Workflow Management (WFM)

Met workflow management (WFM) kunt u uw processen meer integraal gaan sturen en de werkstromen in uw organisatie verbeteren. Zodoende kunnen medewerkers, managers en klanten aanvragen beter volgen in het totale proces, snellere doorlooptijden realiseren omdat beter gebruik kan worden gemaakt van bestaande resources en bepaalde taken parallel uit kunnen voeren.

Processen via internet ondersteunen

Klanten kunnen dan via internet inzicht verkrijgen in de status van hun aanvragen, onder andere door hen ontvangstbevestigingen te sturen van hun aanvraag en hen op de hoogte te houden van de status van de aanvraag bijvoorbeeld door een functie te implementeren als ‘tracking en tracing’.

Coördinatieproblemen en lange doorlooptijden

Met workflow management (WFM) gaan we coördinatieproblemen te lijf die ongemerkt een organisatie kunnen doen verstikken. Het gaat dan om een hoog gehalte aan bureaucratie waarbij veelvuldige - vaak onnodige - controles plaatsvinden met starre procedures en lange doorlooptijden.

Verbeteren kwaliteit van dienstverlening

Met een workflow managementsysteem ontlasten we de geheugenfunctie van medewerkers door kleine lastige coördinatieklusjes - zoals het continu in de gaten houden van deadlines of het distribueren van werk naar andere diensten of afdelingen - te automatiseren. Het gaat hier om het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, het verminderen van de doorlooptijden en het meer vraaggestuurd inrichten van de processen.

Workflow management is daarom een prima instrument dat goed past binnen het domein van procesmanagement.

Mogelijkheden van workflow management

WFM biedt een organisatie de volgende mogelijkheden:

• Omslag van functioneel naar procesgericht werken: door de werkstromen binnen de organisatie van begin tot eind, in detail in kaart te brengen en in een WFM systeem in te brengen kan een omslag worden bereikt van functioneel naar proces- en klantgericht werken.
  
  
• Routeren van werk: in het WFM systeem wordt de procesvolgorde vastgelegd, waardoor deze 'weet' wie de volgende schakel in het proces is en tevens bijhoudt welk deel van het werk is voltooid.
  
  
• Het verminderen van doorlooptijden: doordat de organisatie zich organiseert rondom processen in plaats van afdelingen komt het proces centraal te staan waardoor ‘muren’ rondom diensten en afdelingen geslecht kunnen worden. Daardoor kan de doorlooptijd van aanvragen sterk afnemen en kunnen klanten doorgaans veel sneller geholpen worden.
  
  
• Betere toewijzing van resources: het WFM systeem ‘weet’ wat de capaciteiten zijn van de medewerkers in kwantitatieve (aantal werkuren) als kwalitatieve (kennis, vaardigheden, autorisatie) zin. Hierdoor kunnen de medewerkers van de organisatie beter worden ‘benut’ en kan de werkdruk beter worden gespreid. Werkzaamheden kunnen parallel worden uitgevoerd en hierdoor worden weer bottlenecks voorkomen waardoor de doorlooptijd kan verminderen.
  
  
• Automatisch opschalen: door gebruik te maken van specifieke regels kan het WFM systeem een aanvraag automatisch opschalen naar een hoger of meer specialistisch niveau in de organisatie. Bijvoorbeeld wanneer het een vergunningaanvraag betreft voor de productie of distributie van goederen waarvan vermoed wordt dat er groot gevaar kan bestaan voor de volksgezondheid binnen de gemeenschap.
  
  
• Tonen van de voortgang van aanvragen: ieder moment kunnen we zien waar een aanvraag zich in het proces bevindt, en voor hoelang. Zodoende kan men de voortgang in de gaten houden, belanghebbenden de status (regelmatig) bekend maken en tonen waar de aanvraag zich in het proces bevindt. Eventueel kunnen we op basis van historische gegevens de klant een indicatie geven wanneer het product geleverd zal worden.
  
  
• Operationele informatie over het proces: per aanvraag of voor een verzameling aanvragen kunnen we (gemiddelde) doorlooptijden laten berekenen, of de werkvoorraad / werkdruk per afdeling of medewerker laten tonen.

Verminder het aantal fouten in het proces

Door de mogelijkheden van workflow management kan wellicht ook het aantal fouten en daarmee het rework in het proces afnemen. De processen kunnen immers veel meer gestroomlijnd verlopen, dat wil zeggen volgens een vaste structuur en veranderbare regels, die we relatief gemakkelijk kunnen aanpassen.

Waarom Passionned?

Lees hier waarom onze klanten onze dienstverlening waarderen met het cijfer acht of hoger. Doe inspiratie op van 'best practices' over workflow management in verschillende sectoren. En schrijf u alvast in voor onze nieuwsbrief of neem contact met ons op.