te komen zoals:

  • Welke taken, vaardigheden en competenties moeten aanwezig zijn in een BICC?
  • Hoe moet je een BICC positioneren ten opzichte van Data Science & Big Data?
  • Waar in de organisatie kun je de business analisten het beste plaatsen?
  • Door welk BI team moet het datawarehouse worden onderhouden?
  • Welke beslissingen maakt de manager van het BICC en wat is zijn formele bevoegdheid?
  • Aan wie kan de BICC-manager het beste gaan rapporteren?

De kunst is de antwoorden op deze belangrijke vragen te vinden voordat je aan de slag gaat met een ontwerp en implementatie van een BICC. Deze nieuwe Business Intelligence afdeling moet immers naadloos aansluiten op je bestaande organisatie en niet als een vreemde eend in de bijt worden gezien.

Wat is een Business Intelligence Competency Center?

Volgens Gartner, die deze term in 2011 introduceerde, is een BICC een crossfunctioneel team met een permanente en formele structuur binnen de organisatie. Dat BI-team heeft wel bepaalde en specifieke taken, rollen en verantwoordelijkheden. Ze sturen processen aan om Business Intelligence en alles wat daarmee samenhangt binnen een organisatie te ondersteunen en te promoten.

Wat is de missie van een BICC en een afdeling BI?

Voortschrijdend inzicht heeft ertoe geleid dat er in de praktijk inmiddels meer strategische taken aan het BICC en de afdeling BI worden toebedeeld. Zo wordt een BICC geacht samen met de business een overall strategisch plan en de prioriteiten voor BI te ontwikkelen. Tegelijkertijd definieert het eisen aan de data-kwaliteit en de governance van Business Intelligence. Wat al die jaren echter hetzelfde is gebleven, is de promotionele rol die het BICC vervult bij het aan de man (en vrouw) brengen van het BI-gedachtegoed, Artificial Intelligence en continu verbeteren met data analytics.

Waarom heb je een BI Competency Center en speciaal BI team nodig?

Vaak zijn Business Intelligence, Business Analytics en rapportering nog (sterk) verspreid over de verschillende bedrijfsonderdelen. Elke BI afdeling heeft haar eigen business analist of -ontwikkelaar. Meestal maken die ook nog eens gebruik van een heel scala aan verschillende BI tools. Standaardisatie en consolidatie van de Business Intelligence-functie bedrijfsbreed kunnen zorgen voor veel effectievere BI. Daarnaast kan je competitief voordeel hierdoor sterk gaan toenemen.

De 4 hoofdtaken van het BICC

Het BICC fungeert als een soort radar die continu speurt naar waardevolle data, relevante informatie, veelbelovende BI toepassingen en bruikbare datagedreven technologie om de organisatie intelligenter en meer datagedreven te maken en te laten werken.

Het BICC is tevens verantwoordelijk voor de dagelijks BI operaties. Binnen het BICC zijn naast het definiëren van een BI strategie en de BI roadmap de volgende taken en verantwoordelijkheden van belang:

  • Communiceren over het nut en mogelijkheden van BI: het BI Competence Center en in het bijzonder de BI manager zal het nut van het BICC voortdurend onder de aandacht van het management moeten brengen. Tevens zal hij of zij praktische toepassingsgebieden voor BI moeten bedenken en hierover regelmatig rapporteren.
  • Het aanbrengen van structuur, standaardisatie en alignment: het BICC houdt het beheer van BI binnen de perken en faciliteert kennisuitwisseling. Het BICC zorgt in overleg met IT tevens voor de standaardisatie en alignment van de BI-instrumenten en methodieken. Waar verschillende divisies en afdelingen werken met een breed palet aan BI-tools van verschillende leveranciers is standaardisatie een must. Standaardisatie betekent echter nadrukkelijk niet ‘one size fits all’.
  • Bepalen van toepassingen en uitwerken van businesscases: het BICC zorgt in overleg met het senior management voor duidelijke prioriteiten en keuzes en bepaalt op basis daarvan een BI roadmap en planning. Het BICC bekijkt welke voordelen en businesscases in de organisatie aanwezig zijn. Welke intelligentie kan de organisatie waar in het proces injecteren? Wat zijn de meest waardevolle inzichten die de organisatie gaan helpen om miljoenen euro’s te verdienen of te besparen? Welke typen BI applicaties en analytische modellen moeten worden ontwikkeld op welk moment?
  • Dagelijkse operaties de front- en backoffice: Het BICC stuurt doorgaans de business analisten aan die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van de definities van indicatoren en het maken van rapportages en analyses. Het BICC is ruwweg verdeeld in een frontoffice en een backoffice. Het frontoffice zorgt voor het opstellen van het gebruik, het bewaken van de definities, het beschrijven van de gewenste functionaliteit en het maken van rapportages en analyses. De backoffice zorgt voor de BI infrastructuur.

Positionering van het BICC in de organisatie

Om de BI governance te bewaken, moet het BICC worden aangestuurd door de directie, zeker wanneer de organisatie een hoog volwassenheidsniveau wil realiseren. Dat is nodig, omdat je met een BICC over meerdere afdelingen, businessunits en disciplines heen gaat werken.

Vaak ‘hangt’ een BICC onder de Chief Information Officer (CIO) of de financieel directeur. Dat hoeft geen probleem te zijn, hoewel een eenzijdige benadering dan op de loer ligt. BI kan je dan vaak veel moeilijker bedrijfsbreed met succes toepassen.

