Whitepaper: Stop met rapporteren, verstrek inzichten & ga analyseren

Introductie

Op onze planeet worden veel meer rapporten gemaakt dan er worden bekeken. De ervaring leert dat meer dan de helft van de rapporten die worden gemaakt en verstuurd niet eens wordt geopend, laat staan gelezen. Ook bij Business Intelligence wemelt het van de rapporten en KPI dashboards die niet worden gebruikt. Ontzettend jammer en zonde van de investering. Een rapportenfabriek waar dashboards en rapporten aan de lopende band worden gemaakt schiet haar doel voorbij. In deze whitepaper verkennen we alle mogelijkheden om je te helpen te voorkomen dat die rapportenfabriek wordt gebouwd. Of als je er al een hebt, om die af te breken. En we helpen je met (geautomatiseerde) oplossingen en een andere manier van denken.

Met 6.000 Business Intelligence opties ga je direct ontsporen

Business Intelligence (BI) wordt te pas en te onpas beschreven als de manier om ‘de juiste informatie in de juiste vorm op het juiste moment bij de juiste persoon te brengen’. Dat is vier keer juist, maar erg abstract geformuleerd. Want, hoe doe je dat? Hoe achterhaal je bijvoorbeeld wat de juiste informatie is?

Door het toepassen van de hiervoor genoemde combinatie krijgt informatie grote zeggingskracht en relevantie voor de eindgebruiker. Een mooi doel om na te streven. Maar, bij de praktische vertaling blijkt pas hoe complex het implementeren van de combinatie is: de hoeveelheid mogelijke varianten is namelijk erg groot!

Deze formule heeft al een hoop ellende veroorzaakt. BI-ontwikkelaars leggen vaak de nadruk op het rapport of het dashboard. Maar daar gaat het nu juist niet om.

Per indicator of inzicht (I) moet gekeken worden naar de vorm (V) waarin deze gepresenteerd moet worden afhankelijk van de persoon (P) en de tijd (T). Met twintig indicatoren en honderd gebruikers en drie verschillende lay-outs verschijnen er al 6.000 mogelijkheden, nog afgezien van de factor tijd (IxVxPxT).

En voordat je het weet, beschik je zo over een arsenaal aan rapporten, een rapportenfabriek. Maar verschaffen die rapporten ook daadwerkelijk de benodigde inzichten? Hoe kan dit helse karwei slim worden beetgepakt? Wat komt daarbij kijken? En wat is daarbij een juiste Business Intelligence aanpak?

Allereerst moet de mindset veranderen. Bij de BI-ontwikkelaars maar ook bij de managers. BI-ontwikkelaars moeten begrijpen dat BI helemaal niet gaat om een dashboard of rapport (of data warehouse). Dat zijn alleen maar instrumenten om te komen tot betere beslissingen. En managers moeten afstand doen van het bijna heilige geloof dat een KPI dashboard uit zichzelf zaken kan gaan verbeteren.

De vier elementen van Business Intelligence

Het is goed om de vier elementen uit de hiervoor gegeven beschrijving van Business Intelligence even kort toe te lichten.

De juiste informatie wordt gevormd door de kritieke prestatie indicatoren (KPI’s), inzichten, data analyses en managementinformatie die van belang zijn om een proces bij te sturen, betere beslissingen te nemen en uiteindelijk krachtigere prestaties te bereiken. De nadruk ligt bij BI op het nemen van betere beslissingen.

Met behulp van een goede informatieanalyse, door bijvoorbeeld het houden van interviews & workshops, het analyseren van systemen, het uitvoeren van een marktanalyse en het bouwen van prototypes, moet deze informatie goed in kaart worden gebracht.

Er zijn overigens twee veelvoorkomende uitdagingen bij deze informatieanalyse:

1. Ten eerste zouden gebruikers vaak geen of slechts een vaag idee hebben wat ze willen weten en waarom.
2. Ten tweede levert het dikwijls een warboel aan indicatoren op die bovendien weinig samenhang vertoont.

Een bijkomende uitdaging is dat er tijdens de informatieanalyse vaak niet of onvoldoende wordt gekeken naar de beslissingen in een proces.

De juiste vorm gaat over de manier waarop de informatie wordt aangeboden. Dat gaat over het visualiseren van de informatie en de wijze waarop de informatie wordt gedistribueerd naar de gebruikers. Via een portal, via e-mail met of zonder PDF, of bijvoorbeeld via een mobiele applicatie.

