Passionned Group™
+31 33 888 7010

Stappenplan voor migratie naar een nieuwe BI tool

Hoe kies je een nieuwe BI Tool? Normaal gesproken doorlopen organisaties een uitgebreid traject van toolselectie. Via een longlist wordt toegewerkt naar een shortlist van drie potentiële leveranciers. Via het uitvragen van Requests for Proposals (RFP’s) wordt het steeds duidelijker welke leverancier het beste in staat is om de software te leveren die de opdrachtgever voor ogen heeft. De software requirements geven hierbij de doorslag. Een groothandel in geneesmiddelen selecteerde een nieuwe BI tool voor het delen van stuurinformatie. Tot voor kort gebruikte het bedrijf Business Objects, maar daar wilde het van af. Deze klantcase beschrijft de randvoorwaarden en succesfactoren voor implementatie van de nieuwe front-end oplossing.

Een nieuwe BI tool kiezen

Heb je hulp nodig met de selectie van een BI Tool? Download dan onze Business Intelligence & Analytics Guide 2022, een heldere, degelijke marktanalyse:

  • 100% onafhankelijke informatie
  • Tools op 500+ criteria vergeleken
  • Gebruikt in meer dan 100 landen
naar de guide
Open de inhoudsopgave

Randvoorwaarden

De selectie van de nieuwe tool kan worden afgerond zodra:

Het laatste punt gaat over de inkoop via vestigingen in Duitsland of Zweden die al met Cognos werken.

Business case

Om diverse redenen voldeed de huidige BI oplossing Business Objects (BO) niet langer aan de wensen en eisen van het bedrijf. In het selectieproces is onder andere door de directie en het management vastgesteld dat de nieuwe BI oplossing gebruikt gaat worden om ook informatie op structurele wijze te delen met zakenpartners.

Ook is komen vast te staan dat inzichten moeten kunnen worden hergebruikt in de gehele omgeving. Denk hierbij aan de definitie en de datavisualisatie van een inzicht. Tot slot zijn integrale, rolgebaseerde rapportages en dashboards een belangrijke wens.

Minder werk en toegang voor zakenpartners

Het eerste maakt de distributie van diverse stuurinformatie naar zakenpartners veel efficiënter, dus minder handmatig werk. Dat betekent wel dat de informatie juist, gevalideerd en begrijpelijk moet zijn. Ook kan het bijdragen aan een betere samenwerking tussen het bedrijf en afnemers en leveranciers.

Het tweede en derde aspect zorgt dat de migratie van de huidige informatievoorziening (rapportages) sneller kan verlopen dan wanneer gekozen wordt voor het één op één overzetten van de huidige rapporten. Tevens sluit aspect drie beter aan op een organisatie die steeds meer met zorgconcepten gaat werken en integraal en meer zorgbreed wil werken.

Stappenplan implementatie nieuwe BI tool

In een parallel traject wordt de back-end geüpgrade naar de nieuwste versie van SQL Server en de data integratie oplossing Sagent.

1. In kaart brengen rollen en bijbehorende inzichten

Er zal waar mogelijk bedrijfsbreed, maar met een duidelijke focus op de huidige informatievoorziening met BO, een informatieanalyse plaats moeten vinden op basis van rollen, verantwoordelijkheden, taken en bijbehorende informatiebehoefte. Omdat al veel kennis hierover beschikbaar en herbruikbaar is, kan dit relatief snel worden uitgevoerd.

Vastgesteld dient te worden: prestatie-indicatoren, KPI’s, dimensies, normen (en alerts) en actieplannen, idealiter koppeling met de strategie, missie en visie, en uitgewerkte competenties.

2. Architectuur aanpassen

Op basis hiervan kan de architectuur worden aangepast, inclusief de activiteiten:

3. Welke rollen in welke volgorde?

In de besluitvorming gaat de projectgroep aangeven welke rollen in welke volgorde worden geïmplementeerd. Hier stellen ze voor om een projectfasering te hanteren. Iedere fase zal een increment opleveren waardoor een aantal BO rapportages kunnen worden uitgefaseerd. Stap 4 t/m 6 worden per increment uitgevoerd.

4. Het bouwen van inzichten

De inzichten worden gebouwd, dit houdt in:

5. De rapportages en dashboards worden gemaakt

Rolgebaseerde rapportages en dashboards worden samengesteld aan de hand van de beschikbare inzichten, inclusief dat een normering wordt toegepast met indien wenselijk alerts. Eveneens drilldown paden naar onderliggende detailniveaus.

6. Overige stappen

Risico’s

BI trajecten kennen dikwijls een erg hoog risico op “falen”. Uit landelijk onderzoek blijkt dat slechts 20% van de organisaties aantoonbaar succes weet te boeken. Daarnaast blijkt dat organisaties in het algemeen de mogelijkheden van BI slecht benutten (35%). Goed presterende organisaties weten een percentage van 62% te realiseren.

Omdat het bedrijf al langere tijd ervaring heeft opgedaan met BI, mag verwacht worden dat de risico’s goed te managen zijn. Toch is het noodzakelijk om hier kort bij stil te staan: