Foto van uw (BI) organisatie? | Onze Business Intelligence scan

Maak een foto van uw (BI) organisatie

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Een belangrijk euvel, ook in de publieke sector, is het ontbreken van samenhang in programma’s en projecten, in het bijzonder op het vlak van technologie en organisatieontwikkeling. Dat leidt ertoe dat programma’s en projecten elkaar in de weg kunnen zitten, of zelfs tegengestelde doelen nastreven, of een veel te hoge ambitie hebben. Dat kost handenvol geld omdat programmadoelen en de gewenste veranderingen niet, later of tegen veel hogere kosten of een lagere kwaliteit worden gerealiseerd.

Sturen op samenhang

We kunnen veel meer sturen op samenhang, wanneer we inzicht hebben in waar de organisatie staat op bepaalde vlakken, waar ze naartoe wil en welke stappen daarvoor genomen moeten worden. In het GSM-model richten we ons op de aspecten die doorslaggevend zijn voor leiderschap, organisatieontwikkeling, besturing en digitalisering binnen organisaties.

Vijf dimensies

Het model is opgebouwd uit vijf dimensies:

  1. Organisatie: hoe is de structuur van de organisatie vormgegeven, welke cultuur en oriëntatie hebben we, hoe sterk is de interne politiek en hoe ziet de omgeving van de organisatie er uit?
  2. Management: op welke manier sturen we onze mensen aan en besturen we de organisatie?
  3. Technologie: welke technologie is er nodig om de organisatie en het management te ondersteunen in hun taken en zelfs op een hoger niveau te kunnen brengen?
  4. Informatie: hoe is de informatiehuishouding georganiseerd? In welke vorm en met welke frequentie verspreiden we stuurinformatie? Kennen we onze doelgroep(en) en is de informatie daarop afgestemd?
  5. Mens: hoe geven we de ontwikkeling van onze medewerkers vorm? hoe belonen we onze medewerkers? Welke ‘incentives’ hebben wij ontwikkeld voor onze medewerkers?

Elke dimensie kent diverse kenmerken. Deze zijn voor elk niveau ingevuld als karakteristiek. De niveaus die we hier hanteren komen grotendeels overeen met die van het INK-model. In het GSM-model hebben we echter een niveau 0 toegevoegd. Er zijn immers organisaties die zelfs niveau 1 van het INK-model niet hebben bereikt. Ook zijn niveau 4 en 5 van het INK-model hier samengevoegd tot één niveau. Die niveaus vertonen ons inziens veel overlap.

Een “foto” van uw (BI) organisatie

Passionned Group gebruikt het GSM-model om een “foto” te maken van de business intelligence organisatie. Eerst wordt in een organisatie de huidige positie bepaald ten aanzien van de verschillende dimensies en kenmerken. Dit geeft een beeld van waar de organisatie staat en op welk niveau de organisatie zich bevindt (maturiteit van de verschillende dimensies). De tweede stap is het gewenste ambitieniveau te bepalen voor de komende jaren en weer voor dezelfde dimensies. Waar willen we over bijvoorbeeld drie jaar staan? Op basis van de twee posities – huidig en gewenst – kunnen we voor elk kenmerk en dimensie het volgende achterhalen:

  • Balans binnen de dimensies: bestaat er veel verschil in ontwikkeling binnen de verschillende onderdelen van één dimensie? Dan moeten we onze aandacht en inspanning tijdelijk verschuiven van de sterkere naar de achtergestelde punten. In het afgebeelde GSM-model zien we bijvoorbeeld dat het cultuuraspect binnen de dimensie organisatie achtergesteld is. Deze achterstand zal eerst moeten worden weggewerkt voordat de dimensie organisatie in zijn geheel verder kan groeien en verbeteren.
  • Balans tussen de dimensies: bestaat er een onevenwichtige situatie tussen technologie en organisatie? In het GSM-model zien we bijvoorbeeld dat de dimensies informatie en mens (sterk) zijn achtergebleven bij de overige dimensies. Daar zullen we onze inspanning dan de komende tijd in moeten steken. Breng de dimensies eerst in balans, focus op de onderdelen die achterblijven!
  • Te hoge ambities: het verschil tussen huidig en gewenst kan te groot zijn om binnen de gestelde periode in te lopen. Dit kunnen we vrij gemakkelijk achterhalen wanneer we op globaal niveau de projecten beschrijven, inclusief de daarbij benodigde menskracht, middelen, risico’s en resultaten. Er kan te weinig geld voorhanden zijn, of we ontberen resources, of de risico’s worden te groot om te dragen. Bij een te hoog ambitieniveau (te veel niveaus tegelijk willen nemen) kan het verleidelijk worden om stappen over te slaan. In het voorbeeld zien we een erg groot gat bij competenties. Een organisatie kan daardoor verleid worden om een niveau over te slaan. Op die manier probeert men dan laaghangend fruit te plukken van de volgende niveaus. De kans is alleen erg groot dat het nog niet rijp is.

De evaluaties van het GSM model zijn bijzonder lovend: “De opdracht is uitstekend uitgevoerd, scherpe adviezen en een prima samenwerking.” aldus Eric Ossel, directeur Middelen van de Gemeente Delft.

Investeren in zaken die er echt toe doen

Met behulp van het GSM model zijn we in staat om de meest kansrijke programma’s en projecten eruit te halen en verder uit te werken. Het herkennen van een slechte balans heeft als gevolg dat we zaken beter op elkaar kunnen afstemmen. Zodoende investeren we alleen in zaken die er echt toe zullen doen. Het heeft bijvoorbeeld totaal geen nut om zakenpartners aan te sluiten op ons informatiesysteem als we onze datakwaliteit niet op orde hebben. En een frontoffice op basis van klantpatronen heeft alleen zin als we de techniek in huis hebben voor extranets en workflow management.

Meer informatie? Neem contact op met Daan van Beek of Berdino Verweij.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met foto van uw (bi) organisatie? (onze business intelligence scan) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15