Het logistieke proces bestaat uit het afleveren van de juiste informatie bij de juiste persoon en op het juiste tijdstip. Het draait daarbij om inzichten die beslissingen kunnen verbeteren.

Wat is een inzicht?

Naast KPI’s bevat een goed managementinformatiesysteem waardevolle inzichten. Dit zijn inzichten die – mits goed toegepast – er écht toe doen. Ze kunnen bijvoorbeeld in een klap een besparing opleveren van miljoenen euro’s of de doorlooptijd van een proces aanzienlijk verkorten. Dergelijke inzichten kunnen ook het marktaandeel substantieel laten stijgen. Ook de kwaliteit van het product kan sprongsgewijs verbeteren. In tegenstelling tot KPI’s kunnen inzichten wél financieel van aard zijn. Soms bevatten inzichten ook KPI’s (zie ook onze SMART KPI-bepaler).

Eenvoudig gezegd is een inzicht (‘insight’) het vermogen om te snappen hoe iets in elkaar zit: een goed begrip van de zaak waar het om draait. Daardoor kan steeds meer kennis van zaken ontstaan en kunnen organisaties en mensen steeds betere beslissingen nemen. Een inzicht vormt de kleinste gebruikseenheid van een professionele BI-omgeving. Een inzicht bevat in de basis slechts drie onderdelen:

• de query die zorgt voor de data;
• de bijbehorende datavisualisatie;
• de parameters.

Een aantal voorbeelden is hieronder weergegeven. De parameters zijn hier niet zichtbaar. Zij zorgen ‘onder water’ dat het inzicht nauwkeurig wordt afgestemd op de rol van de gebruiker.

Figuur 2 en 3: Enkele voorbeelden van waardevolle inzichten.

Natuurlijk kan je een inzicht ook als een tabel, taartdiagram of meter visualiseren. Het is ook geen vereiste om altijd de score over de tijd heen weer te geven.

Rollen, beslissingen en inzichten

In een bedrijfsproces wordt in opeenvolgende stappen waarde toegevoegd aan de producten of diensten, zodat klanten er veel profijt van kunnen hebben. En juist bij de overdracht van de ene naar de andere stap gaat het vaak mis. Stuurinformatie moet zich daarom juist daarop richten. Dan wordt snel duidelijk waar het mis gaat of kan gaan.

Bij elke stap wordt gekeken wie welke rol vervult, welke beslissingen moeten worden genomen en welke inzichten nodig zijn om dat stuk van het proces te kunnen optimaliseren. Vervolgens wordt gekeken welke inzichten het totale proces kunnen verbeteren en welke innovatie en creativiteit kunnen aanwakkeren.

Per inzicht moet worden bepaald wie dat inzicht kan of moet gebruiken. Ieder vanuit zijn eigen perspectief, niveau in de organisatie en rol in het proces met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Inzichten opslaan in een bibliotheek

De inzichten worden opgeslagen in een bibliotheek en bij het maken van rapporten of dashboards kunnen deze worden hergebruikt en specifiek gemaakt worden. In eerste instantie kost het natuurlijk tijd om de inzichten te specificeren en generiek te maken. Maar bij het samenstellen van rapporten, dashboards en analyses is het een kwestie van de juiste inzichten bij elkaar ‘klikken’ en afstemmen op de rol van de gebruiker van het dashboard of rapport. Onder meer filteren dus. Zodat de magazijnmedewerker van een specifiek distributiecentrum bijvoorbeeld alleen zijn of haar correctieorders ziet. En de salesmanager van de regio Noord alleen zijn of haar bestellingen.

Inzichten moeten dus generiek zijn, zodat ze door meerdere organisatierollen gebruikt kunnen worden. En ze moeten tegelijkertijd aangestuurd kunnen worden met parameters zodat ze specifiek gemaakt kunnen worden voor één rol.

De juiste Business Intelligence aanpak

Inzichten en het bedrijfsproces vormen de kern van de juiste Business Intelligence aanpak en geven een leidraad om het hiervoor geschetste probleem op te lossen. Heel simpel door de term ‘informatie’ te vervangen door ‘inzicht’ en het element proces aan de definitie toe te voegen: “Business Intelligence brengt het juiste inzicht bij de juiste persoon in de juiste vorm op het juiste moment in de juiste fase van het bedrijfsproces”. Deze verandering maakt het meer specifiek waardoor de totale formule veel meer focus krijgt en stukken eenvoudiger wordt. Dit moet uitgelegd worden.

