Best Practice: Bouwbedrijf weer op de rails met Business Intelligence

De business unit van een van de drie grootste bouwbedrijven in ons land die samen met ProRail verantwoordelijk is voor nieuwbouw en onderhoud van het railspoor, wenst een verbetering van de informatievoorziening. Binnen de organisatie worden heel veel managementrapportages en -analyses gemaakt met de populaire toepassingen Access en Excel.

De verzameling queries en rapportages was inmiddels aangegroeid tot het respectabele aantal van duizend stuks. Na een aantal jaar op die manier te hebben gewerkt, ontstond er plotseling een fors probleem voor de toenmalige directie.

Er was sinds kort een financieel analist aangetrokken die veel in haar mars had. Zij kreeg onder andere de taak om de bestaande financiële rapportages te verbeteren en te vereenvoudigen. Na gedegen onderzoek raakte ze in de ban van de wijze waarop het projectrendement werd berekend. De projectadministrateurs hielden in een spreadsheet op geheel eigen wijze de kosten bij van het materieel, personeel en materiaal.

Daarnaast kwam ze tot de ontdekking dat de vijf overzichten die inzicht gaven in het projectrendement vanuit verschillende invalshoeken, elk voor zich een andere uitkomst weergaven. Welke gaf nu het juiste rendement weer? Uit vervolganalyse bleek dat sommige kostenplaatsen dan weer wel en dan weer niet werden meegenomen. Ze rapporteerde deze onregelmatigheden aan de CFO die onverwijld de directie inlichtte.

De analist en de CFO werkten vervolgens aan een correcte berekening van het rendement. Na vier dagen cijferen kwamen ze voor de laatste twee jaar uit op een rendement dat flink lager uit was gevallen. Om een of anderen reden kwam de directie er vanaf met een stevig gesprek van de holdingdirectie, die wist dat het geen moedwil was geweest en het er bij andere bouwbedrijven binnen de groep niet beter voorstond. (De onderneming was al een aantal jaar van de beurs).

Gelukkig bleek dit ‘bijnaongeluk’ aanleiding voor de directie om een flink budget vrij te maken voor een business intelligence systeem dat kon afrekenen met de duizend rapportages en meerdere versies van de waarheid. Nu, enkele jaren later, floreert het bedrijf beter dan voorheen. Een betrouwbaar BI systeem met gepersonaliseerde dashboard en ongeveer twintig achterliggende rapportages voor verdieping geven managers en medewerkers inzicht in de meest essentiële zaken van de organisatie.

De infrastructuur erachter zorgt voor accurate en betrouwbare cijfers. Gegevens worden daar waar nodig gecontroleerd op kwaliteit en de definities zijn helder, eenduidig en voor iedereen toegankelijk. Tot slot: doordat de twintig rapportages iedere maand klaarstonden en men nu veel makkelijker rapportages en analyses kon maken, bespaarde men ongeveer € 170.000 op jaarbasis aan rapportagekosten..

Bent u geïnspireerd geraakt en wilt u ook een Best Practice organisatie worden? Neem contact met ons op of schrijf u in voor de Business Intelligence Award, een prestigieuze prijs voor de slimste organisatie van Nederland.