Stop met rapporteren, verstrek inzichten | Opinie

Stop met rapporteren, verstrek inzichten

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Vermijd het hele arsenaal aan rapporten

Business Intelligence (BI) wordt steevast gedefinieerd als een manier om ‘de juiste informatie in de juiste vorm op het juiste moment bij de juiste persoon te brengen’. Dat is vier keer “in de roos”, maar wel erg makkelijk en vaag geformuleerd. Door het daadwerkelijk toepassen van deze definitie krijgt informatie pas zeggingskracht en relevantie voor de eindgebruiker.

Bij de praktische vertaling blijkt ook pas hoe complex het implementeren van de combinatie is: de hoeveelheid mogelijke varianten is namelijk erg groot. Per indicator (I) moet je immers kijken naar de vorm (V) waarin je deze moet presenteren, afhankelijk per persoon (P) en tijd (T). Met twintig indicatoren en honderd gebruikers en drie verschillende lay-outs verschijnen er zo al 6.000 mogelijkheden, nog afgezien van de factor tijd (IxVxPxT).

Voordat je het weet, beschik je over een heel arsenaal aan rapporten. Maar verschaffen die rapporten jou en je medewerkers ook daadwerkelijk het benodigde inzicht? Hoe kan je dit helse karwei slim aanpakken? Wat komt daarbij kijken? En wat is daarbij de juiste Business Intelligence-aanpak?

Vier elementen van BI

Het is goed om de vier elementen uit de bovenstaande beschrijving van Business Intelligence even kort toe te lichten.

De juiste informatie wordt gevormd door de kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) en managementinformatie die van belang zijn om een proces bij te sturen, betere beslissingen te nemen en uiteindelijk krachtigere prestaties te bereiken. Met behulp van een degelijke informatieanalyse ga je aan de slag. Je houdt interviews en organiseert workshops. Vervolgens ga je systemen analyseren, voer je een marktanalyse uit ga je prototypes bouwen. Hiermee breng je alle informatie helder in kaart.

Er zijn twee veelvoorkomende uitdagingen bij deze informatie-analyse. Ten eerste zouden gebruikers vaak geen of slechts een vaag idee hebben wat ze willen weten. Ten tweede levert het dikwijls een brij aan indicatoren op die bovendien weinig samenhang vertoont.

De juiste vorm gaat over de manier waarop de informatie wordt aangeboden. Dat kan gaan over het visualiseren van de informatie, of de wijze waarop de informatie wordt gedistribueerd naar de gebruikers. Via een portal, via e-mail, met of zonder PDF, of bijvoorbeeld via een mobiele applicatie.

Het logistieke proces bestaat uit het afleveren van de informatie bij de juiste persoon en op het juiste tijdstip.

Zie het bedrijfsproces als de rode draad

Veel Business Intelligence-trajecten stranden onderweg, of leveren niet het rendement op dat leveranciers in essentie beloven. Hoe zet je gegevens dan wel om in goud? Volgens onze waarneming hebben de teleurstellende resultaten te maken met het feit dat Business Intelligence vaak vanuit de organisatiehiërarchie en -structuur wordt ingestoken. En daarnaast denken mensen veelal in termen van “rapporten”. Financiën heeft een rapport nodig, HR heeft een rapport nodig, Marketing en Sales, enzovoorts. Business Intelligence gaat dan lijken op de organisatiestructuur: een verzameling functionele rapporten waar de rode draad in ontbreekt, namelijk het bedrijfsproces.

Wat is een inzicht?

De gemiddelde regelwaarde van bestellingen van de laatste 13 maanden.

De gemiddelde regelwaarde van bestellingen van de laatste 13 maanden.

Eenvoudig gezegd is een inzicht (‘insight’) het vermogen om te snappen hoe iets in elkaar zit: een goed begrip van de zaak waar het om draait. Met als positief gevolg dat daardoor steeds meer kennis van zaken ontstaat en dat managers en medewerkers steeds betere beslissingen kunnen nemen. Een inzicht vormt de kleinste gebruikseenheid van een professionele Business Intelligence-omgeving en bevat in de basis twee elementen:

  1. de query die zorgt voor de data
  2. de bijbehorende visualisatie

Enkele voorbeelden zijn in de rechtermarge hiernaast grafisch weergegeven.

Koppel inzichten aan het bedrijfsproces

In een bedrijfsproces wordt in opeenvolgende stappen waarde toegevoegd aan de producten of diensten, zodat klanten er veel profijt van kunnen hebben. Bij elke stap kijk je wie welke rol vervult en welke inzichten nodig zijn om dat stukje van het proces te kunnen optimaliseren. Vervolgens ga je na welke inzichten het totale proces kunnen verbeteren of innovatie en creativiteit kunnen aanwakkeren. Per inzicht moet je bepalen wie dat inzicht kan of moet gebruiken. Zo zal niet alleen de HR-afdeling ziekteverzuimcijfers willen raadplegen, maar ook de directie, de afdelingsmanagers en de teamleiders. Ieder vanuit zijn eigen perspectief, hiërarchie in de organisatie en rol in het proces, inclusief  bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Ga op zoek naar generieke inzichten

