Om een organisatie goed te kunnen besturen, dienen organisaties weloverwogen en accurate beslissingen te nemen. Het voornaamste voordeel van BI – naast vele andere voordelen die we verderop in deze blogreeks behandelen – is dat mensen in de organisatie sneller en beter kunnen beslissen, zowel op het niveau van de individuele kenniswerker als op het niveau van de Raad van Bestuur. De organisatie wordt door effectieve BI niet meer alleen gestuurd door het management, maar steeds meer door de kenniswerkers en operators zelf en indien relevant zelfs direct door afnemers en leveranciers.
Het besluitvormingsproces kan worden opgedeeld in twee fasen: het verzamelen van gegevens en informatie en vervolgens het analyseren en het nemen van de beslissing op basis van de verzamelde gegevens en informatie. Vaak denken we dat managers bezig zijn met het nemen van beslissingen terwijl ze feitelijk vooral bezig zijn om gegevens en informatie te (laten) verzamelen. De eerste fase kan wel tachtig procent van de tijd in beslag nemen; de resterende tijd blijft over voor het analyseren en daadwerkelijk afwegen van de voor- en nadelen. Dit fenomeen is weergegeven in onderstaande afbeelding.
Met BI blijft veel meer tijd over voor het feitelijke beslissingsproces.
Het spreekt voor zich dat dit dan de vaak onder tijdsdruk genomen beslissingen niet ten goede komt. Uit ander onderzoek blijkt weer dat het analyseren en diagnosticeren van gegevens - een doorslaggevende fase in het besluitvormingsproces - vaak onbenoemd blijft. Hopelijk vind het plaats “in de duisternis van oordeelsvorming en intuïtie” zegt Mintzberg. Onderzoek naar de succesfactoren van BI wijst uit dat een analytische bedrijfscultuur bijzonder belangrijk is.
Met BI en een gemeenschappelijke, eenduidige bron met bedrijfsdata kunnen de verhoudingen compleet anders komen te liggen: 20% van de tijd behoeft men slechts te besteden aan het vergaren van informatie, 50% kan dan besteed worden aan het analyseren en het nemen van de beslissing. Feiten combineren zich dan makkelijker met intuïtie. Het is zeer goed voorstelbaar dat er dan 30% van de tijd aan andere zaken besteed kan worden. In een tijd waarin beslissingen in verschillende mate van complexiteit en van allerlei aard en omvang elkaar in een rap tempo opvolgen en sneller genomen moeten worden, is dat geen overbodige luxe.
Goede informatie spreekt voor zich, werkt sturend en roept om actie. Zodra managers en kenniswerkers daadwerkelijk snelle toegang hebben tot voor hen relevante informatie en kennis, kunnen betere beslissingen en adequate acties niet lang uitblijven. Hierbij veronderstellen we dat wanneer medewerkers goed zijn geïnformeerd, ze veel van de vereiste aanpassingen meteen zelf kunnen uitvoeren, mits zij ook zelfstandig kunnen beslissen en over de juiste competenties beschikken. Relevante en complete informatie over het probleem, bevat wellicht al de helft van de oplossing.