Nieuw BI platform | Groothandel | Kwaliteit van processen omhoog
Een groothandel benaderde Passionned Group voor een adviserende rol bij het selecteren van een nieuwe BI-oplossing.

BI & Analytics Guide

Stuurinformatie beter ontsluiten uit het datawarehouse

Een groothandel wil grote verbeteringen aanbrengen in de manier waarop zij stuurinformatie ontsluit uit het datawarehouse. Zij wil sneller over de juiste informatie beschikken. Met onder andere als doel de kwaliteit van de processen en die van de totale organisatie te verhogen. Het einddoel is een slimme, intelligente organisatie die informatie consequent gebruikt voor analyse en actie.

Adviserende rol bij het selecteren van nieuwe BI-platform

De groothandel benaderde Passionned Group voor een adviserende rol bij het selecteren van een nieuwe BI-oplossing. Een die snel, betrouwbaar en gemakkelijk informatie ontsluit en flexibel kan presenteren. De huidige oplossing, gebaseerd op Business Objects software, kent een aantal zwakheden:

Uit bovenstaande lijst blijkt dat het niet mogelijk is om snel en eenvoudig gegevens op te halen en te presenteren. De groothandel wil het voorbeeld volgen van een zorgverzekeraar, die datagedreven werken heeft omarmt en wil komen tot een slimmere organisatie.

Aanpak voor de groothandel

Passionned Group organiseerde eerst een meeting met de stuurgroep. Dit om te zorgen dat de juiste zaken worden onderzocht en de juiste mensen bij het project worden betrokken. Daarna stelde het team de nieuwe wensen en criteria voor BI vast. Het team ging verschillende gebruikersgroepen langs. Denk dan aan de directie, (senior) management, de key-users en ICT. Vragenlijsten, interviews en opleidingen en workshops met de diverse gebruikers(groepen) hebben goed zicht gegeven op de totale requirements.

Zo kon het team direct vaststellen welke leveranciers op basis van deze requirements bij voorbaat afvallen. Hierbij is gebruik gemaakt van het BI Tools lijst van Passionned Group. Daarnaast is aanvullende informatie van een aantal (nieuwe) leveranciers verkregen. Leveranciers die speciaal op Microsoft SQL Server afgestemde tooling bieden.

Vier leveranciers bleven over: Microsoft BI, Oracle BI, Tibco en SAS Data Management. De laatste twee scoorden op een aantal punten net even minder dan de eerste twee. Het team nodigde Microsoft en Oracle uit voor een live demonstratie van hun BI platform. De oplossing van Oracle werd na afloop unaniem gekozen als beste. Daarna voerde het team een proof-of-concept (PoC) uit met Oracle. Tijdens de PoC testte het team de kritische functionaliteit uitvoerig. Tot slot heeft er nog een referentiebezoek plaatsgevonden bij een organisatie die al met Oracle BI Server werkt.

Op het hoofdkantoor wordt het meest gewerkt met Cognos en Information Builders. In een aantal sessies heeft het team het selectieproces met het hoofdkantoor in Duitsland besproken.

Kritische functionaliteit van een nieuw BI platform

Hieronder beschrijven we de geïnventariseerde wensen en eisen.

1. Ketenintegratie

Informatie moet ook naar partners ontsloten kunnen worden. Denk dan aan klanten, leveranciers, zorgverzekeraars en andere partners. Deze partijen moet straks kunnen inloggen op een beveiligd deel van de website van de groothandel. Ze krijgen alleen toegang tot informatie waar zij recht op hebben. Het nieuwe BI-platform moet zowel voor intern als extern gebruik geschikt zijn. Dit houdt onder andere het volgende in:

2. Reponstijd

De responstijd van standaard rapporten moet sterk verbeteren. De verwachting is dat analytics oplossingen die rolgebaseerde rapportages en dashboards by design ondersteunen, goed kunnen bijdragen aan een betere performance. De gebruikers van het managementdashboard en de rapporten zien dan alleen die informatie die voor hem of haar belangrijk is. Daardoor worden de rapporten en dashboards veel kleiner en het systeem reageert veel sneller.

3. Ondersteuning door marktpartijen “om de hoek”

Het is altijd erg lastig om specialisten te vinden die kennis hebben van zowel BusinessObjects als Analysis Server. Vooral de interface tussen BusinessObjects en de OLAP kubussen was vaak een probleem. De nieuwe leverancier is dus een bekende speler in de Nederlandse markt. En er zijn voldoende (gecertificeerde) partners.

4. Inzichten éénmalig definiëren en hergebruiken

Inzichten moet je éénmalig willen definiëren en kunnen hergebruiken in de totale BI omgeving. Dit geldt zowel voor de definitie van KPI’s als bijbehorende opmaak. Veel KPI’s berekenen ze nu elke keer opnieuw in verschillende rapporten. Dat kan handiger. Je verkort de ontwikkeltijd van rapporten aanzienlijk wanneer je objecten kunt hergebruiken. Daarbij wil je dat de opmaak en lay-out van deze objecten beschikbaar blijft. Denk bijvoorbeeld aan een lijngrafiek met het marktaandeel in de extramurale markt van de afgelopen 13 maanden. Of een tabel met de top 10 geneesmiddelen in een bepaalde periode. Die inzichten gebruikt vrijwel iedereen in de organisatie. Maar elke gebruiker wil net weer een andere filter.