BI manager met een helicopterview

Naarmate de organisatie hogere volwassenheidsniveaus van BI bereikt, zal de BI manager ook steeds meer een adviserende en later wellicht ook een sturende rol kunnen vervullen op het gebied van kennismanagement, strategisch management, innovatiemanagement en verandermanagement. Dat vereist uiteraard een zeer getalenteerde BI-manager die beschikt over een helicopterview en uitstekende managementvaardigheden.

En tegelijkertijd moet hij of zij ook veel kennis van zaken hebben op veel van de genoemde disciplines die in het BICC allemaal samenkomen. In het bijzonder is de BI-manager een bruggenbouwer bij uitstek die de verschillende soms zeer uiteenlopende belangen van BI-afdelingen en andere bedrijfsafdelingen moet zien te verenigen.

16 verschillende BI-rollen en competenties in het BICC

Om de intelligente organisatie, het Business Intelligence Competency Center en BI teams zo goed mogelijk te laten functioneren, moeten de rollen helder zijn. Dat geldt eveneens voor de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge samenwerking op BI afdelingen. Die rolbeschrijvingen kun je ook prima gebruiken om het BI Competency Center mee in te richten.

Effectieve BI teams en strak ingerichte afdelingen BI kenmerken zich door het multidisciplinaire karakter ervan. Ze bestaan ondermeer uit:

Basisrollen BI teams in het BICC

Bovengenoemde functionarissen spelen allemaal een meer of minder prominente rol op het BI toneel, binnen BI teams en uiteindelijk ook in het BICC. Je kunt in het BICC zogenoemde basisrollen en additionele rollen onderscheiden. Hoe breder de rol zich uitstrekt, hoe meer werk er voor die rol te doen is in een doorsnee BI project.

Idealiter kennen de verschillende rollen en functionarissen elkaars problematiek, ervaringen, ambities, uitgangspunten, plannen en expertises. Dit komt het functioneren van het multidisciplinaire BI projectteam alleen maar ten goede. Ook moeten ze elkaars taal kunnen spreken, zodat ze snel kunnen schakelen.

De cruciale rol van de sponsor bij het opzetten van een BICC

In het kader van het BICC lichten we er één specifieke rol uit: de rol van de sponsor. De sponsor is een toekomstige gebruiker van het BI systeem. Deze komt misschien pas later om ‘de hoek kijken’ als de mogelijkheden van BI gestalte krijgen of zich al gedeeltelijk hebben bewezen.

Gewoonlijk is de sponsor lid van de directie of het managementteam of de Raad van Bestuur. De sponsor speelt een belangrijke rol bij afdelings of businessunit overstijgende BI projecten waarbij de verschillende belangen tegen elkaar moeten worden afgewogen. Hij ondersteunt het concept van één versie van de waarheid. Hij of zij zal samen met de business analist de eerste integrale rapportages en analyses ontwerpen en kan deze doorgaans relatief snel “uit zijn mouw schudden”.

De sponsor promoot het BI systeem binnen de directie en de managementlaag daaronder en speelt een doorslaggevende rol in de stuurgroep, vooral bij het bepalen van toekomstige incrementen en het daadwerkelijk gebruiken en toepassen van de informatie en kennis in de organisatie.

Kerncompetenties sponsor

De sponsor ziet het belang van BI en het BICC voor de organisatie op het niveau van prestatieverbetering, innovatie en organisatieontwikkeling. Hij of zij is een enthousiaste persoonlijkheid die het BI systeem kan verkopen binnen de organisatie. Hij of zij toont daadkracht en heeft uitstekende managementvaardigheden.

Wat leveren een slim ingericht BICC en goed geoliede BI teams op?

Kennis van zaken, technische expertise en gebruikerservaringen deel je eenvoudiger met een Business Intelligence Competency Center. Daarmee zal de toegevoegde waarde van BI binnen je organisatie vergroten.

Wat zeggen onze klanten?

“Dankzij de expertise en ervaring van de mensen van Passionned Group is ons traject snel en soepel verlopen.”

Jan Maarten van der Meulen
PwC

Hulp nodig bij het ontwerpen en implementeren?

Stap voor stap begeleiden wij het ontwerp- en implementatieproces voor het Business Intelligence Competency Center. Hierbij definiëren we de benodigde rollen en stellen samen met jou de verantwoordelijkheden en taken vast. Daarnaast kijken we zorgvuldig naar de benodigde analytische en technische competenties en de positionering van BI en het BICC in de organisatie. Tot slot kunnen we je helpen bij het bemensen van je BICC op interim-basis.

Aan de slag met je Business Intelligence Competency Center?

De specialisten van Passionned Group hebben al meer dan 15 jaar ervaring bij het ontwerpen en implementeren van BICC’s. Wij helpen je graag om de antwoorden op belangrijke vragen te vinden en bieden de juiste ondersteuning. Neem vrijblijvend contact met ons op. Of volg onze 3-daagse BI-opleiding om de juiste stappen te zetten en succes te bereiken met Business Intelligence-management.

neem contact met ons op

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bicc (business intelligence competency center) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Wouter Huisman, BICC manager

drs. WOUTER HUISMAN

Interim BICC manager & adviseur

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
236
Trainingen & workshops
237
Deelnemers opgeleid
238
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
239
Kantoren
3
Jaar ervaring
14