Door inzichten te koppelen aan organisatierollen en de verschillende stappen in het bedrijfsproces, sla je twee vliegen in één klap: het juiste moment (tijdstip) en de juiste persoon baart ons geen zorgen meer want dat leggen we immers daarmee vast. De formule wordt veel eenvoudiger en je hoeft je eigenlijk alleen nog maar druk te maken om de juiste informatie te achterhalen (KPI’s bepalen) en deze in de juiste vorm te gieten.

Het inzicht van 8-miljoen euro

De bedoeling van inzichten is dat ze geld opleveren, de kwaliteit van het proces verbeteren of dat ze de prestaties anderszins verhogen. Een van de meest aansprekende voorbeelden betreft een inzicht dat een farmaceutische groothandel ongeveer 8 miljoen euro besparing op jaarbasis heeft opgeleverd. Het ging om het inzicht wat een specifieke klant van de top-25 hardlopers in de markt bestelde in bruto omzet ten opzichte van de gemiddelde omzet in de markt bij vergelijkbare klanten. Het inzicht is hieronder weergegeven en geeft feitelijk weer welke klanten ‘vreemd’ gaan bij de concurrent. Dit geeft de accountmanagers van het bedrijf concrete handvatten om de omzet bij die klanten te vergroten.

Figuur 4: het inzicht van 8 miljoen euro waarmee een groothandel kon zien welke klanten ‘vreemd’ gingen op welke geneesmiddelen (werkzame stof). De roodgekleurde geneesmiddelen kennen een substantieel lagere omzet bij deze specifieke klant ten opzichte van de markt.

De allerbeste inzichten leggen bloot waar en op welke manier je het gedrag van je klanten kan beïnvloeden. Ook zorgen ze ervoor dat de kennis en de vaardigheden van medewerkers, klanten en leveranciers kan toenemen over kritieke bedrijfsprocessen. Goede inzichten laten de organisatie in de juiste richting bewegen en groeien. Maar ook bij inzichten die miljoenen kunnen besparen telt slechts het uiteindelijke resultaat: wat kan er van verzilverd worden?

De vraag moet gesteld worden wie in de organisatie de juiste vaardigheden en managementcapaciteiten heeft om de potentie van een inzicht om te zetten in daadwerkelijke winst. De datageletterdheid moet omhoog. Van zowel leidinggevenden als medewerkers. Hoe kun je die vaardigheden en capaciteiten verhogen? De interactieve opleiding PDCA van Passionned Group kan daarbij helpen.

Vier vuistregels voor de meest waardevolle inzichten

Op welke manier kunnen de meest waardevolle inzichten boven tafel komen? Naast de nodige creativiteit kunnen vier vuistregels van pas komen:

• Zoek naar transacties die er niet zijn, maar er eigenlijk wel hadden moeten wezen. De data die ontbreekt in je systemen bevat soms meer waardevolle informatie dan de data die er wél in zit. Het is wat jouw klant niet kocht!
• Zoek naar transacties die meerdere keren voorkomen. Die geven aan wat je klant niet leuk vond. Het product werd bijvoorbeeld retour gestuurd.
• Vergelijk transacties op detailniveau met geaggregeerde transacties. Dat geeft weer wat grotere groepen klanten apprecieerden, maar die ene klant niet. Daar ligt een opportunity.
• Bespreek met de gebruikers welke beslissingen zij moeten nemen. Vervolgens kijk je welke inzichten de beslissingen kunnen verbeteren.

De moraal van dit verhaal: het bouwen van een rapportagefabriek met data is vrijwel zinloos wanneer er geen inzicht bestaat in welke inzichten de organisatie echt verder kunnen helpen. Breng eerst de gewenste inzichten in kaart. Koppel deze vervolgens aan de rollen in de organisatie en het bedrijfsproces (welke stappen) en de doelstellingen die de organisatie nastreeft. Stel daarna pas het rapport of dashboard samen. Een dergelijke gefaseerde aanpak is opgenomen in ons business intelligence framework. Het voordeel van het gebruik van een dergelijk framework is dat de rapportagefabriek er uiteindelijk veel sneller kan staan, omdat inzichten hergebruikt kunnen worden over alle rapporten en dashboards heen. Ook krijgt de gebruiker de voor hem of haar relevante informatie direct te zien op het scherm. Vandaar ons credo: stop met rapporteren, verstrek inzichten!

Het Business Intelligence framework

In een Business Intelligence framework leg je voor elke organisatierol vast welke inzichten die nodig heeft in welke vorm en op welk moment in het bedrijfsproces. Zodat iedere BI-gebruiker zonder moeite direct de voor hem of haar relevante informatie op het scherm ziet. 100% bijgewerkt, interactief en snel. Dit is een van de belangrijkere succesfactoren van BI.