5. Alerting en notification

Bij de gebruikers is grote behoefte aan alerting en notification functionaliteit. Vooral voor management by exception doeleinden voegt deze functionaliteit veel waarde toe. Denk dan bijvoorbeeld aan klanten waar de substitutiegraad plotseling daalt. De verantwoordelijken hiervoor krijgen automatisch een berichtje toegestuurd. Ook informatie over concurrerende groothandels kan van groot belang zijn om direct naar gebruikers toe te sturen.

6. Aanpasbaarheid rapporten

De eindgebruiker moet zelf rapporten kunnen aanpassen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het selecteren van een andere periode, afnemer, product et cetera. Dit moet eenvoudig te doen zijn voor een eindgebruiker terwijl die niet alle details van de tool kent.

7. Microsoft compatibel

Aansluiten op SQL Server is vereist en aansluiten op de OLAP kubussen is gewenst. De kubussen bieden specifieke functionaliteit die de gebruikers niet graag willen missen.

8. Portal integratie

Integratie met Websphere is gewenst om aan te sluiten op de beschikbare informatie in het portal. Hier kunnen klanten nu al informatie inzien.

Analyse van kandidaten

Het team maakte een eerste selectie op basis van de wensen en eisen voor de nieuwe BI tool. Ze gebruikten de lijst met leveranciers die in het BI & Analytics Guide uit onze kennisbank aan bod komen. Het rapport geeft een uitgebreide analyse van de leveranciers. Voor deze opdracht is het aantal leveranciers uitgebreid met drie extra leveranciers. Zij die goed kunnen samenwerken met Analysis Services van Microsoft. Dit zijn: Outlooksoft, BizzScore en Panorama. Nu volgen de leveranciers die na deze analyse afvallen. Ze scoren onvoldoende op de vastgestelde criteria.

5. Advies shortlist BI tools

Door de afvallers blijven er nog vier leveranciers over. Ze sluiten goed aan op de wensen en eisen die de groothandel stelt aan de nieuwe BI tool. Ze missen op het eerste gezicht geen noodzakelijke functionaliteit. En ze hebben bij grotere aantallen gebruikers een interessante prijsstelling. Het gaat om:

  1. Microsoft BI
  2. Oracle BI
  3. Information Builders
  4. SAS software

SAS en Information Builders leveren vrijwel uitsluitend ETL en Business Intelligence toepassingen. Dit is anders dan bij Oracle en Microsoft die ook heel veel andere software aanbieden. Omdat het datawarehouse in SQL Server van Microsoft is gebouwd, zou de voorkeur kunnen uitgaan naar Microsoft.

Vergelijking van de 4 BI software leveranciers
Figuur 1: Vergelijking van de 4 BI software leveranciers – Microsoft, Oracle, SAS en Information Builders. Bron: De BI & Analytics Guide™

De volgende kanttekeningen kun je daarbij maken:

Bij SAS zijn de volgende kanttekeningen te maken:

Bij Information Builders zijn de volgende kanttekeningen te maken:

Bij Oracle zijn de volgende opmerkingen te maken: scoort op gebruiksvriendelijkheid bijna maximaal.

6. Advies Proof-of-concept

Het team nodigde de eerste twee partijen uit de tabel uit voor een presentatie en live demonstratie. Ze kregen anderhalf uur de tijd en beschikten over de gegevens van de groothandel. De presentaties zijn bijgewoond door enkele key-users, ICT (management), de projectmanager Business Analytics en de consultant van de Passionned Group. De aanwezigen vulden na afloop een evaluatieformulier in. De scores laten een zeer duidelijke voorkeur zien voor de Oracle oplossing:

De groothandel nodigt Oracle uit voor een volgende stap: de PoC. Daarbij moet zij in elk geval één business case realiseren, denk bijvoorbeeld aan de overheidsrapportage. Met de PoC kijken we of Oracle aan de verwachtingen voldoet. Wanneer de resultaten van de PoC niet goed zijn, dan nodigen we de ‘second-best’ uit voor een PoC.

7. Resultaten Proof-of-concept

Nu volgt een overzicht van de resultaten van de PoC. De meest kritische functionaliteit is getest. Uit de opsomming blijkt dat het implementeren van Oracle succesvol zou moeten kunnen verlopen.

Uit bovenstaande resultaten blijkt dat Oracle BI Server (OBIEE) ruimschoots voldoet aan de belangrijkste eisen van de groothandel. Het is daarom niet zinvol om ook nog een PoC met Microsoft uit te voeren.

Opleidingen
Kennisbank
Advies
Interim

Deze organisaties gingen je voor

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met nieuw bi platform (groothandel) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

Neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
16
EDIT POST