Een slimmere organisatie bouwen met rolgebaseerde portals | Case

Een slimmere organisatie bouwen met rolgebaseerde portals

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Hoe kunt u meer grip krijgen op de bedrijfsprocessen en uw onderneming omtoveren naar een organisatie waarbij de klant centraal staat? Het idee van de rolgebaseerde portals kan u op andere gedachten brengen en een frisse kijk geven op uw organisatie.

De klant centraal stellen

Tegenwoordig is het voor elke onderneming belangrijk om de klant centraal te stellen. Het draait erom dat ondernemingen goed luisteren naar de klant, begrijpen wat de klant nodig heeft en de klant snel op zijn wenken bedient. Het is de wens van alle ondernemingen, zowel profit als non-profit, om daarin te excelleren en zich hierdoor te onderscheiden van de concurrentie.

Ondernemingen kunnen alleen excelleren wanneer zij hun medewerkers het mandaat en het gereedschap geven dat slimmer werken mogelijk maakt. Een belangrijke randvoorwaarde om dit te bewerkstelligen is de invoering van procesmanagement zodat op een consistente manier met de klant om kan worden gegaan.

Uniform en gemeenschappelijk beeld

Het is bovendien belangrijk om een uniform en gemeenschappelijk beeld te hebben van de klant (CRM), te weten welke afspraken er zijn gemaakt en welke communicatiekanalen ter beschikking staan om met de klant zaken te doen. Het is daarom belangrijk om de correcte informatie tijdig op de juiste plek beschikbaar te hebben. Dat is de aanleiding dat software in toenemende mate rolgebaseerd wordt gebouwd. Uiteraard kan er alleen succes worden geboekt als aan alle randvoorwaarden is voldaan, zoals het aanwezig zijn van een doordachte strategie, leiderschap, motivatie en een strakke interne organisatie.

Rolgebaseerd portal

Een ander aspect dat speelt is de grote diversiteit van functionele systemen in een onderneming waardoor het werk van medewerkers ernstig wordt belemmerd omdat de medewerkers de systemen moeten napluizen naar gegevens die nodig zijn om de klant adequaat te kunnen helpen. Het rolgebaseerd werken kan hierin een belangrijke verlichting geven bij het opzoeken en combineren van gegevens door de relevante informatie samen te brengen in een rolgebaseerd portal.

Ook vanuit het perspectief van de “user experience” en het gemak waarmee medewerkers snel en overzichtelijk toegang moeten krijgen tot de benodigde informatie is er een grote behoefte om te werken met een rolgebaseerd portal. De medewerker moet vanuit het portal makkelijker door de diverse bedrijfsprocessen kunnen navigeren en alle informatie tot zijn beschikking hebben om beslissingen te kunnen nemen die bijdragen aan een tevreden klant. De eilanden in de onderneming worden dan met elkaar verbonden door het rolgebaseerde portal. Uit onderzoek blijkt bovendien dat medewerkers veel efficiënter werken als de informatie afgestemd is op hun rol(len) die zij binnen de organisatie vervullen.

Wat willen we nu bereiken?

In de kern willen we met de rolgebaseerde portals bereiken dat de medewerkers samenwerken in een harmonieus en integraal proces dat ertoe bijdraagt dat op een efficiënte en effectieve wijze waarde wordt toegevoegd voor de klant. Dan ontstaat er echte communicatie: met elkaar verbonden worden en verbonden zijn.

De doelstelling is een betere besturing van de bedrijfsprocessen door een slimme workflow waarbij het primaire proces leidend is en de medewerkers ondersteund worden door rolgebaseerd portals en eenduidige stuurinformatie. Dit alles zal ondermeer leiden tot een administratieve lastenverlichting en een belangrijke waardevermeerdering voor de klant door lagere kosten, een hoger serviceniveau en snellere “time to market” van een klantoplossing.

Hoe werkt het in de praktijk?

Het is eerst belangrijk om uit te leggen wat er onder een rol wordt verstaan. Een rol is iemand die een bepaalde taak vervult in een proces om waarde toe te voegen voor de onderneming, dit kan formeel of informeel zijn. Het rolgebaseerd werken is de sleutel tot een zeer gebruiksvriendelijk systeem waarin gebruikers intuïtief hun weg kunnen vinden.

Dit houdt in dat elke medewerker alleen die informatie ziet en de functionaliteit krijgt die voor het uitvoeren van de rol nodig is, dus afgestemd op zijn of haar taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De gebruiker hoeft niet meer te zoeken naar informatie, maar deze wordt op zijn scherm weergegeven zodat er direct actie ondernomen kan worden. De autorisatie zit als het ware ingebakken in de rol en het portal, waardoor het niet meer nodig is om autorisaties in te regelen.

Het scherm fungeert als doorvoerluik naar achterliggende functionele systemen. Het moeten werken met allerlei vaak gebruiksonvriendelijke systemen behoort daarmee tot het verleden. In een rolgebaseerd scherm staat bijvoorbeeld de werkvoorraad voor een bepaalde rol die verwerkt moet worden zodat een volgende stap wordt gemaakt in het (klant)proces. Het systeem geeft gebruikers één portal als primaire werkomgeving waar ze met elkaar kunnen samenwerken. Daarnaast kunnen alle medewerkers in het bedrijf inclusief het management en teamleiders in hun rolgebaseerde portal de dashboards aanklikken en direct de voor hen relevante KPI’s zien in de vorm van meters en grafieken.

Eén muisklik

Met één muisklik kan men de informatie analyseren, filteren en onderliggende gegevens inzien. Zo heeft iedereen de beschikking over alle informatie die nodig is om actie te nemen op afwijkingen in het proces en wordt zodoende de PDCA cyclus gesloten. Het rolgebaseerd werken zorgt ervoor dat alle dagelijkse taken en belangrijkste managementinformatie in één oogopslag overzichtelijk gepresenteerd worden aan de gebruiker, die vanuit dit portaal al zijn werkzaamheden met enkele klikken kan uitvoeren.

De voordelen van het rolgebaseerd werken kan worden getypeerd met de drie woorden: Eenvoud, Tijdwinst en Kwaliteit.

Hoe kan Passionned Group u hiermee helpen?

Passionned Group kan u helpen met het stroomlijnen van de (klant)processen en het in kaart brengen van de rollen in uw onderneming, een blauwdruk maken van de rolgebaseerde portals en de integratie met de systemen in het achterland. Bovendien kan Passionned u helpen bij het definiëren van de belangrijkste kritieke prestatie indicatoren voor het kunnen (bij)sturen van de processen en last but not least het meten van het succes van uw onderneming.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met een slimmere organisatie bouwen met rolgebaseerde portals (case) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15