Uitvoeringsinstelling kantelt | klanten aan het roer | Ministerie
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken, dashboards, KPI's, continu verbeteren, algoritmes, Artificial Intelligence en BI. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie.

Een uitvoeringsinstelling van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) staat voor de uitdaging om de hiërarchisch geleide organisatie om te vormen tot een transparante, klantgerichte instelling. De instelling is verantwoordelijk voor de rechtmatige en doelmatige verdeling van de financiële middelen voor scholen en universiteiten ter grootte van ruim 20 miljard euro, inclusief de bijbehorende stuur- en verantwoordingsinformatie.

Papieren uitdraaien voor het management

Tot voor kort bestond de informatievoorziening uit papieren uitdraaien voor het eigen management, het ministerie, de onderwijsinstellingen en toezichthouders, welke maandelijks werd verstuurd. Na implementatie van een uitgekiende Business Intelligence (BI) systeem, met allerlei indicatoren over leerlingenuitval, in- en uitstroom van leerlingen, kosten, toegekende budgetten en effectiviteit, bleek een Enterprise portal de oplossing om de informatie dicht bij de klanten te brengen.

Aanvankelijk veel weerstand

Onderwijsinstellingen waren nu in staat om zelf de informatie te analyseren en te vergelijken met andere onderwijsinstellingen. Hoewel aanvankelijk veel weerstand bestond tegen deze grote mate van transparantie, werd gaandeweg duidelijk dat dit een niet meer te stoppen ontwikkeling was en er draagvlak was tot het hoogste niveau op het ministerie. De organisatie werd binnenstebuiten gekeerd en het onderwijsveld stond op z’n kop.

Kantelen van de organisatie

Door het Business Intelligence systeem en het Enterprise portal bleek de uitvoeringsinstelling de weg naar het kantelen van de organisatie gevonden te hebben. “Eerst hebben we veel tijd en geld gestoken in de infrastructuur en de eerste ‘huizen’. Nadien hebben we uitbreidingen vervolgens relatief eenvoudig kunnen realiseren“ aldus een lid van het managementteam.

De klantvraag komt centraal te staan

De operatie ging gepaard met een noodzakelijke organisatie- en gedragsverandering welke nog steeds aan de gang is, waarbij niet meer de productie, maar de klantvraag en het proces centraal komen te staan. Veel interne medewerkers kregen door al deze ontwikkelingen een andere rol toebedeeld.

Routinewerk komt te vervallen

Veel van het routinewerk kwam te vervallen en een frontoffice werd ingericht om klanten beter te kunnen helpen met allerlei zaken. Vanuit het Enterprise Portal krijgen onderwijsinstellingen ook toegang tot de backoffice systemen van de uitvoeringsinstelling, om wijzigingen door te geven met behulp van formulieren. Gegevens werden automatisch gedistribueerd naar de verschillende achterliggende systemen.

BI bleek een belangrijk breekijzer

Veel zaken kunnen nu door de onderwijsinstelling zelf afgehandeld worden met het portal ‘Mijn Onderwijsinstelling.nl’. Business Intelligence is in dit voorbeeld een zéér belangrijk breekijzer gebleken om noodzakelijke veranderingsprocessen te sturen en de nieuwe organisatie op allerlei vlakken te ondersteunen.

Bent u geïnspireerd geraakt en wilt u ook een Best Practice organisatie worden? Neem contact met ons op of schrijf u in voor de Business Intelligence Award, een prestigieuze prijs voor de slimste organisatie van Nederland.

Opleidingen
Kennisbank
Advies
Interim

Deze organisaties gingen je voor

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met uitvoeringsinstelling kantelt (klanten aan het roer) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

Neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
16
EDIT POST