Processen vertalen in KPI’s | BI framework | Relevante dashboards
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Op een systematische wijze tot goede KPI’s komen

Dit artikel beschrijft een praktische methode voor BI-professionals, business- en informatieanalisten en controllers om op een systematische wijze tot goede KPI’s te komen. Ook voorziet de methode in de documentatie van deze KPI’s en maakt ze technisch implementeerbaar.


Eén van de voordelen van goede business intelligence is dat iedere gebruiker zonder moeite direct de voor hem of haar relevante informatie op het scherm ziet. Dit betekent naast beschrijvende rapportages en analyse mogelijkheden ook relevante KPI’s, die snel inzicht geven in het presteren van het team, de afdeling of het bedrijfsonderdeel. KPI’s zijn een onderdeel van performance management.

De basis: het Business Intelligence Framework

Passionned Group heeft het concept Business Intelligence Framework ontwikkeld. In het Business Intelligence Framework ligt voor elke organisatierol vast welke informatie deze nodig heeft in welke vorm en op welk moment in het bedrijfsproces. Het Business Intelligence Framework vormt de solide basis voor de inrichting van de Business Intelligence omgeving.

De werkmethode: van proces naar KPI

Om organisaties te helpen het Business Intelligence Framework voor wat betreft KPI’s goed in te richten is de werkmethode Van procesanalyse naar KPI opgesteld. Deze werkmethode levert inzichten, een datamodel en een rechtenmodel op. Op basis van deze documenten kan het BI Framework snel geïmplementeerd worden.

100% gepersonaliseerde dashboards

Door de herbruikbaarheid van de inzichten kunnen nieuwe medewerkers met minimale inspanning over een 100% gepersonaliseerd dashboard beschikken. Door het onderbouwde rechtenmodel wordt gewaarborgd dat zij alleen relevante gegevens voor hun werkzaamheden en plek in de organisatie te zien krijgen.

Goede informatieanalyse onontbeerlijk

Om het Business Intelligence Framework juist op te stellen en te vullen is een goede informatieanalyse onontbeerlijk. Informatieanalyse betekent in dit geval het systematisch achterhalen van alle relevante organisatierollen, de relevante KPI’s, een goede presentatievorm voor deze KPI’s en het bepalen van de juiste autorisaties.

Werkmethode met vijf fases

De werkmethode bestaat uit vijf fases. In de eerste twee fases, Procesoverzicht en Procesdocumentatie, worden alle processen in de organisatie benoemd en beschreven. Daarna volgen de Associatieve fase waarin de resultaten van de analyse worden gebruikt, en de Synthese fase waar wordt bepaald wat de échte KPI’s zijn van het proces. De laatste fase, Opstellen Bibliotheek, betreft het samenvoegen van de basiscomponenten van het Business Intelligence Framework.

Verticale business driven-aanpak

Grofweg zijn er twee gedegen methoden om tot goede KPI’s te komen: De eerste is de verticale business-driven aanpak (top-down; missie, strategie en doelen vormen het uitgangspunt). Deze aanpak werkt het snelste in organisaties waarvan het management al werkt met een duidelijke beleidscyclus van strategieën en doelen. Een duidelijke en breed gedragen strategiekaart (strategy map) is dan een voorwaarde.

Horizontale business-driven aanpak

De tweede is de horizontale business-driven aanpak (bottom-up; bedrijfsprocessen vormen het uitgangspunt). Deze aanpak leent zich beter voor organisaties waar de afdeling BI of financiën het voortouw neemt bij het uitrollen van KPI’s. Het is doorgaans eenvoudiger om goede procesbeschrijvingen op te (laten) stellen dan een duidelijke strategie kaart.

Opstellen van het procesoverzicht

De eerste stap is het opstellen van het procesoverzicht. Het doel hiervan is het verkrijgen van een totaalbeeld van alle processen in de organisatie. Het belangrijkst zijn de processen in het primaire proces, omdat hier doorgaans de grootste winst te halen is met goede BI. Maar ook de ondersteunende en beheersprocessen worden beschreven. Omdat het presenteren van alle processen overzichtelijk te houden, worden ze ingedeeld per werkveld. Het resultaat is een procesplaat waarin alle werkprocessen van het bedrijf in samenhang gepresenteerd worden.

