Carante Groep worstelde met 12 jaar oude BI-omgeving
Carante Groep was een samenwerkingsverband van oorspronkelijk twaalf zelfstandige organisaties. Verspreid over heel Nederland zijn deze organisaties regionaal actief in de zorg en dienstverlening aan mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking, de psychiatrie, (psycho)geriatrie, de jeugdhulpverlening en de welzijnssector. Carante Groep werkte binnen het hele spectrum van de care-sector. Het BI-team van de Carante Groep ging voortvarend aan de slag met de herinrichting van hun twaalf jaar oude BI-omgeving. “Aan de ene kant ging het om het ontwikkelen van een visie en een strategie, aan de andere kant wilden we BI beter organiseren en meer handen en voeten geven.” Carante Groep trok hierbij op met Passionned Group.
De groep
Carante Groep is een samenwerkingsverband van twaalf autonome, regionaal actieve stichtingen in de care-sector. De samenwerkende organisaties bieden met 20.000 medewerkers zorg, begeleiding en ondersteuning op maat aan 25.000 cliënten. Carante Groep is actief in de zorg en dienstverlening aan mensen met een lichamelijke en/of verstandelijke beperking, de psychiatrie, ouderenzorg, welzijn en jeugdhulpverlening, met andere woorden carebreed.
“De samenwerking is vooral bedoeld om op het gebied van bedrijfsvoering en ondersteuning voordeel voor de individuele stichtingen op te leveren. We zijn altijd op zoek naar synergie, zeker op het gebied van ICT,“ zegt Joris van Wijngaarden, directeur Financiën en Informatisering.
De Carante Groep voert geen gezamenlijke financiële administratie en er vindt ook geen consolidatie plaats. Elke stichting heeft zijn eigen financiële afdeling die allemaal dezelfde – centraal beheerde – applicatie gebruiken. De bestuurders van de 12 stichtingen vormen het bestuurdersoverleg. Dit is het hoogste orgaan van de groep waar de besluiten worden genomen.
BI-Self service
Cees van der Linde is BI-manager bij de Carante Groep. “Ons team bestaat 12 jaar en beschikt nu over 9 mensen. Wij hebben de BI-omgeving gebouwd en doorontwikkeld met IBM Cognos; zo’n 1.100 medewerkers maken gebruik van het systeem.” Alle rapporten, scorecards en dashboards werden centraal gebouwd. Maar Van der Linde stelde vast dat de vraag vanuit de gebruikers aan het veranderen was: men wilde meer zelf gaan doen. “Dan moet je voor een andere vorm van samenwerking kiezen. Samen met Passionned Group willen we een BICC-structuur inrichten waarin de verschillende BI-rollen goed op elkaar afgestemd zijn. We onderzoeken ook wat self service BI betekent voor de gebruikers op het gebied van proces, kennis en training.” Daarnaast ziet Van der Linde een toenemende vraag naar datamining en analytics, waardoor het palet aan BI-functionaliteit nog verder groeit. “Dat vergroot de werkdruk nog meer. We zullen BI anders moeten organiseren.”
Kwaliteit van de zorg in BI
De laatste 2 jaar is kwaliteit heel erg belangrijk geworden, reden voor Carante Groep om te werken aan een Elektronisch Cliënten Dossier. “Daarvoor moeten we als BI-team kwaliteitsinformatie en allerlei indicatoren opleveren,” aldus Van der Linde. “Enerzijds omdat de wet- en regelgeving dat verlangt, anderzijds omdat we als organisatie begrijpen dat we de processen moeten verbeteren om de cliënttevredenheid omhoog te kunnen brengen. Waar we ooit vanuit de financiële informatie begonnen zijn, zie je nu dat het hart van de informatie toch weer het primaire proces geworden is. Dat is een van de redenen dat we dit traject met Passionned Group opgestart hebben.”
Tool-evaluatie
Samen met Passionned Group hebben Van der Linde en Van Wijngaarden een BI-visie en -strategie ontwikkeld, en zijn we een tool-evaluatie gestart. “Ondanks dat we al jaren IBM Cognos gebruiken gaan we niet redeneren vanuit de tool maar vanuit wat de stichtingen willen. Als we dat helder hebben leggen we daar de BI & Analytics Guide™ van Passionned Group naast. De rest volgt vanzelf. Ook BI en de BI-tools hebben zich de afgelopen jaren verder ontwikkeld.” Het feit dat Passionned Group niet gelieerd is aan een leverancier of product is daarbij een belangrijk aspect.
De focus ligt op self-service BI en op wat Passionned Group het BI-framework noemt. “Wij noemen dat de 80-20 variant, omdat we meer van herbruikbare componenten gebruik willen maken. Bijvoorbeeld in- en uitstroom van personeel, verzuimpercentage, dat zijn herbruikbare indicatoren,” aldus Van der Linde. “Voorlopig zijn we met Passionned Group samen aan de slag en hebben het gevoel dat we stap voor stap dichter bij ons doel komen.”
