Output vergelijken met de streefwaarde
Een regelkring is een feedbackloop waarbij je de output van een proces meet en vervolgens vergelijkt met de gewenste waarde: de plan do check act-regelkring. Dit leidt tot een regelsignaal. Dit signaal geeft aan of je de input van het proces moet bijsturen. Dit wordt ook ingreep genoemd (actualise).
Figuur 1: Het principe van de PDCA-regelkring
Door de juiste regelkringen te selecteren, kun je het proces keer op keer op de juiste aspecten herinrichten. Dit maakt continue optimalisatie en verbetering van het proces mogelijk.
Regelkring: evalueer en check
Een regelkring stel je in werking door een evaluatiemoment in te lassen nadat het proces is voltooid (check). Hierbij staat de volgende vraag centraal: Hoe hebben de onderliggende processen gefunctioneerd?
Een regelkring baseer je op de behoefte aan ‘stuurinformatie’. Het bepalen van de juiste stuurinformatie moet met zorg gebeuren. Je mag er best wel enige tijd voor uittrekken om na te gaan over welke variabelen en resultaten van het proces het management en andere belanghebbenden (zoals de bijdragers) meer willen weten.
De keuze van de regelkringen
Door regelkringen aan te brengen, kun je een bestaande werksituatie optimaliseren. Een regelkring zorgt steeds weer voor informatie waaruit blijkt of het goed gaat of niet. Het management van de organisatie moet bepalen welke regelkringen het nodig heeft. Gaat het om een regelkring voor kwaliteit, leverbetrouwbaarheid, kosten of om andere zaken?
Selecteer de juiste regelkring
Door regelkringen te selecteren, bepaal je welke aspecten binnen het proces van belang zijn voor de besturing. De consequentie hiervan is dat je je KPI’s meetbaar gaat maken. Is het bijvoorbeeld belangrijk dat er binnen een proces low cost wordt geproduceerd, dan zal de regelkring op het kostenaspect zijn gericht. Als de meting aangeeft dat de kosten te hoog zijn, dan kun je ingrijpen en kan je het proces aanpassen om toch op het gewenste kostenniveau te komen.
Mr. Leo Kerklaan is associate partner bij de Passionned Group, docent en auteur van 'De cockpit van de organisatie' (5e druk) en 'De wendbare organisatie'.