Een BI-framework helpt je om het gebruik van BI te structureren en het logistieke informatieproces in te regelen. Traditionele BI-omgevingen laten rapportages en dashboards leidend zijn, en niet de inzichten die daarin zijn verwerkt. Het gevolg is dat bepaalde inzichten in meerdere rapporten en dashboards voorkomen. Zij leiden een eigen, geïsoleerd bestaan.

Als het inzicht moet worden aangepast, moet dat soms in wel dertig rapporten en dashboards worden aangepast. Met een BI-framework zijn juist de inzichten en KPI’s leidend, en niet de rapporten en dashboards. Een inzicht wordt 1x gedefinieerd en meerdere keren hergebruikt. Op die manier kun je jouw Business Intelligence strategie op een kosteneffectieve manier implementeren. Projecten zullen vaker succesvol verlopen en minder kosten en meer toegevoegde waarde leveren aan de business gebruikers.

De vijf belangrijkste uitgangspunten

Het framework neemt de gedefinieerde inzichten als vertrekpunt. Het BI-framework bestaat uit vijf belangrijke uitgangspunten:

1. hoog gehalte van hergebruik door overerving
2. gebruiksvriendelijk en eenvoudig
3. device neutraal: portal, desktop, smartphone, tablet
4. hoge flexibiliteit: gebaseerd op organisatierollen
5. leveranciers & BI tool onafhankelijk

Het stappenplan

Het inrichten van het BI-framework verloopt volgens een bepaald stappenplan. De volgende stappen dienen je te doorlopen:

1. Definieer de meest waardevolle inzichten en KPI’s: In de SMART KPI-bepaler vind je een heldere handleiding om in zes stappen te komen tot relevante KPI dashboards.

2. Definieer de generieke organisatierollen: op basis van de organisatiestructuur en het bedrijfsproces kun je achterhalen welke rollen er in de organisatie zijn. Een voorbeeld uit de wereld van de logistiek. Hierna volgt het enigszins vereenvoudigde organisatiediagram van het bedrijf BW Maritime (Singapore). Zij vervoeren energiebronnen, zoals olie en gas, en hebben een vloot van 79 schepen over heel de wereld varen.

Figuur 5: de organisatiestructuur van een rederij, de belangrijkste rollen en het potentieel hergebruik van het inzicht ‘brandstofverbruik’

Een van de belangrijkste inzichten voor dit bedrijf is het brandstofverbruik over een bepaalde periode, bijvoorbeeld de laatste 12 weken. Na inventarisatie van de informatiebehoefte blijkt dat vijftien organisatierollen dit inzicht graag willen hebben. Niet alleen de CFO, COO en andere rollen aan wal willen dit inzicht. Ook op het schip zelf is er grote behoefte aan. Die staan in het diagram aangegeven met een vinkje.

3. Koppel de inzichten met de organisatierollen: per rol moet worden vastgesteld welke inzichten die nodig heeft om te monitoren en te sturen. En welke tijdseenheid op de x-as moet worden geprojecteerd (indien relevant).

4. Koppel de inzichten aan de organisatiedoelstellingen: zie de strategiegedreven aanpak uit de SMART KPI-bepaler.

5. Koppel de organisatiedoelstellingen aan de rollen: hierdoor kan boven elk inzicht, of een set van meerdere inzichten, de doelstelling worden getoond.

6. Creëer nieuwe rollen op basis van de generieke rollen: de generiek rol is: ‘Kapitein’, de specifieke rol is: ‘Kapitein BW Bauhinia’. Door overerving worden alle kenmerken van de generieke rol overgenomen. Je maakt alle specifieke rollen aan en definieert waar de data op gefilterd moet worden voor die rol. De tijdseenheid voor de x-as was al eerder vastgesteld bij de generieke rol. De COO wil het brandstofverbruik van de afgelopen dertien weken zien voor de totale vloot, de kapitein van de afgelopen zeven dagen van zijn schip, en de Commanding Engineer (CE) het verbruik per uur. Dit zijn de twee belangrijkste parameters: filter en tijdseenheid. Dat is waar het inzicht naar ‘luistert’ en zichzelf op aanpast.