Het percentage korrektieorders over de laatste 13 maanden

Het percentage correctieorders over de laatste 13 maanden

De inzichten worden opgeslagen in een bibliotheek en bij het maken van rapporten of dashboards kun je deze hergebruiken en specifiek maken. Aanvankelijk kost het natuurlijk tijd om de inzichten te specificeren en generiek te maken. Maar bij het samenstellen van rapporten, dashboards en analyses is het een kwestie van de juiste inzichten bij elkaar “klikken” en afstemmen op de rol van de gebruiker van het dashboard of rapport. Het gaat met name om filteren dus. Zodat de magazijnmedewerker van een specifiek distributiecentrum alleen zijn of haar correctieorders ziet.
En de salesmanager van de regio Noord alleen zijn of haar bestellingen. Inzichten moeten dus generiek zijn, zodat meerdere organisatierollen ze kunnen gebruiken.
En ze moeten tegelijkertijd aangestuurd kunnen worden met parameters, zodat je ze specifiek kunt maken voor één rol.

Kies voor de juiste Business Intelligence-aanpak

Inzichten en het bedrijfsproces vormen de kern van de juiste Business Intelligence-aanpak en geven een leidraad om het hiervoor geschetste probleem op te lossen. Heel simpel door de term “informatie” te vervangen door “inzicht” en het begrip “proces” aan de definitie toe te voegen: “Business Intelligence brengt het juiste inzicht bij de juiste persoon in de juiste vorm op het juiste moment in de juiste stap van het bedrijfsproces. Deze toevoeging maakt de definitie specifieker, waardoor de totale formule veel meer focus krijgt en stukken eenvoudiger wordt. Dit vraagt om een nadere uitleg.

Door inzichten te koppelen aan organisatierollen en de verschillende stappen in het bedrijfsproces, worden twee vliegen in één klap geslagen. Het “juiste moment” (tijdstip) en de “juiste persoon” baren ons geen zorgen meer, want dat leggen we immers met de koppeling vast. De formule wordt veel eenvoudiger en je hoeft je eigenlijk alleen nog maar druk te maken om de juiste informatie te achterhalen (KPI’s bepalen) en deze in de juiste vorm te gieten.

Het inzicht van 8 miljoen euro

Het inzicht van 8 miljoen op jaarbasis

Het inzicht van 8 miljoen op jaarbasis

De bedoeling van inzichten is dat ze geld opleveren, de kwaliteit van het proces verbeteren of dat ze de prestaties anderszins verhogen. Een van de meest aansprekende voorbeelden betreft een inzicht dat ongeveer 8 miljoen euro op jaarbasis kon besparen. Het ging om het inzicht wat een specifieke klant van de top-25 hardlopers in de markt bestelde in bruto omzet ten opzichte van de gemiddelde omzet in de markt bij vergelijkbare klanten. Het inzicht is hierboven weergegeven en geeft  feitelijk weer welke klanten “vreemd” gaan en bestellen bij de concurrent. Dit geeft de accountmanagers van het bedrijf concrete handvatten om de omzet bij die klanten te vergroten.

De allerbeste inzichten leggen bloot waar en op welke manier je het gedrag van je klanten beïnvloeden. Tevens zorgen ze ervoor dat de kennis en de vaardigheden van medewerkers, klanten en leveranciers over kritieke bedrijfsprocessen kan toenemen. Goede inzichten laten de organisatie in de juiste richting bewegen en groeien. Maar ook bij inzichten die miljoenen euro’s kunnen besparen telt slechts het uiteindelijke resultaat: wat kan je hiervan verzilveren. De vraag wie in de organisatie de juiste vaardigheden en managementcapaciteiten heeft om de potentie van een inzicht om te zetten in daadwerkelijke winst, is in dit verband zeker relevant. Hoe kun je die vaardigheden en capaciteiten dan verhogen? De interactieve masterclass PDCA & Kwaliteitsmanagement van Passionned Group biedt uitkomst en kan je daarbij helpen.

Benut het Business Intelligence framework

Het bouwen van een zogenoemde “rapportenfabriek” is zinloos wanneer er geen beeld  bestaat welke inzichten jouw organisatie verder kunnen helpen. Wanneer de gewenste inzichten in kaart zijn gebracht, koppel deze dan eerst aan de rollen in de organisatie en het bedrijfsproces (welke stappen), de doelstellingen die moeten worden nagestreefd. Stel pas daarna het rapport of dashboard samen. Een dergelijke aanpak is opgenomen in ons Business Intelligence framework. Het voordeel van het gebruik van een Business Intelligence framework is dat de rapportenfabriek uiteindelijk veel sneller gereed is, omdat je inzichten kan hergebruiken “over alle rapporten en dashboards heen”. Ook krijgt de gebruiker de voor hem of haar relevante informatie direct te zien op het scherm. Het adagium luidt daarom: stop met rapporteren, verstrek inzichten.

Ook profiteren van slimme business intelligence?

Passionned Group begeleidt organisaties als onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau bij bovengenoemde vraagstukken en het implementeren van slimme en meer succesvolle Business Intelligence-oplossingen. Dat doen we in de rol van adviseur, projectmanager, project facilitator, opleider, interim-manager of stuurgroeplid.

Neem contact met ons op voor een afspraak over Business Intelligence.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met stop met rapporteren, verstrek inzichten (opinie) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15