Enterprise architecture | BI | workflow | Enterprise portals

Enterprise architecture: BI, workflow en enterprise portals

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

In een Enterprise Architectuur staat de vraag van de klant centraal. De processen dienen dusdanig te worden ontworpen dat ze de vraag en klantsituatie snel en grondig in kaart brengen: procesmanagement. Input voor deze processen is de klantvraag en het aanbieden en leveren van producten en diensten vormen de Output die deze vraag vervuld.

Enablers

Om het product tot stand te brengen zijn er vervolgens middelen nodig (Enablers). Deze bestaan op hoofdlijnen uit Natuur, Arbeid, Kapitaal, Informatie en Techniek (ICT). Verder zijn er voorwaarden en beperkingen (Guides). Deze bestaan uit business rules, wet- en regelgeving, architectuurprincipes, normering en standaardisering.

Enablers voor de klant

Verandering in de bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering moet vervolgens worden gebaseerd op een aantal principes die de realisatie van “meer snelheid, hogere kwaliteit tegen minder kosten” mogelijk maken, bijvoorbeeld:

  • Procesgang automatiseren waar mogelijk;
  • Rolgebaseerd: eenvoud, hergebruik, gebruiksgemak en tijdwinst;
  • Het werk in één keer goed doen (voorkomen van rework);
  • Niet meer dan genoeg op het juiste moment produceren: beslissingen in het proces ondersteunen met slimme business intelligence

Om goed in te spelen op de meer of minder zelfredzame klant wordt in het klantcontact het “Click, Call, Face, Click” principe toegepast. Er wordt gestuurd op zoveel mogelijk zelfredzame klanten via de website (Click). Aan telefoon (Call) en loket (Face) wordt dezelfde webtoegang gebruikt.

De complexiteit en het meerjaren karakter van dit soort ingrijpende veranderingen in de inrichting van de primaire processen vereist een overkoepelende proces- en informatiearchitectuur.

De hoofdcomponenten

Dit vormt de basis van Alignment en werken onder architectuur. Hoofdcomponenten in deze architectuur zijn:

Werken onder architectuur van essentieel belang

Om in complexe situaties en grote veranderingstrajecten in de juiste richting te koersen en op koers te blijven, is werken onder architectuur van essentieel belang om de voordelen van flexibiliteit, hergebruik en interoperabiliteit te verkrijgen.

Vergaande automatisering in een gelaagde architectuur zal betrouwbaarheid doen toenemen. Uitwisseling van informatie tussen de diverse lagen (systemen) is bij voorkeur onafhankelijk van de systeem implementaties.

Dit vereist een informatiearchitectuur die is gebaseerd op services georiënteerde systemen en koppeling daartussen op basis van (standaard)berichten. Dit wordt vaak als een Services Oriented Architecture (SOA) aangeduid.

Bij werken onder architectuur worden de principes opgesteld om onnodige investeringen tegen te gaan en de ´time to market´ van projecten aanzienlijk te verkorten.

Enterprise portals

Enterprise portals - portlets & webpartsEnterprise portals bieden enerzijds gecentraliseerde, directe toegang tot relevante informatie en bedrijfsapplicaties via intra- of beveiligde extranets en anderzijds zorgen enterprise portals dat nieuwe of gewijzigde informatie – of een verwijzing ernaar – op periodieke basis verstuurd wordt naar de gebruikers (alerting & notificatie).

Glas-in-lood-raam – portlets & webparts

Aan de buitenkant ziet een enterprise portal eruit als een soort glas-in-lood-raam waarbij de kleine venstertjes – de zogenaamde portlets of webparts – binnen het raam de verschillende onderdelen van het enterprise portal vertegenwoordigen. Vaak kunnen gebruikers zelf aangeven welke onderdelen ze nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. Niet iedereen zal alle onderdelen nodig hebben.

Achter dat enterprise portal raam bevinden zich – zichtbaar of onzichtbaar – diverse onderdelen die verdeeld kunnen worden in drie hoofdgroepen: functionaliteiten, infrastructuur & integratie en content.

Gepersonaliseerde toegang tot applicaties en informatie

Door adequate personalisatie kan men informatie snel consumeren en daarop ook snel actie ondernemen, onder meer omdat relevante applicaties in het enterprise portal zijn geïntegreerd. Werkprocessen, applicaties, kennis en informatie zijn dan altijd onder handbereik en door die integratie kunnen bedrijfsprocessen veel sneller worden uitgevoerd dan voorheen.

