Complete opleiding Performance Management & KPI's

De docent presenteert de definities van de belangrijkste begrippen zoals (voorspellende) KPI’s, kritieke succesfactoren (KSF), missie, visie, strategie, besluitvorming, processen, data analyse, dashboards en (SMART) doelen. Het gezamenlijk begrijpen van het begrippenkader is een cruciale stap in performance management. Want zonder overeenstemming daarover maak je al snel een valse start. Een goed begrip van de kernbegrippen ondersteunt daarmee het nemen van betere beslissingen door de gehele organisatie.

Hoe steekt je organisatie in elkaar? Welke producten en diensten voer je? Wat is je strategie? Welke processen kun je onderkennen en hoe loopt de klantreis? Wat zijn de succesfactoren waardoor je kunt versnellen, groeien en verbeteren? Waar wil je (extreem) goed in zijn? Welke informatie heb je nodig om je processen te verbeteren? Wat is eigenlijk je business model? In een praktijkopdracht verken je je eigen businessmodel en benoem je de belangrijkste operationele beslissingen, klantreizen en ketenafhankelijkheden.

Hoe beter jij je bedrijf kent, hoe beter je performance management succesvol kan gaan inrichten en managen. Wel is het belangrijk om de noodzaak voor performance management en verandering in jouw organisatie te achterhalen en te agenderen. In welke omgeving zit je? Wat is je ambitieniveau? De antwoorden op deze vragen helpen je om Performance Management niet te zwaar te maken, maar ook niet te licht. Bij performance management let je dus zeker ook op je omgeving, want daar gebeurt altijd wel wat.

In deze module duiken we de diepte in. De docent presenteert een raamwerk voor het werken met en sturen op KPI’s. Wat zijn KPI’s en hoe stel je die op? Welke daarvan zijn nu echt kritiek voor de eindresultaten en welke methodes kun je daarbij gebruiken? Samen met de docent verdiep je je in de strategiegedreven, procesgedreven en datagedreven methode.

Welke methode je ook toepast, voor je het weet heb je een arsenaal aan KPI’s. Hoe maak je dan een schifting tussen de onvervalste KPI’s en de minder belangrijke indicatoren? Boven op de onvervalste KPI’s ga je normen en targets definiëren, want een KPI zonder streefwaarde, norm of targetwaarde is sturen als een kip zonder kop. KPI’s en doelen moet je dus SMART gaan maken. De docent gaat in op het grote belang van het stellen van normen en targets. Waar wil je nu met elkaar naar toe en in welk tijdsbestek? Hoe en met wie stel je de normen en targets op en hoe ga je daar op sturen?

Analyseer een belangrijk proces in jouw organisatie en identificeer de belangrijkste KPI’s en prestatie-indicatoren. Wie is er voor verantwoordelijk en waar zit de data? Wat is er nu beschikbaar in welke vorm? Hoe kan je dat slimmer inrichten. Hoe worden de KPI’s en indicatoren geanalyseerd? Worden er naar aanleiding van de KPI scores verbeteracties uitgezet? In deze module ga je de theorie toepassen op jouw praktijksituatie.

Hoe kom je van KPI’s tot de juiste dashboards en data analyses? Van saaie cijfers naar zinvolle stuurinformatie. Wat is eigenlijk zinvolle informatie? Van achteruitkijkspiegel naar voorspellende KPI’s. Welke methodieken heb je daarvoor? Hoe koppel je KPI analyse aan actie? In deze cruciale module leer je de eerste beginselen om de KPI-trein rijdend te krijgen.

Neem een rapportage of dashboard mee van je eigen organisatie of afdeling. Welke informatie staat hierop? Waar wordt het nu voor gebruikt? Is dit data uit het verleden of heeft het ook nu toegevoegde waarde? Analyseer je eigen rapport of dashboard en bedenk de top 3 verbeteracties.

Stuurinformatie is niet statisch, die kun je per kwartaal, per maand, per week, per dag en misschien real-time tonen en analyseren. Je leert ook waarom ‘regelmatig’ niet 1x per jaar is en hoe je van statische naar dynamische dashboards kunt komen. Ook ga je onder begeleiding van de docent dwarsverbanden leggen. Zodat verborgen maar zeer waardevolle informatie en inzichten boven tafel kunnen komen. En daar zit de kern van prestatieverbetering: steeds diepere en verfijndere inzichten opdoen en bespreken.

