Sturen op rework | Outputsturing | Inputsturing

Stuur voor DE verandering eens op rework in plaats van output

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Er is al veel geschreven over het optimaliseren van processen en het voorkomen van verspilling. Er zijn meerdere aanpakken om dat te doen. Lean, Six Sigma, TQM, PDCA, business intelligence of een combinatie ervan. Alle theorie eromheen snijdt min of meer hout en is prachtig. De succesvolle praktijkvoorbeelden zijn er.

Wat is een ideaal proces?

De theorie kan afschrikken. Welke taal wordt nu goed begrepen en wat betekent een slim, slank & groen proces dan? Kunnen we Lean in een keer invoeren en hebben we dan een ideaal proces? Of moeten we niet soms eerst tot inzichten komen alvorens we weer een niveau verder kunnen optimaliseren?

Een ideaal proces is een proces waar geen enkele (energie)verspilling in zit (rework). Een proces waar wel veel verspilling in zit verloopt stroperig en kent waarschijnlijk ook veel ontevreden producenten (medewerkers in het proces) en consumenten (klanten van het proces). Het proces is niet duurzaam en niet slim.

Is verspilling eigenlijk wel erg?

Waarschijnlijk niet als uw bedrijf Apple heet. In dat geval zult u voorlopig genoeg winst maken op de enorm succesvolle iPad die de verspillingen in het niet doet vallen. Totdat er een of meer concurrenten op de markt komen die ‘oorlog’ met u gaan voeren.

Leuk om te weten

Dat is allemaal leuk om te weten maar hoe kan ervoor worden gezorgd dat er geen enkele verspilling in een proces kan optreden (de ambities zijn hoog). Dan kunnen we kijken naar de belangrijkste principes achter een proces.

Velen beginnen niet eens

Om verspilling van tijd, geld en energie te voorkomen, moet je vooraf weten of het een positief effect (succes) zal hebben. Dat kan je eigenlijk alleen weten als je het eerder gedaan hebt en er niets aan de context is gewijzigd. Je moet ooit een keer begonnen zijn met “beginnen” (velen beginnen niet eens en soms volledig terecht).

Soms maak je omwegen

Dat wat je doet doe je in stappen. Daarbij volg je soms geen rechte lijn, maar je maakt soms ook omwegen. Net als met de routenavigatie: de snelste weg is niet altijd de kortste weg. Maar, elke stap brengt je – hoop je – dichterbij je doel. In veel gevallen zijn er andere mensen bij dit proces betrokken. Je zult ze moeten informeren over het doel wat je voor ogen hebt, want er is een behoorlijk hoeveelheid intrinsieke motivatie nodig om mee te werken: je zult een relatie moeten opbouwen.

Verspilling treedt op

Hieruit extraheren we een aantal essentiële zaken: ervaring, effect, stappen, omwegen, doel, informatie, motivatie en relatie. Verspilling treedt vooral op wanneer:

  • er geen essentiële informatie wordt gedeeld – iemand doet of vergeet iets tegen collega’s te zeggen wat essentieel is
  • het doel onduidelijk is – in een proces is echter nooit alles 100% duidelijk, er moet dan (snel) kunnen worden gehandeld in lijn met het gewenste doel
  • er te weinig ervaring is in het proces – zet mensen met de juiste competenties en ervaring op de juiste plek
  • de stappen in het proces niet duidelijk zijn, in welke stap welke informatie of gegevens noodzakelijk zijn en hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld – stappen worden half uitgevoerd of zelfs overgeslagen
  • er geen goede relatie is om samen te werken (aan het doel) – om soepel te kunnen schakelen moet je elkaar respecteren, waarderen en moeten wederzijdse belangen en motivaties kunnen worden ingeschat
  • er geen afstemming (vooraf of tijdens de uitvoering) is over de ‘omwegen’ – er gebeuren altijd onverwachte dingen, je zult elkaar (tijdig) moeten informeren
  • de context wijzigt en het proces niet flexibel genoeg is – het proces wordt vlekkeloos uitgevoerd richting het doel, echter het doel is niet meer valide
  • het effect uitblijft – mensen gaan twijfelen aan het nut van hun activiteiten en toegevoegde waarde

Uw organisatie boekt klinkende resultaten

Wat kan hiervan geleerd worden? En wat kunnen we doen om verspilling tegen te gaan. Ook niet onbelangrijk: hoe kunnen we dat op zo’n efficiënt mogelijke manier doen. Allereerst is het handig om te weten hoeveel verspilling er eigenlijk in ons eigen proces optreedt. Dat betekent het definiëren en (continu) zichtbaar maken van rework en daarop gaan sturen met de plan do check act cyclus in onze broekzak.

Daarbij kan business intelligence een handig concept zijn om stuurinformatie te presenteren of uiteindelijk zelfs een onmisbaar instrument. Strategische doelen maken we helder in vijf stappen. Workflowmanagement en procesmanagement kunnen zorgen voor een glashelder flexibel proces en een goede leidraad voor het (her)verdelen van de werkvoorraden, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) evenals het delen van operationele informatie.

Gegevens worden slechts op één plek ingevoerd en op meerdere plekken hergebruikt. De omgeving van de organisatie wordt continu in de gaten gehouden (competitive intelligence) en uw organisatie weet zich hierop snel aan te passen. Er is een sterke cultuur gericht op samenwerken, informatie en kennis delen, (sociale) innovatie en de ontwikkeling van leiderschapskwaliteiten. Uw organisatie boekt keer op keer klinkende resultaten en is duurzaam en groen.

Heeft u het voor elkaar?

Heeft uw organisatie dat allemaal voor elkaar? Dan bent u waarschijnlijk een mooie kandidaat voor een intelligente organisatie, kijk dan eens op Business Intelligence Award.nl.

  1. […] Dit blogartikel was vermeld op Twitter door Menno Gijrath en Duurzaam webwinkelen, Rick Sessions. Rick Sessions heeft gezegd: Slimmer, slanker en groener werken: stuur voor de verandering eens … http://bit.ly/hvm9JE […]

  2. Avatar Stuur voor DE verandering eens op rework in plaats van output Louis Carabini schreef:

    Het proces is de drager van alle actie en daardoor de drager van alles wat goed gaat waarde toevoegt en alles wat verspilling is. Een ideaal proces staat niet stil maar beweegt in de tijd en is ook nog eens een keer flexibel wanneer een klantvraag daar aanleiding toegeeft..Verspilling in het proces is .- te veel complexiteit .- te groot of te klein gereedschap te ingewikkelde software gebruiken .- overbodige of slecht ingerichte stappen..

Reageer ook op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met sturen op rework (outputsturing) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Managing Director

DAAN VAN BEEK MSc

Managing Director

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15