Passionned Group™

De PDCA cyclus bij een zorgbedrijf

Een bekend zorgbedrijf in de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) heeft een duidelijke missie. Ze willen de beste zorginstelling in Nederland zijn voor kinderen en jeugdigen met een complexe ontwikkelingsstoornis. Die willen ze snel en goed helpen om zich naar volle vermogen te ontwikkelen. Vanuit de missie stelt het zorgbedrijf doelen en KPI’s op. Die moeten de effectiviteit en efficiency van de zorg meten. Maar de zorgverleners vinden het echt lastig om continu verbeteren en PDCA in de praktijk te brengen. In onze interactieve opleiding PDCA krijgen zowel management als zorgverleners alles aangereikt om dat wél te doen.

Open de inhoudsopgave

PDCA-en binnen de geestelijke gezondheidszorg


De missie van de zorgorganisatie

Het zorgbedrijf denkt haar missie het beste te kunnen realiseren door onder andere te zorgen voor een zo hoog mogelijke effectiviteit van de behandelingen. Dit wil zij realiseren door te letten op de contextuele randvoorwaarden. Een behandeling kan anders niet aanslaan. Hiertoe organiseert ze de zorg rondom het kind. De instelling wil het kind en de ouder(s) laten bijstaan door deskundige, multidisciplinaire teams van specialisten. Zij moeten zorgen voor de benodigde warmte, veiligheid en een helende omgeving.

Zorgkennis met elkaar delen

Een van de kritieke zaken daarbij is dat de zorgverleners zorgkennis met elkaar delen. Naast opleiding en scholing is een ontwikkelingsgerichte cultuur van belang. Ook heeft het zorgbedrijf een kennissysteem met onderzoeksresultaten uit binnen- en buitenland. Zorgverleners kunnen dat systeem eenvoudig raadplegen.

Bekostiging van de zorg

Alles wordt bekostigd door maximaal rendement te behalen op de productie. Daarbij is het cruciaal dat deze in lijn is met de zorg die is ingekocht per DBC groep en staffel. En er moet een optimaal planningsproces zijn met een lage noshow en goed gevulde agenda’s voor de behandelaren. De hiervoor genoemde kritieke processen vormen de essentie van de strategie van de zorgorganisatie.

Kritieke prestatie indicatoren

We organiseren een aantal sessies met het management en de Raad van Bestuur van de zorgorganisatie. We laten de groep nadenken over hoe ze prestaties van de kritische zorgprocessen meetbaar kunnen maken. De gevonden kritieke prestatie indicatoren (zorg KPI’s) moeten zorgen voor meer grip op de bedrijfsvoering, beter procesmanagement en de juiste zorg voor de cliënt in lijn met de missie.

We geven de KPI’s vorm in kant-en-klare datasets en dashboards en geven het management en de teams toegang. Maar na verloop van tijd blijkt dat niemand echt weet hoe ze met de KPI’s en dashboards kunnen continu verbeteren in lijn met PDCA.

Klaargestoomd om de stuurinformatie te gebruiken

In een op maat gemaakte opleiding PDCA & Kwaliteitsmanagement stomen we de deelnemers van het zorgbedrijf klaar om de datasets en de stuurinformatie consequent te gebruiken. Niet alleen bij het maken van zorgplannen, het beleid en het ontwikkelen van zorgpaden (plan) maar juist ook in de dagelijkse uitvoering van de zorg (do).

Ook de vervolgstappen vergeten we natuurlijk niet: het beoordelen van de scores op de KPI’s (check) en bijstellen van de plannen of de uitvoering (act). De PDCA cyclus in een notendop. De deelnemers pakten de verkregen inzichten uit de opleiding snel op. Ze konden hetgeen geleerd was vrijwel direct toepassen in de praktijk.

Scores op KPI’s periodiek bespreken

Zorgverleners gebruiken de stuurinformatie en de KPI’s nu om de zorgplannen te monitoren en waar relevant bij te stellen. Ze analyseren en bespreken periodiek de scores op de KPI’s tijdens het directieoverleg en de teamoverleggen. Daarnaast gebruiken ze de informatie om gericht zorgprocessen te verbeteren. En ze gingen elkaar vaker aanspreken op zowel positieve als negatieve prestaties. Tot slot evalueren ze nu de normen en doelstellingen regelmatig en stellen die bij waar nodig.

Onderzoek PDCA cyclus zorg: slechts 10% is PDCA proof

Hieronder kijken we met een helikopterview naar de zorg en zoomen we in op de resultaten van het onderzoek dat wij hebben laten uitvoeren naar de status van continu verbeteren binnen de gezondheidszorg. In het onderzoek zijn 266 organisaties meegenomen die meer dan 250 fte’s hebben. Een dwarsdoorsnede van de branche gezondheidszorg geeft het volgende beeld over het toepassen van PDCA en de bijbehorende 4 stappen (zie figuur 1).

PDCA cyclus in de gezondheidszorg
Figuur 1: Binnen de gezondheidszorg voert 16% van de organisaties uit het onderzoek de stap plan uit; 36% de stap do; 41% de stap check en 21% de stap act.

Hoe moet je deze grafiek nu interpreteren? Bij ‘Plan’ gaat het dus over het opstellen van normen en targets. In de ‘Do’ stap gaat het om informatie consequent gebruiken voor analyse en actie, verbetering en innovatie. Bij ‘Check’ gaat het om elkaar aanspreken op positieve en negatieve prestaties en het met elkaar communiceren over de cijfers. Bij ‘Act’ gaat het om het periodiek bijstellen van de normen en targets.

