Een nieuw performance management raamwerk
Onze tijd vraagt om een nieuw performance management raamwerk: veranker de strategische doelen in bijvoorbeeld een interactieve strategiekaart. Passionned Group baseert haar advisering en implementaties op dit terrein onder andere op het concept van de intelligente, datagedreven organisatie. Dit strategische concept is onder meer geïnspireerd door de op strategie gefocuste organisatie zoals gedefinieerd door Kaplan en Norton.
Maak strategie tot een doorlopend proces
Het is zaak om strategie én de uitvoering ervan tot een doorlopend proces te maken. Dat is een ontdekkingsreis waarbij niet alleen het topmanagement zich verantwoordelijk voelt, maar juist iedereen binnen de organisatie. Dit artikel gaat in op vijf weloverwogen strategische stappen die jouw organisatie kan zetten.
Over de auteur: mr. Leo Kerklaan
Leo Kerklaan is strategie-expert bij de Passionned Group. Na zijn studie Nederlands Recht aan de UvA vervulde hij 15 jaar lang managementfuncties. Aanvankelijk bij de Postbank en later bij Fokker Aircraft BV. Hij schreef de managementboeken ‘De cockpit van de organisatie’ en ‘De wendbare organisatie’. Als schrijver, docent en adviseur beschikt niemand over meer kennis over en ervaring met strategie en de ondersteuning van KPI dashboards daarbij.
Inleiding
Nog nooit was een heldere strategie zo belangrijk als nu. Vooral de uitvoering van de strategie, om uiteindelijk je strategische doelen te bereiken, de strategie-executie, luistert nauw. De wereld om ons heen verandert in een rap tempo. Organisaties kampen daarnaast met steeds hogere kwaliteitseisen van consumenten. De afhankelijkheden tussen organisaties nemen als gevolg van de globalisering en de marktwerking sterk toe. Productlevenscycli worden steeds korter. De tijd tussen de uitvinding van de boekdrukkunst en de fotocamera bedroeg enkele honderden jaren.
Tegenwoordig volgt nieuwe technologie de oude in slechts enkele maanden op. Alles gaat sneller. Het tempo van zakendoen in het algemeen en product- en softwareontwikkeling in het bijzonder ligt in het digitale tijdperk hoger dan ooit. Het ondernemen lijkt op snelschaken, schaken op meerdere borden tegelijk. Internet maakt een 24-uurs-economie mogelijk: tijd en locatie verdwijnen als beperkende factor. Via mobiel internet kunnen we op elk gewenst tijdstip waar dan ook zakendoen.
Ondernemen lijkt steeds meer op een potje snelschaken
Deze ontwikkelingen leveren zowel kansen als bedreigingen op. Organisaties kunnen door de liberalisering of globalisering zich juist op markten begeven die voorheen beschermd werden. De kansen kunnen alleen benut worden en de bedreigingen alleen gepareerd als een organisatie echt intelligent gedrag vertoont, datagedreven beslissingen neemt en snel een andere koers kan varen. Alleen dan kan zij zich snel aanpassen aan de nieuwe omstandigheden en beheerst in dat ene gat springen net voordat de concurrent dat doet.
Echter: onderzoek toont aan dat de meeste organisaties er niet in slagen hun strategie snel en succesvol uit te voeren. Dit heeft een duidelijke oorzaak: veel organisaties gebruiken nog steeds managementprocessen die zijn ontworpen om organisaties van de vorige eeuw mee te besturen: top-down, financieel gedreven en gericht op tactiek. Het is zaak om strategie en de uitvoering ervan tot een doorlopend proces te maken. Dat is een ontdekkingsreis waarbij niet alleen het topmanagement zich verantwoordelijk voelt, maar juist iedereen binnen de organisatie.
De verankering van strategische doelen: 5 slimme stappen
Dit zeer effectieve proces vraagt om een nieuw performance management raamwerk door verankering van de strategische doelen in bijvoorbeeld een strategiekaart. Passionned Group baseert haar advisering en implementaties op dit terrein onder andere op het concept van de Intelligente, datagedreven organisatie. Dit strategische concept is onder meer geïnspireerd door het model van de op strategie gefocuste organisatie zoals ontwikkeld door Kaplan en Norton. In de loop van de tijd hebben we daarmee binnen Passionned Group ruime ervaring opgedaan.
De vijf principes voor het realiseren van een op strategie gefocuste intelligente, datagedreven organisatie zijn:
2.1. Vertalen van de strategie in operationele termen
De visie van een organisatie moet zodanig worden vertaald dat elke medewerker weet hoe die moet handelen. Hierbij wordt een geavanceerde en zeer effectieve invulling gegeven aan performance management met behulp van een strategiekaart en balanced scorecard. Het management dwingt zich met behulp van een balanced scorecard om haar visie in termen uit te drukken die begrijpelijk zijn voor degenen dagelijks de visie moeten realiseren.
Dit geavanceerde gebruik van de balanced scorecard maakt het voor een organisatie mogelijk haar middelen en mogelijkheden te combineren om waarde voor specifieke klanten tot stand te brengen. De balanced scorecard vormt hét vehikel van prestatiemeting om de hedendaagse op kennis gebaseerde organisaties mee te managen.
De uitdaging voor performance managementsystemen in commerciële organisaties ligt daarbij in het verleggen van de nadruk van het meten van resultaten, hoofdzakelijk via financiële indicatoren, naar het meten van processen en hun input en daarbij horende kritieke factoren.
