Best Practice: Business Intelligence bij ProRail: "in wissels zit het meeste geld"

Op de vraag wanneer business intelligence (BI) voor het eerst binnen ProRail is gaan spelen, antwoordt Martin Zoontjens als ICT verantwoordelijk manager: “Dat was in 2004. De business begon ons steeds vaker te vragen om samengestelde informatie. De informatie was verdeeld over vele bronsystemen en een aantal organisatie onderdelen. Met die verdeeldheid nam de organisatie geen genoegen meer. We hebben in 2005 een grote stap gemaakt met het integraal ontsluiten van informatie.”

Rapportagelijnen effectiever
Hij vervolgt: “De invoering van een nieuwe organisatiestructuur hielp ons de rapportagelijnen effectiever en helderder te maken. De sales afdeling was op dat moment bezig om de spoorcapaciteit te verbeteren en in samenwerking met de verkeersleiding het spoor zo veel mogelijk beschikbaar te hebben om aan klanten aan te kunnen bieden. Onderhoud is daarbij een niet te vermijden activiteit die zeer bepalend is voor de beschikbaarheid van het spoor.”

Doortastend anticiperen op bijna-storingen
“En door het slimmer te doen waren we in staat om de gebruikers zo veel mogelijk van onderhoud- en storinginformatie te voorzien. Tegelijkertijd waren de collega’s van Inframanagement op zoek naar de belastinggegevens van het spoor en de wissels, zij wilden nieuwe concepten als gedifferentieerd onderhoud introduceren. Wij hebben daaraan mogen bijdragen. De volgende stap is dat we kunnen anticiperen op storingen die zich nog niet hebben aangediend.”, aldus Martin.

Maatwerk vervangt standaard onderhoud cyclus
De samenstelling van de ondergrond van het tracé blijkt bijvoorbeeld een factor die de onderhoudsfrequentie beïnvloed. Gingen we voorheen bijvoorbeeld elk periode simpelweg wisselonderhoud plegen omdat de periode voorbij was, doen we dat nu alleen als het nodig is, hetgeen blijkt uit onze nauwkeurige metingen. Algemene treinbewegingen, warmtemeting op treinstelassen, individuele schokmeting op wielniveau, laadgegevens uit het goederenbelastingplan in vergelijking met de wieldruk in bochten en dat alles in overzichtelijke statistieken, helpt ProRail de timing van het onderhoud proactief in te schatten.

In wissels zit het meeste geld
Het begon met een overzichtelijke lijst van wissels, overwegen en seinen. In wissels zit overigens het meeste geld, zij zijn het meest onderhoudsgevoelig. En met onze nieuwe inzichten hebben we steeds onze collega’s gevraagd waar we hen het beste mee konden ondersteunen. In de vorm van: “wij doen wat jullie ons vragen. Jullie hebben verstand van wissels en spoor, wij van data.”

Wissels die nooit werden gebruikt
Door goed samen te werken kom je dan tot vernieuwende inzichten. Er werden bijvoorbeeld een aantal neveneffecten zichtbaar. Je zag bijvoorbeeld dat een wissel nooit omgezet werd doordat hij steeds vanuit één richting werd bereden. We hebben toen een aantal van deze situaties betrouwbaarder en bedrijfszekerder gemaakt door de wissels te klemmen of te vervangen door vast spoor. Hiermee konden we budgetten heralloceren maar uiteindelijk ook onze serviceverlening significant verbeteren.

Doordat we hiermee onszelf een rol in het primaire proces van ProRail creëerden, kwamen er ook steeds meer business gerelateerde vragen op ons pad. We werden als het ware de logische bron van informatie.

Van simpele rapportage naar rendementsverbetering
“Die informatie hadden we niet meteen in flashy dashboards beschikbaar" aldus Zoontjens. “Ook wij zijn begonnen met simpele Excel spreadsheets en als ik heel eerlijk ben gebruiken we die in sommige gevallen nog steeds. Het was ontzettend arbeidsintensief om iedere nacht de data uit het gehele land in één overzicht klaar te zetten zodat de managers hun besluiten over de inzet van personeel en middelen voor die dag konden stroomlijnen.

Onze automatiseringsideeën hebben daar een enorme verbetering in gebracht. Intussen hebben we zo’n 80% van de informatiebehoefte ontsloten in scorecards die een integraal beeld geven van de huidige staat van onderhoud en waarmee de meeste bedrijfsonderdelen binnen onze organisatie worden aangestuurd. Deze applicatie is opnieuw gebouwd in ons eerste BI-systeem en wordt tot op de dag van vandaag nog steeds gebruikt.