De grafiek geeft aan hoeveel procent van de zorginstellingen de afzonderlijke stappen van de PDCA cyclus uitvoeren. Maar er staat niet vermeld hoeveel procent van de zorginstellingen alle vier de stappen consequent uitvoeren als een cyclus. Uit de analyse van de resultaten blijkt echter dat “slechts” 10% van de zorgorganisaties alle vier de stappen aansluitend op elkaar doorloopt.

Achtergrond

Hoe staat het nu met het gebruik van de PDCA cyclus in de zorg? Binnen de zorgsector is de PDCA cyclus niet geheel onbekend. Sterker nog de zogenoemde HKZ certificering (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) stelt het werken met deze verbetermethodiek zelfs verplicht. Maar lukt het zorginstellingen wel om de cyclus draaiende te krijgen? De onderzoeksresultaten zijn schokkend, maar bij doorvragen ook heel herkenbaar.

De zorg wordt sinds jaar en dag geconfronteerd met allerlei vormen van bureaucratie: toezichthouders stapelen controle op controle. En zo zweven de handen van zorgmedewerkers steeds vaker boven het toetsenbord en zijn er steeds minder “handen aan het bed”. Lukt het zorgbedrijven om de cyclus aan de praat te krijgen?

Een genuanceerd beeld

Dat “slechts” 10% van de zorgbedrijven alle stappen consequent doorloopt, lijkt teleurstellend. Maar als je weet dat de hoogste score 19% bedraagt (handel en reparatie) en de laagste 3% (overheid), dan ga je er toch anders, genuanceerder naar kijken. De onderzoekers schetsen een beeld van de zorg waarbinnen mensen nog weinig planmatig werken. Het logische gevolg is dat ze dan ook de normen en targets niet regelmatig bijstellen, want die zijn er nauwelijks.

Gezien het relatief hoge percentage uitvoering (do), zie je dat zorginstellingen data wel analyseren. En zo lijkt het erop dat ze relatief veel doen met informatie, maar ze kunnen die nergens aan ophangen. Denk dan aan de strategische doelstellingen en plannen.

De resultaten komen wel overeen met de heersende cultuur binnen de zorg en het streven naar meer “handen aan het bed”. Dat daarop een hoog percentage Check volgt is dan ook weer logisch. Als je cijfers niet kan koppelen aan plannen, ontstaat er al snel veel discussie op de werkvloer en in de raad van bestuur. Bijvoorbeeld over de betekenis ervan en wat je er mee aan moet. Los daarvan vraagt de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd elk jaar weer meer verantwoordingsinformatie op bij de zorginstellingen.

Aanbeveling

Slechts 10% van de zorgbedrijven doorloopt dus consequent alle stappen van de PDCA cyclus. De zorg moet planmatiger gaan werken. Dat heeft als voordeel dat de uitvoering (Do) meer in lijn komt met de strategie en doelstellingen. En daarnaast zijn er minder “checks” nodig. Het ligt dan voor de hand dat je normen en targets regelmatig gaat bijstellen, je ambitie gaat verhogen. De zorg kan zo slimmer gaan werken en sturen en meer tijd overhouden voor contact met de patiënt.

Wat zeggen onze klanten?

Maarten Erenstein: "precies wat we nodig hadden"“De opleiding PDCA was precies wat we nodig hadden. Een goede balans tussen theorie en praktijk met concrete voorbeelden. We merken nu al duidelijk dat we ermee aan de slag zijn op de volgende gebieden. Er worden betere KPI’s gedefinieerd en we gaan de PDCA-cyclus verder integreren in onze jaarplanning. Bovendien zijn we in staat om de PDCA-cyclus met onze eigen klanten te bespreken en over te brengen. Een aanrader!”

Maarten Erenstein
Directeur Stichting Benchmark GGZ

Pas PDCA cyclus toe binnen je eigen zorgorganisatie

In de masterclass PDCA besteden we aandacht aan de inrichting van de PDCA cyclus binnen zorgorganisaties, procesmanagement, KPI’s en gedrag. Het onderzoeksrapport geeft inzicht in de belangrijkste do’s en don’ts voor een geslaagde invoering van de PDCA cyclus. Het PDCA verbeterteam van de Passionned Group staat voor je klaar om jou te ondersteunen bij vraagstukken op dit vlak. Door opleidingen en gerichte consultancy kunnen we je verder helpen.

Ook continu verbeteren in jouw zorgbedrijf?

Wij hebben meer dan 10 jaar ervaring in het implementeren van PDCA en continu verbeteren in de zorgsector. Met een scala aan verbeteroplossingen helpen we je graag op weg jouw zorgorganisatie ‘lean’, intelligenter en meer datagedreven te maken. Zodat je meer rendement uit je zorgbedrijf haalt en je medewerkers en cliënten meer plezier gaan ervaren.

Wil jij eens van gedachten wisselen of doorpraten over PDCA in de zorgsector? Maak dan nu een afspraak voor een oriënterend gesprek met een van onze verbeterspecialisten. We vertellen je graag meer over onze datagedreven aanpak en het te verwachten resultaat.

Over Passionned Group & de zorg

Logo Passionned Group, de specialist in PDCA in de zorgPassionned Group is dé specialist in het invoeren van de PDCA cyclus binnen de zorgsector. Onze ervaren en gepassioneerde adviseurs helpen grotere en kleinere zorgorganisaties bij het continu verbeteren en datagedreven maken van behandelteams en de gehele organisatie. Om het jaar organiseren wij de onafhankelijke verkiezing van de ‘Slimste organisatie van Nederland’.

neem contact met ons op