Processen gestructureerd documenteren

Om het proces goed te kunnen analyseren wordt het eerst gestructureerd gedocumenteerd. De volgende onderdelen komen aan bod:

  • Nummer, naam en doel van het proces;
  • Functionarissen met hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
  • De processtappen en beslismomenten en hun onderlinge samenhang;
  • De systemen en administraties die geraadpleegd worden en waarin informatie wordt vastgelegd, per processtap;
  • De processen die van invloed zijn op het beschreven proces en de processen die afhankelijk zijn van het beschreven proces.

De associatieve fase

Als voorbereiding op het benoemen van de KPI’s vindt er eerst een associatieve fase plaats. Hierin worden in een geleide brainstorm opties voor indicatoren benoemd. Het strekt tot de aanbeveling om met de business de indicatoren te bespreken, of de business te betrekken in de brainstorm. In deze fase is het ook belangrijk om vertrouwd te zijn met de begrippen (kritieke) resultaat indicator, (kritieke) prestatie indicator en verantwoordingscijfer.

Kenmerken Kritieke Prestatie Indicator

Een goede Kritieke Prestatie Indicator heeft een aantal kenmerken:

  • De indicator is doorgaans niet financieel
  • Als de indicator onder een kritieke waarde komt is er een keten van ellende te verwachten
  • Er moet consensus zijn dat wanneer de indicator onder een bepaalde waarde komt, ingrijpen noodzakelijk is.

De synthese fase

In deze fase worden de basiscomponenten voor het Business Intelligence Framework benoemd. Op basis van voorgaande analyse moet nu een aantal zaken duidelijk geworden zijn: de generieke rollen, de doelstelling, de KPI’s en de filters, de wijze waarop de informatie op maat gemaakt kan worden voor eindgebruikers.

Inzicht ontwikkelen

Naar aanleiding hiervan worden de volgende zaken nog opgesteld: Verbindingen tussen de vier bovenstaande elementen. Bijvoorbeeld, welke KPI hoort bij welke doelstelling, welke generieke rol moet over welke filters kunnen beschikken. Dan wordt het inzicht ontwikkeld. Dit betekent kort gezegd dat er wordt bedacht op welke wijze de KPI het beste grafisch inzichtelijk (link) gemaakt kan worden.

Multidimensioneel model

Tot slot wordt nog het Multidimensioneel model opgesteld. Deze zet nog eens de meetwaarde van de KPI uit tegen alle filters (met hiërarchie) die mogelijk moeten zijn. Met de business wordt vervolgens de relevantie van de inzichten besproken. Er moet gecontroleerd worden of deze inzichten inderdaad de juiste zijn en of de benoemde autorisaties kloppen.

Succesfactoren van een BI-implementatie

Uit eigen onderzoek van Passionned Group blijkt dat de belangrijkste 3 succesfactoren van een BI implementatie zijn:

  1. Normen en doelen worden regelmatig geëvalueerd;
  2. Informatie wordt regelmatig gebruikt voor analyse en als basis voor acties;
  3. Er bestaat een cultuur waarin uitkomsten, zowel positief als negatief, besproken kunnen worden

Het is daarom belangrijk om ook al in deze fase de business er van bewust te maken dat de uitkomsten van de inzichten bespreekbaar moeten zijn. Niet iedere afdeling en manager is hier klaar voor. Soms is verandermanagement nodig.

Vijfde fase: Bibliotheek

De laatste fase bestaat uit de volgende werkzaamheden:

  • Het opstellen van een bibliotheek van alle inzichten;
  • Het opstellen van een totaal multidimensioneel diagram. Dat dient als input voor een gap-analyse. De gap-analyse is nodig om er achter te komen of bepaalde informatie nog niet wordt vastgelegd.
  • Het opstellen van een totaal rechtenmodel. Dit is af te leiden uit de generieke rollen die in de verschillende processen zijn gedefinieerd en de verbindingen die zijn opgesteld. In het rechtenmodel wordt vastgelegd welke rollen (en daarvan afgeleid welke functionarissen) welke inzichten aangeboden krijgen. Deze verzameling inzichten vormt hun dashboard.

Relevante dashboards

Het belang hiervan is dat alle informatie goed gedocumenteerd is. Ook dit wordt weer besproken met de gebruikers en stakeholders. Belangrijk is om te weten of de aangeboden inzichten en daarmee de dashboards daadwerkelijk relevant zijn voor de functionarissen. Daarnaast zal een discussie over de gap analyse duidelijk maken waar de prioritering in het ontsluiten van de data zal liggen.

Meer lezen hierover? Download de whitepaper Van proces naar KPI

Reageer op dit artikel van Rick Van der Linden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met processen vertalen in kpi’s (bi framework) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,8
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15