Een gunstig financieel bijeffect is dat we op basis van wat we nu weten ook de contracten met onze aannemers scherper hebben kunnen stellen zonder de afgesproken serviceniveaus geweld aan te doen."

Hot Wheel detectie
Halverwege het interview krijgt Martin Zoontjens een alert. As 46 links van treinstel 3421 signaleerde een bovengemiddelde waarde. Het “quo vadis” alarmmeldingsysteem gaf een “verkeerde aslast ”. Martin kon ons meteen geruststellen. De bewuste trein krijgt een snelheidsbeperking.

Worstelen met datakwaliteit
Op de vraag waar Martin momenteel mee worstelt antwoordt hij: “Het belangrijkste issue is ook bij ons datakwaliteit. We hebben daar natuurlijk allerlei processen en verbetertrajecten voor ingericht, maar het vraagt continu aandacht. Een sprekend voorbeeld is een rapportage waaruit bleek dat we op 1 januari driehonderd wissels hebben onderhouden. Op een totaal van bijna zevenduizend wissels is dat niet aannemelijk, zeker omdat wij onze onderhoudsmensen ook een werkvrije nieuwjaarsdag gunnen.

Wij hanteren nu sinds enige tijd een datakwaliteitsrapport, en hebben als uitgangspunt vooral zoveel mogelijk de beschikbare data te gebruiken voor de dagelijkse activiteiten. Alleen dan maak je de onvolkomenheden zichtbaar en stel je jezelf in staat om de gegevens te verbeteren.

Datamodel recycling
Het tweede aandachtspunt is de steeds wisselende datamodellen in de verschillende toepassingen. Wij zijn zeer alert op datamodel recycling. Essentieel voor een organisatie in beweging die zich moet aanpassen aan zowel externe als interne ontwikkelingen. We hebben laatst zelfs meegewerkt aan een traject om de (interne) klanttevredenheid te verbeteren. Door de voor klanten, ofwel onze collega’s, belangrijke informatie helder in beeld te brengen hebben we daar al een behoorlijke eerste stap in gerealiseerd.

Verder hebben we een Business Intelligence Technology Center (BITC) in gericht. Dit is organisatorisch ondergebracht binnen ICT services en werkt samen met business analisten uit bijna alle bedrijfsonderdelen van ProRail. “In de afgelopen jaren is BI geïmplementeerd binnen een fors deel van de organisatie. Hierbij zijn snelle implementaties gedaan. Gebruikers worden gefaciliteerd in hun informatiebehoefte en krijgen de informatie op maat aangeleverd.”, aldus Martin Zoontjens, Manager ICT services ProRail.

Tien miljoen euro
Het blijft lastig om in onze business baten en lasten in kaart te brengen, maar wij denken dat wij door het zuiver in beeld brengen van samengestelde informatie zo’n 10 miljoen euro op een andere manier hebben kunnen inzetten.

Praten over tools staat praten over de business in de weg
Martin Zoontjens adviseert zijn collega’s om geen tijd te verspillen met “gepraat over tools”. Door eerder samenwerking te zoeken komt de daadwerkelijke toegevoegde waarde van ICT en BI in het bijzonder beter tot zijn recht. Zoontjens: “Wij hebben vanaf het begin ervoor gezorgd dat de mensen van ICT en de mensen uit de business in één werkruimte samenwerkten. Hierdoor ontstond eenvoudigweg eerder een gemeenschappelijk doel en werden functionele eisen en technische beperkingen een gemeenschappelijke uitdaging.

BI voor de gehele spoorketen
De toekomst is mooi voor ProRail en BI kan daar aan bijdragen. Wij hebben bijvoorbeeld een project opgestart waarbij wij onder andere aan de NS en Nedtrain (het onderhoudsbedrijf van de NS) tegen betaling informatie aanleveren. Wij kunnen bijvoorbeeld op bak (treinstel) niveau wegen en meten hoeveel mensen in de eerste klas en in de tweede klas zitten op een bepaald moment op een bepaald traject.

Dit komt bij ons heel simpel uit de systemen, terwijl de NS reizigers organisatie duur marktonderzoek moet doen om deze gegevens te achterhalen. Hiermee kunnen zij effectiever opereren en hebben wij een additionele inkomstenbron gerealiseerd. En hoe mooi zou het niet zijn als we business intelligence binnen de gehele spoorketen in kunnen gaan zetten.

Auteurs: Daan van Beek en Gerard Struijf

Bent u geïnspireerd geraakt en wilt u ook een Best Practice organisatie worden? Neem contact met ons op of schrijf u in voor de Business Intelligence Awards, een prestigieuze prijs voor de slimste organisatie van Nederland.