De uitdaging voor publieke organisaties ligt in het verschuiven van het meten van input naar het meten van significante resultaten die ze voor klanten en andere stakeholders moeten bereiken.
2.2 (In)richten van de organisatie op de strategie
Het uiteindelijke doel van een organisatie is het creëren van synergie. Opdat de organisatorische prestaties meer dan de som van zijn delen kunnen zijn, moeten de individuele strategieën worden verbonden en geïntegreerd.
Organisaties worden traditioneel opgebouwd rond verschillende functies. Elke functie heeft zijn eigen kennis en specialiteit. De meeste organisaties ondervinden echter veel problemen bij het coördineren van de verschillende functies. Dit resulteert in functionele ‘silo’s’, die een grote barrière vormen voor de uitvoering van de strategie.
Het uiteindelijke doel van een organisatie is het creëren van synergie
Op strategie gefocuste organisaties zijn in staat om door de barrières heen te breken die tussen de verschillende functies bestaan. De strategische thema’s en de prioriteiten worden hierbij gericht door middel van een strategiekaart. De organisatorische eenheden krijgen hiermee een consistente richting en set van prioriteiten voorgeschoteld. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat het geheel groter is dan de som der delen.
2.3. Maken van de strategie tot ieders dagelijkse werk
Wanneer een nieuwe strategie is vastgesteld, kan het topmanagement die niet alleen uitvoeren. Dit vereist een actieve bijdrage van iedereen binnen de organisatie. Strategie gefocuste organisaties zorgen ervoor dat alle werknemers de strategie volledig begrijpen en hun dagelijks werk uitvoeren op een manier die bijdraagt aan het succes van de strategie.
Dit komt dus neer op goede communicatie, samenwerken en indicatoren monitoren en delen met business intelligence en dashboards. Concrete maatstaven en doelstellingen zorgen voor focus en vereenvoudigen het proces van het identificeren en vaststellen van de juiste prioriteiten. Hierdoor kun je sneller aan de slag gaan.
2.4. Omvormen van het strategisch proces tot een dagelijks doorlopend proces
Binnen veel organisaties is management gebaseerd op budgetten en werkplannen. Strategie gefocuste organisaties gebruiken een proces om de strategie te managen die financiële budgetten, maandelijkse reviews en de strategie integreert in een doorlopend proces.
Nieuwe ideeën en leren binnen een organisatie ontstaan dagelijks. In plaats van te wachten op de nieuwe budgetcyclus worden de prioriteiten en scorecards direct bijgesteld. Het monitoren van de uitvoering is hierin dus heel belangrijk, de kern ervan is om de acties te identificeren om de doelstellingen te kunnen halen.
2.5. Mobiliseren van verandering door sterk en effectief leiderschap
De belangrijkste voorwaarde om succes in strategie-implementatie te bereiken is actieve betrokkenheid van het management. Een nieuwe strategie vereist veranderingen in elk deel van de organisatie, en teamwork om deze veranderingen te coördineren.
De eerste taak van het management van een strategie gefocuste organisatie is om de medewerkers te overtuigen van de noodzaak tot verandering. Als de strategie op die manier is gecommuniceerd komt het daarna aan op de traditionele overlegstructuren, die veelal gebaseerd zijn op macht, te verlaten. Organisaties creëren hiertoe bijvoorbeeld strategieteams als onderdeel van een open communicatie om de beste ideeën naar voren te laten komen. Op die manier vinden medewerkers hun ondernemingszin weer terug. Zo weten zij intuïtief wat het beste is voor henzelf en de organisatie. Alleen zo worden de belangen van de organisatie behartigd en de strategische doelen gerealiseerd.
Met dit concept slagen onze klanten er daadwerkelijk in veel effectiever te zijn en hun doelstellingen en strategieën in te vullen. Zodoende wordt er alleen geïnvesteerd in zaken die er écht toe doen. Voor meer informatie neem je contact op met Mr. Leo Kerklaan, associate partner Passionned Group.
Bewandel de kortste weg naar strategisch advies
Een van de specialiteiten van Passionned Group is het geven van strategisch advies. Onze consultants zijn doorgewinterde strategen met zeer ruime ervaring en expertise op strategisch vlak. Als organisator van de prestigieuze award ‘Slimste organisatie van Nederland’ en auteur van het boek De cockpit van de organisatie (5e druk) behoort Passionned Group tot de top van de organisatieadvies- en implementatiebureaus van de Benelux.
Producten die je nog meer inzicht kunnen geven
Wil jij ook beschikken over een heldere strategie met een breed draagvlak? Ga dan aan de slag met een van onderstaande producten.
Het boek 'De wendbare organisatie' is een geschikt boek voor managers die strategische keuzen maken. De kwaliteit daarvan bepaalt of hun organisatie zal overleven. De omgeving verandert snel en wordt complexer. Bestel het boek direct (geen verzendkosten).
Leer hoe je de prestaties van je organisatie kunt meten en verbeteren. Inhoud: principes van performance management, dashboards, strategy mapping, balanced scorecard (KPI's) en implementatie. Het pad naar succesvolle verandering en duurzame prestatieverbetering. Meld je hier direct aan voor de eerstvolgende sessie van 6 t/m 8 december 2023.
