contact

Blogroll Leo Kerklaan - pagina 1 van 1

KPI's en het proces van waardemanagement

In een eerdere blog Een mooie toekomst voor KPI's besprak ik waarom organisaties die waarde willen creëren en dit proces willen managen dit niet kunnen realiseren zonder 'onvervalste' KPI's'. Dergelijke onvervalste KPI's moeten op één doel gericht zijn: het goed en beter laten werken van een bestaand business systeem. Dat systeem moet in balans zijn: de klantvraag naar onze producten en diensten moet gematcht worden met de mogelijkheden om ze te produceren. Dus met medewerkers, machines en overige productiecapaciteit. De uitdaging is nu om in balans te zijn én tegelijkertijd de performance van dat systeem te richten op groei. In commerciële organisaties is dat groei van de toekomstige cashflow. Dat is meer in het belang van de investeerders dan een kortetermijnfocus gericht op winst.

Digitale transformatie is blijven transformeren

Digitale disruptie en digitale transformatie staan volop in de belangstelling. Het meest spraakmakend is de digitale disruptie. Disruptie laat jouw business model als sneeuw voor de zon smelten. Dé klassieke voorbeelden zijn Uber en Airbnb. Inmiddels zijn er veel andere ondernemingen die ook proberen om met een disruptief businessmodel de gevestigde orde het nakijken te geven. Hierop een antwoord vinden is nog niet zo simpel.

Managementgedrag en het motiveren van medewerkers

De meest gestelde vraag tijdens managementtrainingen is: hoe krijg je je medewerkers in beweging? Als het maar werkt willen managers van alles doen: iets voor hen bedenken, instrumenten inzetten, hen naar een cursus sturen, hen overtuigen van het belang van ander gedrag, op de zeepkist klimmen, peptalk houden. Deze maatregelen zijn echter betrekkelijk willekeurig en succes is zeker niet gegarandeerd. Meer houvast geeft een intern communicatieplan tijdens het implementatieproces. Hierbij ga je van tevoren nadenken over de verschillende boodschappen die je wilt communiceren: de sense of urgency, het belang van ambitie en doelstellingen, het uitwerken van de doelstellingen en de gevolgen op de werkvloer, de vorderingen tijdens de rit en de eerste resultaten.

Top down & bottom up problemen en oplossingen

De zoekveldmethode op basis van het strategische informatieplan is van nature top-downgericht. Kenmerk van deze aanpak is dat je het organisatiebeleid systematisch en consequent per niveau 'naar beneden toe' vertaalt. De indicatoren ontwerp je in een klein gezelschap, bijvoorbeeld de directie of het management. Daarmee committeren ze zich. Het sterke punt van deze benadering is dat het management er de samenhang in het beleid mee kan versterken. Vooral als de top een nieuwe koers wil varen en je alle afdelingen hierop wil laten aanhaken, is deze 'integrale' route een logische keuze. Om uitvoering en consistentie van het nieuwe beleid in de gaten te kunnen houden, kan je verder een managementinformatiesysteem opzetten. Maar er kleven ook risico's aan de top-down benadering.

Veranderkundige aspecten van de implementatie

Prestatiemanagement verbetert het proces van waardecreatie in organisaties op twee manieren. Er zijn managers die prestatiemanagement gebruiken om de strategische doelen te realiseren of de vitale problemen van hun organisatie op te lossen. Andere managers voeren prestatiemanagement vooral in om nieuwe kansen voor hun organisatie te creëren? Hoe? Door uit te lokken dat noodzakelijke innovaties en noodzakelijke veranderingen op tijd plaatsvinden.

Continu verbeteren: van virus naar DNA

Er bestaan veel methodes, tools en inzichten als het gaat om continu verbeteren. Maar zelden worden deze met inzichten uit de wetenschap en praktijk gecombineerd. Te vaak kom ik nog tool- en taakgerichte implementaties tegen van bijvoorbeeld Lean, PDCA, Kaizen, Agile, Scrum, BPM, Procesmanagement en al het andere moois wat verbetermethoden en –filosofieën ons te bieden hebben. Om nog maar niet te spreken van de vele kwaliteitsmanagementsystemen die organisaties als kip zonder kop neerzetten en bijhouden. Met grote negatieve gevolgen van dien. Resultaat blijft uit en vervolgens gaat men 'gewoon' weer aan het werk of nog erger ze, draaien implementaties terug. Daarnaast neemt de motivatie af omdat de systemen en methoden afleiden van het 'gewone' werk (denk aan de zorgsector).

Dienstverlening die niet wordt gemeten is verdacht

Dr. ir. Huub Vinkenburg ontving onlangs van het Nederlands Netwerk voor Kwaliteitsmanagement een onderscheiding voor zijn betekenis voor de (kritische) kwaliteitskunde in Nederland. Huub Vinkenburg promoveerde in 1995 op het proefschrift 'Stimuleren tot perfectie; kritieke factoren bij het verbeteren van dienstverlening'. Door de redactie van Sigma (platform voor kwaliteit van de organisatie) werden een aantal vakgenoten, waaronder ik, gevraagd om te reflecteren op enkele stellingen van Huub Vinkenburg. Ik koos voor zijn stelling over de meetbaarheid van dienstverlening. Hier volgt mijn betoog dat in het blad Sigma (nr. 5, november 2015) wat beknopter is weergegeven.