Hoe zet je de data klaar (ontsluiten) en bouw je een goede data-infrastructuur op? Hoe maak je de data geschikt voor dashboarding en data analyse? Wat zijn daarbij de grootste valkuilen? Performance management kan niet zonder data uit verschillende systemen en daarom moet het onderwerp datawarehousing in deze cursus ook aan de orde komen.

Waar zit de data precies ‘verstopt’ en hoe kun je die data makkelijk ontsluiten, verbinden (combineren) en de dwarsverbanden analyseren? Hoe stel je uniforme definities op? Het gebruik van spreadsheets is daarbij niet verboden maar ook niet aan te raden. Want die zijn erg foutgevoelig, bewerkelijk en niet geschikt voor grote hoeveelheden data. In deze module krijg je de belangrijkste argumenten te horen waarom je een datawarehouse zou moeten hebben, hoe het werkt en wat precies de voordelen zijn.

De docent demonstreert live de werking van een KPI dashboard. Hiermee wordt de vertaalslag van het oude proces naar dynamisch sturen goed zichtbaar. Aansluitend kom je in aanraking met de 25 belangrijkste data-analysetechnieken. Welke staan nu tot je beschikking en hoe kies je daarin? Wat is big data en hoe verwerk je die in het kader van betere prestaties. Je werkt tijdens deze module ook aan een praktijkopdracht: transformeer je oude rapportage naar een cool, actiegericht dashboard. De docent en de andere deelnemers geven je na afloop van deze opdracht feedback en waardevolle tips.

Hoe ga je datagedreven werken en wat houdt dat in de praktijk in? Wat komt er bij kijken wanneer je meerdere processen, systemen op elkaar laat aansluiten? Wat als prestatie-informatie transparant wordt en door iedereen kan meekijken? Hoe moet je omgaan met het ‘verlies’ aan macht of status bij medewerkers en in het bijzonder leidinggevenden? In deze module leer je de samenhang kennen tussen datagedreven werken en performance management. Je zult gaan zien dat hier in de praktijk eigenlijk geen verschil tussen is.

Tijdens deze module staat performance behavior centraal: welk gedrag mag of moet je verwachten van je mensen als het gaat om prestatieverbetering? Hoe krijg je mensen in beweging richting gewenst gedrag? Samen met de docent verken je alle relevante aspecten van de gedragscomponent van performance management. Hoe ga je met elkaar het gesprek aan over de cijfers in relatie tot de doelen, normen en targets? Hoe kun je leren om feedback te geven maar die ook te ontvangen.

Onder begeleiding van de docent ga je een simulatie maken van een proces in een hotel of restaurant. Zo leer je op glasheldere wijze de gedragscomponent kennen en ga je de relatie tussen KPI’s en gedrag begrijpen en leren toepassen.

Performance management doe je niet eenmalig, maar is eigenlijk een continue leercyclus. Je maakt plannen, voert die uit, controleert de plannen ten opzichte van de uitvoering, je bespreekt de resultaten met het team en je gaat bijstellen en bijsturen. Dat is de PDCA-methode in een notendop. Hoe koppel je KPI’s, monitoring en evaluatie aan een leercyclus zoals PDCA? Welke maatregelen neem je en welke effecten kun je verwachten? Ben je daadwerkelijk op het spoor van continu verbeteren? Deze module dompelt je onder in alle facetten van een datagedreven PDCA.

Wat zijn de grootste obstakels en valkuilen als het gaat om performance management? Het willen weten en er iets mee willen doen vereist commitment, maar hoe kweek je die? Hoe zorg je dat je mensen betrokken zijn of worden bij de organisatie en haar missie? Hoe stel je met elkaar prioriteiten en hoe ga je daadwerkelijk het verschil maken?

Performance management in zeer rustig vaarwater heeft nauwelijks zin. Je kunt dan net zo goed in een spreadsheet wat in elkaar gaan knutselen. Wat maakt nu het verschil tussen bedrijven die duurzaam groeien en organisaties waar de groei stokt? Welk niveau wil jij en je organisatie bereiken?