Geen noodzaak tot vergaande reorganisaties

Met een enterprise portal kan de organisatie niet alleen een integraal beeld krijgen van de klant, maar ook integraal processen sturen (workflow management) en integrale gegevens uitwisselen en distribueren (applicatie-integratie). Vrijwel alle processen uit de front- en backoffice kunnen met verschillende technologieën aan elkaar gekoppeld worden. We kunnen zo nieuwe bedrijfsprocessen inrichten, zonder de noodzaak van vergaande reorganisaties. Lees ook onze weblog: Organisatie of reorganisatie – samenwerken.

Enterprise portals: razendsnel kunnen reageren

De backoffice – met vaak vele legacy-systemen – kan dan grotendeels ongewijzigd blijven, maar in de frontoffice – waar het klantcontact plaatsvindt  – weten we veel meer eenheid te creëren door een enterprise portal. Hierdoor kan een bedrijfsprocesomgeving ontstaan waarbij de oren en ogen, het brein en de handen en voeten van de organisatie – als ware het één proces – ‘razendsnel’ kunnen reageren op ontwikkelingen in de markt, bij klanten of in de organisatie.

Klanten en leveranciers toegang verschaffen tot het portal

Een nog hoger tempo van organiseren – en wendbaarheid – kan worden bereikt wanneer klanten en leveranciers via internet toegang wordt verschaft tot delen van het enterprise portal. Alle ingrediënten om effectieve e-business of elektronische dienstverlening mogelijk te maken zijn dan in optima forma aanwezig en veel taken kunnen dan worden ‘uitbesteed’ aan zakenpartners. De organisatie wordt niet meer primair bediend door medewerkers maar ook door klanten en leveranciers. De virtuele intelligente organisatie is geboren.

Advies & begeleiding

Wilt u advies en begeleiding bij de implementatie van uw enterprise portal? Wij zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, zowel met betrekking de technologie, maar ook de nieuwste organisatorische trends en concepten.

Workflow Management

Workflow management kan de efficiency in uw organisatie drastisch verbeteren. Geen papieren dossiers meer. Met een enkele muisklik stuurt de gebruiker het proces. Medewerkers en managers kunnen echt samenwerken. Maar u vraagt zich af wat daarbij komt kijken. Mogelijk zoekt u oplossingen en wilt u weten welke tools er op de markt zijn. U wilt de voordelen weten, deze benutten en gemakkelijker waarde toevoegen in uw bedrijfsprocessen.

De voordelen van workflow management

  • papieren dossiers behoren tot de verleden tijd
  • snellere doorlooptijden in het proces: van enkele weken tot enkele uren
  • beter inzicht in de verbetermogelijkheden
  • medewerkers kunnen veel slimmer samenwerken
  • parallel uitvoeren van taken
  • beter gebruik maken van bestaande resources
  • minder fouten

Hoe werkt het?

In de afbeelding hieronder vraagt de klant om een dienst of een product van uw organisatie. Afdeling 1 neemt de aanvraag in ontvangst en registreert eventueel aanvullende gegevens of verzoekt de klant om nadere informatie als de aanvraag niet compleet is. Afdeling 1 is onder andere verantwoordelijk voor de distributie van het werk. In het workflow systeem kan afdeling 1 de bezetting zien van alle andere afdelingen en kan op basis daarvan de aanvraag doorzetten naar een afdeling. De aanvraag gaat naar die afdeling die het minste werk heeft en de beste expertise in huis heeft om de aanvraag inhoudelijk in behandeling te nemen. De blauwe map is de originele aanvraag; de rode map is het product of dienst waar de klant om heeft gevraagd (bijvoorbeeld een vergunning).

Workflow management: hoe werkt het?

In sommige gevallen dient de aanvraag of het product of de dienst terug te gaan in het proces; er ontstaat rework. Met workflow management kan dat worden voorkomen.

Verbeteren kwaliteit van dienstverlening

Met een workflow management systeem ontlasten we dus de geheugenfunctie van medewerkers door kleine lastige coördinatieklusjes – zoals het continu in de gaten houden van deadlines of het distribueren van werk naar andere diensten of afdelingen – te automatiseren.

Het gaat hier om het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, het verminderen van de doorlooptijden en het meer vraaggestuurd inrichten van de processen. Workflow management is daarom een prima instrument dat goed past binnen het domein van procesmanagement.

Verminder het aantal fouten in het proces

Door de mogelijkheden van workflow management kan wellicht ook het aantal fouten en daarmee het rework in het proces afnemen. De processen kunnen immers veel meer gestroomlijnd verlopen, dat wil zeggen volgens een vaste structuur en veranderbare regels, die we relatief gemakkelijk kunnen aanpassen.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met enterprise architecture (bi) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15