Gemeente Zoetermeer aan de slag met PDCA

Gemeenten zijn bezig een slag te maken naar de burger en ondernemer toe. Centrale vraag daarbij is 'Hoe kunnen we onze publieke waarde verder vergroten?' Dit betekent dat effectiviteit, hogere prestaties realiseren, continu verbeteren en innoveren aan belang winnen. Deze competenties zijn voor de gemeente nodig om onder andere haar functie in de participatiesamenleving goed aan te kunnen tonen. Kortom, gemeenten moeten nieuwe wegen bewandelen. In dit klantverhaal presenteren we hoe we de Gemeente Zoetermeer hebben geholpen met PDCA, performance management, KPI's en het belang van commitment en communicatie bij de implementatie.

Continu meten en verbeteren

Organisaties besteden tegenwoordig veel aandacht aan het thema 'meten is weten'. Dit vertaalt zich naar omvangrijke rapportages en schitterende dashboards die beschikbaar komen op verschillende soorten 'mobile devices'. Maar hoe helpen deze visualisaties jouw organisatie beter te presteren? In dit artikel verkennen we de problematiek van 'grijp in voor het te laat is' (KPI's en dashboards gaan uit zichzelf niets verbeteren) en laten we zien dat PDCA en KPI's onlosmakelijk aan elkaar verbonden zijn. Tot slot presenteren we 8 conclusies om van meten naar continu verbeteren te gaan.

De 5 grootste valkuilen voor PDCA

Veel organisaties hebben steeds meer aandacht voor continu verbeteren en PDCA. Dat is niet zo vreemd. Want met deze zeer krachtige verbetermethodiek realiseer je veel betere prestaties. Dit blijkt uit ons landelijke PDCA-onderzoek. Daarnaast is PDCA in het hart van elk intelligent bedrijf aanwezig. Wil je succes bereiken met de PDCA-methodiek dan moet je goed opletten. Want het luistert erg nauw. Zonder inspireren, mobiliseren, waarderen en reflecteren werkt het bijvoorbeeld helemaal niet. Een misstap is bovendien soms snel gemaakt. Als je niet oplet dreigt het gevaar dat je organisatie of team in een continu verbetertrauma raakt. En dan ben je verder van huis. Wees daarom alert op de 5 grootste PDCA-valkuilen.

De norm van een KPI vaststellen en verbeteren

Na het identificeren en bepalen van een KPI, kunnen we gaan meten. Als we de eerste waarnemingen in handen hebben, is dat het begin van het zichtbaar maken van de resultaten. We maken er wellicht mooie grafiekjes van en bespreken ze met onze collega's. Al snel ontspint zich dan een discussie rondom de vraag of we nu tevreden mogen zijn met de behaalde resultaten. Stel dat je de klanttevredenheid meet en dat de score een 6 is. Is dat reden tot tevredenheid of juist reden tot zorg? In dit artikel verkennen we hoe je tot een evenwichtige maar ambitieuze normstelling van KPI's kunt komen en de prestaties omhoog kunt stuwen.

Managers ontwikkelen de strategie

In de praktijk is er meestal geen gebrek aan strategische tools. Desondanks hebben veel managers moeite om hun strategie te ontwikkelen en daarvoor "de handen op elkaar te krijgen". Spelbreker is meestal het zogenoemde ownershipprincipe, oftewel in gewoon Nederlands het eigenaarschap. In het boek De cockpit van de organisatie verduidelijken we hoe je met behulp van de Organisatiecockpit een strategie meetbaar kunt maken. We zouden dus afstand kunnen nemen van de vraag hoe je een strategie ontwikkelt. Maar dat is geen goed idee.

Bepaal regelkringen voor correctie of preventie

De regelkringen is een begrip uit de systeembenadering. Een regelkring maakt het mogelijk om in te grijpen als de output van processen niet voldoet. In dat geval is correctie nodig. Soms zijn er ook preventieve maatregelen nodig die ervoor moeten zorgen dat het probleem niet meer kan optreden. Door met regelkringen te gaan werken kun je toegroeien naar een lerende, datagedreven organisatie waar je processen optimaliseert met data analyse. In dit artikel verkennen we de bijzonderheden van de regelkring, de relatie met het PDCA-principe en in het bijzonder check en actualize.

Instrumenten voor het leveren van feedback

Feedback speelt natuurlijk een rol bij het uitoefenen van control en het realiseren van prestaties. Zonder feedback krijg je anders geen informatie. De vraag ligt op tafel: hoe komen we eraan? De vanouds bekende methode is de 'controle' door de leiding. Ze oefenen die uit vanuit een gezagsrelatie. Hierbij gaat het vooral om rekenschap afleggen over toebedeelde verantwoordelijkheden. Tegenwoordig doen we het anders en minder hiërarchisch. We bepalen bewust en selectief over welke zaken we feedback verwachten en welke mate van detaillering we daarbij gebruiken.

Feedbackloops: verticale en horizontale feedback

Om control over een systeem of een organisatie uit te oefenen moet je meerdere feedbackloops installeren. Vaak moet je zelfs voor elk deelproces een feedbackloop aanbrengen om de gewenste mate van beheersing te bereiken. Die beheersing van de performance beperkt zich niet tot productieprocessen. Die geldt ook voor ontwerpprocessen en voorbereidende processen. Voorwaarde is wél dat de feedback voldoende snel plaatsvindt. Als de reactietijd lang is, loopt een verkeerd ingesteld proces 'gewoon' door! Feedback is daarom van belang voor de beheersing van processen op elk besturingsniveau. Om die niveaus op elkaar af te stemmen is verticale feedback nodig en daarom worden er feedbackloops in de diepte van de organisatie geconstrueerd.

Deze organisaties gingen je voor

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met datagedreven werken of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek - Eindbaas & auteur van 'De intelligente, datagedreven organisatie'

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van 'De intelligente, datagedreven organisatie'

Neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
17
EDIT POST