7. Koppel de specifieke rollen aan de useraccounts: hierdoor weet het framework welke rol een gebruiker heeft. Zodoende kan het direct de voor hem of haar relevante inzichten op het scherm, de tablet of de smartphone presenteren. Deze manier beschrijft nauwkeurig wie welke inzichten nodig heeft in welke vorm met welke filtering. Bovenstaande kun je handmatig in sommige BI-tools inregelen. Maar dat is een hels karwei. Zeker wanneer het gaat om veel rollen en inzichten. Wij adviseren om de beschrijvingen op te slaan in een database. Op basis van een slimme tool – verkrijgbaar bij Passionned Group – die gebruikt maakt van die data, kan deze in één keer de desbetreffende dashboards genereren voor alle specifieke rollen. Na het inloggen in het Business Intelligence systeem ziet de gebruiker direct de voor hem of haar relevant informatie.

De voordelen

De voordelen van het gebruik van een BI-framework:

• ontwikkelaars kunnen nieuwe dashboards in enkele uren opleveren;
• de genoemde valkuil van een rapportenfabriek wordt vermeden;
• nieuwe Business Intelligence applicaties zijn in enkele dagen te maken;
• veel lagere beheerkosten doordat je een inzicht slechts 1x hoeft aan te passen voor alle rollen;
• uitstekende responstijden door hergebruik en caching;
• intensiever gebruik van Business Intelligence, omdat de informatie 100% is afgestemd op de rol en dagelijks klaarstaat en up-to-date is.

Het fraaie van een BI-framework is dat je ook kan inregelen dat een gebruiker die een specifieke rol heeft, zich ook kan voordoen als zijn (collega)manager. En zijn manager kan zich voordoen als zijn medewerker. Simpel door in de dashboards de mogelijkheid in te bouwen om te kunnen wisselen van rol.

Conclusies en tips

We hebben gezien dat Business Intelligence eenvoudig kan ontsporen, omdat er ongebreideld rapporten en dashboards kunnen worden gemaakt. Een ‘u vraagt wij draaien’ mentaliteit is natuurlijk servicegericht, maar is tegelijkertijd ook onverstandig. Het kan leiden tot een rapportenfabriek waar je geen geld mee verdient maar juist geld op moet toeleggen. Met een BI-framework zorg je dat alles netjes ingeregeld kan worden, zonder al te veel moeite. Kortom: neem niet het rapport of het dashboard als uitgangspunt, maar het inzicht en de bijbehorende beslissing.

Met onderstaande, afsluitende tips kun je direct aan de slag:

• Focus bij het ontwikkelen van je BI altijd op de beslissingen die genomen worden in je organisatie. Of beslissingen die nu nog niet op het netvlies staan, maar die eigenlijk wel genomen zouden moeten worden. Zie het beslissingsschema eerder in het document.
• Als je echt wilt scoren met BI, dan is het inderdaad verstandig om te stoppen met rapporteren en inzichten te gaan verstrekken. Maar dat is niet alles: stop met rapporteren, verstrek inzichten en start met analyseren. Zie ook het artikel ‘Zonder data-analyse is BI een zinloze zaak’.
• Focus je in eerste instantie op het primaire proces. Ga bij elk inzicht na welke verbeteringen je zou willen realiseren in het proces in lijn met de (strategische) doelen.
• Heb je nu al veel te veel rapporten? Verdiep je dan in artificial intelligence: één algoritme maakt 100 rapportages overbodig.

Voor meer informatie of ondersteuning bij Business Intelligence kun je contact opnemen met Daan van Beek, auteur van het boek ‘De intelligente, datagedreven organisatie’ en het PDCA-handboek ‘Datacratisch werken’.

Producten die je nog meer inzicht kunnen geven

Wil je je verder verdiepen in het verbeteren van KPI’s, data analyses, inzichten en beslissingen? Ga dan aan de slag met een van onderstaande producten.

SMART KPI-bepaler

De SMART KPI-bepaler is een uitgebreide en praktijkgerichte methodiek om de juiste set KPI's en prestatie-indicatoren, en 1 miljoen euro inzichten te definiëren. Al meer dan 1.000 organisaties gebruiken de SMART KPI-bepaler als handleiding voor prestatiemanagement. Meer dan 350 KPI voorbeelden uit verschillende sectoren illustreren de kracht van onvervalste KPI's. Direct downloaden.

Direct downloaden

Opleiding Business Intelligence

Vind de praktische business intelligence kaders met Daan van Beek, auteur van De intelligente, datagedreven organisatie. De inhoud van deze unieke opleiding: KPI's, analytics, BI-projectmanagement, Big Data, verandermanagement, datavisualisatie en de succesfactoren van BI, Analytics & Data Science. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 4 t/m 6 oktober 2023.

Schrijf je direct in